4 peringkat pertemuan yang berkesan, dijelaskan

Foto oleh rawpixel.com melalui Unsplash

Di hampir setiap episod The Office versi Amerika, Michael Scott yang pelik, Michael Scott membawa pekerjanya ke ruang persidangan untuk mengadakan pertemuan yang bermula dengan teruk, tidak ke mana-mana, dan biasanya berakhir dengan seseorang yang diancam akan diberhentikan, kecederaan fizikal, atau tidak diingini peluk. Dalam kehidupan nyata, perjumpaan di tempat kerja (atau perjumpaan di mana sahaja, benar-benar - program gereja, selepas sekolah, atau bahkan duduk bersama keluarga) dapat merasakan sama sewenang-wenangnya dan tidak selesa. Sekiranya intinya adalah untuk melakukan sumbang saran dan akhirnya mencari jalan keluar, maka bongkahan di sekitar meja dewan atau mengumpulkan 40 pekerja melalui Zoom tanpa arah yang ditentukan adalah seperti melompat di kapal layar tanpa layar. Anda serius tidak akan ke mana-mana.

Ikuti langkah-langkah ini untuk pertemuan yang lebih baik yang bermula dan berakhir dengan kuat dengan banyak kemajuan yang dicapai di antara mereka.

Petua Mengadakan Mesyuarat Berkesan

Pilih masa dan tempat yang tidak akan mengganggu ahli. Mengadakan perjumpaan satu jam sebelum makan tengah hari di pejabat di seberang kafetaria sama sekali tidak menarik bagi para hadirin.
Sekiranya anda dapat menjalankan perjumpaan secara hampir, lakukanlah. Tidak ada alasan untuk meminta orang untuk mengubah hari mereka untuk bertemu di satu lokasi lagi.
Pastikan tujuan anda mempunyai tujuan yang kukuh dan pasti. Mesyuarat untuk membincangkan cara-cara memangkas anggaran suku tahun depan tidak cukup sempit. Buat tema "Memutuskan Tiga Perkara Mana Yang Kita Tidak Perlu Membelanjakan Wang pada Suku Akhir."
Hanya menjemput orang yang berkaitan dengan titik pertemuan. Orang umumnya tidak suka pergi ke mesyuarat, jadi jangan membuat orang yang tidak perlu menyelesaikan masalah itu hadir.
Buat peraturan dasar sebelum perjumpaan dimulakan dan pastikan semua hadirin mempunyai salinannya - peraturan dasar yang sangat baik adalah "tidak mengganggu satu sama lain."
Hantarkan e-mel susulan dalam 24 jam dari mesyuarat, mengesahkan dan keputusan yang dibuat dan siapa yang akan menjalankan peranan khusus dalam keputusan ini.

4 Tahap Mesyuarat Berkesan

Perkara pertama yang perlu diketahui mengenai mengadakan mesyuarat yang berkesan ialah mereka tidak hanya secara ajaib berkumpul ketika anda melangkah ke ruang pertemuan yang penuh sesak. Seperti mana-mana perjumpaan yang hebat, ada unsur perancangan dan persiapan, tanpa itu, perjumpaan sebenarnya tidak ada gunanya.

Empat peringkat pertemuan yang berkesan adalah:

Penyediaan. Inilah masanya untuk menentukan sebenarnya perjumpaan anda. Adakah sesi sumbang saran mengenai bagaimana memanfaatkan pelatih musim panas dengan lebih baik? Adakah anda cuba memutuskan di mana untuk membelanjakan wang tambahan dalam anggaran jabatan seni? Mempunyai topik perbincangan utama yang terancang adalah kunci kejayaan mesyuarat kerana para hadirin ingin merasa bahawa masa tambahan yang diluangkan dari rutin mereka adalah bermanfaat.
Mesyuarat. Dalam pertemuan itu, anda akan pasti untuk mengikuti agenda yang terbentuk semasa p pampasan supaya semua kunci bercakap mata dibesarkan, dan semua orang diberi peluang untuk menyumbang input tanpa pergi di luar topik membuat mesyuarat itu lebih lama daripada yang diperlukan untuk menjadi.
Penutup. Beberapa minit sebelum perjumpaan dijadualkan berakhir, anda akan menyelesaikan perbincangan, menetapkan masa untuk pertemuan seterusnya, jika perlu, dan menyemak peluang untuk para hadirin menghubungi anda dengan sebarang pertanyaan tambahan.
Susulan. Tindak lanjut adalah sama pentingnya dengan kualiti pertemuan seperti tahap persiapan. Di sinilah anda menutup sebarang jurang dan mengikat apa jua keputusan untuk memastikan bahawa keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dilaksanakan dengan betul.

