Isi kandungan:
- 8:00: Mulakan Kerja. Periksa E-mel.
- 9:00: Panggilan Persidangan
- Panggilan Persidangan dalam Kehidupan Sebenar
- 10:00 PG: Tinjau Isu Panggilan / Projek Persidangan
- 11:00 PG: Perancangan Projek / Panggilan Lebih Banyak
- 11:30 PG: Mesyuarat Pakar
- 12:30 PM: Makan tengah hari
- 1:00 PM: Persembahan Kepada Eksekutif
- 2:00 PM: Tulis Laporan
- 3:00 PM: Ikuti Pasukan
- 4:00 PM: Kemas kini Belanjawan
- 4:30 PM: Mesyuarat Kewangan
- 5:00 PM: Panggilan Persidangan Mendesak
- 5:30 PM: Balas E-mel
- 6:00 PM: Semak Senarai Perkara Yang Perlu Dilakukan untuk Esok
- Kesimpulan: Tiada Dua Projek / Organisasi Sama
Menganggap kerjaya sebagai pengurus projek? Teruskan membaca…
Canva.com
Dengan kerjaya apa pun, apa yang kelihatan menarik dan glamor bagi orang luar selalunya boleh menjadi aspek pekerjaan yang kompleks dan menegangkan. Memilih kerjaya yang tepat adalah penting, jadi anda perlu membuat kajian. Melihat di luar halaman pengambilan berkilat dan mengetahui sedikit sebanyak mengenai realiti pekerjaan seharian dapat membantu anda membuat keputusan yang lebih tepat mengenai apakah kerjaya itu sesuai untuk anda.
Dalam artikel ini, saya telah mengumpulkan pengalaman saya sendiri dan pengalaman pengurus projek lain untuk memberi anda gambaran tentang bagaimana hari biasa. Selamat membaca, dan lihat apakah ini adalah kerjaya yang dapat anda gambarkan untuk menikmati.
Sudah tentu, pada kenyataannya setiap hari sebagai pengurus projek sangat berbeza, tetapi untuk tujuan artikel ini saya telah menyusun beberapa aktiviti khas sepanjang 9-5 hari.
8:00: Mulakan Kerja. Periksa E-mel.
Pembaca bermata helang sudah dapat melihat percanggahan dalam artikel saya. Dalam perenggan pendahuluan, saya menyebutkan bahawa saya akan memberi anda 9-5 hari biasa, dan sekarang saya telah memulakan hari pada pukul 8 pagi.
Ini adalah realiti pertama pengurus projek: sehari sangat jarang 9-5.
Pengurusan projek adalah kerjaya yang menuntut. Perkara ini berlaku terutamanya ketika anda berada di tahap kritikal dalam projek. Projek berkaitan secara intrinsik dengan skala waktu, sehingga apabila keadaan menjadi sukar, tidak ada masa untuk berhenti dan berhenti sebentar. Maksudnya dalam kenyataannya adalah bahawa semasa waktu sibuk, anda mungkin bekerja berjam-jam untuk menyokong pasukan anda, menyelesaikan tugas anda, dan memastikan tarikh akhir anda dipenuhi.
Untuk menangani pekerjaan yang begitu menuntut, banyak pengurus projek akan mula bekerja sebelum panggilan telefon dan mesyuarat pagi, sehingga mereka mempunyai masa untuk mengejar e-mel. Adalah tidak biasa bagi pengurus projek untuk memulakan kerja pada jam 7 atau 8 pagi. Dan tentu saja, terdapat banyak peti masuk e-mel. Anda mesti cukup teratur untuk dapat menguruskan peti masuk anda dengan baik, dan terus menjawab e-mel penting.
9:00: Panggilan Persidangan
Panggilan persidangan telah diambil alih dari mesyuarat sebagai kaedah komunikasi yang paling biasa untuk projek. Kenapa? Kerana banyak projek sekarang mempunyai pasukan terpencil. Apabila anda bekerja dengan orang yang berpusat di banyak lokasi, meluangkan masa untuk melakukan perjumpaan menjadi tidak realistik. Dan dengan teknologi yang canggih seperti itu, persidangan telefon atau video dapat sama efektifnya. (Baiklah, ini tidak selalu berlaku. Hanya untuk bersenang-senang, saya telah menghubungkan ke video di bawah yang memberikan gambaran unik tentang bagaimana panggilan persidangan dalam kehidupan sebenar. Sekiranya anda pernah mengalami panggilan persidangan, ini pasti akan membuat anda ketawa.)
Sebagai pengurus projek, selalunya menjadi tanggungjawab anda untuk mengadakan panggilan persidangan, dan anda mungkin perlu bertindak sebagai wakil perniagaan pada panggilan lain yang berkaitan dengan projek anda. Panggilan projek sering dijadwalkan untuk memberi tim kesempatan reguler untuk mengobrol bagaimana mereka memulai proyek, dan untuk membincangkan masalah yang mungkin mereka alami.
