Isi kandungan:
- 5 Cara Memerangi Skop Creep
- 1. Kumpulkan Keperluan Yang Jelas
- 2. Log Keluar Stakeholder
- 3. Proses Kawalan Perubahan
- Cara Melakukan Kawalan Perubahan Bersepadu dalam Projek
- 4. Berunding
- 5. Fasa Masa Depan
Jangan biarkan jangkauan merugikan perniagaan anda. Teruskan membaca untuk mengetahui cara mengatasi masalah ini.
Canva.com
Scope creep, juga biasa disebut sebagai penyaduran emas, terjadi ketika persyaratan yang sebelumnya tidak dipertimbangkan selama fasa perencanaan mulai diluncurkan ke dalam proyek setelah pembangunan telah dimulai. Oleh kerana keperluan tambahan ini bertambah, projek dan pasukan projek akan mula berantakan di bawah beban kerja tambahan. Walaupun ada syarat yang sah yang mungkin muncul yang perlu dimasukkan ke dalam rancangan projek semasa pembangunan, tanggungjawab terletak di bahu pengurus projek untuk mendorong perbualan dan melaksanakan proses yang akan mencegah ruang lingkup pekerjaan berkembang melebihi apa yang dianggap kritikal setelah skop awal sudah dipersetujui. Artikel berikut menyajikan lima alat yang boleh digunakan oleh pengurus projek untuk memastikan skop jangkauan tetap terkawal.
5 Cara Memerangi Skop Creep
- Kumpulkan keperluan yang jelas.
- Adakah semua pihak berkepentingan menandatangani syarat.
- Ubah proses kawalan.
- Berunding
- Rancang fasa masa depan.
1. Kumpulkan Keperluan Yang Jelas
Bahagian pertama pengumpulan syarat yang baik adalah memastikan bahawa anda telah memasukkan semua pemain utama ke dalam projek dari awal. Setelah anda yakin mempunyai semua pemain utama yang terlibat, cara yang baik untuk mula mengumpulkan syarat adalah mengadakan perbincangan awal dengan penaja eksekutif projek untuk mendapatkan pemikirannya tentang apa syaratnya, dan biarkan dia membimbing anda mengenai siapa yang harus bercakap dengan seterusnya. Semasa perbualan itu, dokumentasikan keperluan fungsional berbanding yang tidak berfungsi, dan juga syarat mana yang diperlukan berbanding syarat mana yang bagus untuk dimiliki. Setelah anda mencapai titik di mana anda selesa, anda mempunyai permulaan yang kuat dalam membina keperluan, menjadualkan sesi dengan pasukan yang lebih besar untuk meninjau keperluan dan memastikan semuanya dipertanggungjawabkan. Selain itu,untuk memastikan bahawa semuanya dipertanggungjawabkan pada awal projek, mungkin cuba melakukan sesi sumbang saran atau memetakan aliran proses pada tahap yang tinggi untuk memastikan semuanya dipertanggungjawabkan. Teruskan bersosialisasi syarat-syarat sehingga anda yakin mereka telah dipenuhi dengan betul, memberi ruang projek anda sebagai asas yang kukuh.
Segitiga besi dalam pengurusan projek menggambarkan bagaimana jika salah satu elemen ruang lingkup, jadual, atau kos projek berubah, maka dua elemen lain juga berubah.
2. Log Keluar Stakeholder
Setelah memenuhi kehendak projek sepenuhnya, cara lain yang baik untuk mencegah terjadinya skop adalah dengan meminta semua pemegang kepentingan projek menandatangani syarat tersebut. Sekiranya anda tidak pernah mempunyai pihak berkepentingan yang melakukan ini sebelum ini, anda mungkin akan terkejut dengan jumlah syarat yang ditambahkan atau diubah ketika anda mula meminta mereka meletakkan tanda tangan mereka dan mengesahkan bahawa mereka merasa seperti semuanya telah ditangkap. Ini dapat menambahkan masa yang signifikan untuk projek ini pada awalnya, tetapi ia akan menjimatkan banyak kesakitan di masa depan, kerana keperluan yang lebih bersih akan mengurangkan risiko merayap lingkup. Manfaat tambahan apabila pihak berkepentingan menandatangani syarat adalah jika mereka datang kepada anda semasa projek itu dalam fasa pembangunan dan cuba memperluas skop projek dengan menambahkan syarat,anda boleh mengingatkan mereka dokumen yang mereka tandatangani sebelumnya, dan mengingatkan mereka bahawa mereka tidak dapat mengubah skop projek tanpa mempengaruhi garis masa dan kos projek.
3. Proses Kawalan Perubahan
Proses kawalan perubahan yang baik meletakkan tanggungjawab kepada pasukan yang memimpin projek untuk menyetujui semua perubahan pada skop awal projek sebagai satu kumpulan. Satu faedah dari proses kawalan perubahan adalah bahawa ia berfungsi sebagai periksa dan keseimbangan bahawa pengurus projek tidak beroperasi dalam keadaan kosong. Manfaat lain dari proses pengendalian perubahan adalah tanggungjawab untuk membuat keputusan dibagi, kerana semua permintaan untuk menyimpang dari skop awal proyek memiliki permintaan terperinci yang diserahkan yang diperiksa oleh kepemimpinan kanan projek. Sebagai sebahagian daripada pemeriksaan, kepemimpinan projek seharusnya tidak hanya meninjau inti permintaan, tetapi juga risiko, biaya, dan sumber daya yang berkaitan dengan melakukan pekerjaan itu.
Cara Melakukan Kawalan Perubahan Bersepadu dalam Projek
4. Berunding
Jangan takut untuk berunding dengan pihak berkepentingan yang ingin membuat perubahan pada skop projek yang telah dipersetujui. Ini memerlukan kreativiti dari pihak anda. Taktik yang baik untuk digunakan boleh dikatakan bahawa anda akan senang memasukkan syarat tersebut dalam skop projek, tetapi hanya jika elemen lain dari skop yang ada dipangkas untuk membebaskan sumber, wang, dan masa untuk menampung perubahan. Sebagai alternatif, jika pemohon sangat berminat untuk melancarkan keperluan tertentu, mereka dapat menulis permintaan kawalan perubahan dan mengemukakannya kepada panitia. Sebagai alternatif, pilihan lain adalah untuk meneroka kaedah alternatif untuk membangun apa yang dicari oleh pemohon dengan cara yang tidak akan memberi kesan dramatik pada ruang lingkup yang ada.
5. Fasa Masa Depan
Taktik lain adalah bekerjasama dengan individu yang ingin memperluas skop projek dan melihat apakah ada peluang untuk melakukan itu sebagai bagian dari fasa masa depan. Ini adalah penjualan yang sangat mudah jika pemohon mempunyai banyak pekerjaan yang mereka ingin selesaikan. Mungkin manfaat terbesar dari pendekatan ini adalah memberi anda lebih banyak masa untuk menganalisis permintaan dengan tepat dan mengembangkan rancangan terbaik yang harus dilaksanakan untuk menambahkan fungsi tersebut.
© 2016 Max Dalton