27 Petua mengenai cara menyediakan dan memberi ulasan prestasi pekerja

Menilai Prestasi Pekerja

Mengkaji prestasi pekerja boleh menjadi perkara paling sukar yang anda lakukan sebagai pemimpin. Anda pada dasarnya harus mengambil prestasi mereka dalam jangka waktu yang ditentukan dan menjumlahkannya dalam beberapa helai kertas yang dapat menentukan masa depan mereka dengan organisasi anda. Sekiranya anda memberikan ulasan yang buruk, orang itu mungkin akan kekal dalam kedudukan mereka sekarang. Sekiranya anda memberikan ulasan yang luar biasa, maka anda boleh mendorongnya menjadi perkara yang lebih baik. Yang terburuk adalah anda dapat memberikan tinjauan yang tidak tepat yang boleh membuat keadaan menjadi lebih buruk di masa depan.

Panduan ini akan membantu anda dalam semua aspek proses tinjauan prestasi pekerja.

Kajian Prestasi Canggung

Cara Bersedia untuk Ulasan Prestasi Pekerja

Sebelum anda berfikir untuk menulis atau membuat tinjauan prestasi, anda harus mempersiapkannya. Petua di bawah menerangkan cara melakukannya.

1. Simpan log aktiviti mereka. Tuliskan, sama ada dalam kertas atau log berkomputer, aktiviti pekerja. Jangan tulis tugas asas yang diharapkan dapat mereka laksanakan. Sebaliknya, perhatikan setiap tindakan positif atau negatif yang diambil oleh mereka yang akan mempengaruhi tinjauan prestasi mereka. Perlu diingat bahawa beberapa organisasi mungkin memerlukan pekerja diberitahu jika ada dokumentasi yang disimpan di dalamnya.
2. Simpan salinan kerja yang dilakukan. Sekiranya pekerja melakukan pekerjaan dengan baik dalam laporan, maka simpan salinannya. Sekiranya anda menerima e-mel dari orang lain yang memuji pekerja itu atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, simpan juga salinannya. Perkara yang sama berlaku untuk perkara buruk mengenai pekerja. Sama seperti petua terakhir, pekerja mungkin perlu diberitahu tentang sebarang dokumentasi yang disimpan pada mereka.
3. Memberi maklum balas secara berkala. Jangan tunggu sehingga ulasan untuk memberikan maklum balas mengenai prestasi mereka. Beri mereka maklum balas berterusan sehingga mereka tahu sama ada mereka melakukan pekerjaan dengan baik atau jika ada bidang yang perlu mereka kerjakan. Ini memberi mereka masa untuk memperbaiki diri dalam bidang yang anda bincangkan. Sekiranya pekerja gagal diperbaiki, maka anda boleh menyatakan dalam penilaian bahawa anda memberi tahu mereka di mana mereka perlu diperbaiki, tetapi mereka gagal melakukannya.
4. Bercakap dengan penyelia anda sendiri. Sekiranya anda sukar untuk membuat penilaian, bincangkan dengan penyelia anda sendiri. Nasihatkan mereka tentang kebimbangan dan pemikiran anda tentangnya. Selalu lebih baik membuang idea daripada orang lain. Tambahan lagi jika ulasan yang buruk, pegawai atasan anda harus menyedarinya.
5. Kaji piawaian. Pastikan untuk setiap tinjauan bahawa anda mengikuti standard yang ditetapkan oleh organisasi anda. Ini akan memastikan bahawa anda tidak akan memberikan penilaian yang baik kepada seseorang, sedangkan mereka boleh menjadi standard. Atau, memberikan penilaian standard apabila seseorang sebenarnya boleh menjadi miskin. Cuba untuk tetap konsisten mungkin.

Mencatat nota semasa menulis tinjauan prestasi pekerja akan membantu memastikan anda tidak ketinggalan.

Oleh StartupStockPhotos, Domain Awam, melalui Pixabay

Cara Menulis Ulasan Prestasi Pekerja

Sekarang anda sudah bersedia untuk tinjauan prestasi pekerja, inilah masanya untuk menulisnya. Langkah-langkah di bawah adalah panduan yang harus anda ikuti semasa mengetiknya.