Panggilan Persidangan dalam Kehidupan Sebenar
10:00 PG: Tinjau Isu Panggilan / Projek Persidangan
Oleh itu, anggap panggilan persidangan 9 pagi berdurasi satu jam. Itu cukup tipikal pada projek yang lebih besar. Sebagai pengurus projek, anda akan menyelesaikan panggilan persidangan dengan sekumpulan nota yang telah anda ambil. Pasukan anda mungkin telah memberitahu anda tentang kerja yang telah diselesaikan, kerja yang sedang dijalankan, dan masalah projek utama. Kemungkinannya, ada kerja mendesak atau separa mendesak yang perlu anda lakukan setelah anda meninggalkan panggilan persidangan untuk menangani isu-isu yang baru saja dibangkitkan.
Jadi pada ketika ini, anda mungkin melakukan beberapa perkara:
- Mengemas kini dokumentasi projek anda contohnya rancangan projek anda, untuk mencerminkan semua yang baru diberitahu dalam panggilan persidangan
- Lakukan beberapa kerja awal untuk mengatasi masalah mendesak yang telah anda maklumkan, misalnya jika pembekal terlambat menghantarnya, anda mungkin memeriksa kesan yang akan berlaku pada projek anda, menghubungi pembekal, atau memperbesar masalah.
- E-mel / panggilan telefon / perbincangan lain mungkin berlaku dan mungkin memakan banyak pagi anda. Adalah biasa bagi pengurus projek untuk mendapatkan aliran e-mel, masalah dan panggilan telefon yang berterusan sepanjang hari, jadi anda akan mempunyai perkara baru untuk ditangani, walaupun anda sibuk menangani masalah yang anda alami.
11:00 PG: Perancangan Projek / Panggilan Lebih Banyak
Oleh itu, selepas pertemuan anda sebelumnya, anda mungkin telah mengetahui bahawa rancangan projek anda kini perlu dikemas kini. Walau bagaimanapun, jangan mengharapkan banyak masa untuk menyelesaikannya. Anda mungkin akan terganggu oleh lebih banyak panggilan dan e-mel. Bagaimanapun, anda tetap memulakan rancangannya.
11:30 PG: Mesyuarat Pakar
Saya telah menggunakan perjumpaan umum 'pakar' untuk tajuk ini, tetapi pada kenyataannya ini adalah jenis pertemuan yang berkaitan dengan topik tertentu dalam projek anda. Sebagai contoh, jika anda seorang pengurus projek IT, ini mungkin merupakan kajian perisian.
Walau bagaimanapun, perkara yang perlu dibuat di sini adalah bahawa perjumpaan memerlukan sebahagian besar hari anda. Dan jangan lupa, pengurus projek yang baik akan meluangkan masa di kedua-dua bahagian mesyuarat untuk memastikan mereka memanfaatkan sepenuhnya masa tersebut. Mereka mungkin mengumpulkan bahan rujukan sebelumnya, atau membaca maklumat latar belakang, dan setelah itu mereka mungkin menulis dan menyebarkan catatan yang mereka buat semasa pertemuan.
12:30 PM: Makan tengah hari
Oleh itu, saya tidak mahu melukis gambar yang terlalu suram mengenai betapa sibuknya kehidupan sebagai pengurus projek. Jadi pada pukul 12:30, inilah tempat berhenti untuk makan tengah hari. Adalah idea yang baik, walaupun sibuk dengan pekerjaan anda, untuk selalu meluangkan masa pada waktu tengah hari. Anda akan mendapat lebih banyak tenaga untuk waktu petang dan anda dapat memberi tumpuan lebih baik.
1:00 PM: Persembahan Kepada Eksekutif
Diharapkan sebagai pengurus projek perlu melakukan banyak persembahan. Anda mungkin mendapati bahawa projek berprofil tinggi ditonton dengan teliti oleh pengurus anda, eksekutif kanan atau penaja projek, dan mereka mungkin meminta anda menyampaikan kemas kini secara berkala kepada mereka.
Sudah tentu, persembahan berkala bukan hanya perjumpaan selama satu jam sepanjang minggu bekerja anda. Ia memerlukan masa untuk mengumpulkan maklumat yang diharapkan oleh eksekutif kanan dalam pembentangan, dan anda mungkin perlu menghantar maklumat susulan setelah mesyuarat selesai, untuk membantu menjawab sebarang pertanyaan atau masalah yang mereka ada. Berkemahiran mengambil banyak data kritikal dan mengubahnya menjadi persembahan yang jelas dan jelas sangat penting jika anda ingin menunjukkan prestasi yang baik dalam pekerjaan anda.
2:00 PM: Tulis Laporan
Pengurus Projek menghabiskan banyak masa untuk dokumentasi, kerana terdapat banyak maklumat yang perlu disimpan dan dikemas kini secara berkala pada sesuatu projek. Seperti juga presentasi kepada eksekutif, Anda mungkin perlu memberikan laporan bertulis kepada khalayak yang lebih luas secara berkala, atau kepada pelanggan. Mempunyai kemahiran menulis yang kukuh adalah penting, kerana anda mahu laporan anda kelihatan profesional dan senang dibaca dan difahami oleh orang lain.
