Cara mengadakan perjumpaan yang berkesan di tempat kerja

Bagaimana Mencegah Mesyuarat Menjadi Pembaziran Masa

Mesyuarat adalah salah satu cara yang paling biasa orang berkomunikasi antara satu sama lain di tempat kerja. Apabila dilakukan dengan betul, pertemuan dapat mengurangkan salah faham, menjana idea baru, menguatkan matlamat pasukan yang sama, dan menyelesaikan masalah. Di kebanyakan organisasi, mesyuarat adalah bahagian penting dalam proses membuat keputusan. Tetapi seorang pemimpin yang cerdas juga tahu bahawa setiap kali dia mengadakan mesyuarat, pekerjanya disingkirkan dari pekerjaan yang mereka telah diupah untuk dilakukan. Apabila tidak dirancangkan dan dilaksanakan dengan baik, pertemuan dapat membuat orang kecewa, merasa tidak senang, dan terlalu banyak bekerja.

Peserta harus meninggalkan mesyuarat dengan perasaan diberi kuasa dan inspirasi, tidak keliru dan kecewa. Berikut adalah beberapa petua dan cadangan untuk membantu anda memimpin perjumpaan yang berkesan dan menyeronokkan di tempat kerja. Apabila dirancang dengan teliti, pertemuan berakhir dengan semua orang merasa seperti sesuatu yang bermakna telah dicapai.

Mengadakan perjumpaan yang berkesan bermula dengan memilih tempat yang sesuai untuk berkumpul. Pastikan untuk menempah bilik mesyuarat anda lebih awal supaya bilik tersedia semasa anda memerlukannya.

9 Cara Mengadakan Mesyuarat Kerja yang Berkesan dan Produktif

1. Pilih tempat yang tepat untuk perjumpaan.

Pilih lokasi perjumpaan yang tepat dan pastikan anda telah menempahnya dengan penyangga waktu yang munasabah sebelum dan sesudah perjumpaan supaya anda dapat mengatur bilik, memberi salam kepada tetamu dan menjawab soalan mereka selepas itu. Dengan mewujudkan ruang sebelum dan selepas bahagian utama mesyuarat, anda akan mengelakkan situasi canggung di mana orang muncul sebelum anda bersedia atau mesyuarat berjalan lebih masa dan anda harus bergegas keluar dari bilik sehingga kumpulan menjadualkan selepas anda dapat bermula tepat pada waktunya.

2. Fahami jenis perjumpaan yang akan anda lakukan (dan ikuti matlamat tersebut).

Adakah ini akan menjadi perjumpaan kolaboratif di mana semua orang diharapkan dapat mengambil bahagian dalam perbincangan, atau adakah pertemuan di mana anda melakukan kebanyakan perbincangan? Secara amnya, terdapat tiga jenis perjumpaan utama berdasarkan aliran maklumat.

Mesyuarat penyebaran maklumat: Pemimpin mengemukakan fakta, menjelaskan arah dasar baru, atau menunjukkan proses atau prosedur. Mungkin ada masa bagi peserta untuk mengemukakan soalan selepas pembentangan utama tetapi sebahagian besarnya, maklumat mengalir dari atas ke bawah.
Mesyuarat pengumpulan maklumat: Pemimpin meminta input dan maklum balas daripada para peserta. Sebagai contoh, ketua jawatankuasa kecil mungkin diminta untuk memberikan hasil kajian kumpulan mereka. Atau mungkin pemimpin mesyuarat memerlukan idea untuk membantu meningkatkan proses pembuatan atau pentadbiran dan ingin memberi peluang kepada kakitangan untuk menawarkan idea mereka. Dalam perjumpaan jenis ini, aliran maklumat adalah dari peserta kumpulan hingga pemimpin.
Mesyuarat kolaboratif: Sesi sumbang saran, bengkel interaktif, perancangan strategik dan perjumpaan yang bertujuan untuk menjana idea untuk menyelesaikan masalah atau mengembangkan rancangan yang bergerak maju untuk saling aliran maklumat berulang-ulang. Dalam sesi seperti ini, pemimpin perjumpaan sering berfungsi sebagai fasilitator yang memastikan segala urusan berjalan lancar dan menyalurkan tenaga kreatif kumpulan menjadi penyelesaian berguna yang melayani seluruh organisasi.

3. Edarkan agenda terlebih dahulu.

Dengan menghantar agenda kepada semua peserta pertemuan lebih awal, orang dapat mempersiapkan diri dengan betul untuk berperanan. Mereka akan mengetahui isu-isu apa yang sedang dibincangkan, bahagian mana yang diharapkan mereka bicarakan dan siapa lagi yang akan berada dalam pertemuan itu. Cukup tidak profesional dan tidak berkesan untuk mengharapkan orang hadir dalam pertemuan yang tidak dapat mereka persiapkan. Anda menganjurkan mesyuarat perniagaan, bukan pesta kejutan, jadi pastikan anda memberikan maklumat yang jelas.

