10 Kemahiran dan strategi pengurusan masa yang penting

Kemahiran belajar dan strategi bagaimana mengurus masa anda dengan baik sangat penting untuk menjalani jenis kehidupan yang sebenarnya anda mahu jalani.

Tidak kira bagaimana anda melihatnya, kita masing-masing mempunyai 24 jam yang sama setiap hari. Ini tidak kira bangsa, pangkat, kepintaran, atau baki akaun bank kami. Ia adalah 24 jam yang sama untuk semua orang.

Banyak yang dapat dikatakan mengenai orang-orang yang berjaya, tetapi satu kesamaan mereka adalah mereka sengaja berhati-hati dengan bagaimana mereka menghabiskan masa mereka. Kita semua mempunyai masa yang sama 24 jam, jadi ada alasan bahawa perbezaan kritikal terletak pada seberapa bijak kita menggunakan masa kita .

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa cara di mana anda boleh menjadi lebih produktif dengan mengurus masa anda dengan berkesan.

10 Kemahiran dan Strategi Vital untuk Pengurusan Masa

1. Menilai keadaan semasa
2. Mengekalkan jadual
3. Utamakan tugas anda
4. Tetapkan had pada perkara yang anda akan lakukan
5. Hilangkan semua gangguan
6. Kawal pemikiran anda
7. Ikut rancangan
8. Cari tempat dan masa anda yang paling sesuai
9. Gabungkan tugas serupa
10. Menjadi teratur

1. Menilai Situasi Semasa

Sebagai permulaan, anda perlu berhenti dan membuat persediaan mengenai bagaimana anda menggunakan masa anda sejak kebelakangan ini. Ini adalah penilaian kendiri peribadi yang akan memberi anda gambaran tentang bagaimana anda menggunakan sumber yang tidak dapat diganti ini.

Anda mungkin menyedari bahawa hari anda nampaknya semakin lewat. Sebelum anda mengetahuinya, 24 jam sudah habis, dan anda hampir tidak dapat mencapai apa yang anda ingin lakukan. Sekiranya demikian, anda perlu mula mencatat aktiviti harian anda.

Sebaik sahaja anda mengenal pasti aktiviti yang meluangkan masa anda, anda akan dapat mengasingkan dan memberi tumpuan kepada aktiviti yang memberikan pulangan terbanyak. Duduk dan hitung berapa banyak masa yang anda habiskan untuk setiap tugas sejak anda bangun.

Jadi bagaimana anda mengesan masa anda? Terdapat aplikasi berguna yang boleh anda muat turun untuk membantu anda mengesan masa anda setiap hari. Untuk maklumat lebih lanjut, lihat senarai 10 aplikasi penjejakan masa terbaik tahun 2020 ini.

Menyusun dan mengekalkan jadual membantu anda menguraikan projek besar menjadi tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti - dengan cara itu, ia tidak begitu menakutkan dan lebih mudah diselesaikan.

2. Mengekalkan Jadual

Sediakan templat sederhana yang boleh anda isi dengan tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk setiap hari tertentu. Senarai tugasan ini perlu dibahagikan kepada beberapa kategori: aktiviti peribadi, aktiviti keluarga, aktiviti perniagaan, dan sebagainya.

Adalah perlu untuk menguraikan projek-projek besar menjadi tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti agar tidak begitu menakutkan dan lebih mudah diselesaikan.

3. Utamakan Tugas Anda

Sekiranya anda merasakan bahawa anda selalu mempunyai lebih banyak perkara daripada jam-jam yang ada dalam sehari, maka anda perlu mengutamakan. Menyusun tugas mengikut keutamaannya akan membolehkan anda meluangkan masa untuk masalah yang paling penting dalam hidup anda.

Di sini anda boleh melakukan beberapa eksperimen sehingga anda dapat mengetahui susunan yang paling sesuai untuk anda. Dengan perisian pemprosesan dokumen, anda boleh menggunakan pengekodan warna untuk membezakan kategori mengikut urutan keutamaannya.

Sebagai alternatif, anda hanya boleh melabelkannya sebagai aktiviti A, B, dan C, dengan A menjadi tugas prioritas utama, B tugas prioritas sederhana, dan C menjadi tugas prioritas terendah.

