Merancang dan mengatur mesyuarat: diploma tahap 3 nvq dalam perniagaan dan pentadbiran

Mengkaji aspek penting dalam merancang dan mengatur mesyuarat di unit ini.

Foto oleh Christina @ wocintechchat.com di Unsplash

Pengenalan kepada Unit Ini

Unit ini adalah unit pilihan Kumpulan B di Tahap 3 dengan jumlah 5 kredit. Unit ini membantu calon memahami pengaturan dan tindakan yang diperlukan untuk merancang dan mengatur mesyuarat, bagaimana mempersiapkan mesyuarat, bagaimana menyokong perjalanan mesyuarat dan bagaimana menindaklanjuti mesyuarat.

Contoh pernyataan peribadi juga telah disertakan untuk unit ini!

1.1 Menjelaskan Peranan Orang Merancang dan Mengatur Mesyuarat

Agar mesyuarat dapat berjalan dengan berkesan, diperlukan perancangan dan persiapan yang baik. Kedua-dua langkah ini memerlukan banyak masa.

Pertimbangkan perkara berikut semasa merancang mesyuarat:

• Ketahui butir-butir asas mesyuarat: jenis mesyuarat, jumlah anggaran yang dapat dibelanjakan, jumlah peserta, tempat di mana ia akan diadakan, dan perincian lain.
• Ketahui tujuan perjumpaan
• Ketahui peranan setiap orang yang hadir dari pasukan.
• Susun senarai semak dan masukkan semua tarikh di kalendar, untuk memastikan pertemuan atau acara yang berlainan tidak bertentangan antara satu sama lain.
• Sekiranya perjumpaan harus dijadualkan secara berkala untuk memantau tindakan yang dilakukan, pertemuan yang berulang setiap bulan atau setiap dua minggu sekali boleh dimasukkan ke dalam kalendar elektronik

Pertimbangkan perkara berikut semasa mengatur mesyuarat:

• Memahami sepenuhnya tujuan perjumpaan
• Ketahui kekangan masa orang yang akan terlibat dalam perjumpaan tersebut, untuk menentukan waktu terbaik untuk mengadakan mesyuarat tersebut agar tidak bertentangan dengan janji temu yang lain.
• Pilih tempat yang mudah diakses oleh semua hadirin.
• Rancangkan jangka masa perjumpaan, dengan mempertimbangkan pengunjung dan jumlah isu yang perlu dibincangkan.
• Rancang minuman apa yang akan disediakan, dan siapa yang akan bertanggungjawab.
• Kumpulkan item agenda dan sediakan dalam format dan susunan yang betul.
• Sekiranya tanggungjawab perlu dibahagikan kepada pelbagai orang, buatlah senarai siapa yang akan melakukan apa!
• Pastikan orang yang memfasilitasi perjumpaan mengetahui apa yang perlu dicapai dalam mesyuarat dan berapa lama perjumpaan dijadualkan berlangsung.

1.2 Huraikan Pelbagai Jenis Mesyuarat dan Ciri-ciri Utamanya

Terdapat pelbagai jenis perjumpaan. Mesyuarat berbeza dengan:

• Bilangan orang yang menghadiri perjumpaan
• Tujuan perjumpaan
• Saiz organisasi
• Orang yang mempengerusikan mesyuarat
• Tempoh perjumpaan

Jenis asas perjumpaan adalah seperti berikut.

• Mesyuarat tetap: Ini adalah pertemuan yang berlangsung secara berkala setiap minggu atau dua minggu sekali dengan pengurus berkenaan dengan sebarang projek yang sedang dijalankan. Mesyuarat ini berlangsung sehingga selesai projek, dan mereka mempunyai format umum untuk agenda dan minit.
• Mesyuarat topikal: Mesyuarat yang diatur untuk membincangkan topik tertentu yang berkaitan dengan kerja atau projek.
• Pembentangan: Mesyuarat yang diadakan secara am untuk memaklumkan kepada pasukan mengenai perubahan yang dilakukan dalam proses dan prosedur. Dalam perjumpaan ini, ada seorang penyampai atau dua orang, dan pada akhirnya para hadirin berpeluang mengemukakan soalan.
• Persidangan: Mesyuarat yang diatur dengan perancangan dan struktur yang cukup besar dan disederhanakan oleh orang yang dipengerusikan. Bilangan peserta bergantung pada tujuan persidangan.
• Mesyuarat tergempar: Mesyuarat diadakan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan terlebih dahulu untuk menangani sebarang krisis dalaman atau luaran organisasi. Semua ahli pasukan diminta untuk menghadiri mesyuarat.
• Seminar: Mesyuarat diadakan terutamanya untuk tujuan pendidikan, dan diketuai oleh pakar dalam bidang tertentu.

