Bagaimana memberi maklum balas kepada kakitangan anda

Pemimpin dan penyelia pintar tahu bagaimana memberi maklum balas yang jelas.

Pemimpin di tempat kerja yang kuat telah menguasai seni memberi maklum balas yang bermakna kepada kakitangan mereka. Berikut adalah beberapa petua mengenai cara untuk membantu anda berkomunikasi secara berkesan dengan pekerja semasa tinjauan prestasi.

Kebaikan Memberi Maklum Balas Berkesan

Apabila penyelia dan pengurus mahir memberikan maklum balas kepada kakitangannya, hasilnya biasanya positif bagi kakitangan dan ketua pasukan. Anggota kakitangan mencapai matlamat mereka. Mereka belajar kemahiran baru di sepanjang jalan ketika pemimpin memberikan bimbingan dan maklum balas mengenai apa yang berfungsi dan apa yang tidak berfungsi. Keyakinan mereka ditingkatkan, dan tenaga dan semangat mereka untuk projek mereka diperbaharui setiap kali mereka dikenali atas usaha mereka.

Apa Maklum Balas Yang Harus Di Fokus

Agar organisasi dapat berkembang dan berkembang maju, pemimpinnya mesti dapat memberikan maklum balas dengan selesa kepada anggota kakitangan. Maklum balas yang berkesan di tempat kerja umumnya memberi tumpuan kepada empat perkara utama:

Tingkah laku kakitangan: Adakah pekerja muncul tepat pada waktunya? Adakah dia menjalankan tugasnya dengan aman dan berhati-hati? Adakah dia mengikuti arahan dan memperhatikan secara terperinci?
Sikap: Adakah sikap kakitangan itu positif dan bertenaga? Atau adakah ia negatif dan lembap? Adakah kakitangan kelihatan bangga dengan pekerjaannya?
Hubungan interpersonal: Sejauh manakah pekerja dapat bergaul dengan kakitangan lain? Bagaimana cara kakitangan melayan pelanggan? Adakah pekerja menunjukkan batasan yang baik?
Kemajuan menuju matlamat yang telah ditetapkan: Seberapa baik prestasi pekerja berbanding dengan tujuan dan objektif yang telah ditetapkan?

Cara Menyampaikan Penilaian yang Bererti

Semasa menyiapkan, mempersiapkan, dan memberikan penilaian, dengan mengikuti empat langkah berikutnya, pengurus dapat memberikan maklum balas kakitangan dan sukarelawan mereka yang bermakna dan sesuai.

1. Tetapkan Matlamat yang Jelas

Salah satu langkah pertama untuk memberi maklum balas yang berkesan adalah kepada kakitangan adalah dengan menyediakan mereka untuk berjaya sejak awal. Dan kaedah terbaik untuk melakukannya adalah dengan menetapkan tujuan dan objektif yang konkrit dan kemudian menyampaikannya dengan jelas dan ringkas sebelum sesuatu projek atau tugas dilaksanakan.

2. Perhatikan Prestasi Kakitangan Tanpa Melayang terlalu Banyak

Untuk menjadi pemimpin yang berkesan yang memberikan maklum balas yang berguna kepada kakitangan, adalah penting untuk hadir dan menyokong semasa mengawasi kakitangan. Anda tidak dapat memberikan cadangan bermanfaat untuk penambahbaikan jika anda tidak meluangkan masa melihat kakitangan anda menjalankan tugas mereka sebagai 'semula jadi' di persekitaran kerja yang mungkin.

Semasa anda melihat prestasi pekerja, perhatikan dengan teliti dan teliti tentang apa yang dia lakukan dengan baik dan bidang apa yang perlu diperbaiki. Catatan yang anda ambil akan sangat berharga semasa anda menyampaikan maklum balas anda kepada anggota staf.

3. Mendaftar Secara Berkala Dengan Kakitangan Anda

Sentiasa memberi maklum balas tepat pada masanya. Cara terbaik untuk memastikan bahawa maklum balas anda kepada staf difahami dan ditindaklanjuti adalah dengan memastikan bahawa anda memberikan maklum balas prestasi sedekat mungkin dengan tindakan atau aktiviti tersebut. Dengan berbuat demikian, jika anggota kakitangan menuju ke arah yang salah, anda dapat membantu mengarahkannya kembali ke jalan secepat mungkin.

Sangat mengecewakan untuk mengerjakan projek, hampir selesai, dan kemudian meminta pengurus memberitahu anda bahawa dia fikir anda melakukannya dengan tidak betul. Pekerja itu mungkin akan menjerit, "Mengapa kamu tidak memberitahu saya lebih cepat!" di kepalanya, jika tidak mengatakannya dengan kuat.

4. Kenali Prestasi

Pemimpin yang baik tahu bahawa penghargaan dan pengiktirafan adalah tonggak untuk mewujudkan dinamik pasukan yang sihat. Pastikan bahawa anda selalu mendapat perkara positif untuk diberi komen semasa menilai pekerja.

Memberi maklum balas yang jelas dan relevan kepada kakitangan anda bukan sahaja dapat meningkatkan prestasi di tempat kerja, tetapi juga akan meningkatkan kepuasan kerja pekerja.

Cara Menjaga Maklum Balas Berguna dan Sokongan

Sentiasa ingat bahawa apabila maklum balas disampaikan dengan berkesan, ia selalu mengangkat orang daripada merobohkan mereka. Berikut adalah beberapa petua dan cadangan mengenai cara memastikan maklum balas dapat membantu dan menyokong.

