Cara merangka rancangan pengurusan projek

Rancangan Projek: Apa dan Mengapa?

Pelan adalah mustahak untuk menjayakan sesuatu projek. Sejujurnya, kebanyakan projek gagal, malah projek yang mempunyai rancangan yang baik. Tetapi projek tanpa rancangan tidak ada harapan. Pasukan projek pasti akan menyampaikan satu perkara apabila pelanggan menginginkan yang lain, atau terlambat, atau menghabiskan anggaran. Rancangan projek yang baik dapat menjadikan kita berjaya dengan menghindari semua masalah ini, dan banyak lagi yang lain.

Pelan projek menetapkan kita untuk menguruskan projek. Apa sebenarnya maksudnya? Dengan rancangan, kami dapat:

• ikuti langkah-langkah dalam rancangan
• menyelaraskan usaha pasukan dengan banyak kemahiran
• cukup fleksibel untuk menangani perubahan, termasuk idea baik baru dan menangani masalah
• memberikan hasil yang diinginkan tepat pada waktunya dan di bawah anggaran

Sebagai pengurus projek, tujuan saya lebih daripada kepuasan pelanggan - itu adalah kepuasan pelanggan. Dan rancangan pengurusan projek adalah alat terpenting saya.

Pelan pengurusan projek yang baik merangkumi setiap aspek projek. Menurut Institut Pengurusan Projek (PMI), ada sembilan bidang yang mesti kita rancangkan dan laksanakan di bawah pengurusan untuk berjaya dalam sesuatu projek. Berjalanlah dengan saya, dan saya akan menunjukkan kepada anda apa itu, dan bagaimana menyusun rancangan pengurusan projek untuk projek anda yang seterusnya.

Saya telah mengajar lebih daripada 4,000 pengurus projek dan menulis empat buku mengenai pengurusan projek. Anda tidak perlu membaca semuanya. Sebenarnya, jika anda mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, anda akan mendahului kebanyakan profesional yang saya temui!

Isi kandungan

• Pelan Lengkap Melunaskan

  Projek dengan rancangan selesai lebih cepat, dengan kos yang lebih rendah.

• Rancangan Projek Paling Ringkas: Skop, Masa, dan

  Rancangan Kos apa yang akan anda sampaikan, kapan anda akan menyelesaikannya, dan berapa harganya.

• Elemen Penting dari Rancangan Projek Hebat

  Ketahui cara merancang enam proses (p) faktor yang memastikan kejayaan projek

• Susun Rancangan Projek Seterusnya Dengan

  mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, Anda dapat menyusun rencana proyek anda yang seterusnya.

• Gunakan Rancangan Projek Anda Setiap Hari

  Rancangan anda membimbing projek anda — setiap hari!

Pelan Lengkap Dibayar

Setelah selesai membaca artikel ini, anda akan mengetahui cara membuat rancangan pengurusan projek yang lengkap, merangkumi sembilan masalah yang memerlukan perancangan dan pengurusan.

Kedengarannya banyak kerja - tetapi itu tidak semestinya benar.

Saya dapat merangka rancangan seperti ini dalam masa 45 minit untuk projek kecil. Dan, jika saya melakukannya, projek itu mungkin memakan masa 5 jam, bukannya 8, dan menggembirakan pelanggan, dan bukannya membuat dia kecewa. Secara efektif, saya hanya menggandakan pendapatan saya dengan membuat rancangan projek. Saya bekerja lebih bijak - saya telah mengurangkan kekecewaan dan pembaziran.

Sudah tentu, rancangan projek untuk projek besar mengambil masa lebih lama. Tetapi ia selalu membuahkan hasil. Masa yang dihabiskan dalam merancang akhirnya menjimatkan lebih banyak masa pada projek daripada yang diperlukan — setiap masa.

