Isi kandungan:
- 1. Hantar Bahan Lebih awal
- 2. Hadkan Jemputan
- 3. Tetapkan Peraturan Asas Dasar, Tetapi Jangan Buruk
- 4. Putar Peranan dengan Bijak
- 5. Mulakan Dengan Positif
- 6. Elakkan Penyelesaian Masalah Terperinci
- 7. Masukkan Topik Paling Penting di Akhir
rawpixel
Panggilan persidangan sering melakukan lebih banyak daripada perbualan multitasking dan percakapan aneh di Slack atau Gchat. Paling teruk, mereka membuang masa orang sepenuhnya, dan dapat menguras semangat jika panggilan itu tidak dikendalikan dengan baik. Kadang-kadang panggilan ini tidak dapat dielakkan, baik kerana secara logiknya diperlukan atau kerana ada yang lebih tinggi memerlukannya, jadi inilah cara untuk memanfaatkannya.
1. Hantar Bahan Lebih awal
Ini membantu untuk menghantar agenda terlebih dahulu supaya orang dapat berbual lebih awal dengan apa sahaja yang perlu mereka tambahkan. Ini mengurangkan kemungkinan orang pergi "Oh, satu perkara lagi!" sama seperti semua orang mengucapkan selamat tinggal di panggilan.
Sekiranya anda merujuk kepada dokumen yang diberikan atau visual lain, mungkin berguna bagi semua orang untuk menyediakannya semasa mereka melakukan panggilan. Menggelecek beberapa nombor dan kemudian mengulanginya tiga kali pasti membuang masa. Walaupun dokumen yang dimaksudkan harus ada di peti masuk orang, cubalah kirimkan semula sehari sebelum panggilan, terutama jika dokumen itu dikirimkan beberapa minggu atau bulan yang lalu.
Anda juga harus memastikan untuk memberitahu orang terlebih dahulu jika mereka akan bertanggungjawab untuk memberi kemas kini mengenai projek tertentu. Walaupun kadangkala permintaan pada saat-saat terakhir tidak dapat dielakkan dan pengurus pada amnya harus bersiap sedia untuk kemungkinan ini, lebih baik memberi maklumat kepada orang-orang daripada menganggap mereka tahu dan meletakkannya di tempat.
2. Hadkan Jemputan
Ada dua kumpulan orang yang perlu dipikirkan: orang yang perlu dihubungi, dan orang yang tidak perlu tetapi masih boleh bermanfaat. Orang dalam kategori pertama mungkin pembuat keputusan dan ketua pasukan dengan kemas kini untuk diberikan. Mengenal pasti orang-orang ini semestinya cukup mudah.
Kategori kedua mungkin merangkumi orang-orang yang dapat menjawab sebarang pertanyaan mengenai situasi tertentu, atau yang sedang memasuki peranan kepemimpinan dan boleh mendapat manfaat daripada dipanggil. Itu tidak semestinya merangkumi setiap pekerja atau setiap jabatan. Ingatlah, menghabiskan masa untuk panggilan persidangan mungkin akan membuang tenaga manusia apabila pengurus hanya dapat memberikan kemas kini penting kepada pasukan mereka kemudian. Sekiranya ragu-ragu, berunding dengan pengurus dan ketua pasukan mengenai cara menggunakan masa mereka dengan berkesan.
Bergantung pada organisasi anda, mungkin masuk akal untuk menjemput semua orang tetapi hanya mewajibkan kehadiran untuk orang tertentu. Ini membolehkan pihak yang berminat untuk bergabung, belajar lebih banyak, dan diharapkan dapat menyumbang sesuatu pada akhirnya. Pastikan untuk menyampaikan harapan yang berbeza ini dengan jelas - dan ingat, semakin banyak orang yang menelefon, semakin banyak masa yang diperlukan!
3. Tetapkan Peraturan Asas Dasar, Tetapi Jangan Buruk
Garis panduan mengenai kapan mengajukan pertanyaan, siapa yang diharapkan dapat berpartisipasi, dan ingat untuk menyebut nama anda ketika bergabung atau berbicara harus disampaikan, mungkin dalam e-mel yang sama yang berisi agenda. Ingat bahawa garis panduan ini sering kali mempunyai pengecualian yang munasabah, atau pemula mungkin tidak biasa dengan budaya kerja organisasi anda. Tidak ada yang akan sempurna untuk mengingati untuk mematikan telefon mereka, jadi pastikan untuk tidak memaki orang kerana bunyi latar belakang kecil atau pelanggaran kecil lain.