1.3 Menerangkan Cara Merancang Mesyuarat yang Memenuhi Objektif dan Objektif yang Disepakati

Mesyuarat perlu dirancang dengan penuh perhatian dan terperinci, kerana ia memainkan peranan yang sangat penting dalam mencapai matlamat organisasi. Pertama sekali, sediakan senarai semak untuk mesyuarat.

Senarai Semak Mesyuarat:

• Periksa untuk melihat apakah matlamat konkrit dan realistik telah ditetapkan.
• Periksa untuk mengetahui apakah tempat pertemuan dapat diakses oleh semua orang.
• Periksa sama ada tarikh dan masa sesuai untuk semua hadirin.
• Periksa untuk memastikan ketua mengetahui agenda.
• Siapkan agenda yang dapat mencapai semua tujuan.
• Periksa sama ada agenda dicetak dan siap, sumber sudah siap untuk mesyuarat, dan semua jemputan telah dihantar.
• Periksa sama ada ketua, pengambil minit, dan penyampai sudah bersedia, dan semua minuman disediakan.

Merancang: Rancang pertemuan bersama ketua dan semua hadirin, termasuk jenis mesyuarat, tujuannya, anggaran yang ada, jumlah peserta, tempat, dan perincian asas lain.

Syarat Tempat: Semasa memilih tempat untuk perjumpaan, perhatikan tujuan perjumpaan dan jumlah peserta, dan adakah tempat itu dapat dicapai dengan baik. Periksa dengan tempat untuk melihat apakah mereka mempunyai semua kemudahan yang diperlukan untuk perjumpaan. Maklumkan juga kepada ketua dan para peserta sekiranya perlu dan dapatkan idea sekiranya diperlukan mengenai harapan mereka terhadap tempat tersebut untuk mengelakkan sebarang kerumitan atau kegagalan mesyuarat.

Sasaran Hadirin dan Jemputan: Senaraikan dengan jelas peserta yang hadir untuk perjumpaan dan hantar jemputan mesyuarat. Tanya apa yang akan mereka bicarakan dan berapa lama yang mereka perlukan. Dengan cara itu anda dapat mengira jangka masa perjumpaan.

1.4 Menjelaskan Tujuan Menyetujui Taklimat Mesyuarat

Ringkasan adalah catatan ringkas mengenai apa itu mesyuarat: tujuan, siapa yang akan hadir, dan mengapa mereka akan hadir.

Ringkasan membolehkan kita memberi tumpuan kepada objektif mesyuarat dan hasilnya, dan ini membantu pembinaan pasukan yang berkesan.

Ringkasan yang baik harus pendek, jelas dan fokus, menambah semua pemikiran yang perlu disampaikan. Ini akan memberi pemahaman yang jelas tentang apa yang anda cuba lakukan tanpa kekeliruan.

Ringkasan harus jelas mengenai objektif mesyuarat yang berkaitan dengan perniagaan.

Ukuran tempat adalah pertimbangan penting untuk perjumpaan.

1.5 Menerangkan Cara Mengenalpasti Tempat yang Sesuai untuk Berbagai Jenis Mesyuarat

Semasa memilih tempat untuk perjumpaan atau persidangan terdapat beberapa perkara yang harus diingat.

• Kesesuaian : Periksa untuk melihat apakah tempat itu cukup besar untuk menampung semua peserta mesyuarat.
• Lokasi : Pastikan tempat tersebut berada di lokasi yang dapat diakses oleh semua peserta mesyuarat.
• Ketersediaan : Periksa untuk mengetahui apakah tempat itu percuma pada tarikh yang diminta untuk mengelakkan kekecewaan pada saat-saat terakhir. Ini boleh menimbulkan masalah lebih lanjut apabila tidak mengetahui tempatnya tidak tersedia setelah semua urusan telah dibuat dan semua hadirin telah tiba.
• Ukuran : Periksa untuk mengetahui apakah tempat itu dapat menampung semua peserta dan sumber yang mereka perlukan, dan jika bantuan tersedia untuk menggunakan sumber yang diperlukan.
• Kemudahan : Periksa tempat untuk melihat apakah anda dapat mengadakan perjumpaan di sana tanpa masalah dalam menggunakan sumber daya.
• Kos : Periksa juga untuk melihat apakah tempat itu sesuai dengan anggaran dan jika ia menjimatkan kos.

