Cara mengagihkan tugas kepada pegawai bawahan

Mendelegasikan tanggungjawab menunjukkan kepercayaan penyelia terhadap suboridnya.

Pengarang

Seni Perwakilan

Dengan anggaran yang rendah dan lebih sedikit pekerja untuk melakukan jumlah pekerjaan yang sama, majikan terpaksa belajar bekerja dengan lebih sedikit. Hakikatnya, cabaran ekonomi sejak beberapa tahun kebelakangan ini memerlukan perubahan dalam cara majikan menjalankan perniagaan. Pengurus terpaksa menyerahkan tugas kepada pekerja bawahan dan menugaskan semula pekerjaan kerana beban kerja yang berat yang tidak lagi dapat ditangani oleh satu orang. Tempat kerja tidak seperti dulu. Majikan telah mempelajari cara baru untuk melakukan perniagaan lama sambil terus berkembang. Seni perwakilan adalah alat yang sering digunakan oleh pengurus selama bertahun-tahun kerana mereka tahu bahawa mereka tidak dapat melakukan semuanya. Apabila kerja didelegasikan dengan tepat, pengurus dapat memenuhi tujuan organisasi dengan cara yang cekap dan berkesan. Selepas itu,pekerja mendapat manfaat daripada dapat bersinar ketika mereka berkembang dan berkembang secara profesional dari pengalaman tersebut.

Apakah Definisi Perwakilan?

"Delegasi," seperti yang didefinisikan oleh Kamus Merriam-Webster Percuma, adalah "tindakan memberi kuasa untuk bertindak untuk orang lain."

Tugas Apa Yang Mungkin Anda Delegasikan kepada Bawahan?

Di tempat kerja, penyelia sering menyerahkan tanggungjawab, tugas, atau tugas tertentu kepada pekerja. Pemberian tugas tersebut membolehkan pekerja ini membuat keputusan tertentu yang biasanya tidak akan mereka buat. Tindakan memberdayakan pekerja untuk melaksanakan tugas atau mengambil alih tanggungjawab adalah sumber yang baik untuk mana-mana organisasi kerana membolehkan pekerja memperoleh pengalaman kerja yang berharga. Pengalaman praktikal yang akan diperoleh dengan benar-benar melakukan kerja, berbanding melihat orang lain melakukannya, boleh memberi manfaat.

Di beberapa organisasi, penyelia enggan menyerahkan tanggungjawab. Bagi penyelia ini, terdapat keperluan untuk mengawal sepenuhnya segala sesuatu di bawah kuasa mereka. Yang lain mengambil falsafah pengendalian ini lebih jauh dengan menganggap bahawa satu-satunya cara untuk menyelesaikan sesuatu adalah dengan melakukannya sendiri. Untuk berfikir bahawa seseorang boleh melakukan semuanya sendiri adalah kebodohan kerana memerlukan usaha seluruh pasukan untuk benar-benar berjaya. Sebab-sebab penyelia menyerahkan tanggungjawab kepada pekerja bawahan berbeza-beza. Walau bagaimanapun, hasil akhirnya dapat memberi manfaat kepada pekerja, penyelia dan tempat kerja.

Mengapa Penyelia Perwakilan?

Penyelia memilih untuk menyerahkan tugas kepada pekerja bawahan dengan pelbagai alasan. Sebab biasa untuk mewakilkan adalah:

Peluang untuk pertumbuhan profesional - Pekerja yang diberi tanggungjawab baru diberi kesempatan untuk unggul dalam tugas yang telah dipercayakan kepada penjagaan dan arahan mereka. Penyelia yang mewakilkan tugas tertentu memilih seseorang yang dapat melaksanakan tugas dengan cara yang akan membawa kepada hasil yang berjaya.
Latihan silang - Penyelia pintar mengetahui bahawa organisasi yang berkesan merangkumi kakitangan yang lengkap yang boleh melangkah masuk ketika pengawas keluar kerana sakit atau bercuti. Mendelegasikan tugas memungkinkan peluang ini.
Projek dan tugas baru untuk majikan - Sekiranya organisasi diberi tanggungjawab baru, penyelia mungkin menganggap tugas baru itu sebagai peluang yang baik untuk penyerahan tanggungjawab baru. Oleh kerana tugas yang dilimpahkan seharusnya menjadi tugas penyelia, tugas baru mungkin sesuatu yang baru bagi organisasi yang memerlukan ketekunan bawahan dengan pengawasan penyelia. Walaupun pengawas tidak boleh sombong atau meneliti setiap langkah, penyelia harus menyediakannya sekiranya bawahan dengan tugas yang baru didelegasikan memerlukan bantuan atau arahan.
Kakitangan yang terhad dalam organisasi - Kurangnya kakitangan dari kekangan belanjawan memerlukan organisasi untuk menetapkan tugas dari semasa ke semasa. Penyelia sering menilai staf mereka atas kekuatan dan kelemahan mereka untuk menentukan orang terbaik untuk melaksanakan tugas yang diberikan. Oleh kerana pengawas akan tegang untuk terus menjadi "tangan" dalam banyak pekerjaan, seringkali menjadi mustahak untuk menyerahkan beberapa tanggungjawab kepada pegawai bawahan.
Perlu menunjukkan sokongan kepada pasukan - Perwakilan tanggungjawab menunjukkan keyakinan yang dimiliki oleh penyelia untuk orang bawahannya di bawah pengawasan mereka untuk mengambil alih tanggungjawab tersebut.