Sekiranya ada sesuatu yang benar-benar mengganggu panggilan, cuba sebarkan "Bolehkah semua orang memastikan telefon mereka diredam jika mereka berada di tempat yang bising ?," walaupun anda tahu dengan tepat siapa pelakunya. Membuat maklum balas secara tidak langsung mungkin dapat mengelakkan pekerja yang merasa tidak senang dimarahi atau tidak diingini.
4. Putar Peranan dengan Bijak
Menugaskan peranan orang tanpa mempertimbangkan kesediaan dan kemahiran mereka mungkin hanya menjadikan panggilan persidangan anda lebih membosankan. Cuba berikan peranan mencatat, mengatur agenda, dan fasilitasi kepada orang-orang yang sebenarnya berminat untuk memimpin. Dalam kes lain, anda mungkin ingin mencari ahli pasukan yang mempunyai kepentingan dalam topik panggilan tertentu. Apa pun alasannya, pastikan untuk memberi tahu orang mengapa anda meminta mereka mengambil peranan, kerana ini dapat membantu meningkatkan keyakinan dan semangat mereka.
Senang juga jika ada suara segar yang menjalankan panggilan sekali sekala. Mungkin salah seorang pengurus rantau ini sangat disukai, dan pasukan anda mungkin menikmati dia mengeluarkan sesuatu.
Walaupun penggiliran peranan secara rawak atau berjadual mungkin kelihatan adil, ini boleh menjadi kebuntuan. Pemula mungkin akan membenci anda sekiranya anda membuat mereka bertanggungjawab untuk mencatat sesuatu yang baru. Mungkin juga tidak baik untuk memberikan tugas kepada seseorang yang bertanggungjawab menangani keadaan darurat dan mungkin harus keluar dari panggilan tengah hari.
5. Mulakan Dengan Positif
Walaupun anda tidak mahu keterlaluan dan kelihatan tidak jujur, ada baiknya kita mengakui bila pekerjaan yang hebat telah dilakukan, atau usaha khusus telah dilakukan. Sekiranya kumpulan atau individu tertentu hanya mencapai sesuatu yang besar, buka dengan itu, walaupun tidak begitu relevan dengan panggilan tersebut. Anda juga boleh memberi sorakan kepada seseorang yang baru kembali dari perjalanan perniagaan yang besar, atau mungkin seluruh pejabat jika mereka melompat dari zon waktu di mana ia masih awal pagi. Ini dapat menetapkan nada positif untuk panggilan yang tidak berfungsi.
Jangan membuat bahagian ini terlalu lama, jika tidak, ia hanya membuang masa. Berhati-hatilah juga untuk mengelakkan orang yang sama memuji setiap panggilan, kerana ini boleh menjadi bumerang dan menurunkan semangat orang lain.
6. Elakkan Penyelesaian Masalah Terperinci
Tinggal di topik jelas merupakan tujuan untuk panggilan persidangan, tetapi kadang-kadang anda menghadapi situasi rumit di mana pertanyaan seseorang adalah topik, tetapi rumit atau sangat spesifik untuk keadaan mereka. Sekiranya itu sama sekali tidak berlaku untuk orang lain dalam panggilan, jangan takut untuk menjawab dengan "Itu rumit yang cukup khusus untuk pejabat. Bolehkah kita membincangkan perkara ini di luar talian? "
Dalam beberapa kes, anda juga boleh mencuba alasan yang lebih spesifik, seperti "Saya tahu beberapa orang dalam pasukan HR mengadakan pertemuan lain dalam 10 minit; bolehkah kita menangguhkan perbincangan ini kerana tidak melibatkannya? " Bahagian pentingnya adalah untuk memastikan penanya tidak merasa soalan mereka tidak sesuai atau membebankan - ia hanya perlu ditangani dalam masa atau tempat yang berbeza.
7. Masukkan Topik Paling Penting di Akhir
Walaupun tujuannya adalah agar panggilan persidangan berakhir tepat pada waktunya, ada beberapa hari di mana masalah teknikal atau masalah rumit mungkin menjadikannya lebih lama. Ada kemungkinan kecemasan akan muncul, memaksa sekurang-kurangnya satu orang untuk melepaskan panggilan.
Sekiranya panggilan anda dijadualkan lebih lama daripada setengah jam, ada kemungkinan besar pengurus yang sibuk atau pembuat keputusan lain harus lari ke mesyuarat lain yang lebih mendesak, sama ada dirancang atau tidak. Cuba masukkan item sensitif masa yang memerlukan inputnya lebih awal dalam panggilan. Walaupun ada kemungkinan untuk membawa pengurus yang hilang kembali ke belakang, itu memerlukan masa dan perhatian dari hari anda — atau orang lain.