Dari semua peringkat perjumpaan, yang paling banyak memerlukan masa adalah persiapan. Tetap ke persekitaran yang tenang dan nyatakan apa yang anda mahukan dari pertemuan yang akan datang, dengan hanya memfokuskan pada apa yang akan membantu melaksanakan penambahbaikan.

Foto oleh Alejandro Escamilla melalui Unsplash

Bersedia untuk Mesyuarat Berkesan

Tentukan Tujuan Mesyuarat

Di sini kita berada pada tahap paling penting dalam merancang perjumpaan — memutuskan mengapa anda bertemu. Untuk menentukan tujuan perjumpaan pertama, tanyakan pada diri anda dua soalan mudah:

Masalah apa yang perlu ditangani?
Mengapa masalah itu perlu ditangani?

Jawapan untuk soalan-soalan ini akan menjadi tujuan perjumpaan.

Pilih Masa dan Lokasi Terbaik

Fikirkan masa dan tempat yang akan memfasilitasi percambahan fikiran dan perbincangan terbuka dan tetapan seperti apa yang paling sesuai untuk ukuran kumpulan anda.

Sekiranya anda memilih lokasi terpencil, anda boleh menggunakan perkhidmatan sembang video seperti Zoom, panggilan persidangan sederhana, atau perbincangan sembang melalui perkhidmatan pemesejan. Manfaat besar dari perjumpaan jarak jauh adalah waktunya jauh lebih fleksibel kerana para hadirin boleh bergabung melalui telefon mereka dari mana sahaja mereka berada.

Sekiranya anda memilih untuk bertemu secara langsung, pertimbangkan untuk memilih waktu di mana perut tidak akan bergemuruh dan mata tidak akan menatap jam. Mesyuarat tepat sebelum keluar bekerja atau betul sebelum makan tengah hari mungkin merupakan idea yang tidak baik.

Buat Agenda

Seterusnya, anda perlu membuat agenda. Kadang-kadang disebut "peta jalan", agenda akan membimbing mesyuarat dan membantu anda sebagai konduktor dan semua orang yang terlibat, mengawasi di mana anda berada dan ke mana anda seharusnya pergi.

Agenda mesyuarat yang baik akan merangkumi:

Topik yang perlu dibincangkan
Perkara perbincangan utama yang berkaitan dengan setiap topik tertentu
Masa mula dan tamat perjumpaan yang ditentukan
Ruangan untuk soalan sebelum waktu tamat

Agenda mungkin kelihatan seperti ini:

Jadual Mesyuarat

Mesyuarat 3:00 PM bermula

3: 00-3: 05 Pengenalan peserta dan topik

3: 05-3: 20 Perbincangan topik dan perkara perbincangan

3: 20-3: 30 Soalan

Mesyuarat 3:30 PM berakhir

Waktu Tamat: 3:30 PTG

Topik Kebimbangan Utama: Di Mana Kita Harus Meletakkan Mesin Penjual Baru?

Terdapat tiga mesin layan diri baru - dua untuk makanan ringan dan satu untuk minuman
Sekiranya semua mesin layan diri berada di satu tempat atau tersebar di dalam bangunan?
Fire code menyatakan bahawa mesin layan diri tidak boleh terletak berhampiran pintu keluar bangunan

Sila e-mel [email protected] selewat-lewatnya pada 28 Jun dengan pertanyaan dan kebimbangan tambahan.

Agenda ini berfungsi kerana menetapkan garis panduan yang jelas untuk jalan pertemuan. Cetak agenda anda dan serahkan kepada setiap peserta pada awal perjumpaan atau hantarkan e-melnya terlebih dahulu supaya setiap orang berpeluang untuk menyemak agenda dan merujuknya semula sepanjang mesyuarat. Adalah idea yang baik untuk menyiarkannya di mana sahaja anda berjumpa agar sentiasa di hadapan anda dan para peserta sepanjang perbincangan.