1.6 Memerihalkan Jenis Sumber yang Diperlukan untuk Berbagai Jenis Mesyuarat

Berikut adalah beberapa sumber asas yang diperlukan untuk mesyuarat.

• Bahan penulisan: untuk mencatat nota dalam mesyuarat.
• Overhead Projector: untuk menunjukkan atau memaparkan dokumen atau slaid.
• Papan kering: Ini membantu orang yang menunjukkan untuk menuliskan sesuatu atau idea dengan jelas untuk para hadirin, agar tidak ada keraguan.
• PC / komputer riba: ini digunakan bersama dengan projektor overhead untuk memaparkan tayangan slaid atau dokumen.
• Cetakan maklumat untuk peserta lain: Ini merangkumi agenda dan kertas kerja lain yang mungkin diperlukan oleh para peserta untuk mengikuti mesyuarat tanpa masalah.

1.7 Gariskan Perkara Utama Yang Perlu Diliputi oleh Agenda dan Kertas Mesyuarat

Agenda disediakan sebelum mesyuarat dan dihantar kepada semua yang hadir. Ini adalah senarai topik yang akan dikemukakan untuk perbincangan.

Agenda perlu merangkumi:

• penerangan ringkas mengenai objektif perjumpaan
• senarai topik yang akan dibincangkan
• senarai yang menyatakan siapa yang akan membahas setiap topik dan berapa lama.
• Masa, tarikh dan lokasi pertemuan dan maklumat latar belakang yang perlu diketahui oleh peserta untuk mengadakan perbincangan yang tepat mengenai topik perjumpaan.

Kertas mesyuarat adalah catatan mengenai

• mereka yang hadir
• masa perjumpaan dimulakan dan selesai
• semua topik yang dibincangkan; tiada apa yang harus ditinggalkan.

1.8 Menjelaskan Tujuan Memenuhi Keperluan dan Keperluan Khas Peserta, dan Memberi Mereka Maklumat yang Diperlukan untuk Mesyuarat

Penganjur mesyuarat harus memastikan bahawa keperluan semua hadirin dipenuhi. Sentiasa bersiap sedia, sekiranya anda telah diberikan sesuatu yang spesifik. Sekiranya anda menjadualkan panggilan persidangan, pastikan anda melakukannya terlebih dahulu. Anda mungkin diminta membawa makanan atau minuman.

• Sekiranya anda baru menghadiri perjumpaan, anda harus membawa sekurang-kurangnya dua pen dan kertas yang mencukupi untuk mencatat.
• Sekiranya anda bertanggungjawab mengatur makanan dan minuman untuk peserta, periksa untuk melihat apakah ada peserta yang mempunyai keperluan diet khas.
• Sekiranya kerusi atau pembesar suara perlu menggunakan komputer riba dan projektor, pastikan mereka sudah siap dan siap.
• Sekiranya seorang peserta kurang upaya secara fizikal dan memerlukan pengaturan akses khas, pastikan ada kemudahan untuk orang itu di tempat tersebut.
• Periksa dengan tempat mengenai tarikh dan masa perjumpaan dan sama ada tempat itu akan tersedia sepanjang masa.
• Sekiranya peserta memerlukan alamat dan arahan, pastikan mereka diemailkan maklumatnya terlebih dahulu.

Pastikan semua peserta luar diberi penerangan mengenai tujuan mesyuarat, dan tugasan individu.

1.9 Huraikan Keperluan Kesihatan, Keselamatan dan Keselamatan yang Perlu Dipertimbangkan Semasa Mengadakan Mesyuarat

Kesihatan, keselamatan dan keselamatan adalah faktor terpenting yang harus dipertimbangkan semasa menjalankan perjumpaan.