Sebenarnya, penjimatan boleh menjadi besar. Saya pernah dipanggil untuk menyelamatkan projek dengan anggaran $ 10 juta. Ia sudah menjadi bencana total - $ 1.5 juta dibelanjakan, tidak ada yang dapat ditunjukkan, dan berbulan-bulan terbuang. Stok syarikat akan melakukan penyelaman sekiranya produk ini juga keluar lewat. Saya mengajar pasukan bagaimana membuat rancangan projek, dan kami merancang bersama. Kurang dari sebulan kemudian, kami mempunyai rancangan baru yang menggunakan kemahiran terbaik setiap ahli pasukan dan setiap perunding, dan produk baru itu dijadualkan untuk penghantaran tepat waktu di bawah rancangan projek baru.

Pasti, rancangan itu berharga kira-kira $ 10,000 untuk dibuat. Tetapi ia menjimatkan syarikat $ 10 juta, dan membantu syarikat menghasilkan sekitar seratus juta dolar dalam beberapa tahun ke depan.

Gambar # 1: Segitiga Besi

Segitiga Besi: Peningkatan ruang lingkup menuntut lebih banyak masa dan lebih banyak wang.

Sid Kemp

Rancangan Projek Paling Mudah: Skop, Masa, dan Kos

Rancangan projek termudah mempunyai sekurang-kurangnya tiga elemen: skop, masa, dan kos. Atau, dalam bahasa Inggeris biasa:

• Skop: Apa yang kita buat?
• Masa: Berapa lama masa yang diperlukan? Bilakah kita akan memulakan, dan kapan kita akan selesai?
• Kos: Berapa harganya?

Katakan pelanggan mengupah pasukan saya untuk membina laman web mereka. Sekiranya saya mengatakan, "Saya akan mempunyai laman web yang anda mahu lakukan dalam dua minggu dengan harga $ 1,200," maka itu adalah ringkasan skop, masa, dan kos projek. Tetapi saya perlu menyusun rancangan penuh untuk memastikan bahawa laman web yang kita bina adalah apa yang pelanggan mahukan, dan bahawa kita benar-benar dapat menyelesaikannya dalam dua minggu dengan harga $ 1,200.

Skop, Waktu, dan Biaya disebut "Segitiga Besi", seperti yang ditunjukkan pada Gambar # 1. Kenapa? Kerana besi tidak meregang, dan, setelah segitiga dipasang dua sisi, sisi lain tidak dapat berubah tanpa memecahkan segitiga. Iron Triangle adalah cara untuk mengingatkan pelanggan bahawa mereka tidak dapat memperoleh lebih banyak daripada yang mereka bayar. Sekiranya mereka bersetuju dengan ruang lingkup tertentu untuk waktu dan kos tertentu, mereka tidak dapat kembali kemudian dan berkata, "Saya mahukan lebih banyak." Jika benar, kami menunjukkan kepada mereka rajah Segitiga Besi dan berkata, "Anda tidak boleh meregangkan segitiga besi. Sekiranya anda mahukan lebih banyak hasil, kami memerlukan lebih banyak masa untuk melakukan kerja itu, dan itu juga akan memerlukan lebih banyak wang."

Mari kita perhatikan lebih dekat ketiga-tiga elemen ini.

Skop: Apa yang kita buat?

Nampaknya mudah: Kami membuat laman web. Tetapi pelanggan mungkin menganggap bahawa akan ada video dan enam belas halaman dan sebuah keranjang belanja, walaupun tawaran anda dengan jelas menyatakan bahawa laman web bernilai $ 1.200 mempunyai lima foto, enam halaman, tidak ada video, dan tidak ada keranjang belanja. Oleh itu, untuk membuat pernyataan skop, yang merupakan bahagian pertama rancangan projek, kami menuliskan apa yang akan kami sampaikan.