Pilih dan Jemput Ahli ke Mesyuarat

Tentukan siapa yang harus berada di mesyuarat dan mengapa
Kirim permintaan ahli melalui e-mel, teks, atau bentuk komunikasi profesional yang lain

Menetapkan Peraturan Asas

Sempadan membantu memastikan masyarakat berfungsi di negara yang kebanyakannya awam. Anggaplah pertemuan anda sebagai masyarakat mini dan tentukan beberapa batas, yang disebut Peraturan Dasar. Untuk menetapkan peraturan asas untuk pertemuan yang berkesan, bersikap spesifik, dan mengatasi kemungkinan gangguan seperti:

Teknologi. Sekiranya telefon dan komputer dibenarkan semasa perjumpaan?
Menghormati anggota lain. Mengganggu, bercakap dengan kuat, antara satu sama lain, atau terlalu lama harus tidak digalakkan.
Pecah. Sekiranya perjumpaan itu berlangsung lama, adakah akan ada rehat dan kapan dan di mana ahli harus berjumpa kembali?

Objektif Peraturan Tanah

Peraturan dasar harus spesifik dan memastikan bahawa setiap orang yang hadir dalam pertemuan itu berpeluang untuk terlibat dan berpartisipasi dalam lingkungan yang produktif.

Tetapkan Peranan Kritikal

Seperti mesin yang diisi minyak, perjumpaan yang berjaya memerlukan lebih banyak daripada orang yang mengendalikannya. Anda perlu memberikan tiga gulungan kritikal dalam mesyuarat untuk membantunya terus dari awal hingga akhir.

Fasilitator

Fasilitator memastikan perjumpaan tetap berjalan, menguatkuasakan peraturan asas, dan membantu membimbing ahli kembali ke tujuan pertemuan jika perbincangan berlainan topik.

Penjaga Masa

Penjaga masa akan memantau masa mula dan akhir perjumpaan yang ditentukan, secara berkala mengingatkan anggota tentang berapa lama masa berlalu dan berapa banyak masa yang tinggal.

Perakam

Perekam mencatat idea yang dikemukakan semasa pertemuan dan memastikan untuk meminta penjelasan sekiranya perbualan menjadi membingungkan sehingga semua maklumat yang dirakam dapat membantu dan dapat digunakan sebagai rujukan yang berkesan setelah pertemuan.

Memproses dan Menyusun Bahan

Tentukan bahan apa yang diperlukan untuk mesyuarat dan kumpulkan sebelum waktu perjumpaan. Oleh itu, jika anda menggunakan komputer riba, periksa bahawa ia tidak akan mula dikemas kini pada pertengahan mesyuarat dan jika anda mengharapkan semua orang dapat mengambil nota, ambil pen dan notepad yang mencukupi untuk diedarkan. Sekiranya anda merancang untuk menyampaikan data, luangkan masa untuk membuat beberapa visual untuk menyokong nombor anda.

Datang ke perjumpaan yang siap untuk menangani satu atau dua isu yang dapat ditentukan dengan baik. Terlalu banyak titik perbincangan dapat menghalangi kemajuan yang sebenarnya dan menyebabkan perbincangan yang tidak jelas.

Foto oleh Tim Gouw melalui Unplash

Mesyuarat

Pengenalan

Lakukan pengenalan ringkas untuk membiasakan semua ahli mesyuarat antara satu sama lain, kemudian nyatakan tujuan perjumpaan dan tentukan peraturan asas agar setiap orang mempunyai pemahaman yang jelas tentang bagaimana perjalanan akan berlangsung.

Nyatakan Tujuan Mesyuarat

Selesaikan tujuan perjumpaan, mengapa anda semua berada di sana, dan apa yang anda harapkan dapat dicapai (untuk membuat keputusan sebulat suara mengenai lokasi atau lokasi terbaik untuk tiga mesin penjual baru).

Kaji Agenda

Untuk perjumpaan secara langsung, hantarkan salinan agenda yang dicetak yang merangkumi topik perbincangan, perkara perbincangan, dan waktu mula dan akhir.

