Bagaimana mengatur bos anda yang tidak teratur

Mereka Bos kerana Sebab (Tetapi Kemahiran Organisasi Bukan)

Membantu atasan anda teratur akan meningkatkan imej profesionalnya. Bantu mereka menyelesaikannya tanpa menjadi pamer.

Maggie melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0, diubah suai oleh FlourishAnyway

Bantu Bos Anda Dapatkan Barang-barangnya

Dia adalah atasan untuk alasan yang baik, tetapi alasan itu tentu bukan kemahiran organisasinya.

Kadang-kadang dia mengabaikan perincian utama. Pejabatnya adalah sekumpulan fail yang salah tempat. Apabila atasan anda tidak dapat menemui dokumen penting itu, tarikh akhir akan membuat pejabat merasa seperti periuk tekanan. Bunyi biasa? Jika ya, bantuan bos anda menguruskan masa dan beliau memberi keutamaan kepada-semua manakala membiarkan dia berfikir bahawa ia adalah beliau idea.

Apabila ketua anda menjadi lebih teratur, dia akan meningkatkan imej profesionalnya. Dia juga akan lebih mengetahui apa yang ada dalam jadwalnya dan akan mengembangkan perintah yang lebih besar pada masanya. Sebagai gantinya, anda dapat meraih faedah sisa kurang tekanan dan kecekapan yang lebih banyak.

Fikirkan masa dan usaha tambahan yang diperlukan untuk menjadikannya teratur sebagai pelaburan. Dengan mengurus, anda akan menguruskan kemajuan kerjaya dan imej profesional anda pada masa yang sama.

Bersedia untuk bermula?

Anda Mendapat Ini!

Memimpin melalui teladan. Mula-mula menunjukkan sendiri kemahiran organisasi yang mantap.

StartUpStockPhotos melalui Pixabay, Domain Percuma

Membina Kepercayaan Pertama

Sebelum anda berusaha memperbaiki apa-apa, anda harus mendapat hak untuk melakukannya. Itu bermaksud membina asas kepercayaan.

Memimpin melalui teladan

Pastikan anda menunjukkan kemahiran organisasi yang mantap dengan menyempurnakan sistem anda untuk terus berada di landasan yang betul. Pastikan ruang kerja anda sentiasa kemas. Tampil ke mesyuarat yang disediakan. Memenuhi semua tarikh akhir. Di samping itu, tunjukkan kepandaian anda dengan mempunyai maklumat yang paling kerap bergantung pada hujung jari anda (contohnya, kenalan utama, laporan yang sering diakses).

Cuba Fahami

Semasa anda mendapat kepercayaan bos anda, dengarkan juga, perhatikan setiap perasaan yang diluahkan. Dengarkan tanda-tanda bahawa kemahiran organisasi atasan anda yang lemah menyebabkan dia kecewa, konflik, atau akibatnya dalam organisasi. Contohnya termasuk tarikh akhir atau mesyuarat yang terlewat, kertas kerja yang hilang, dan komen dari yang lain.

Kaji keadaan terlebih dahulu sebelum melompat untuk membantu, dan terutama sekali mengelakkan memberi maklum balas kepadanya yang boleh menjadi bumerang kepada anda. (Ingat bahawa anda berada dalam mod pengumpulan maklumat.) Mungkin ada kaedah untuk kegilaannya, namun tidak efektif, yang perlu anda fahami.

Juga, tidak peduli betapa jengkelnya kelalaian membuat anda, jangan sekali-kali berbual dengan orang yang tidak sedap hati. Pengudaraan anda dapat menghubungi beliau, dan komen kritikal seperti itu tidak sesuai dengan niat anda untuk membantu.

Membina Perkongsian yang Mempercayai Adalah Kunci Kejayaan

Tunjukkan kemahiran organisasi yang mantap dengan menunjukkan perjumpaan yang disediakan dan jaga agar ruang kerja anda kemas. Dengarkan perasaan atau kesan apa yang berkaitan dengan kemahiran organisasi bos yang lemah.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Berikan Sokongan Strategik

Pastikan bahawa peranan dan tingkah laku anda menyokong prestasi terbaik atasan anda dengan mengurangkan gangguan dan meningkatkan kecekapannya.

Sejajarkan Matlamat

Ketahui apa tujuan ketua anda dan bagaimana dia diukur dalam syarikat. Pastikan matlamat prestasi anda dikaitkan dengan matlamatnya. Sekiranya anda merasa terputus, beritahu dia bahawa anda ingin mendapatkan kejelasan mengenai bagaimana matlamat anda dapat menyokong matlamatnya dan organisasi dengan lebih menyeluruh.

Minimumkan Gangguan

Tanyakan kepadanya bagaimana dia lebih suka menerima maklumat, baik dari segi salurannya (contohnya, elektronik, secara peribadi, telefon) dan pilihan masa. Sebilangan orang adalah "orang pagi" dan menikmati menyelam hingga ke hari mereka, sementara yang lain lambat untuk memanaskan badan.

Juga fahami bagaimana dia mahu gangguan ditangani, dan bantu dia untuk mengelakkan perkara yang tidak perlu. Penyelidikan menunjukkan bahawa pekerja pejabat terganggu rata-rata sekali setiap tiga minit. ¹ Memandangkan memerlukan masa sehingga 23 minit untuk kembali ke tugas asal, tidak hairanlah ada yang dapat menyelesaikan apa yang mereka mulakan.

Daripada muncul untuk mengajukan pertanyaan cepat — yang seringkali tidak begitu cepat, bukan? —Cobalah teknik ini. Kumpulkan beberapa item yang kurang penting, kemudian tempah 15 minit di kalendar bos anda untuk menguruskan semuanya dalam satu sesi. Setelah menggunakan teknik ini beberapa kali, jelaskan kepadanya bahawa alasan anda adalah kecekapan dan meminimumkan gangguan. Bincangkan bagaimana ia berfungsi untuk anda berdua. Anda mungkin mendapati bahawa ini adalah permulaan perbualan yang hebat mengenai kecekapan.

Jadikan Bos Yang Baik dan Teratur

Bersikap ringkas dalam komunikasi dan bantu pengurus anda mengelakkan gangguan.

ernestoeslava melalui Pixabay, Domain Percuma

Poll Pembaca

Berkomunikasi dengan jelas

Jadilah Ringkas

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Jurnal Wall Street. "Gangguan Tempat Kerja: Inilah Sebabnya Anda Tidak Akan Menyelesaikan Artikel ini." Terakhir diubah suai pada 11 Disember 2012.