Cara meningkatkan penghalaan panggilan dengan sistem telefon automatik anda

Sistem telefon boleh membuat atau memutuskan hubungan pelanggan.

Sistem telefon pejabat perniagaan harus memberi tumpuan kepada perkhidmatan pelanggan. Ia perlu menghubungkan pemanggil dengan cepat kepada orang langsung di meja perkhidmatan pelanggan yang betul.

Struktur menu sistem telefon yang tidak dirancang dengan baik dapat merosakkan hubungan perniagaan, terutama ketika seseorang melakukan panggilan dan tidak dapat melalui sistem telefon automatik hanya dengan satu atau dua penekanan tombol.

Mulakan dengan Ucapan Selamat Datang

Ucapan alu-aluan awal harus menyebut nama syarikat, sehingga pemanggil tahu mereka memanggil dengan betul.

Jangan sertakan retorik yang tidak perlu. Pemanggil anda ingin mendapatkan perniagaan, jadi jangan buang masa mereka. Berikan senarai pilihan untuk kakitangan atau jabatan dengan cepat, dan tetap ringkas dan ringkas.

Bagaimana Sistem Telefon Anda Dapat Melibatkan Pelanggan

Langkah yang paling penting adalah menghubungkan pemanggil anda dengan kakitangan yang betul dengan secepat mungkin.

Menu pilihan perlu difahami dengan jelas, jadi pemanggil tidak perlu meneka kunci apa yang harus ditekan.

Sekiranya anda pernah mempunyai pengalaman memanggil syarikat, menjangkau sistem telefon automatik mereka, dan mendapatkan jalan keluar melalui menu yang tidak berkesudahan, maka anda akan memahami pentingnya memprogram sistem telefon yang dapat ditangani oleh pemanggil dengan cepat.

Apabila pelanggan menghubungi perniagaan anda, mereka mungkin sudah mengetahui jabatan apa yang mereka mahukan. Namun, mereka mungkin tidak mengenali orang yang mereka perlukan untuk bercakap. Jadi sistem menu harus menyediakan senarai pendek jabatan.

Sebagai contoh:

Pastikan ia ringkas, dan pendekkan. Jadilah tepat dan jangan menggunakan jargon dalaman yang mungkin tidak difahami oleh orang luar. Itu hanya akan membingungkan pemanggil dan menyebabkan mereka berhenti dalam keadaan kecewa, atau membuang masa dengan menekan kekunci yang salah. Mereka perlu dipindahkan ke personel yang betul, atau lebih buruk lagi, dimasukkan kembali ke petugas automatik.

Peraturan Etika Telefon Penting untuk Perniagaan

Semasa menjawab, pegawai harus mengumumkan nama mereka atau, paling tidak, nama jabatan, sehingga pemanggil segera mengetahui bahawa mereka mendapat tempat yang tepat.

Sekiranya seorang pekerja menjawab panggilan yang tidak betul dihantarkan kepada mereka, suruh mereka bersikap sopan dan suka menolong. Kakitangan anda harus berusaha untuk menentukan bahagian yang betul yang diperlukan oleh pemanggil, dan memindahkannya ke lanjutan itu.

Buat Pemanggil Rasa Dikehendaki

Apabila pemanggil kecewa dengan sistem telefon syarikat, dan tidak dapat melakukan manuver melalui pilihan menu dengan mudah, mereka akan merasa bahawa syarikat itu tidak peduli untuk menjalankan perniagaannya. Itulah yang mendorong orang untuk tidak berniaga dengan organisasi tertentu.

Sistem telefon anda mesti melakukan tiga perkara:

Ini mesti membuatkan pelanggan mereka merasa diterima.
Ini mesti memudahkan pemanggil untuk mendapatkan apa yang mereka mahukan dengan cepat.
Ia mesti mempunyai pilihan untuk pergi terus ke orang langsung dengan menekan sifar.

Berikan Pilihan Menu Telefon Yang Diperlukan

Fikirkan tentang perkara yang biasa disebut orang, dan sertakan pilihan menu untuk memenuhi keperluan tersebut. Itu sahaja yang diperlukan untuk menjadikan sistem telefon berfungsi dengan baik.

Perancangan yang betul akan membantu mencapainya. Tanyakan kepada kakitangan anda jenis panggilan yang biasanya mereka tangani, dan bagaimana mereka menanganinya.