• Periksa untuk mengetahui apakah tempat itu adalah struktur yang selamat untuk jenis perjumpaan yang sedang berlangsung.
• Pastikan wayar elektrik terpasang dengan betul dan tidak mengekor lantai.
• Pastikan peralatan yang akan digunakan, seperti komputer riba dan OHP, berfungsi dengan baik dan telah lulus ujian ICT untuk mengelakkan masalah keselamatan.
• Pastikan bahawa sebarang dokumen sulit yang dibawa ke mesyuarat tidak tertinggal dan dibawa kembali dengan selamat. Juga, pastikan bahawa hanya orang yang diberi kuasa sahaja yang dibenarkan mengakses dokumen tersebut.

1.10 Menerangkan Tujuan dan Faedah Memberi taklimat kepada Pengerusi Sebelum Mesyuarat

Ketua mesyuarat harus diberi penerangan mengenai mesyuarat supaya mereka tahu apa yang diharapkan dalam mesyuarat tersebut. Sebilangan pengerusi mempunyai banyak pekerjaan mengikut jadual mereka dan oleh itu tidak dapat memberikan perhatian sepenuhnya kepada satu projek atau kawasan. Orang yang bertanggungjawab memberi taklimat kepada ketua adalah orang yang bertanggungjawab memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar.

1.11 Menerangkan Tujuan Menyambut dan Memberi Minuman yang Sesuai kepada Hadirin

Tujuan menyambut dan memberikan makanan ringan yang sesuai untuk para hadirin adalah untuk membuat mereka merasa diterima dan santai, dan membuat mereka dalam suasana hati yang baik untuk menjadi perhatian dan berpartisipasi. Minuman yang sesuai juga dapat mengelakkan orang berasa letih

1.12 Huraikan Jenis Maklumat, Nasihat dan Sokongan Yang Mungkin Perlu Diberikan Semasa Mesyuarat

Jenis sokongan yang paling jelas yang mungkin diminta untuk anda berikan adalah mengambil masa beberapa minit. Anda mungkin diminta untuk menyediakan agenda dan dokumen sokongan lain. Jenis maklumat dan sokongan lain mungkin merangkumi sumber IT seperti projektor, komputer riba, atau bahkan makanan dan minuman.

1.13 Huraikan Jenis Masalah Yang Mungkin Berlaku Semasa Mesyuarat dan Cara Menyelesaikannya

Terdapat pelbagai masalah yang boleh timbul semasa perjumpaan. Mereka mungkin berpunca dari orang-orang yang berpartisipasi dalam mesyuarat atau dengan sumber yang digunakan dalam mesyuarat.

Masalah dalam ICT

Komputer riba atau projektor yang digunakan untuk mesyuarat mungkin tidak berfungsi dengan baik kerana konflik dengan perisian. Selalunya, masalahnya adalah tidak ada kaitan dengan intranet. Masalah tersebut hanya dapat diselesaikan jika seseorang mempunyai hak pentadbiran untuk membuat perubahan pada sistem. Sekiranya tidak, nasihat daripada juruteknik IT mesti dicari.

Masalah Dengan Peserta

Terlepas dari ini, terdapat konflik yang timbul dari pertemuan. Jenis konflik dalam mesyuarat perniagaan boleh merangkumi:

• Perbezaan profesional: Ini timbul kerana perbezaan pendapat. Apabila perbezaan ini dibiarkan tidak dapat diselesaikan, ia boleh merosakkan hubungan kerja.
• Perebutan kuasa dan masalah keperibadian: Ini timbul apabila individu atau kumpulan tidak menyukai satu sama lain. Mereka berpunca dari keperibadian orang daripada konflik kerja.

Menyelesaikan Konflik

Ini adalah beberapa pendekatan dan teknik yang dapat anda gunakan untuk menyelesaikan konflik.

Konflik boleh berlaku mengenai:

• Tidak setuju mengenai beban kerja
• Perbezaan pendapat
• Ketidaksepakatan mengenai waktu rehat makan tengah hari, cuti tahunan, cuti, dll.
• Perbezaan mengenai cara kerja yang berbeza.

Konflik dapat diselesaikan dengan cara berikut:

• Perbincangan secara bersemuka harus dilakukan di mana orang mendengar dengan jelas. Perkara-perkara ini diperlukan untuk memahami masalah secara terperinci dan juga untuk mengetahui keparahan masalahnya
• Rotas dapat diubah atau diubah agar sesuai dengan kebutuhan dan untuk menyelesaikan konflik
• Apabila perbincangan secara langsung tidak menyelesaikan konflik, pihak pengurusan harus terlibat.
• Prosedur rungutan harus dilakukan jika masalahnya parah dan orang yang terlibat ingin menjalankan prosedur pengaduan berkaitan dengan konflik.

