Cara tetap teratur dengan senarai semak

Artikel ini akan menguraikan cara menggunakan senarai semak untuk tetap teratur.

mohamed_hassan, CC0, melalui PIxabay

Adakah Anda Rasa Seperti Anda Kehilangan Kawalan?

Adakah anda pernah mengalami suatu hari, di mana anda meninggalkan pekerjaan dengan perasaan seperti tidak mencapai apa-apa?

Meja anda kelihatan lebih berantakan berbanding ketika anda tiba.
Kotak masuk anda dimaksimumkan minggu lalu.
Catatan post-it meliputi skrin komputer anda.
Tidak ada ruang yang tersisa untuk kaki anda di bawah meja.
Mesyuarat pagi itu akhirnya selesai sejam yang lalu.

Tetap teratur adalah satu cabaran. Maklumat menyerang kami dari semua arah. Mesej teks, media sosial, e-mel, respons borang web, permintaan mesyuarat, perbualan yang lewat, panggilan telefon dan surat biasa untuk perhatian kami.

Tidak hairanlah tahap tekanannya tinggi. Persatuan Psikologi Amerika (APA) melaporkan 39% orang Amerika pada tahun 2017 menderita "agak ketara" hingga "tekanan yang ketara" disebabkan oleh "beban kerja yang terlalu berat" di tempat kerja.

Penstrukturan Tempat Kerja

Peranan yang tidak realistik atau tidak pasti juga merupakan antara tekanan teratas di tempat kerja dalam tinjauan APA pada tahun 2017. Aspek-aspek negatif ini, bersama dengan terlalu banyak pekerjaan, menjadikan anda sukar untuk terus berada di puncak pekerjaan anda.

Dan bukan hanya pegawai pejabat yang bergelut dengan terlalu banyak tugas dan kekangan pengurusan masa. Pedagang, pekerja runcit dan penghibur juga berjuang untuk menyelesaikan sesuatu.

Sebilangan besar tempat kerja memberi anda penerangan pekerjaan yang menyoroti tugas dan tugas. Kadang-kadang, mereka sudah lapuk atau tidak merangkumi semua yang anda lakukan. Dan sementara mereka mungkin menyampaikan senarai tanggungjawab, mereka tidak mempunyai spesifik.

Walaupun tempat kerja mempunyai prosedur yang didokumentasikan langkah demi langkah, anda masih boleh melakukan banyak perkara. Mengetahui bagaimana mengutamakan dan menguruskan beban kerja yang berat dengan senarai semak mempunyai faedah. Dan senarai semak berfungsi sebagai alat organisasi yang penting.

Sekiranya anda merasa tertekan di tempat kerja, teratur dengan bantuan senarai perkara yang harus dilakukan. Pada awal setiap pagi, tulis semua yang perlu anda lakukan. Bersikap spesifik.

Simpan Senarai Harian yang Berterusan

Senarai tugas dan aktiviti harian yang harus dilakukan:

Bertindak sebagai peringatan
Membantu anda mengutamakan hari anda
Menunjukkan jika anda terlalu komited
Menjimatkan masa anda

Urus Masa dan Keutamaan Anda Ke Atas

Senarai semak juga membantu aliran kerja. Sekiranya anda seorang setiausaha atau pembantu peribadi yang menjawab lebih daripada satu pengurus barisan, senarai semak membantu anda mengurus ke atas. Sertakan lajur dalam senarai anda untuk mencatat anggaran masa untuk menyelesaikan setiap tugas.

Galakkan pengurus anda untuk mencatat tugas yang mereka berikan kepada anda dalam senarai tugasan anda. Senarai semak memperluas kesedaran mereka mengenai beban kerja anda. Mereka melihat apa lagi yang harus anda lakukan dan bila diperlukan. Senarai tersebut menguruskan harapan mereka.

Walaupun anda hanya mempunyai satu pengurus barisan, senarai semak adalah bukti penting mengenai beban kerja anda. Gunakan senarai tugasan anda untuk:

Cari proses kerja yang lebih cekap
Ringankan beban kerja anda
Mohon pertolongan
Berhujah untuk pembantu atau ahli pasukan baru

Namun, apa yang akan saya kongsikan kepada anda bukan senarai biasa yang perlu dilakukan. Ia adalah penyusun senarai semak.