Dan kami juga menuliskan apa yang tidak akan kami sampaikan. Pelanggan cenderung mengingati anda mengatakan "ya" untuk semua yang mereka mahukan, walaupun anda berkata, "tidak." Oleh itu, katakan pelanggan meminta video, dan anda berkata, "Saya dengan senang hati akan memautkan dalam video jika anda memberikannya. Tetapi membuat video tidak dilindungi dalam harga $ 1,200, dan tidak dapat dilakukan dalam dua minggu. " Sekiranya itu berlaku dalam mesyuarat perencanaan, pastikan juga dalam rancangan projek, di bahagian yang disebut "pengecualian." Kita boleh bersikap sopan. Kita tidak perlu mengatakan "DAFTAR: TIADA VIDEO." Tetapi kita dapat mengatakan, "Rancangan $ 1.200 semasa tidak termasuk pengeluaran video. Sekiranya anda mahukan video di laman web ini, kami dapat menghasilkan video selama 3 minit dan menambahkannya dengan tambahan $ 350 setelah laman web tersebut habis.Akan memerlukan satu minggu tambahan untuk membuat video. "

Kesalahan biasa dalam pernyataan skop adalah sama ada sokongan disertakan. Pelanggan mungkin menganggap bahawa, setelah laman web dibuka, anda akan membuat perubahan dan penambahan secara percuma. Pernyataan skop anda harus merangkumi sokongan yang akan anda berikan, dan secara eksplisit mengecualikan sokongan yang tidak akan anda berikan.

Pernyataan skop yang baik menjelaskan semua andaian dengan jelas, sehingga anda dapat memastikan bahawa setiap orang yang terlibat dalam projek ini mempunyai tujuan yang sama. Semasa projek berjalan maju, anda akan mengingatkan orang tentang pernyataan skop untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Dan apabila anda selesai, anda akan membandingkan pesanan anda dengan penyataan skop anda. Anda akan menyerahkan semua yang dikehendaki pelanggan dan memastikan keseronokan pelanggan!

Masa: Berapa lama masa yang diperlukan?

Nampaknya mudah untuk mengatakan, "Saya dapat membina laman web dalam dua minggu." Tetapi apa maksudnya? Perancangan dan anggaran masa projek yang baik jauh lebih banyak daripada tuntutan seperti itu. Berikut adalah beberapa isu yang perlu dipertimbangkan:

• Usaha adalah jumlah jam yang kami dan pasukan kami akan berusaha.
• Tempoh adalah jumlah masa yang diperlukan oleh projek, dari awal hingga akhir.
• Tempoh dan usaha tidak mempunyai hubungan yang sederhana. Sebagai contoh, kita mungkin akan menghantar lebih cepat dengan lebih banyak orang yang mengerjakan projek yang sama pada masa yang sama. Atau kita mungkin memerlukan lebih banyak masa menunggu penyampaian maklumat dari pelanggan, atau kerana kita sedang mengerjakan beberapa projek sekaligus.

Sekiranya kita melakukan projek yang sangat rutin bagi kita dan pasukan kita, kita dapat menganggarkan masa dengan membandingkan dengan projek masa lalu yang serupa. Tetapi berhati-hatilah untuk tidak membuat andaian mengenai projek tersebut. Periksa perbezaan ruang lingkup dengan teliti, kerana perbezaan kecil ruang lingkup dapat membuat perbezaan waktu yang besar. Contohnya, jika semua laman web sebelumnya dihoskan pada satu hos web, dan pelanggan ini mahu anda menggunakan hos yang lain, mungkin memerlukan lebih lama.

Terdapat juga perangkap masa yang lain. Bagaimana jika pelanggan tidak menyampaikan teks untuk laman web pada awal projek? Bagaimana jika mereka tidak menyetujui grafik dan halaman anda dengan cepat? Ini boleh menambah jangka masa projek. Dan, melainkan jika anda berkomunikasi dengan jelas, pelanggan tidak akan mengetahui bahawa dia adalah orang yang melambatkan projeknya sendiri.

Kos: Berapa harganya?

Pelan kos paling mudah adalah masa dan bahan: jam kerja dikalikan dengan kadar untuk perkhidmatan, ditambah dengan kos barang yang anda beli untuk pelanggan. Selalunya, ini sudah mencukupi. Tetapi anda juga harus memasukkan terma penagihan, dan pernyataan tentang bagaimana pengurangan kos akan ditangani.

Apabila rancangan projek anda merangkumi ruang lingkup, masa, dan kos, anda mempunyai asasnya. Adakah rancangan itu selesai? Jauh dari itu! Skop, masa, dan kos adalah hasil dari melakukan pekerjaan dengan baik, tidak melakukan kesalahan, dan mengurus masalah sebaik sahaja terjadi. Oleh itu, kita juga perlu merancang faktor proses tersebut .

