Cara menguruskan e-mel anda dengan lebih berkesan di tempat kerja

Bukankah lebih baik jika Peti Masuk anda kelihatan seperti timbunan kertas di sebelah kanan, bukan di sebelah kiri? Inilah cara untuk mula menyusun e-mel anda.

Cara Mengendalikan E-mel dengan Berkesan di Tempat Kerja

Adakah anda merasa terlalu banyak e-mel di tempat kerja? Adakah anda melelapkan mata dan mendesah ketika anda membuka akaun e-mel anda dan menemui beratus-ratus mesej yang menunggu untuk dibuka, diimbas, dihapus, atau ditangani?

Beberapa hari terasa seperti memerlukan lebih banyak masa untuk menyelesaikan tugas e-mel daripada yang sebenarnya untuk menyelesaikan sesuatu kerja. E-mel tidak bertujuan untuk menjadikan hari kerja kita lebih sibuk. E-mel dikembangkan sebagai cara untuk mempercepat penghantaran mesej penting dan mengurangkan lebihan pembaziran kertas. Tetapi kenyataannya adalah bahawa teknologi e-mel bukanlah ubat mujarab untuk meningkatkan kecekapan komunikasi perniagaan anda. Kenapa? Kerana seperti semua teknologi, e-mel bergantung sepenuhnya pada bagaimana anda memilih untuk menggunakannya untuk memenuhi keperluan anda. Pepatah "sampah masuk, sampah keluar" berlaku untuk cara anda menggunakan (atau menyalahgunakan) akaun e-mel kerja anda.

Dalam bukunya Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, pakar komunikasi Christina Cavanagh memberikan petua mengenai bagaimana:

Kawal dan tapis yang berkesan pada Peti Masuk anda

Kenal pasti dan uruskan mesej yang remeh dan bernilai rendah yang menimbulkan kekacauan di Peti Masuk anda

Memahami dan mengurus masalah yang disebabkan oleh senarai e-mel dan pengedaran kumpulan

Buku ini juga menawarkan petua dan cadangan berguna untuk mengelakkan masalah undang-undang yang disebabkan oleh penggunaan e-mel yang tidak betul di tempat kerja. Berikut adalah beberapa peringatan mudah untuk membantu anda menghindari perangkap e-mel biasa.

1. Sentiasa ingat bahawa e-mel adalah rekod tetap.

Tidak ada surat elektronik yang dipadamkan. Walaupun e-mel nampaknya dikeluarkan dari sistem anda, anda tidak dapat mengetahui sama ada mesej anda telah dihapus oleh penerima. Sebenarnya, setelah anda menghantar e-mel, tidak ada cara untuk mengetahui apa yang akan berlaku kepadanya. Ini dapat diteruskan, disalin, atau disimpan sebagai tangkapan layar. Hanya gunakan e-mel kerja untuk mesej profesional dan sah. Jangan selalu memasukkan maklumat dalam e-mel yang berkaitan dengan pekerjaan yang anda tidak mahu dikenali atau diperiksa oleh penyelia anda.

2. Jangan sekali-kali meninggalkan e-mel anda tanpa pengawasan.

Sentiasa lindungi akaun e-mel anda dengan kata laluan dan pastikan bahawa program e-mel anda tidak dibiarkan terbuka di komputer riba atau komputer meja anda. Cavanagh menyatakan bahawa jika orang lain mengakses akaun e-mel anda untuk menghantar maklumat yang menyinggung, berpotensi menyalahi undang-undang, atau merosakkan bagi pihak anda, mungkin sukar untuk membuktikan bahawa anda bukan pengarang mesej tersebut.

3. Bersikap telus mengenai dasar organisasi anda mengenai penggunaan, penyimpanan, dan pemantauan e-mel di tempat kerja.

Gunakan sepanduk di akhir e-mel untuk memberitahu pengguna (kedua pengirim dan penerima) mengenai hak dan tanggungjawab undang-undang mereka mengenai penghantaran e-mel. Sepanduk dapat digunakan untuk memberitahu pengguna e-mel jika dan bagaimana pengiriman e-mel mereka akan dipantau. Petikan dari Menguruskan E-mel anda memberikan contoh kata untuk sepanduk yang memberitahu pengguna rangkaian e-mel kerajaan mengenai had privasi:

Pada masa berikutnya anda menghantar atau menerima e-mel dari syarikat atau badan kerajaan, perhatikan dengan teliti dan lihat apakah mereka menggunakan sepanduk pendedahan dalam e-mel mereka.