1. Tarik semua dokumentasi mengenai pekerja. Ini termasuk nota yang anda ambil, salinan dokumen mengenai pekerja, failnya, dan standard pekerjaan. Tidak ada salahnya menggunakan panduan ini sebagai rujukan juga.
2. Tulis berdasarkan prestasi mereka sahaja. Jangan menulis penilaian berdasarkan perasaan peribadi pekerja anda atau apa yang orang lain mendakwa pekerja itu lakukan atau tidak dilakukan. Penilaian harus berdasarkan prestasi kerja yang dapat dilihat dan itu sahaja.
3. Mulakan dengan tugas umum pekerja. Jangan tulis apa yang anda harapkan daripada mereka, tetapi nyatakan apa yang mereka bertanggungjawab. Ini akan membantu apabila anda merujuk prestasi kerja mereka yang sebenarnya.
4. Jangan sekali-kali menggunakan perkataan "biasanya" semasa menulis mengenai prestasi sebenar mereka. Seseorang biasanya tidak boleh menjadi baik atau buruk pada sesuatu. Mereka sama ada atau tidak. Biasanya terlalu samar-samar dengan perkataan.
5. Jangan sekali-kali menggunakan perkataan "sikap". Perkataan itu selalu mempunyai konotasi negatif dengannya. Walaupun anda mengatakan seseorang mempunyai sikap yang baik, ia tetap terdengar negatif. Sebagai gantinya, gunakan perkataan seperti "sikap" atau "pandangan".
6. Jangan mulakan terlalu banyak ayat dengan perkataan "awak". Sekiranya anda memulakan beberapa ayat berturut-turut dengan perkataan "anda", sepertinya anda menuding jari ke arahnya, walaupun bermaksud positif. Contohnya, "Anda melakukan tugas ini dengan baik. Anda melakukannya dengan berkesan. Anda menyelesaikannya dengan cepat." Yang saya dengar ketika membaca ialah "awak, awak, awak".
7. Mulakan dengan yang baik, kemudian diakhiri dengan yang buruk. Pekerja anda akan selalu gementar apabila anda mula membaca penilaian. Sekiranya anda memulakan dengan positif, mereka akan berehat. Maka anda boleh menjadi negatif, jika ada.
8. Jangan hanya menyatakan seseorang itu baik atau buruk. Anda perlu memberikan justifikasi itu. Jangan hanya mengatakan, "Anda hebat mengetik pelbagai bentuk sekaligus" tanpa menyatakan mengapa itu bagus. Adakah ia menjimatkan masa? Adakah ia membantu proses dengan lebih pantas? Apa? Ini benar terutamanya jika anda mempunyai sesuatu yang buruk untuk diperkatakan. Contohnya, "Anda gagal menyelesaikan beberapa tugasan dalam masa." Mengapa mereka gagal? Apa kesannya? Ini bukan sahaja membenarkan penilaian anda terhadap pekerja, tetapi juga akan membuka mata mereka untuk melihatnya di atas kertas.
9. Sekiranya kesalahan berlaku hanya sekali atau dua kali, atau tidak serius, abaikan saja. Sekiranya seseorang hanya melakukan satu kesalahan besar dalam jangka masa satu tahun, itu sebenarnya merupakan rekod yang cukup baik. Anda tidak boleh mengira satu kesalahan dalam penilaian mereka.
10. Sekiranya mereka menerima catatan semasa tempoh penilaian, anda boleh menyebutkannya dalam penilaian, tetapi buat maklumat ringkas. Sekiranya kesalahan atau tingkah laku teladan berlanjutan setelah penulisan, maka jangan ragu untuk mendokumentasikannya dalam penilaian. Itu akan membantu membenarkan penilaian prestasi lebih banyak lagi. Sekiranya mereka tidak melakukan perkara lain yang penting setelah penulisan, perhatikan juga.
11. Berikan beberapa tujuan. Pada setiap penilaian, berikan tujuan untuk mereka capai untuk peringkat penilaian seterusnya. Hasilkan matlamat ini ke arah negatifnya sehingga mereka tahu apa yang anda harapkan dari mereka. Sekiranya tidak ada perkara negatif, nyatakan apa lagi yang anda mahu untuk melihat prestasi pekerja tersebut.
12. Sekiranya anda memberikan penilaian keseluruhan yang baik atau buruk, pastikan anda mempunyai banyak penilaian lain yang menyokong penilaian keseluruhan itu. Seseorang tidak boleh menjadi sedikit baik dalam kategori dan layak mendapat penilaian keseluruhan. Perkara yang sama berlaku jika anda memberi mereka keseluruhan penilaian buruk. Hanya beberapa kesalahan tidak membenarkan penilaian buruk keseluruhannya.
13. Sekiranya anda meminta mereka keluar pada penilaian, pastikan bahagian penilaian berada di salah satu halaman yang mereka tandatangani. Jangan lakukannya di halaman yang berasingan. Sekiranya mereka melayari halaman yang mempunyai sebahagian daripada penilaian, itu akan membuktikan bahawa penilaian itu sama dengan yang mereka terima. Sekiranya mereka kembali mengadu kelak bahawa penilaian itu tidak sama, anda boleh menunjukkannya.
14. Minta orang lain membaca semula penilaian. Ini seharusnya seseorang yang setaraf dengan anda, atau lebih tinggi, seperti bos anda. Set mata yang lain selalu baik untuk dilihat jika anda melakukan kesilapan, kehilangan sesuatu, dll.
15. Pada akhirnya, ikuti naluri usus anda. Anda kenal pekerja. Anda telah berinteraksi dengan mereka. Pergi dengan apa yang anda rasa betul.