Apa yang Anda Perlu Buat Senarai Semak Anda

Buku nota (saya cadangkan menggunakan buku bersaiz A5.)
Sekurang-kurangnya empat pen berwarna, seperti hijau, kuning, ungu dan merah
Pembaris (pilihan)
Pelekat bintang (warna apa pun)

Setelah menyelesaikan semua tugas di halaman, berikan diri anda bintang.

Penyusun Senarai Semak 7 Langkah

Buka buku nota anda ke halaman pertama yang tersedia.
Tulis tarikh hari ini di bahagian atas.
Tulis semua perkara yang perlu anda selesaikan sebelum pulang.

* Sertakan tugas baru walaupun tugas yang tidak perlu anda selesaikan pada hari itu.

* Gunakan satu baris untuk setiap tugas.

* Utamakan setiap tugas dengan pen berwarna (rujuk panduan warna di bawah).

Petua: Anda mungkin mahu membahagikan beberapa tugas menjadi beberapa tugas untuk menguruskannya dengan lebih mudah.
Atur garis lurus setiap tugas semasa anda menyelesaikannya. Atau letakkan tanda centang di hujung baris.
Mulakan senarai baru di halaman baru esok.
Kembali membaca buku anda setiap hari dan cari halaman tanpa bintang. Menilai sebarang tugas yang belum selesai. Sekiranya anda perlu membawa tugas ke halaman baru, selesaikan tugas di halaman lama agar anda tidak terus mengunjunginya.
Ganjaran diri anda dengan bintang apabila senarai hari selesai. Letakkan pelekat bintang di halaman di mana anda dapat melihatnya dengan mudah. Apabila anda menghargai usaha anda secara visual, ini juga menunjukkan setiap item di halaman telah selesai. Halaman tanpa bintang mempunyai perniagaan yang belum selesai.

Pelekat bintang menandakan barang-barang dalam senarai itu sudah siap atau dibawa ke hari lain.

Utamakan Senarai Anda Dengan Warna

Tugas merah mempunyai rasa mendesak. Mereka mesti selesai pada hari itu.
Tugas biru berulang-ulang.
Tugas hijau adalah untuk projek yang panjang. Anda menjangkakan masa akan lebih lama daripada seminggu untuk disiapkan.
Tugas hitam adalah tugas umum yang mungkin anda dapati dalam keterangan tugas anda.

Anda boleh menggunakan warna lain untuk pengkategorian lebih lanjut. Sebagai contoh, anda mungkin mahu menggunakan warna yang berbeza untuk membezakan antara tugas berulang setiap hari dan mingguan.

Tetap Teratur di Rumah Dengan Senarai Semak Anda

Penganjur senarai semak bekerja di mana sahaja. Anda mungkin mahu menyimpan dua buku nota: satu untuk kerja dan satu untuk kehidupan peribadi anda.

Jaga kebersihan rumah anda dan rumput anda dipotong dengan menambahkan tugas ke senarai semak penganjur kediaman anda. Anda juga boleh menggunakannya untuk:

Aturkan perkahwinan anda
Mencari pekerjaan
Rancang pesta persaraan Uncle Ben
Utamakan dan bayar bil
Atur percutian luar negara anda yang seterusnya

Anda boleh menggunakannya untuk menguruskan kebanyakan jenis peristiwa atau keadaan hidup.

Penganjur Senarai Semak Digital

Adakah anda mempunyai proses di tempat kerja yang memerlukan pemeriksaan yang kerap? Pertimbangkan untuk mengautomasikan penyusun senarai semak anda untuk digunakan pada telefon pintar atau tablet. Buat borang PDF atau cuba salah satu aplikasi yang disenaraikan di bawah.

