Cara memformat dan menulis surat perniagaan profesional

Surat perniagaan adalah ritual harian bagi sesetengah orang.

Oleh Petar Miloševi? (Kerja sendiri), CC-BY-SA-3.0, melalui Wiki Commons

Komunikasi perniagaan adalah kunci untuk menjalankan syarikat yang menguntungkan dan dihormati. Surat perniagaan adalah ritual harian bagi banyak perniagaan dan pekerja mereka. Surat perniagaan boleh membuat atau memutuskan perjanjian perniagaan, dan jelas, surat yang ditulis dengan lebih baik dapat membuat perjanjian itu.

Contoh format surat perniagaan profesional. Nombor merujuk kepada komponen utama surat perniagaan.

Teresa Coppens, 2012

Komponen Utama Surat Perniagaan Hebat

Terdapat sepuluh komponen utama surat perniagaan yang hebat:

Alamat penghantar
Tarikh
Alamat penerima
Kesan pertama yang baik (memberi salam)
Sebab penulisan (isi surat)
Berakhir pada surat
Merujuk kepada hubungan masa depan
Penutupan surat
Penutup
Permulaan jurutaip

1. Alamat Pengirim

Komponen ini sering disertakan pada kop surat syarikat. Walau bagaimanapun, jika anda tidak menggunakan kop surat, alamat pengirim muncul dibiarkan dibenarkan dua inci dari bahagian atas halaman. Sertakan hanya alamat jalan, kota, dan poskod diikuti dengan nombor telefon kenalan, nombor faks, dan alamat e-mel, jika ada. Fon yang sesuai untuk surat anda mestilah mudah dibaca dan formal. Fon yang diterima secara meluas adalah Times New Roman, saiz 12 yang merupakan fon konservatif.

2. Tarikh

Komponen ini digunakan untuk menunjukkan tarikh surat itu ditulis. Sekiranya anda memerlukan beberapa hari untuk menyusun surat itu, maka gunakan tarikh surat itu selesai. Semasa menulis surat kepada syarikat di Amerika Syarikat, gunakan format tarikh Amerika yang meletakkan bulan sebelum hari itu (12 April 2012). Garis data harus dibiarkan dibenarkan dan muncul satu baris di bawah Alamat Pengirim.

3. Alamat Penerima

Tinggalkan satu baris kosong selepas alamat pengirim diikuti dengan alamat penerima yang juga harus dibiarkan dibenarkan. Untuk alamat antarabangsa, taipkan nama negara dengan huruf besar pada baris terakhir. Sekiranya anda boleh menulis kepada individu tertentu. Hubungi syarikat atau bercakap dengan pekerja dari syarikat jika anda tidak mempunyai nama orang tersebut. Sertakan tajuk peribadi yang tepat seperti Ms., Mrs, Mr., atau Dr. Sekiranya anda ragu-ragu mengenai pilihan wanita untuk tajuk peribadi, gunakan Ms.

4. Kesan Pertama yang Baik (Salam)

Kesan pertama anda pada pembaca akan memberi salam kepada surat anda. Pastikan nama dan tajuk orang itu tepat dan dieja dengan betul. Sekiranya mustahil untuk mencari nama orang itu, "Tuan atau Puan:" Sekiranya anda tidak pasti mengenai jantina orang itu, anda boleh menggunakan nama penuh untuk memberi salam. Contohnya, anda mungkin menulis Chris Chris yang terhormat: jika anda tidak pasti mengenai jantina Chris. Nama dalam salam anda harus sama dengan nama yang digunakan untuk Alamat Penerima. Tinggalkan satu baris kosong selepas memberi salam.

5. Sebab untuk Menulis Surat Perniagaan (Badan Surat)

Surat perniagaan boleh ditulis kerana banyak sebab, seperti:

Pertanyaan (untuk meminta maklumat)
Permintaan (untuk meminta seseorang melakukan sesuatu)
Maaf (minta maaf)
Aduan (untuk mengadu masalah)

Dengan menulis surat pertanyaan atau permintaan, Anda dapat memulai surat Anda dengan mengatakan, "Mungkinkah Anda…" atau "Saya akan berterima kasih jika anda…" Ketika memberikan berita buruk atau meminta maaf, Anda harus bersikap bijaksana dan sopan, memberikan alasan untuk masalah itu. "Sayangnya kami tidak dapat memproses pesanan anda tepat pada waktunya kerana…" atau "Sayangnya kami tidak dapat bertemu dengan anda pada masa ini kerana banyak komitmen sebelumnya."

Gunakan format blok semasa menulis surat anda. Jangan inden perenggan tetapi buat ruang tunggal. Tinggalkan satu ruang kosong di antara perenggan. Adalah sangat penting semasa menulis surat perniagaan untuk mengingat bahawa ringkasnya adalah kunci. Pada perenggan pertama, buka dengan ramah dan kemudian nyatakan tujuan anda secara bertulis. Perenggan seterusnya harus memberikan perincian yang membenarkan alasan penulisan. Perenggan ketiga boleh memberikan maklumat latar belakang dan perincian sokongan.

6. Menamatkan Surat Perniagaan

Perenggan penutup harus menyatakan semula maksud surat dan jika perlu meminta beberapa jenis tindakan. "Sila hubungi kami jika ada pertanyaan lebih lanjut." "Saya ingin bertemu dengan anda sesuka hati anda untuk membincangkan perkara ini lebih jauh." Juga, jika dokumen harus dilampirkan, itu harus ditunjukkan dalam perenggan penutup. "Sila cari tertutup…"

7. Membolehkan Perhubungan Masa Depan

Perenggan penutup juga harus merujuk pada kontak di masa depan, seperti, "Saya tidak sabar untuk bertemu dengan Anda pada hari Rabu depan."

8. Penutupan Surat

Penutupan surat anda bergantung pada hubungan anda dengan penerima. 'Hormat kami,' jauh lebih formal daripada 'Hormat kami,'. Sekiranya pembaca terkenal kepada anda, maka 'Salam,' boleh digunakan. Setelah penutupan yang sesuai diikuti dengan koma, tinggalkan empat baris untuk tanda tangan anda kemudian taipkan nama dan kedudukan anda.

9. Penutup

Sekiranya lampiran disertakan dengan surat, nyatakan ini dengan menulis 'Enc.' satu baris di bawah penutup. Sekiranya sejumlah dokumen disertakan, adalah wajar untuk menamakan setiap dokumen.

10. Permulaan Jurutaip

Sekiranya anda menulis surat itu tetapi orang lain menaipnya atau anda telah menaip huruf tersebut untuk orang lain, inisial pengetik akan muncul setelah lampiran. Sekiranya anda adalah pengirim dan menaip surat itu sendiri, hilangkan inisial pengetik.

Ambil masa anda!

Surat perniagaan profesional mengikuti garis besar formal yang memberi mereka penampilan yang baik. Walau bagaimanapun, kandungan adalah ciri terpenting yang akan memastikan hasil positif bagi tujuan surat anda. Ejaan dan tatabahasa anda sangat mustahak. Oleh itu, baca semula karya anda dua atau tiga kali sebelum menghantar. Pastikan ungkapan anda sopan, bijaksana dan tepat. Eksekutif mempunyai kekangan masa dan tidak mungkin menghabiskan masa membaca prosa yang menggegarkan dan mengambil masa yang terlalu lama untuk mencapai maksudnya. Luangkan masa untuk mengikuti panduan dalam artikel ini dan edit isi ringkas anda dengan teliti, dan hasilnya adalah surat profesional.