Gambar # 2: Segitiga Besi disokong oleh 6 Faktor Proses

Kami dapat memberikan skop tepat pada waktunya dan dalam anggaran hanya jika kami mengurus enam bidang proses lain juga.

Sid Kemp

Elemen Penting dari Rancangan Projek Hebat

Merancang segitiga besi tidak mencukupi. Sekiranya kita hanya merancang dan mengurus skop, masa, dan kos, maka perkara akan menjadi salah sebelum kita mengetahuinya. Kami akan kekurangan, menyampaikan lewat, atau kehabisan anggaran. Sebenarnya, kali terakhir seseorang menyangka bahawa rancangan projek yang disusun dengan skop, masa, dan kos selesai adalah sekitar 50 tahun yang lalu.

Gambar # 2 di atas menunjukkan bagaimana Segitiga Besi, tiga faktor Hasil (r), bergantung pada enam faktor Proses (p) yang lain. Kami memastikan penyampaian hasil yang berjaya tepat pada waktunya dan sesuai dengan anggaran dengan menguruskan kesemua sembilan faktor, tiga (r) faktor yang dijelaskan di atas, dan enam (p) faktor ini, juga:

• Kualiti: Apa yang membuatnya baik?
• Risiko: Apa yang salah, dan apa yang akan kita lakukan mengenainya?
• Sumber Manusia: Siapa yang akan melakukan kerja, dan siapa yang akan melakukan pekerjaan yang mana?
• Komunikasi: Bagaimana kita akan terus berhubung dan terus berada di halaman yang sama?
• Perolehan: Apa yang akan kita beli, dan bagaimana kita akan mendapatkannya?
• Integrasi: Bagaimana kita akan menjaga kesemua sembilan bidang ini bersama, dan bagaimana kita akan mengatur perubahan?

Sekarang, anda mungkin tidak perlu menyusun rancangan untuk setiap sembilan bidang ini. Tetapi anda perlu bertanya adakah anda perlu membuat rancangan untuk setiap kawasan. Mana-mana bidang yang memerlukan rancangan dan tidak mendapatkannya dibina berdasarkan tekaan dan andaian. Ini berkira-kira untuk berjaya seperti kapal terbang yang disatukan dengan wayar keselamatan dan permen karet. Jadi, berikut adalah panduan ringkas untuk enam proses (p) bidang rancangan pengurusan projek yang disusun dengan baik.

Kualiti: Apa yang membuatnya baik?

Soalan utama: Apakah bahagian terpenting yang dapat disampaikan kepada pelanggan? Apa yang menggembirakan mereka? Bagaimana kita memastikan bahawa kita melakukan pekerjaan yang hebat pada item-item tertentu?

Risiko: Apa yang salah? Dan apa yang boleh kita lakukan mengenainya?

Cara paling mudah untuk membuat rancangan risiko adalah dengan bertanya: Apa yang salah lima kali terakhir kita membuat projek seperti ini? Kami mungkin mendapat senarai seperti:

• Kami bersalin lewat kerana seseorang jatuh sakit.
• Pelanggan mengambil masa tiga hari untuk memberikan persetujuan untuk grafik, dan kami mendapatkannya pada hari Jumaat, dan kami harus bekerja sepanjang hujung minggu untuk menyelesaikannya.
• Pelanggan tidak memberitahu kami kata laluan ke laman web ini, dan kami mula terlambat tiga hari.
• Pelanggan menyukai laman web, tetapi tidak pernah membayar bilnya.

