Cara melakukan peruntukan sumber dalam excel

Pengenalan

Perancangan sumber boleh menjadi salah satu aspek yang paling mencabar dalam pengurusan projek, terutama jika anda meminta untuk melakukannya untuk beberapa pasukan projek di seluruh organisasi dalam jangka masa yang panjang. Sekiranya anda mempunyai Microsoft Project Server, anda dapat melakukan peruntukan sumber dengan cukup mudah kerana Microsoft Project Server dapat melihat semua projek di organisasi anda dan memberitahu anda di mana sumber tertentu diperuntukkan. Walau bagaimanapun, edisi standard Microsoft tidak membenarkan anda melakukannya, dan pada ketika itu lebih mudah untuk merujuk jadual projek anda di Microsoft Project atau di tempat lain, dan membina dokumentasi peruntukan sumber anda di Excel. Artikel ini membimbing anda dalam semua perkara yang anda perlukan untuk melakukan dokumentasi sumber dalam Microsoft Excel.

Mengusahakan peruntukan sumber terasa seperti anda menyelesaikan teka-teki yang sangat besar.

Bina Senarai

Langkah pertama adalah membina senarai semua sumber yang akan anda tanggung. Sekiranya ini adalah untuk satu projek atau jabatan kecil, anda mungkin boleh melakukannya sendiri, tetapi jika anda melakukan peruntukan sumber untuk jabatan besar di mana pekerja mengerjakan ratusan projek, anda mungkin perlu melalui jabatan sokongan untuk memastikan bahawa anda mempunyai senarai nama lengkap. Minta seseorang menyemak senarai itu. Anda tidak mahu mula menggerakkan orang dan menyesuaikan garis masa projek, hanya untuk mengetahui bahawa ada orang lain yang dapat mengisi beberapa lubang.

Faktor dalam Kerja Sokongan

Di beberapa syarikat, pekerja yang mengerjakan projek juga melakukan kerja sokongan yang mencukupi. Peratusan kerja sokongan yang dilakukan oleh pekerja berbeza dari syarikat ke syarikat, dan dari pekerja ke pekerja. Penting untuk memahami berapa peratus kerja sokongan yang anda perlukan untuk memasukkan nombor bagi setiap pekerja sepanjang hari kerja atau minggu kerja sepanjang tempoh yang anda peruntukkan sumber. Dan jika anda bukan orang yang cukup akrab dengan beban kerja pekerja, pastikan anda mendapat maklumat tersebut dari seseorang yang semestinya. Sekiranya anda membuat tekaan dan salah, ia akan membuang nombor anda dengan cara yang besar yang boleh menyebabkan banyak kesakitan.

Apa yang Harus Dilakukan Apabila Projek Tidak Bekerja

Ketahui Tempoh Yang Anda Peruntukkan

Sebagai titik penjelasan, selalu pastikan tempoh yang anda minta untuk memperuntukkan sumber. Meramalkan di mana orang akan berada dalam masa terdekat adalah perkara yang lebih mudah dilakukan, tetapi semakin jauh di jalan yang diminta untuk anda perhatikan, semakin besar risiko anda salah, dan jika anda tidak perlu memasukkan nombor di luar sana, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk tidak melakukannya.

Kumpulkan Jadual Projek

Ramalan yang anda lakukan sebagai sebahagian daripada peruntukan sumber daya menjadi lebih tepat jika anda mempunyai jadual projek penuh sebagai input. Walaupun projek ini belum dimulakan secara rasmi, anda seharusnya dapat mengumpulkan jadual projek tahap tinggi yang tidak dapat dilupakan, yang memanggil semua tugas yang diketahui yang perlu dilakukan. Namun, pada tahap itu, pekerjaan pembangunan kemungkinan akan menjadi sebahagian besar masa tanpa perincian, sebagai struktur pemecahan kerja yang memperincikan semua tugas belum akan selesai. Tetapi anda harus tetap dapat mengumpulkan nama-nama individu yang melakukan kerja pengembangan, dan juga nama-nama individu yang berkaitan dengan semua tugas lain. Setelah meninjau kes perniagaan dan perbualan dengan entiti perniagaan yang meminta projek itu, anda 'Saya akan merasakan kerumitan projek yang sangat tinggi dan dapat meramalkan jangka masa untuk setiap tugas dari itu. Sekiranya projek itu sudah dalam penerbangan dan ada struktur pemecahan kerja yang memanggil semua tugas yang berkaitan dengan kerja pembangunan, maka anda akan mempunyai maklumat yang lebih terperinci mengenai siapa yang akan mengerjakan apa dan kapan.

Meratakan sumber adalah langkah terakhir yang penting dalam mengusahakan peruntukan sumber daya, kerana ia membantu perniagaan memahami kapan meningkatkan tenaga kerja mereka ke atas dan ke bawah, dan ini membantu pengurus projek mengatur jadual projek yang realistik.

Juara Kepimpinan dan Pengurusan Projek

Bina Hamparan Peruntukan Sumber Anda

Langkah-langkah untuk menyalurkan semua maklumat yang anda kumpulkan ke dalam spreadsheet peruntukan sumber di Excel adalah seperti berikut:

Buka buku kerja baru di Excel dan buat helaian baru untuk setiap sumber yang perlu anda buat ramalan.
Pada helaian pertama memulakan beberapa baris ke bawah, mulailah memasukkan nama-nama projek yang akan diusahakan oleh individu di lajur pertama, dengan setiap projek berjalan dalam barisnya sendiri.
Di baris kosong betul-betul di atas tempat anda memasukkan projek pertama anda, langkau ke sel kedua dalam baris, dan mulailah memasukkan sama ada hari individu atau julat tarikh satu minggu untuk tempoh yang anda perlukan untuk melakukan peruntukan sumber untuk merentasi baris tersebut. Pada akhirnya, ini bergantung pada seberapa terperinci yang anda mahu, atau atasan anda ingin dapatkan.
Buka jadual projek untuk projek pertama dalam senarai anda, dan tapis hanya untuk tugas yang terlibat dengan sumber yang anda lihat. Cari tempoh untuk tugas pertama yang terlibat dengan sumber, dan pusingkan ke dalam spreadsheet peruntukan sumber yang anda buat. Navigasikan ke sel di baris projek yang sesuai dengan rentang hari atau satu minggu itu, dan kemudian masukkan jumlah jam melihat sumber itu dimasukkan dalam jangka masa tersebut. Ulangi langkah ini untuk semua tugas di semua projek untuk semua pekerja.
Masukkan formula di bahagian bawah setiap hari atau lajur julat tarikh satu minggu yang menjumlahkan jumlah bilangan kita di lajur itu yang juga menjadi faktor dalam kerja sokongan yang diperlukan untuk sumber tersebut.
Kaji jumlahnya. Sekiranya anda menggunakan satu hari kerja biasa, daripada hari mana pekerja kelihatan lebih dari lapan jam adalah bendera merah dan perlu dilihat. Adalah sangat biasa untuk mendapatkannya semasa anda menjumlahkan jumlahnya, dan ini sangat menyoroti bagaimana kebanyakan organisasi memperuntukkan sumber mereka dan tidak menyedarinya sehingga mereka menjalani latihan seperti ini.
Ratakan sumber anda. Di sinilah anda menjalani latihan baik mengalihkan pekerjaan kepada orang lain atau memperpanjang jangka masa tugas sehingga semua orang diperuntukkan dengan tepat.