Kisah Seram Kajian Prestasi Pekerja

Penyelia saya pada masa itu memberikan penilaian prestasi pekerja mereka yang lain. Sebahagian daripada tinjauan adalah helaian di mana penilaian individu pekerja dapat diperiksa. Penyelia saya berhasrat untuk memberi beberapa penilaian "Atas Standard" kepada pekerja dan selebihnya adalah "Standard". Sebagai gantinya, dia secara keliru memberikan beberapa penilaian "Luar Biasa" dan selebihnya "Above Standard". Dia mengetahui ini setelah dia melakukan penilaian.

Dia berusaha memperbaikinya setelah itu, tetapi pekerja itu enggan menandatangani penilaian baru, yang hanya menimbulkan masalah lebih lanjut.

Cara Memberi Penilaian Pekerja yang Berkesan

Bagaimana Menjalankan Kajian Prestasi Pekerja

Sudah tiba masanya untuk bahagian yang paling sukar dalam proses ini - melakukan kajian itu sendiri. Berikut adalah beberapa petua umum mengenai prosesnya.

1. Jangan membaca kata demi kata penilaian. Ringkaskan dan bercakap dengan pekerja. Lihatlah wajah mereka dan separa santai mengenainya. Mereka akan berasa lebih selesa. Biarkan mereka bercakap juga. Reaksi mereka akan menolong anda menuju ke mana sepanjang penilaian.
2. Jangan terlalu menunjukkan emosi. Saya telah meminta pekerja menangis, berteriak, dan mengembalikan penilaian kepada saya apabila mereka tidak setuju dengannya. Jangan marah atau marah. Sekiranya anda menunjukkan emosi, maka pekerja akan merasa seperti anda tidak menyokong apa yang anda tulis, atau mereka boleh menggunakan emosi anda terhadap anda.
3. Bersedia untuk perkara yang tidak dijangka. Anda mungkin fikir anda tahu bagaimana reaksi pekerja, tetapi itu tidak selalu berlaku. Bersedia untuk menyokong penilaian dengan contoh prestasi mereka untuk mengatasi sebarang ledakan atau reaksi terkejut.
4. Sentiasa akhiri penilaian dengan kata-kata positif dan memberangsangkan. Jangan berakhir dengan catatan buruk, walaupun dengan penilaian yang mengerikan. Galakkan mereka untuk meningkatkan dan menawarkan sokongan anda.
5. Berikan penilaian buruk tepat sebelum cuti kakitangan. Ini akan membolehkan mereka menyejukkan badan dan kembali dalam mood yang lebih baik pada minggu berikutnya.
6. Sentiasa minta seseorang duduk bersama anda semasa penilaian. Mereka akan bertindak sebagai saksi dan membuat anda tetap jelas sekiranya ada perkara buruk berlaku. Selain itu, mereka dapat menyimpan nota jika anda mengharapkan penilaian itu sukar.
7. Berikan nota atau salinan yang disimpan sepanjang tahun kepada pekerja. Ini akan membolehkan mereka melihat bagaimana kemajuan mereka, mengingatkan mereka tentang kejadian tertentu, dll. Perlu diingat bahawa dokumen dalaman tertentu mungkin bukan untuknya, jadi pastikan anda mengikuti dasar organisasi anda mengenai hal itu.
8. Tanyakan kepada pekerja sekiranya mereka mempunyai sebarang pertanyaan pada akhir penilaian. Ini akan membolehkan mereka meninggalkan bilik dengan idea yang jelas tentang apa yang baru saja berlaku.

Selepas Kajian Prestasi Pekerja

Terdapat beberapa perkara yang perlu dilakukan setelah anda membuat penilaian:

• Padamkan sebarang nota dan keluarkan dokumen yang berkaitan dengan tahun sebelumnya. Sekiranya ini adalah kajian tahunan, maka pada dasarnya mereka akan memulakannya untuk tahun berikutnya. Mereka semestinya mempunyai permulaan yang baru.
• Berikan salinan penilaian kepada pekerja. Ini boleh dilakukan oleh jabatan Sumber Manusia anda sendiri, tetapi jika tidak, pastikan anda memberikan salinan penilaian kepada pekerja secara langsung.
• Kaji proses penilaian secara keseluruhan. Kaji semua yang anda lakukan dalam menyiapkan, menulis, dan menjalankan penilaian. Cuba cari bidang yang boleh anda perbaiki untuk penilaian seterusnya yang anda proses.

Ingat - penilaian tidak boleh mengejutkan pekerja. Mereka harus mengetahui kemajuan mereka sepanjang tempoh penilaian.

© 2012 David Livermore