1.14 Jelaskan Apa yang Harus Dimasukkan dalam Rekod Mesyuarat dan Tujuan Memastikan Rekod Tepat dan Diluluskan

Minit harus merangkumi semua maklumat mengenai keputusan yang diambil dalam mesyuarat dan tindakan yang perlu diambil dalam jangka waktu tertentu. Apabila keputusan direkodkan, itu memungkinkan semua orang yang terlibat untuk terus berjalan lancar, dan mengingatkan mereka apa yang perlu mereka lakukan. Segala keraguan atau kekeliruan yang timbul selepas mesyuarat dapat dijelaskan dengan merujuk dan melalui minit.

Minit mesti jelas dan ringkas. Pengambil minit perlu disiapkan sebelum mesyuarat, menjadi perhatian dan berwaspada semasa mesyuarat, dan tuliskan beberapa minit selepas mesyuarat.

Sebelum Mesyuarat

Pengambil minit tidak boleh menjadi peserta aktif dalam mesyuarat kerana sukar untuk menangani kedua-dua tugas tersebut. Buat templat untuk merakam minit mesyuarat anda dan pastikan anda meninggalkan ruang kosong untuk merakam catatan anda. Sertakan maklumat berikut:

• Tarikh dan masa perjumpaan
• Tujuan perjumpaan
• Nama ketua atau ketua mesyuarat
• Item tindakan yang ditetapkan
• Keputusan dibuat
• Tindakan yang harus diambil
• Sebarang masalah lain
• Tarikh untuk perjumpaan seterusnya

Sebelum perjumpaan, kumpulkan seberapa banyak maklumat daripada penganjur yang anda boleh. Minta senarai peserta, serta beberapa maklumat mengenai tujuan perjumpaan.

Tentukan bagaimana anda mahu mencatat nota anda. Sekiranya anda tidak selesa bergantung pada pen dan notepad anda, cuba gunakan pita perakam.

Semasa Mesyuarat

Semasa orang memasuki bilik, periksa nama mereka di senarai peserta anda atau tuliskan nama-nama ketika orang memasuki bilik mesyuarat. Sekiranya ada orang baru yang anda tidak sedar, minta ketua atau orang itu sendiri untuk memperkenalkan mereka kepada pasukan. Adalah baik juga untuk memperkenalkan semua orang yang hadir, kerana pelawat atau beberapa orang yang hadir mungkin tidak menyedari siapa yang hadir untuk pertemuan tersebut. Pengenalan juga membantu anda mencatat beberapa minit yang telah ditugaskan untuk melakukan apa.

Pengambil minit harus menjadi pendengar yang sangat berhati-hati, tidak mengalihkan pemikiran ke perkara lain, sehingga dapat menuliskan nota dengan tepat. Sekiranya anda tidak memahami dengan tepat keputusan apa yang telah dibuat atau tindakan apa yang telah diberikan, minta ketua perjumpaan untuk menjelaskan.

Selepas Mesyuarat

Selepas perjumpaan, perhatikan catatan dan tambahkan perkara tambahan yang ditinggalkan, jelaskan keraguan di sana-sini supaya anda tidak melupakan apa yang dibincangkan dalam pertemuan itu. Taipkan nota anda dalam templat yang anda buat sebelum mesyuarat, ini akan menjadikan nota lebih senang dibaca dan digunakan oleh semua orang.

Semasa anda menulis nota anda:

• Nombor halaman semasa anda pergi supaya anda tidak keliru kemudian.
• Fokus pada item tindakan, bukan perbincangan.
• Bersikap objektif.
• Sekiranya anda perlu merujuk kepada dokumen lain, lampirkan di lampiran atau nyatakan di mana dokumen tersebut dapat dijumpai.
• Apabila anda selesai mengetik minit, minta ketua mesyuarat menyemak semula kesilapan dokumen.

Minit yang baik memastikan bahawa keputusan dan tindakan yang dihasilkan dari mesyuarat tidak hilang atau dilupakan. Mereka juga berfungsi sebagai catatan untuk rujukan masa depan, dan dengan demikian merupakan dokumen penting untuk kelancaran organisasi.

