Cara perwakilan secara berkesan di tempat kerja

Adakah anda lemas di lautan kertas kerja?

Pada akhir setiap hari kerja, adakah anda mengetahui jumlah perkara yang belum disenaraikan dari senarai 'Yang Perlu Dilakukan'?

Adakah anda merasa terharu dengan semua komitmen yang telah anda buat kepada orang lain?

Pada masa yang sama, semasa anda tertekan tentang berapa banyak yang harus anda lakukan, adakah anda merasa ingin membiarkan orang lain melangkah untuk membantu anda?

Sekiranya ini terdengar seperti anda, sudah tiba masanya untuk mempelajari seni perwakilan yang berkesan.

Adakah kerja menumpuk di meja anda? Itu petanda bahawa anda perlu mula mengutamakan masa anda dan memberikan lebih banyak pekerjaan kepada kakitangan anda.

Pixabay.com

Perwakilan adalah Penting

Sekiranya anda berada dalam posisi kepemimpinan di tempat kerja, anda mesti belajar bagaimana menyerahkan tugas kepada staf dengan cara yang adil dan berkesan, jika tidak, anda akan menjadi orang yang merasa terbeban dan mula berprestasi rendah.

Sebab yang paling biasa orang tidak menyerahkan lebih banyak pekerjaan kepada orang lain, walaupun mereka dikebumikan di bawah gunung kertas kerja, adalah takut melepaskannya. Mendelegasikan tugas kepada pekerja, rakan atau ahli keluarga bermaksud anda harus menyerahkan keperluan anda untuk mengawal hasilnya.

Apakah definisi perwakilan?

Menurut pelbagai kamus, kata kerja perwakilan bermaksud menghantar atau melantik sebagai timbalan atau wakil; untuk memberikan (kuasa, fungsi, dll.) kepada yang lain; untuk memindahkan kuasa kepada seseorang atau untuk memberi kuasa. Dengan definisi seperti ini, adakah menghairankan bahawa ada orang yang takut untuk menyerahkan pekerjaan kepada orang lain, walaupun mereka dihanyutkan?

Perwakilan yang efektif, bagaimanapun, bukan mengenai menyerahkan kawalan atau melepaskan peranan kepemimpinan. Ini mengenai memilih orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang betul sehingga semua orang mencapai tujuan bersama.

Bagaimana anda memutuskan tugas mana yang harus diberikan kepada orang lain dan tugas mana yang harus disimpan dalam folio kerja anda? Semasa memilih projek yang anda perlukan seseorang untuk diselesaikan bagi pihak anda, ingatlah bahawa kepemimpinan bukan mengenai memunggah projek yang membosankan yang tidak anda mahu lakukan. Orang yang berjaya seperti ini cenderung mengurus dengan kuasa, dan bukannya memimpin dengan teladan. Sekiranya anda memberikan pekerjaan yang tidak akan anda sentuh dengan tiang sepuluh kaki, kakitangan anda akan mengetahuinya. Perwakilan yang berkesan adalah untuk mengetahui apa keutamaan kerja anda - bukan pilihan anda - dan kemudian memutuskan di mana masa dan tenaga anda sangat diperlukan. Berikut adalah beberapa contoh tugas yang harus didelegasikan:

• Jalankan pekerjaan yang merampas masa dan sumber yang anda perlukan untuk menangani masalah yang lebih besar.
• Delegasikan projek yang anda tidak mahir. Kepemimpinan yang sejati tidak bermaksud anda perlu menjadi pakar dalam segala hal. Menjadi pemimpin adalah mencari tahu siapa ahli di tengah anda dan kemudian merekrut mereka untuk membantu anda menyelesaikan tugas. Mengapa menghabiskan 8 jam bermain-main dengan program reka bentuk grafik apabila ada seseorang di jabatan anda yang mengetahui perisian reka bentuk di dalam dan dapat menyelesaikan pekerjaan pada 1/10?
• Jangan bertahan dengan tugas yang tidak mencabar anda untuk bekerja lebih keras, lebih pintar dan lebih cekap. Perhatikan "projek membuat kerja" yang dapat menipu anda untuk merasa sibuk tanpa benar-benar memajukan anda.

Pemimpin yang berkesan tahu bahawa mewakilkan tugas adalah kemahiran pengurusan masa yang penting.

Pixabay.com

Bagaimana cara mendelegasikan kerja kepada orang lain dapat meningkatkan peluang anda untuk dipromosikan?

Menugaskan pekerjaan kepada orang lain memberi anda peluang untuk memfokuskan usaha anda pada projek yang menunjukkan bakat semula jadi anda ditunjukkan.

• Berikan tugas kakitangan anda yang akan mencabar mereka dan buat mereka merasa seolah-olah mereka memberikan sumbangan yang bermakna kepada syarikat. (Kerana mereka adalah!)
• Selalu, selalu, selalu mengakui dan memberi penghargaan sewajarnya kepada orang yang telah menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Jangan sekali-kali memuji pekerjaan orang lain, walaupun anda adalah ketua projek. Cara terpantas untuk melemahkan kemampuan anda untuk memimpin orang lain adalah secara konsisten gagal untuk berterima kasih dan mengakui usaha orang lain.
• Fahami keterangan kerja orang yang anda minta untuk membantu anda. Adakah anda mempunyai kuasa untuk meminta bantuan mereka atau adakah mereka melaporkan kepada orang lain? Terima kasih bahawa orang yang anda minta untuk menolong anda mungkin harus mengatakan tidak kerana mereka melapor kepada orang lain. Cobalah untuk menjaga hubungan komunikasi terbuka dengan semua pihak yang terpengaruh oleh permintaan anda. Jangan membuat orang dalam keadaan sukar atau mengancam mereka dengan "Baiklah, saya akan bercakap dengan atasan anda dan dia akan membuat anda melakukannya!"

Anda bukan satu-satunya yang menang apabila anda menyerahkan tugas kepada kakitangan anda.

Pekerja anda juga menang kerana mereka diberi peluang untuk mengembangkan kemahiran mereka sendiri. Apabila seorang kakitangan berjaya menyelesaikan projek yang sukar, keyakinan diri mereka bertambah. Dengan memberi pekerja anda projek yang mencabar, anda memberitahu staf anda “Saya percaya kepada anda. Saya tahu anda boleh melakukan ini! " Mendelegasikan boleh menjadi cara yang baik untuk menyatakan kepercayaan anda kepada pekerja anda. Menyerahkan pekerja tugas yang sangat mudah dilakukan sehingga monyet dapat melakukannya mempunyai kesan sebaliknya. Ia mengatakan, "Saya tidak fikir anda mampu melakukan apa-apa selain pekerjaan kasar." Mendelegasikan tugas kepada sekumpulan orang sebagai projek pasukan juga merupakan cara yang baik untuk mendorong perasaan berhubung, tanggungjawab bersama, dan penyertaan di tempat kerja.

© 2016 Sally Hayes