Adakah bunyi ini biasa? Baiklah, buat senarai anda sendiri seperti ini, dan kemudian tuliskan bagaimana anda dapat mencegah masalah tersebut, mengurangkan kemungkinan ia berlaku, atau atasi dengan baik jika ia berlaku. Berikut adalah penyelesaian pengurusan untuk setiap risiko ini:

• Latih dua orang dalam pasukan untuk melakukan setiap tugas, atau berjumpa dengan perunding untuk mengisi kekosongan pasukan.
• Didik klien sebelum projek ini dimulakan, beritahu mereka betapa cepatnya kita mengharapkan persetujuan atau permintaan perubahan, dan kelewatan yang dilakukan oleh klien akan menangguhkan tarikh penyampaian projek.
• Buat senarai semak semua yang kami perlukan dari pelanggan, kirimkannya kepada pelanggan, dan jangan mulakan projek ini sehingga kami mendapat semuanya.
• Memerlukan wang pendahuluan. Untuk pelanggan yang tidak mempunyai sejarah pembayaran yang terbukti, memerlukan wang tambahan.

Pelan risiko boleh menjadi lebih rumit daripada ini. Sebenarnya, pengurus projek tugas berat merancang risiko menggunakan statistik! Tetapi jika anda telah membuat senarai risiko, dan merancang cara mencegah atau menangani setiap risiko, anda akan berada di atas purata.

Sumber Manusia: Siapa yang berada dalam pasukan, dan apa yang akan dilakukan oleh setiap orang?

Di sini, perkara yang paling penting adalah memastikan bahawa kita mempunyai pasukan dengan semua kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan tugas. Tetapi, pada projek besar dan rumit, Perancangan Sumber Manusia Projek dapat merangkumi hal-hal seperti pengambilan pekerja, penahanan, kerja lebih masa, jadual percutian, dan peraturan kesatuan.

Komunikasi: Bagaimana kita akan terus berhubung dan terus berada di halaman yang sama?

Sebilangan besar projek ditangguhkan kerana keputusan penting tidak dibuat tepat pada waktunya, dan kerja berhenti. Terdapat adegan dalam filem Aviator, mengenai Howard Hughes, di mana dia mula menjadi gila, dan ratusan pekerja menganggur, menunggu arahan, sementara Hughes sedang berusaha menentukan bentuk yang tepat untuk kayu bedik. Malangnya, pemandangan ini terlalu biasa bagi kami pengurus projek, walaupun tidak ada yang gila!

Saya juga melihat projek gagal kerana ahli pasukan yang berbeza diberi versi rancangan yang berbeza. Suatu ketika, kami memutuskan untuk melepaskan modul tertentu dari produk, dan pelanggan bersetuju. Tetapi tidak ada yang memberitahu pengaturcara, dan dia benar-benar berjaga sepanjang malam berusaha untuk membuatnya berfungsi. Saya tidak perlu memberitahu anda bagaimana perasaan pengaturcara keesokan harinya, ketika kami memberitahunya bahawa dia berjaga sepanjang malam tanpa alasan. Katakan saja kesalahan komunikasi seperti itu tidak membina kesetiaan! Dengan komunikasi yang lemah, separuh pasukan berpendapat bahawa kita membuat kuda, dan separuh lagi berpendapat bahawa kita membuat keldai. Apabila projek ini selesai, kami mendapat sesuatu dengan kepala kuda dan ekor keldai, dan itu menjadikan pengurus projek itu seperti hujung belakang kuda!

Jadi, komunikasi adalah kunci. Dan itu lebih benar lagi hari ini, apabila banyak projek dilakukan melalui web, e-mel dan telefon. Selalunya, kami bekerjasama dengan ahli pasukan yang tinggal di zon waktu yang berbeza dan bertutur dalam pelbagai bahasa. Dalam kes ini, rancangan komunikasi adalah kunci kejayaan. Cukup tanya setiap orang kapan dan bagaimana untuk menghubungi dia, dan tulis panduan untuk pertemuan, perbualan, dan permintaan persetujuan atau perubahan.

Perolehan: Apa yang akan kita beli, dan bagaimana kita akan memperolehnya?

Beberapa projek tidak mempunyai keperluan perolehan. Sekiranya kita tidak membeli, menyewa, atau memajak apa-apa, dan tidak mengekalkan perkhidmatan subkontraktor, kita boleh melewati bahagian ini. Tetapi jika kita melakukan perkara-perkara ini, kita perlu mengkoordinasikan kontrak, surat perjanjian, insurans, kepatuhan terhadap peraturan, dan sebagainya dengan rancangan projek. Itulah bagaimana kami menyusun Rancangan Perolehan Projek.