1.15 Terangkan Cara Merakam Tindakan dan Tindakan Susulan Sekiranya Perlu

Segala tindakan yang dibincangkan dalam mesyuarat mesti direkodkan di sana-sini. Tindakan yang perlu ditindaklanjuti mungkin melibatkan individu atau pasukan secara keseluruhan. Oleh itu, sebelum pertemuan pasukan seterusnya, jika tindakan susulan ada kaitan dengan anda atau pasukan anda, pastikan ia selesai. Sekiranya ia berkaitan dengan pasukan yang berbeza atau orang dari organisasi luar, hubungi melalui telefon atau e-mel untuk melihat apakah tugas itu ditindaklanjuti.

1.16 Jelaskan Tujuan Mengumpulkan dan Menilai Maklum Balas Peserta Dari Mesyuarat

Maklum balas adalah gambaran prestasi individu dalam pasukan. Setiap orang dalam satu pasukan bekerja dengan cara yang berbeza. Dari sudut pandangan kami, beberapa keadaan mungkin kelihatan betul, tetapi kita juga harus melihat sesuatu dari sudut pandangan pemerhati. Maklum balas memberi peluang untuk memahami pandangan orang lain mengenai cara kita bekerja.

Maklum balas boleh positif, negatif, atau neutral.

Maklum balas dapat disampaikan dengan beberapa cara, dan penting untuk memperhatikan seberapa banyak yang mungkin. Maklum balas menyampaikan cara orang melihat cara kita bekerja, dan bagaimana ia dapat diperbaiki. Tidak semua maklum balas semestinya tepat.

Tujuan pengumpulan dan penilaian maklum balas dari mesyuarat adalah:

1. Oleh kerana organisasi berfungsi untuk pelanggannya, perkhidmatan pelanggan sangat penting untuk kelancaran organisasi. Oleh itu, kita mesti mendengar maklum balas untuk meningkatkan perkhidmatan pelanggan.

2. Mendapatkan maklum balas membantu anda membezakan antara yang betul dan mana yang salah. Anda juga dapat mengetahui apa yang diperlukan atau mustahak dan apa yang tidak, dengan itu dapat membantu meningkatkan kecekapan anda.

3. Kita hidup dalam komuniti yang mempunyai budaya dan kepercayaan yang berbeza. Oleh itu, mengumpulkan maklum balas dapat membantu anda meningkatkan kerja dengan masyarakat yang pelbagai.

4. Kami bekerjasama dengan orang yang mempunyai keperibadian dan hubungan yang berbeza dan watak dalam komuniti. Mendapatkan maklum balas membantu kita bekerja dengan berkesan dengan cara yang sesuai dengan setiap orang dalam komuniti.

5. Maklum balas memberitahu anda sama ada cara anda berjaya atau tidak. Ini juga akan membantu anda mempertimbangkan kaedah alternatif untuk meningkatkan prestasi anda.

6. Melalui maklum balas, kami dapat mengetahui apakah kami telah menyakiti sesiapa, atau membuat orang merasa tidak selesa atau tidak menghormati orang lain. Kami mungkin melakukannya secara tidak sengaja, jadi maklum balas membantu kami mengenal pasti kesilapan tersebut.

7. Maklum balas membantu kami memberi tumpuan kepada apa yang dikehendaki oleh peserta dalam mesyuarat daripada apa yang kami mahukan.

Menggunakan maklum balas daripada peserta:

1. Kita boleh menggunakan maklum balas untuk lebih memahami keperluan masyarakat.

2. Kita dapat menggunakannya untuk memahami perubahan dalam komuniti.

3. Kita boleh menggunakannya untuk memperbaiki program itu sendiri.

4. Maklum balas membantu mengembangkan budaya organisasi yang merangkumi dan menerapkan apa yang telah diperoleh daripada orang lain.

1.17 Huraikan Cara Setuju Titik Pembelajaran untuk Meningkatkan Organisasi Mesyuarat Masa Depan

Catat masalah yang anda hadapi dalam mesyuarat dan bincangkannya dengan pengurus. Oleh itu, orang boleh memutuskan bagaimana menangani masalah tersebut pada masa akan datang.

Masalah perlu ditangani kerana ia mempengaruhi semua hadirin dan pelawat dalam mesyuarat. Sekiranya tidak diambil tindakan, masalah yang tidak dapat diselesaikan boleh membahayakan kelancaran organisasi.