Intinya bagi kebanyakan penyelia ialah mereka tidak dapat melakukan semuanya sendiri. Mana-mana penyelia yang berfikir bahawa mereka boleh bodoh kerana memerlukan sumbangan semua orang dalam pasukan agar organisasi berjaya. Penyelia harus ingat bahawa ketika pekerjanya bersinar, begitu juga mereka. Di samping itu, dengan memberikan tanggungjawab tertentu kepada pekerja, penyelia menunjukkan kepercayaan dan kepercayaan mereka kepada pasukan. Setiap pekerja dalam organisasi mempunyai sumbangan untuk menjayakan organisasi. Untuk berfikir bahawa apa-apa matlamat yang dicapai atau kejayaan yang dialami bukan disebabkan oleh pekerja yang membantu mencapai tujuan tersebut adalah pandangan pengawas. Kepemimpinan yang hebat diperlukan untuk tujuan memimpin dan memberi contoh yang baik untuk pasukan. Walau bagaimanapun,memerlukan usaha seluruh pasukan untuk berjaya. Memberi tugas kepada kakitangan yang sesuai akan membantu penyelia memimpin orang lain ke arah pengembangan profesional mereka sendiri.

Memilih Orang yang Tepat untuk Pekerjaan

Setelah pengawas menentukan perlunya penyerahan tanggungjawab, langkah seterusnya adalah memilih orang yang terbaik untuk tugas tersebut. Mendelegasikan tugas kepada pekerja mesti dilakukan dengan cara yang memastikan pengalaman yang berjaya bagi pekerja yang diamanahkan dengan peluang baru. Walaupun terdapat banyak tahap tanggungjawab dan kepentingan tugas yang ditugaskan semula, ada beberapa perkara serupa yang harus dipertimbangkan oleh pihak penyelia. Beberapa perkara berguna yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan untuk menyerahkan tanggungjawab adalah:

Jangan sekali-kali menyerahkan tugas kepada bawahan dalam keadaan marah. Biarkan kepala yang lebih sejuk menang dengan benar-benar memeriksa sifat pekerjaan, dan siapa yang ada dalam tim memiliki kemampuan untuk berhasil dalam melaksanakannya. Memberi tugas tidak boleh dilakukan dalam keadaan marah atau sebagai hukuman.
Pilih orang yang mempunyai pengalaman dan latihan yang berkaitan. Untuk memilih orang yang terbaik untuk tugas itu, penyelia harus melihat pengalaman, pendidikan dan latihan yang dimiliki oleh setiap ahli pasukan. Oleh kerana penyelia mahukan pekerja berjaya, adalah penting untuk memilih pekerja yang mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikan.
Jangan ambil jawapan sebagai jawapan. Oleh kerana peluang untuk memikul tanggungjawab itu agak menakutkan bagi pekerja yang terpilih, adalah perlu untuk menawarkan tugas dengan cara yang menyokong untuk memberitahu pekerja bahawa mereka tidak akan "dilemparkan kepada serigala". Sebaliknya, penyelia harus sentiasa berkomunikasi untuk menunjukkan sokongan kepada pekerja ini dan kepercayaan mereka bahawa mereka akan menyelesaikan pekerjaan.
Ganjaran prestasi yang baik. Mendelegasikan tugas adalah peluang untuk memberi penghargaan kepada prestasi yang baik dan menawarkan kesempatan baru untuk melihat seorang pekerja bersinar dan berkembang secara profesional.
Jangan biarkan bias peribadi menjadi faktor penentu pemilihan pekerja. Penyelia mesti selalu memilih pekerja dengan cara yang hanya untuk tujuan perniagaan sahaja. Meninggalkan semua bias daripada pemilihan pekerja adalah yang terpenting kerana tugas ini dilihat sebagai keuntungan. Delegasi tidak boleh menjadi kesempatan untuk pilih kasih.

Komunikasi Penting

Setelah keputusan perwakilan dibuat, dan bawahan telah dipilih, adalah penting bagi penyelia untuk memeriksa semula pekerja secara berkala untuk menawarkan sokongan atau bimbingan yang diperlukan. Komunikasi dengan pekerja itu menjadi penting kerana ia menawarkan peluang lain untuk memperlihatkan kepercayaan yang mempercayakan tanggungjawab yang diberikan kepada pekerja. Penyelia boleh memilih untuk meminta pekerja ini memberikan kemas kini berkala mengenai kemajuan tugas. Di samping itu, semasa mesyuarat berkala dan mesyuarat penilaian prestasi tahunan, penyelia dapat memberikan beberapa maklum balas penting tentang bagaimana tanggungjawab yang diberikan. Pekerja akan menghargai peluang untuk memberikan maklum balas kepada penyelia.

Perwakilan Dapat Memperkukuhkan Tempat Kerja

Seperti yang telah disebutkan di atas, setiap pekerja di tempat kerja mempunyai sumbangan yang berharga untuk mencapai tujuan tempat kerja. Ikatan yang diperkukuhkan yang akan wujud antara penyelia dan pekerja akan menjadi hasil langsung dari pengalaman yang diperoleh oleh pekerja setelah diberi tugas yang didelegasikan. Keperluan pekerja dan penyelia untuk saling bekerjasama untuk menyampaikan segala masalah yang berlaku akan berpuas hati apabila kedua-dua pekerja dan penyelia bertemu secara berkala untuk membincangkan kerja yang sedang dilakukan. Hubungan kerja pasti dapat diperbaiki kerana kepercayaan terjalin secara berkala antara penyelia dan bawahan. Majikan yang menggunakan perwakilan dengan alasan yang sesuai dan bagi individu yang dapat melaksanakan tanggungjawab akan lebih berjaya kerana prestasi penyelia dan bawahan yang bersatu.