Adakah e-book percuma yang anda dapat untuk mendaftar ke e-buletin benar-benar bernilai tambahan dalam Peti Masuk anda?

4. Berhenti mendaftar untuk langganan e-mel yang tidak akan pernah anda baca.

Saya pernah mempunyai akaun e-mel tambahan yang kelihatan seperti ini. Saya terus berurusan dengan e-mel dan mereka terus menumpuk. Saya akhirnya memutuskan untuk menutup keseluruhan akaun. Saya telah menyiapkannya untuk membaca e-buletin, suapan dan langganan percuma yang lain, tetapi saya tidak mempunyai masa untuk membaca semua e-surat percuma yang telah saya daftarkan.

5. Lebih jarang menggunakan e-mel.

Mengawal jumlah e-mel yang anda hasilkan dapat membantu mengawal jumlah e-mel yang anda terima sebagai balasan.

Sekiranya anda ingin mengurangkan jumlah e-mel sampah dan maklumat yang tidak berguna yang anda terima, ingatlah berapa banyak e-mel yang anda hantar kepada orang lain. Cavanagh menyatakan bahawa perkara yang paling kita gemari mengenai e-mel juga merupakan perkara yang paling kita benci dengannya. Dia mengatakan, "Kami menyukainya kerana kami dapat mengirim mesej yang sama kepada banyak orang dengan satu kekunci; kami membencinya kerana kami menerima terlalu banyak mesej ini."

Dari menggunakan ciri "balas semua" dan bukannya meluangkan masa untuk memilih penerima yang sesuai, untuk meneruskan surat berantai "inspirasi atau lucu", kebanyakan kita terlibat dalam amalan e-mel buruk yang memperlambat kita dan rakan sekerja kita. Cuba gunakan beberapa tabiat e-mel yang baik seperti ini:

Pastikan mesej anda pendek dan tepat.

Pastikan senarai pengedaran anda terkini dan buang penerima e-mel yang bukan lagi merupakan bahagian dari jabatan atau terlibat secara aktif dalam projek bersama.

Jangan gunakan senarai edaran organisasi anda untuk mempromosikan projek peribadi atau usaha penggalangan dana anak anda yang seterusnya. Kongsi jenis pemberitahuan ini di ruang makan atau papan pin biasa.

Apa pendapat kamu? Apa masalah besar haiwan kesayangan anda tentang menguruskan e-mel anda? Kongsi pendapat anda dalam komen.

Peringatan: Jangan terlalu bergantung pada e-mel!

Tidak kira seberapa cekap anda mengurus e-mel anda dan menjauhkannya dari mengambil alih hari kerja anda, kadang-kadang panggilan telefon peribadi adalah cara terbaik untuk menangani sesuatu keadaan. Tetapi jika pemikiran mengangkat telefon dan bercakap dengan manusia sejati membuat anda gugup, rileks, anda berada dalam keadaan baik. Terdapat banyak orang yang lebih suka menghantar teks atau e-mel daripada bercakap melalui telefon. Artikel dalam talian di The Science of Us menawarkan beberapa petua dan pandangan dari ahli psikologi tentang mengapa sebilangan daripada kita takut membuat panggilan telefon dan apa yang boleh kita lakukan untuk mengatasi rasa takut itu.

Ahli Psikologi Menerangkan Kegelisahan Telefon Anda dan Cara Mengatasinya

Petua e-mel Bonus: Jika salah satu perkara yang membuat anda tergila-gila menggunakan e-mel adalah kenyataan bahawa orang memerlukan masa yang lama untuk membalas mesej anda, mungkin sudah waktunya untuk memeriksa hujung akhir mesej anda. Adakah anda mengakhiri mesej e-mel anda dengan ajakan bertindak yang jelas dan jelas atau adakah log masuk anda terlalu senang?

Daripada menutup mesej yang panjang dengan, "Apa pendapat anda mengenai rancangan ini?" cuba kemukakan soalan yang lebih khusus. Anda boleh cuba bertanya, "Manakah dari lima poin yang telah saya senaraikan, yang menurut Anda harus segera kita laksanakan?" Anda mengajukan soalan khusus yang berkaitan dengan poin yang anda buat dalam e-mel anda dan anda menimbulkan rasa mendesak dengan bertanya item mana yang paling memerlukan perhatian sekarang.