Untuk perjumpaan jarak jauh, periksa semula bahawa semua orang telah dihantar dan mempunyai akses ke agenda sebelum anda memulakan. Beri satu minit tambahan kepada para hadirin agar mereka dapat menariknya sebelum membahas perbincangan.

Tetapkan masa untuk menyelesaikan mesyuarat dan menunaikannya. Pekerja dan rakan sekerja anda akan menghargai ketegasan anda. Galakkan semua orang untuk menghantar e-mel kepada anda dengan pertanyaan lebih lanjut sehingga tidak ada yang merasa tersisa dengan hujung yang longgar.

Foto oleh Eder Pozo Perez melalui Unsplash

Menutup Mesyuarat

Mengakhiri

Walaupun perjumpaan berjalan dengan baik dan semua orang hadir dengan idea-idea hebat, adalah mustahak untuk berpegang pada waktu akhir yang ditentukan pada awal perjumpaan. Sekiranya terdapat banyak perkara yang perlu dibincangkan, ini dapat dilakukan semasa fasa susulan .

Untuk mempunyai penutup yang lancar:

Beri masa selama beberapa minit pada akhir perjumpaan agar ahli bertanya dan menjawab soalan.
Tentukan sama ada penyelesaian telah dicapai atau apakah ia akan dibincangkan lagi pada pertemuan seterusnya.
Sekiranya penyelesaian telah dicapai, buatlah rancangan tindakan dengan garis masa tertentu.
Sekiranya penyelesaian belum dicapai, tentukan masa pertemuan lain untuk dilakukan dalam masa terdekat.

Membuat Pelan Tindakan

Apabila tiba masanya untuk membuat rancangan tindakan, anda perlu memasukkan elemen berikut:

Penyelesaian. Penyelesaiannya adalah dengan memindahkan ketiga mesin layan diri ke satu lokasi pusat, dengan mesin minuman di tengahnya sehingga mesin mudah dijumpai, dan semua makanan ringan dapat dibeli di satu tempat.
Cara melaksanakan penyelesaiannya. Untuk melaksanakan penyelesaian ini, mesin akan dipindahkan ke lorong yang terletak di seberang bilik mandi.
Siapa yang akan menjadi bahagian dalam melaksanakan penyelesaian dan peranan khusus mereka. Jackie akan menghubungi vendor untuk memberitahu mereka di mana mesin harus dipasang, dan Juan akan menemuinya pada hari pemasangan untuk memastikan mesin dipasang di lokasi yang betul.
Garis masa untuk proses penyelesaian. Jackie akan menghubungi penjual pada Isnin pagi dengan maklumat dan menetapkan tarikh pemasangannya sementara Juan akan menghubungi pengurusnya untuk meminta cuti dari tugas pagi yang biasa untuk bertemu dengan vendor.

Dalam satu minggu susulan pertemuan dengan para hadirin melalui e-mel untuk menjelaskan segala pertanyaan dan mengatasi masalah yang timbul selepas perjumpaan. Pastikan talian komunikasi tetap terbuka untuk mendapat manfaat sepenuhnya dari pertemuan anda.

Foto oleh Andrew Neel melalui Unsplash

Susulan

Hantar E-mel Susulan

Jauhkan momentum dari mesyuarat setelah berakhir dengan menghantar nota perakam kepada peserta mesyuarat dalam e-mel susulan. Ingatkan semua orang tentang tugas Jackie dan Juan, dan pastikan semua orang mempunyai maklumat hubungan anda jika ada masalah atau pertanyaan.

Hantar E-mel Susulan Individu

Bagi mereka yang terpilih untuk melaksanakan tugas tertentu untuk melaksanakan penyelesaiannya, kirimkan e-mel untuk memeriksa kemajuan, dan bincangkan setiap masalah yang mungkin menghalangi garis masa. Pastikan bahawa Juan mendapat persetujuan daripada pengurusnya untuk meluangkan masa untuk bertemu dengan vendor, dan periksa semula pada Isnin petang bahawa Jackie menghubungi vendor untuk mengesahkan waktu dan lokasi pemasangan.

Mengikuti garis panduan ringkas ini untuk perjumpaan yang singkat dan berkesan akan membantu anda dan rakan sekerja anda untuk terus mengetahui isu-isu tanpa merasa terganggu oleh mereka.