1. Mengakui Kemajuan

Maklum balas yang berkesan mesti selalu merangkumi menyedari peningkatan yang telah dibuat oleh pekerja sepanjang projek atau tempoh penilaian.

2. Gunakan Pengiktirafan sebagai Alat untuk Mengilhami Orang Lain

Apabila disampaikan dengan cara yang adil dan sopan, berkongsi pencapaian dan kejayaan ahli pasukan dengan anggota kakitangan yang lain dapat membantu memberi inspirasi kepada mereka untuk terus melakukannya. Mengenali seorang kakitangan di hadapan anggota kakitangan yang lain tidak boleh dilakukan dengan tujuan untuk memalukan orang yang berprestasi buruk. Itu mungkin akan menimbulkan perasaan benci kerana sebilangan pekerja akan dilihat diperlakukan lebih baik daripada pekerja yang lain.

3. Berikan Contoh Khusus Apa yang Pekerja Lakukan dengan Baik

Dengan cara itu akan lebih mudah bagi mereka untuk terus melakukan tugas tertentu dengan baik. Sekiranya anda menggunakan pernyataan dan frasa yang luas seperti “Itu adalah persembahan hebat yang anda sampaikan kepada pihak berkepentingan kami minggu lalu, anda hanya memberi pujian dan bukan maklum balas yang dapat digunakan untuk membantu pekerja terus ke arah yang betul.

Sebagai gantinya, cuba sebut sesuatu yang spesifik seperti "Saya dapat melihat dari infografik yang anda rancang bahawa anda benar-benar memahami struktur pengurusan rantaian bekalan. Saya fikir slaid anda disusun dengan baik, mudah difahami, dan ditulis dalam bahasa yang dapat difahami oleh penonton. Anda tidak menggunakan terlalu banyak jargon dan saya rasa ini dapat membantu orang menyerap maklumat dengan lebih mudah. "

4. Menyatakan Syukur

Terima kasih atas usaha pekerja anda. Beri mereka satu atau dua contoh bagaimana kerja baik mereka memberi kesan positif kepada organisasi.

5. "Basuh. Bilas. Ulangi."

Pastikan anda mendorong pekerja anda untuk terus melakukan lebih banyak pekerjaan baik yang sama.

Cara anda bercakap dengan pekerja anda semasa penilaian boleh memberi kesan besar kepada sama ada pekerja tersebut berjaya menyatukan maklum balas ke dalam pekerjaan mereka atau tidak.

Petua Memberi Maklum Balas

Bukan hanya apa yang anda katakan, tetapi bagaimana anda mengatakannya.

Berhati-hatilah dengan ungkapan-ungkapan yang sesuai. Membuat pernyataan menyeluruh seperti "Pemimpin yang baik tidak…" atau "Sekiranya anda baru saja melakukan ini, bukannya…"
Ingatlah untuk siapa anda bercakap: diri anda sendiri. Anda tidak menilai pekerja bagi pihak dunia. Gunakan frasa "Saya" orang pertama seperti "Saya rasa…" atau "Dalam pengalaman saya…" Walaupun anda adalah Ketua Pegawai Eksekutif tertinggi syarikat terbesar di dunia, anda masih boleh bercakap sendiri.
Jangan memperlekehkan pendapat anda. Semasa memberi maklum balas kepada kakitangan, tetap fokus dan jangan mengulang item yang telah anda bincangkan dalam perbualan. Melakukannya boleh terdengar seperti pekerja itu dihina. Matlamat anda adalah untuk menyampaikan keprihatinan anda, bukan berulang kali mengenai perkara negatif.
Jangan gunakan mutlak dalam penilaian anda. Frasa yang menggunakan mutlak termasuk "anda tidak pernah" atau "anda selalu". Jarang sekali orang berkelakuan sama berulang kali. Bersikap realistik mengenai penilaian anda. Untuk memberi label dan pekerja dengan mutlak, sama ada positif negatif, memberi tekanan prestasi yang mustahil kepada individu. Sebagai contoh, jika pekerja mendengar bahawa anda percaya bahawa dia selalu terlambat, sepertinya anda sudah membuat penilaian mengenai pekerja itu, jadi di mana terdapat insentif untuk membetulkan tingkah laku.

Hormati maruah pekerja anda. Sekiranya anda perlu memberi maklum balas tegas mengenai prestasi pekerja, lakukan secara tertutup. Tidak perlu menjerit, memalukan atau mempermalukan pekerja di hadapan orang lain. Bukan sahaja melayan pekerja dengan tidak sopan di hadapan orang lain akan merosakkan keyakinan dan motivasi individu, malah orang lain yang menyaksikan penamaan dan malu anda juga akan terjejas. Tugas anda sebagai pemimpin adalah memupuk suasana hormat, selamat, sihat di tempat kerja.

Dari buku panduan Penilaian Berkesan: Petua dan Teknik untuk Memberi Penilaian Berguna yang diterbitkan oleh Toastmasters International.

Seorang pekerja harus merasa berdaya dan termotivasi untuk melakukan yang terbaik pada akhir penilaian.

Penilaian Membantu Kedua Kakitangan dan Pengurus Mencapai Matlamat Mereka

Meluangkan masa untuk mempersiapkan dan memberikan penilaian yang bermakna terhadap prestasi kerja seseorang pekerja bukan sahaja dapat memperkuat dan meningkatkan kemampuan pekerja untuk melakukan tugasnya, tetapi akan membantu anda sebagai pengurus atau penyelia mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi anda untuk anda!