3:00 PM: Ikuti Pasukan
Tugas utama anda sebagai pengurus projek adalah menjaga kendali terhadap projek, dan tidak boleh dipandang rendah seberapa cepat projek dapat mulai tergelincir. Satu-satunya cara untuk mencegahnya adalah dengan mengadakan hubungan yang erat dengan pasukan anda, dan berkomunikasi dengan mereka secara berkala. Penting agar pasukan anda merasa cukup selesa dengan anda sehingga mereka dapat membicarakan anda melalui sebarang masalah yang mereka hadapi yang mungkin menyebabkan masalah pada projek anda, jadi kemahiran interpersonal yang baik adalah suatu keharusan.
Selama ini anda mungkin secara proaktif menghubungi ahli pasukan secara individu melalui telefon atau orang lain, atau anda mungkin mengutamakan ahli pasukan tertentu jika anda sedang menghadapi masalah tertentu dalam projek anda.
4:00 PM: Kemas kini Belanjawan
Mengawal kewangan projek adalah mustahak. Pada permulaan sesuatu projek, anda perlu mengumpulkan anggaran untuk menganggarkan apa yang akan anda belanjakan, dan kapan. Untuk terus mengawal projek anda, anda perlu mengkaji belanjawan secara berkala dan memeriksanya berdasarkan angka perbelanjaan sebenar anda. Penguasaan nombor yang sangat baik sangat penting bagi pengurus projek.
4:30 PM: Mesyuarat Kewangan
Sekiranya anda kehabisan anggaran untuk projek, anda mungkin akan bertemu dengan pasukan kewangan untuk meninjau perbelanjaan anda. Atau organisasi anda mungkin hanya memerlukan tinjauan kewangan berkala pada projek anda untuk memastikan ia berjalan lancar. Walau bagaimanapun, apa yang pasti anda dapati di mana-mana projek adalah anda akan sering diminta menghadiri perjumpaan dengan jabatan dalaman yang mempunyai kepentingan atau kepentingan dalam projek anda.
5:00 PM: Panggilan Persidangan Mendesak
Ini adalah hari yang jarang berlaku bahawa semuanya berjalan lancar pada sesuatu projek. Anda mungkin sering kali terpaksa mengubah jadual yang dirancang dengan teliti untuk menangani krisis yang semakin meningkat dalam sesuatu projek. Sebagai contoh, anda mungkin perlu menjadualkan panggilan persidangan lewat untuk menghubungi pihak ketiga mengenai masalah yang dibangkitkan dengan anda pagi itu. Ingat juga bahawa jika anda berurusan dengan pasukan di zon waktu yang berlainan, anda mungkin perlu membuat jadual panggilan pada waktu pagi atau lewat malam. Salah satu daripada banyak sebab mengapa pekerjaan pengurusan projek jarang 9-5.
5:30 PM: Balas E-mel
E-mel masih merupakan alat komunikasi penting untuk perniagaan apa pun, dan walaupun anda mungkin mempunyai 10 atau 20 minit pada titik ganjil pada siang hari untuk membaca dan membalas e-mel, anda mungkin akan mendapati bahawa peti masuk anda berkembang dengan pesat seiring hari berlalu. Oleh itu, anda mungkin sering mendapati diri anda bersusah payah dalam masa 30 minit tambahan pada akhir hari bekerja hanya untuk mengetahui e-mel dan terus berada di senarai senarai tugas yang harus dilakukan sebelum anda bersedia untuk keluar bekerja.
6:00 PM: Semak Senarai Perkara Yang Perlu Dilakukan untuk Esok
Jadi pada pukul 18:00, anda mungkin merasa seperti telah membuat kemajuan dalam pekerjaan anda, dan bahawa anda sudah bersedia untuk meninggalkan pejabat. Walau bagaimanapun, untuk mencuba permulaan awal pada hari yang sangat sibuk yang anda rancangkan esok, anda mungkin hanya menghabiskan 10 minit untuk menyemak senarai perkara yang harus dilakukan. Sudah tentu, senarai yang harus dilakukan adalah alat penting bagi setiap pengurus projek, kerana ia akan membantu anda dalam menguruskan masa dan menyusun jadual yang sangat menuntut.
Kesimpulan: Tiada Dua Projek / Organisasi Sama
Sekiranya anda merasa terkejut dengan mana-mana perkara ini, ingat bahawa ini hanyalah petunjuk, dan sebenarnya semua projek adalah berbeza dan bagaimana anda menguruskan masa anda akan berbeza. Di samping itu, semua organisasi berbeza. Sebilangan mungkin mempunyai budaya yang mengharapkan anda bekerja berjam-jam dan makan siang minimum; yang lain mungkin mempunyai pendekatan yang sangat berbeza dan secara aktif mendorong pekerja untuk berehat dengan betul, mengurangkan beban kerja mereka, dan bekerja pada waktu yang wajar. Apa sahaja projek yang anda kendalikan, satu pengajaran yang dapat anda ambil dari contoh ini ialah kemampuan untuk kekal teratur, berjaga-jaga dan cekap sangat penting bagi pengurus projek. Pengurusan masa yang baik membuat perbezaan yang signifikan untuk terus mengikuti tuntutan kompleks dan ketidakpastian yang disertakan dengan mengawasi sesuatu projek.