4. Jemput orang yang tepat.

Adakah anda pernah duduk dalam pertemuan dan bertanya-tanya mengapa di bumi anda berada di sana? Masalah yang dibincangkan tidak mempengaruhi jabatan anda, anda tidak mempunyai pengalaman atau pengetahuan khusus yang diperlukan untuk menyumbang dalam perbincangan atau anda mempunyai tarikh akhir yang ketat untuk projek jabatan anda sendiri dan anda tidak mempunyai masa luang. Ya, malangnya beberapa pengurus merancang pertemuan dengan pemikiran 'the more, the merrier' dan bukannya menjemput orang yang paling perlu membincangkan isu-isu dalam agenda, jemputan selimut dihantar dan orang dari semua pelosok organisasi dijangka hadir.

Sekiranya anda ingin merancang mesyuarat yang berkesan, pilihlah semasa anda menyusun senarai peserta anda. Salah satu cara untuk memutuskan apakah seseorang harus menghadiri perjumpaan adalah dengan bertanya pada diri sendiri apakah orang tersebut harus melaksanakan keputusan yang dibuat pada pertemuan itu atau tidak. Sekiranya jawapannya adalah ya, maka sertakan orang itu dalam senarai orang yang dijemput.

Perancang mesyuarat yang paling berkesan adalah orang yang menghargai masa peserta mereka sama seperti yang mereka hargai.

5. Tetapkan nada pada permulaan.

Tiba lebih awal dan siapkan bahan anda sebelum mesyuarat dimulakan. Siapkan dan uji peralatan AV anda sebelum para peserta mula tiba. Pada saat mereka berjalan melalui pintu bilik mesyuarat, anda seharusnya mempunyai masa untuk melakukan pemeriksaan dandanan cepat dan kemudian bersedia menyambut mereka dengan senyuman ramah dan ucapan yang menyenangkan. Tenangkan peserta mesyuarat anda dan pastikan mereka tahu kehadiran mereka dihargai --- ketika perjumpaan dimulakan, mereka lebih cenderung untuk memberi perhatian dan terus terlibat dengan apa yang sedang berlaku.

6. Pilih konfigurasi bilik yang tepat untuk mesyuarat.

Jenis perjumpaan yang anda lakukan (pemberian maklumat, pengambilan maklumat, atau penyelesaian masalah) akan membantu anda memutuskan cara mengatur meja dan kerusi. Sebagai contoh, dalam perjumpaan pemberian maklumat di mana satu orang paling banyak melakukan --- jika tidak semua --- dalam pembentangan, mengatur meja dan kerusi dengan gaya kelas dengan peserta menghadap ke depan adalah sesuai. Dalam perjumpaan yang lebih interaktif, seperti pertemuan penyelesaian masalah di mana anda mahu orang dapat bercakap dan mendengar satu sama lain, maka tetapan tapal kuda (persegi atau segi empat dengan tempat duduk dan kerusi di tiga sisi empat) sesuai.

7. Pastikan anda betul-betul berehat dan penuh tenaga.

Sebagai ketua mesyuarat, anda menetapkan nada bagaimana mesyuarat akan dijalankan. Sekiranya anda menguap atau mengayuh di sekitar bilik seperti bateri anda hampir habis, anda tidak boleh mengharapkan orang lain di dalam bilik untuk terus terlibat dan berminat dengan apa yang anda katakan.

8. Memberi kesegaran yang sesuai.

Sekiranya anda mengadakan perjumpaan panjang yang akan berlangsung pada waktu pagi atau petang, bila boleh, adalah idea yang baik untuk menyediakan sejenis minuman ringan seperti teh, kopi, buah dan biskut teh untuk membantu orang ramai. Paling tidak, sediakan air. Sekiranya anda tidak dapat memberikan minuman, pastikan anda berehat sebentar semasa perjumpaan supaya orang dapat makan makanan ringan mereka sendiri atau mengambil sesuatu dari kios kopi.

9. Dapatkan latihan tambahan mengenai cara menjalankan mesyuarat yang berkesan dengan mengikuti kursus dan program latihan.

Petua dan cadangan yang terdapat dalam artikel ini tentang bagaimana menjalankan pertemuan yang berkesan diilhamkan oleh organisasi yang telah mengajar kemahiran berbicara dan kepemimpinan selama hampir 100 tahun: Toastmasters International. Pada perjumpaan Toastmasters, anda bukan sahaja belajar bagaimana menenangkan ketakutan anda untuk bercakap dengan khalayak, anda juga belajar bagaimana merancang dan mempengerusikan mesyuarat, mengurus masa dengan berkesan, menangani gangguan dan memberi maklum balas dan sokongan yang bermakna kepada rakan anda. Anda juga belajar bagaimana menjaga kesegaran dan berfikir di atas kaki apabila keadaan tidak berjalan seperti yang dirancang.

Dengan mengembangkan kemahiran perjumpaan dan perencanaan acara sebagai sebahagian daripada komitmen berterusan anda untuk pengembangan profesional, anda akan membuat diri anda untuk berjaya ketika anda maju dalam karier anda. Siapa yang tidak menyukai pekerja yang dapat mengumpulkan pertemuan yang produktif dan menyenangkan dengan mahir?