Menulis surat perniagaan untuk menyampaikan berita buruk (dengan contoh)

Kaitlyn Baker melalui Unsplash.com

Kadang-kadang, dalam perniagaan, anda tidak boleh mengelakkan menulis surat yang mempunyai berita buruk. Namun, anda boleh mencuba menulis surat sedemikian rupa untuk menjaga hubungan baik dengan penerima, dan juga menyampaikan berita buruk dengan cara yang paling mudah. Anda tidak mahu membakar jambatan dalam perniagaan, jadi sangat menguntungkan anda untuk menulis surat berita buruk yang berkesan.

Objektif Yang Harus Anda Fokus Semasa Menulis Surat

1. Meminimumkan kerosakan pada hubungan: Berita buruk tidak seharusnya menentukan hubungan.
2. Menunjukkan bahawa keputusan itu adil dan munasabah: Bayangkan diri anda sebagai pembaca, dan cuba tawarkan penjelasan sebaik mungkin.
3. Menyatakan berita buruk dengan jelas dan tegas:

• Pembukaan harus mempunyai penyangga untuk meminimumkan kerosakan pada hubungan. Gunakan pembukaan positif atau neutral untuk mengekalkan muhibah.
• Badan ini mesti mengandungi alasan untuk membantu pembaca melihatnya dari sudut pandangan anda. Anda ingin menunjukkan bahawa anda bersikap adil dan wajar. Bersikap jelas dan tegas mengenai berita buruk, tetapi juga ringkas, positif, dan rendah diri.
• Penutup harus mengandungi isyarat muhibah yang sesuai, dan mungkin penyelesaian yang berpotensi untuk masalah pembaca.

Surat Perniagaan Berita Buruk Contoh # 1

Surat itu ringkas dan sopan. Penulis memberikan alasan yang baik untuk penolakan kedudukan tetapi juga membiarkan pintu terbuka untuk hubungan masa depan. Penulis juga memberikan penyelesaian yang mungkin pada akhirnya.

Surat Perniagaan Berita Buruk Contoh # 2

Surat berita buruk ini merangkumi kenyataan bahawa wajan yang dipesan Cik Hodges tidak tersedia dengan menaik tarafnya menjadi kuali yang lebih baik dan lebih besar. Juga, nada yang sangat positif sehingga pembaca mungkin tidak menyedari bahawa keseluruhan set yang dipesannya belum tiba tepat waktu, kerana dua kepingnya akan tiba kemudian. Buletin buruk ini sama sekali tidak menumpukan pada negatif tetapi menyampaikan mesejnya dengan cara yang positif. Harry Figby juga memperluas peluang untuk hubungan masa depan dengan memberitahu Ms. Hodges mengenai penjualan dan acara yang akan datang.