Semasa menentukan cara memprioritaskan tugas, anda perlu bertanya kepada diri sendiri soalan berikut:

• Tugas mana yang perlu dilakukan hari ini?
• Tugas mana yang boleh dijadualkan semula?
• Tugas mana yang boleh dilimpahkan?
• Tugas yang manakah penting bagi tujuan peribadi saya?
• Tugas mana yang dapat dihapuskan?

4. Tetapkan Had pada Perkara yang Anda Harapkan

Ketahuilah bahawa anda tidak perlu menyetujui segala permintaan atau permintaan semua orang. Belajar untuk mengatakan tidak. Sekiranya senarai tugasan anda terlalu panjang, kemungkinan ada perkara-perkara yang anda habiskan untuk menghabiskan masa.

Jadilah tegas dalam tekad anda dan tetapkan batasan yang jelas dalam hidup anda. Sebelum anda bersetuju atau menyetujui sesuatu, tanyakan pada diri anda soalan berikut:

• Adakah saya benar-benar mempunyai kemampuan dan masa untuk menangani perkara ini?
• Adakah ia akan menguntungkan?
• Adakah sesuai dengan keutamaan, misi, dan tujuan saya?
• Berapa kos untuk tidak melakukan tugas ini?

5. Hilangkan Semua Gangguan

Ke mana sahaja anda berpaling hari ini, ada penyedut masa. Gangguan berlimpah. Berhenti dan fikirkan sejenak perkara-perkara yang tidak dijangka yang berlaku dalam kehidupan seharian anda yang tidak dirancang dan memakan masa anda.

Ini boleh berupa dari e-mel dan mesej teks di telefon anda hingga pertemuan sosial yang tidak dirancang. Anda boleh menolak trend ini dengan memastikan bahawa anda mematikan e-mel anda semasa bekerja. Sekiranya ahli keluarga atau rakan anda memberi anda panggilan sosial, tanyakan dengan sopan kepada mereka jika anda dapat membalas panggilan tersebut di lain waktu.

Gangguan boleh mengganggu ketika anda mengusahakan pengurusan masa, terutama ketika gangguan tersebut tidak mendesak atau penting. Di sinilah anda perlu mengamalkan disiplin berpegang pada tugas dari awal hingga akhir. Sekiranya ada perkara lain yang perlu dijaga, catatlah dalam senarai anda, dan teruskan kerja projek atau tugas yang ada.

6. Kawal Pemikiran Anda

Walau bagaimanapun, tidak semua gangguan adalah luaran. Sebilangan besar daripadanya bersifat dalaman dan berkaitan dengan "kehidupan berfikir" kita. Kadang-kadang terasa seperti pemikiran anda bersekongkol terhadap anda dan mensabotaj usaha anda.

Anda mungkin berusaha keras untuk menumpukan perhatian anda pada tugas, tetapi kemudian pemikiran mengenai sesuatu yang terjadi pada masa lalu, atau beberapa berita mengerikan yang baru-baru ini anda terima, atau pertukaran emosi yang anda lakukan dengan seseorang, merayap dan menggagalkan anda dari matlamat anda.

Rata-rata orang mempunyai kira-kira 70,000 pemikiran setiap hari. Sekiranya anda ingin menyelesaikan sesuatu dalam hidup anda, anda perlu menguruskan fikiran anda. Setiap kali anda mendapati diri anda menggunakan pemikiran yang tidak menarik dan bukannya menumpukan perhatian pada projek anda, segera berhenti dan tanyakan pada diri sendiri:

Berlatihlah melakukan ini dan anda akan menyedari bahawa akan mudah untuk menghilangkan pemikiran yang mengganggu dan memusatkan perhatian anda pada perkara yang benar-benar penting pada masa ini.

7. Patuhi Pelan

Ini sangat penting sehingga memerlukan bahagiannya sendiri. Setelah anda membuat strategi pengurusan masa anda, anda harus tetap setia walau apa pun yang terjadi.

Ketahuilah bahawa banyak orang yang tidak berminat menguruskan masa mereka akan menghadapi keadaan darurat yang mereka harapkan untuk anda hadapi. Dengan kata lain, ada sesuatu yang salah dalam hidup mereka kerana mereka salah urus masa, kemudian mereka berbalik dan mahu anda untuk menyelesaikan masalah.