Kesepaduan

Dalam menyusun rancangan projek, integrasi mempunyai dua makna. Yang pertama adalah ini: Kita perlu memastikan bahawa semua bahagian rancangan itu bersatu. Andaikan pelanggan meminta halaman tambahan di laman web, dan kami setuju. Kemudian kita menambah sepuluh jam kerja. Tetapi adakah kita mengemas kini kos untuk menggambarkan perubahan dalam skop dan masa? Bagaimana jika 10 jam itu dikira sebagai lembur, dan menurut peraturan Sumber Manusia, kita harus membayar setengah jam? Kesemua sembilan bidang itu saling bersatu, dan, ketika kita menyusun rancangan projek, kita harus memeriksa semuanya.

Walaupun kita memeriksa semuanya, itu tidak mencukupi. Projek berubah di tengah, menjadi. Oleh itu, bahagian kedua integrasi datang setelah merancang - ia menguruskan kawalan perubahan semasa projek untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Susunkan Rancangan Projek Seterusnya

Dengan mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, anda dapat menyusun rancangan projek anda yang seterusnya. Sekiranya anda pernah merancang projek sebelum ini, anda mungkin boleh menjadikannya lebih baik, hanya dengan memperhatikan sembilan bidang tersebut.

Institut Pengurusan Projek memanggil sembilan bidang pengetahuan ini dalam pengurusan projek. Tetapi saya mendorong anda untuk memastikannya mudah. Akal akal lebih penting dalam pengurusan projek daripada pengetahuan. Luangkan masa untuk memikirkan perkara-perkara dari sembilan bidang yang memerlukan pengurusan, dan apa yang anda hasilkan akan menjadi hebat.

Sudah tentu, beberapa rancangan projek jauh lebih mudah daripada yang lain. Keunikan projek adalah faktor utama: Semakin rutin projek, semakin mudah merancangnya. Dan tentu saja, ukuran, kerumitan, dan tekanan untuk mengurangkan biaya atau memberikan dengan cepat semuanya menuntut tuntutan dalam merancang. Sekiranya anda memerlukan lebih banyak pertolongan, anda mungkin melihat buku saya Project Management Made Easy, atau melihat sumber yang tersedia dari PMI.

Gunakan Pelan Projek Anda Setiap Hari

Sebab terbesar kegagalan projek adalah kekurangan rancangan yang baik. Tahniah! Anda melewati masalah itu. Sekarang, anda sudah bersedia untuk membuat kesilapan kedua terbesar, iaitu melemparkan rancangan ke dalam laci, masuk ke tempat kerja, dan tidak memanfaatkan kerja yang telah anda lakukan dengan baik.

Semasa anda memandu di tempat yang belum pernah anda lakukan sebelumnya, adakah anda meletakkan GPS di dalam kereta anda, kemudian mengabaikannya, dan memandu sehingga anda hilang sepenuhnya. Sudah tentu tidak!

Tetapi itulah terlalu banyak pengurus projek. Menggunakan rancangan projek anda setiap hari dan setiap minggu adalah seperti mendengar GPS anda. Setiap hari, biarkan rancangan anda memberitahu anda:

• apa yang perlu dibuat hari ini
• apa yang perlu dibuat seterusnya
• apa yang perlu diberitahu kepada pasukan anda
• bila hendak menghubungi pelanggan anda dan apa yang hendak dikatakan
• apa risiko yang perlu diperhatikan dan mencegah atau menguruskannya

Setiap minggu, periksa pekerjaan yang telah anda selesaikan sesuai dengan rancangan anda dan selesaikan masalah yang timbul. Sekiranya anda hanya mengesan masa dan kos berbanding hasil, anda akan mengetahui bahawa anda terlambat dan terlalu bajet. Tetapi jika anda mengawasi enam faktor proses juga, anda akan menghadapi masalah sebelum mereka menghabiskan anggaran anda, membuat kelewatan besar, dan memperdalam enam projek anda. Dengan rancangan yang baik, anda menuju ke arah kejayaan.