Borang Penganjur Senarai Semak PDF

Tempat kerja di mana pelanggan mengakses kemudahan sering memulakan hari dengan audit laman web untuk memeriksa peralatan dan kemudahan. Buat senarai yang diutamakan, seperti yang ada di bawah ini, agar pegawai yang ditunjuk dapat mendaftar atau memberi komen. Setelah selesai, pekerja menyimpan dan menghantar e-mel senarai semak audit kepada pengurus atau pegawai OH&S.

Aplikasi senarai semak untuk PC, Telefon Pintar dan Tablet

Sekiranya anda tidak mahu membawa buku nota, aplikasi ini juga dapat membantu anda menjadi teratur.

IOS Apple dilengkapi dengan aplikasi Peringatan standard. Gunakan ini sebagai proses alternatif untuk memastikan anda sentiasa teratur.

Cari aplikasi Apple Reminder yang menghadkan atau tidak menggunakan peranti IOS? Cuba Todoist: List To-Do dan Pengurus Tugas. Ia tersedia secara percuma di beberapa peranti, tetapi ia juga dilengkapi dengan pilihan premium. Log masuk ke aplikasi dengan akaun Google atau Facebook anda, atau buat yang baru. Saya menggunakannya pada PC Windows 10 saya.

Senarai semak dan aplikasi organisasi lain (ada yang mempunyai sedikit bayaran atau mengandungi pembelian dalam aplikasi) termasuk:

Senarai Wunder
Google Keep
Habitica (senarai perkara yang mesti dilakukan)
OmniFokus 2
2Do (senarai tugas, tugas dan nota)

Apl Versus Senarai Semak Berasaskan Kertas

Aplikasi mengautomasikan senarai semak. Mereka mempermudah untuk berkongsi dan mengintegrasikan aliran kerja anda dengan orang lain, program dan proses kerja. Namun, apabila sistem komputer berhenti atau tidak berfungsi, penyusun senarai semak manual membuat anda tetap terkawal.

Senarai semak berdasarkan kertas adalah alat penting untuk keadaan kecemasan. Pertimbangkan untuk menyimpan salinan senarai semak digital anda.

Sekiranya anda mengawal keselamatan tempat kerja anda, simpan papan keratan dan salinan senarai semak kesihatan dan keselamatan tempat kerja di tempat yang mudah dijangkau. Mungkin juga merupakan idea yang baik untuk mempunyai senarai semak untuk prosedur pemadaman.

Simpan senarai semak berdasarkan kertas untuk bila kuasa padam.

Mengapa Anda Perlu Tetap Teratur Dengan Senarai Semak

Dengan menggunakan penyusun senarai semak seperti senarai tugasan yang harus dilakukan, anda mengawal semula kerja anda. Daripada selalu mengingati semua yang perlu anda lakukan, menuliskan tugas anda membebaskan pemikiran anda untuk fokus pada pekerjaan yang ada.

Penganjur senarai semak juga melampaui senarai tugas harian. Gunakan untuk menyelesaikan proses tertentu, seperti pemeriksaan kesihatan dan keselamatan pekerjaan atau audit lokasi. Atau untuk mengatur semua yang perlu anda lakukan untuk berehat dan menikmati hujung minggu.

Dengan menjadikan senarai semak sebagai sebahagian daripada hari anda, anda dapat mengurangkan tekanan di tempat kerja. Anda juga boleh menggunakan senarai yang harus dilakukan untuk:

Kemukakan kes perniagaan untuk lebih banyak sumber
Kemas kini perihal tugas dan berikan tanggungjawab

Yang paling penting, senarai semak membantu mengurus dan mengatur secara visual sama ada proses atau perkara yang perlu anda lakukan. Akibatnya, kutu terakhir itu akan mengeluarkan banyak tekanan dari anda.

Bagaimana anda kekal teratur? Adakah anda menggunakan senarai?

Adakah Bahasa Inggeris pada 01 Mei 2013:

tidak tersusun? Itulah saya setiap hari lol. Tidak hairanlah saya masih waras. Saya sebenarnya mempunyai iphone dan saya menggunakan aplikasi "Peringatan" sepanjang masa, saya tidak tahu betapa teraturnya saya terima kasih, tetapi banyak membantu. Hab yang baik.