Maklum balas itu berharga dan memberikan idea yang membina untuk memprogram sistem menu telefon dengan betul. Dengarkan kritikan. Ini dapat membantu mengetahui bagaimana menyelaraskan dan mempermudah apa sahaja yang perlu diperbaiki.

Sahkan Ketepatan Sistem Telefon Anda

Sering kali, saya telah memanggil syarikat besar dan mendengar senarai pilihan yang membingungkan yang saling bertentangan.

Saya tidak menganggap pengaturcaraan sistem telefon selesai sehingga diuji secara menyeluruh. Sebaik sahaja syarikat melabur dalam sistem telefon baru, seseorang di jabatan teknologi harus memeriksa seberapa baik ia membimbing pemanggil.

Mereka perlu memanggil, seolah-olah mereka pelanggan, untuk mengetahui bagaimana sistem menangani panggilan. Dengan menguji setiap pilihan menu, mereka dapat menangkap dan memperbaiki segala kelemahan.

Elakkan Cakap Korporat

Beberapa syarikat mempunyai pekerja membuat dan merakam menu telefon yang asing bagi pemanggil biasa kerana mereka menggunakan Corporate Speak yang diketahui oleh kakitangan syarikat tetapi mungkin tidak jelas bagi yang lain.

Pastikan untuk mengelakkan perangkap ini, kerana akan membuat pemanggil anda kecewa dan kehilangan perniagaan mereka.

Penyelesaian terbaik adalah meminta orang luar melalui pilihan menu dan melihat apakah mereka memahami setiap arahan sepenuhnya tanpa perlu meneka maksudnya.

Cara Mengatasi Beban Sistem Telefon

Sekiranya kakitangan anda terlalu banyak sehingga sistem telefon automatik anda membuat orang menunggu terlalu lama, maka pertimbangkan untuk menambahkan ciri untuk membiarkan pemanggil memilih untuk meninggalkan nombor panggilan balik. Rakaman tersebut dapat memberitahu mereka untuk menjangkakan panggilan dalam masa x minit, dan orang yang sebenar mesti mengembalikan panggilan dalam masa itu!

Jangan menggunakan suara yang dihasilkan oleh komputer yang berpura-pura menjadi orang sebenar hanya untuk memperlahankan keadaan. Pemanggil merasakan anda menganggap mereka sebagai orang bodoh ketika mereka mendengar, "Sebentar sahaja saya mencari akaun anda."

Orang tahu itu palsu. Anda tidak mahu memberikan kesan itu.

Sentiasa Benarkan Menekan Sifar untuk Pengendali Langsung

Beberapa pemanggil mungkin tidak berada dalam kerangka pemikiran yang tepat untuk mendengarkan senarai panjang pilihan yang direkodkan. Atas sebab itu, adalah baik untuk memberikan pilihan menu sifar yang membawa terus kepada orang yang hidup.

Apabila saya menelefon syarikat, dan saya merasa tergesa-gesa, saya menekan sifar, dan saya menjangkakan untuk mendapatkan penyambut tetamu yang dapat membuat panggilan ke pejabat atau orang yang betul tanpa saya perlu mendengar menu yang panjang.

Beberapa sistem telefon automatik akan mengarahkan pemanggil ke operator langsung setelah menekan sifar beberapa kali. Saya tidak membenarkan kaedah ini. Sungguh memalukan bahawa beberapa syarikat memainkan permainan ini. Sebaiknya jadikan ia berfungsi tanpa mengecewakan pemanggil anda.

Sebagai Kesimpulan, Tunjukkan Pemanggil Anda Peduli

Sebilangan syarikat, terutamanya utiliti dan agensi kerajaan, sangat teruk dengan perkhidmatan pelanggan mereka, dan ini jelas apabila pemanggil menghadapi masalah melalui sistem telefon.

Mereka nampaknya tidak peduli, tetapi kemungkinan besar, mereka tidak mempunyai pengurus yang baik yang cukup bertanggungjawab untuk mengawasi apa yang telah dilakukan oleh pengaturcara mereka semasa menyiapkan sistem telefon.

Tidak semestinya begitu. Sistem ini harus mempercepat pemanggil, dan memberi mereka dengan cepat apa yang mereka mahukan.

Sekiranya anda mengalami sistem telefon yang tidak melakukannya untuk anda, itu adalah kesalahan pengurus. Mereka bertanggungjawab untuk mengawasi pengaturcara sistem.

Syarikat yang berusaha untuk merancang sistem telefon yang mudah digunakan akan memuaskan pelanggan yang menghargai fokus pada perkhidmatan pelanggan.