Belajar untuk membezakan antara apa keadaan darurat yang sebenarnya dan apa yang akan membuat anda kembali. Tetapkan tarikh akhir untuk projek yang anda ada dalam senarai anda dan aturkan diri anda untuk memenuhi tarikh akhir tersebut. Apabila gangguan berlaku, sediakan sistem penyaringan untuk mengelakkan membuang masa.

8. Cari Tempat dan Masa yang Paling Selesa

Semasa menjalani aktiviti yang telah anda rencanakan untuk hari itu, laksanakan tugas-tugas yang memerlukan tahap pemikiran tertinggi pada saat anda masih segar.

Adakah anda paling produktif pada waktu pagi, atau adakah anda burung hantu malam? Jadualkan rancangan anda sedemikian rupa sehingga anda dapat menangani tugas yang paling menuntut ketika anda paling produktif.

Pastikan ruang yang anda tetapkan untuk kerja anda yang jelas dari segala kekacauan dan gangguan. Sejauh yang mungkin, pengaturan harus memiliki nuansa inspirasi yang memotivasi Anda untuk membuat hasil dengan waktu Anda.

9. Gabungkan Tugas Sejenis Bersama

Semak senarai yang telah anda buat. Sekiranya terdapat aktiviti yang serupa, atau tergolong dalam subkategori yang sama, kumpulkan semuanya dan lakukan dalam satu urutan.

Ini sebenarnya akan menjimatkan lebih banyak masa anda untuk beralih di antara pelbagai tugas dalam subkategori, dan anda dapat memproses aktiviti anda dengan lebih cepat.

Apabila anda menggabungkan tugas dengan cara ini, otak anda akan lebih mudah menavigasi tugas-tugas tersebut. Lama kelamaan, anda akan mula menyiapkan diri untuk bekerja secara sistematik, berbanding dengan pendekatan hidup yang berserabut yang biasa berlaku di zaman moden kita.

10. Menjadi Teratur

Apabila semuanya berada di tempat yang betul, anda akan menjimatkan masa dan memberi ruang untuk menumpukan perhatian pada tugas yang sedang dilakukan. Organisasi peribadi berbeza-beza dari satu orang ke orang lain, kerana kita tidak sama dalam hal bagaimana kita mendekati situasi.

Inilah sebabnya mengapa pekerja di sebuah syarikat mungkin merasa terperangkap dan tersekat ke tahap kontraproduktif apabila pengurusan melaksanakan proses organisasi selimut yang terlalu spesifik dan tidak membenarkan mereka menetapkan irama mereka sendiri.

Oleh itu, bagaimana kita dapat menjadi teratur dalam kehidupan peribadi kita?

Banyak masa dalam masa kita dihabiskan dalam pelbagai bentuk komunikasi. Salah satu cara untuk diatur adalah dengan mengatur senarai telefon atau kenalan anda ke dalam kumpulan dan melabelkannya mengikut cara anda menggunakannya, misalnya: keluarga, saudara, rakan, rakan sekerja, dan sebagainya.

Kumpulkan e-mel anda ke dalam kategori dan buat folder untuk setiap. Sekiranya anda kerap menerima banyak e-mel dari sumber tertentu, lebih baik anda menetapkan peraturan peti masuk yang secara automatik memindahkan semua mesej tersebut ke dalam folder yang berkaitan. Daripada menggunakan beberapa kalendar atau perancang untuk mengesan janji kerja, acara dan perjumpaan lain, jadwalkan semuanya dalam satu.

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, tolakkan ruang kerja anda untuk memastikan tidak ada yang mengganggu tumpuan anda. Biasakan menyiapkan semua yang anda perlukan untuk hari sebelumnya malam sebelum bersara.

Apabila anda mengurus masa dengan betul, anda akan mencapai lebih banyak dengan usaha yang lebih sedikit. Jangan sesekali meluangkan masa untuk berlalu begitu saja. Sebaliknya, kendalikan dan kendalikan.

Jadilah selektif dalam bagaimana anda menghabiskan masa anda. Tumpukan perhatian anda pada aktiviti yang sesuai dengan visi dan matlamat anda.

Ia tidak akan mudah pada mulanya, tetapi semakin banyak kebiasaan anda memantau, mengukur, dan mengurus masa anda, semakin banyak anda akan mula melihat hasil yang berjaya dalam hidup anda. Ganjaran akan setimpal dengan usaha.