Unit 2: organisasi perjalanan dan penginapan dalam perniagaan

Catatan: Maklumat ini adalah untuk membantu anda dalam Diploma Perniagaan dan Pentadbiran Tahap 2. Jangan salin.

Jenis Mesyuarat yang berbeza

Jenis perjumpaan bergantung pada ukuran organisasi, isu-isu yang perlu dibincangkan dan jumlah orang yang mungkin akan dihadiri.

A mesyuarat berdiri betul-betul apa yang ia kedengaran seperti: mesyuarat berdiri. Mesyuarat ini sering diadakan setiap hari oleh pengurus untuk jangka masa yang pendek. Mereka biasanya digunakan ketika pengurus harus memberitahu pekerja tentang perubahan atau tugas sederhana yang perlu dimulakan dan diselesaikan.
A persidangan adalah mesyuarat yang sangat terancang dan teratur, dan persidangan jauh berdasarkan perbincangan dan pendapat. Mereka dipegang oleh ketua untuk membincangkan satu atau beberapa topik dan sering kali mempunyai kehadiran orang yang berbeza dalam organisasi. Kadang-kadang panggilan persidangan berlaku. Ini boleh melibatkan satu atau lebih orang.
A persembahan adalah mesyuarat yang diadakan untuk memaklumkan pekerja tentang perubahan kepada rutin, peraturan dan prosedur. Perancangan persembahan sering memakan masa kerana semua maklumat adalah tepat dan terperinci. Dalam pembentangan sering terdapat satu atau dua penyampai dan peserta biasanya berpeluang untuk membincangkan sebarang pertanyaan di akhir.
A mesyuarat topikal adalah mesyuarat yang diadakan untuk membincangkan satu topik individu.
Mesyuarat tergempar diadakan secara tiba-tiba, selalunya tanpa banyak perancangan dan notis. Mereka biasanya melibatkan perbincangan mengenai krisis sama ada dalaman atau luaran organisasi. Mesyuarat tergempar perlu dihadiri oleh semua anggota pasukan yang boleh menyebabkan gangguan dalam kerja sehari, namun sangat penting. Agenda tidak diperlukan untuk mesyuarat tergempar kerana pemberitahuan singkat; namun, minit masih perlu diambil perhatian sama ada semasa atau selepas mesyuarat.

Sokongan Pentadbiran untuk Mesyuarat

Adalah penting bahawa sokongan pentadbiran diberikan untuk mesyuarat. Sebelum perjumpaan diadakan, senarai harus dibuat semua peserta dan maklumat ringkas harus dikumpulkan mengenai tujuan perjumpaan. Semasa orang memasuki perjumpaan, penting bagi seseorang untuk mengetahui siapa yang tiba.

Selalu ada pengambil minit; ini adalah orang-orang yang merakam perbincangan dan perjanjian yang berlaku semasa perjumpaan, yang membolehkan orang merujuk kembali kepada mereka. Semasa orang memasuki kawasan untuk perjumpaan, adalah penting seseorang menuliskan nama orang di sana sekiranya pertemuan kedua perlu diadakan dengan peserta yang sama. Ini juga membolehkan pengurus dll untuk mengetahui siapa yang telah diberi objektif baru atau siapa yang mengetahui akan hasil yang baru.

Sokongan pentadbiran juga diperlukan semasa merancang dan mengatur mesyuarat (rujuk soalan 3 untuk apa yang mereka bantu).

Mengatur Mesyuarat

Semasa mengatur mesyuarat, pertimbangkan tujuannya dan siapa yang akan menjadi 'ketua' mesyuarat tersebut. Masa yang sesuai harus diatur agar perjumpaan itu tidak bertentangan dengan janji penting orang yang terlibat dalam perjumpaan tersebut. Jangka masa perjumpaan harus dirancang serta senarai siapa yang akan hadir dan tempat yang sesuai harus dipilih (tempat yang dapat dihadiri oleh semua peserta). Agenda harus dibuat; ini adalah senarai item yang menggariskan topik yang akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

Sekiranya ada minuman yang disediakan, jumlahnya harus difikirkan dan bergantung pada seberapa jauh / tutup rapat, minuman tersebut harus dibeli dan disimpan dengan betul. Diet khas harus dipertimbangkan.

Akses kurang upaya harus dipertimbangkan untuk menyokong peserta. Sekiranya perlu, lokasi perjumpaan harus diperiksa untuk memastikan ia sesuai untuk akses kerusi roda dll. Jurubahasa isyarat boleh disewa atau dijemput untuk hadir untuk membantu komunikasi.

Penginapan Perniagaan

Semasa melakukan perjalanan untuk tujuan perniagaan, kawasan itu boleh menjadi tempatan atau antarabangsa. Adalah penting bahawa semua pilihan perjalanan yang berbeza diteliti sebelum membuat tempahan untuk membandingkan kesesuaian dan kebolehpercayaan serta pelbagai jenis tempat penginapan.

Pilihan perjalanan yang berbeza: Kereta, teksi, bas, keretapi, kereta api, kapal / feri, kapal terbang
Pelbagai jenis penginapan: Hotel, penginapan dan sarapan.

Adalah sangat penting dalam sektor perniagaan untuk mengesahkan arahan dan keperluan untuk perjalanan dan penginapan perniagaan. Semasa mengatur perjalanan perniagaan dengan penginapan, proses perancangan sangat penting. Jumlah orang yang melakukan perjalanan dan anggaran perlu dicari untuk terus maju dengan proses perancangan.

Pertama, pelbagai jenis perjalanan perniagaan harus diketahui; adakah perjalanan akan menjadi tempatan atau antarabangsa? Setelah lokasi disahkan, pertimbangan yang teliti harus digunakan untuk memilih tempat penginapan.

Hotel sering menyediakan makanan tiga segi sehari (yang boleh merangkumi makan tengah hari yang dibungkus) namun harganya agak mahal. Walau bagaimanapun, mereka memberi banyak kemudahan kepada pengunjung termasuk bilik awam di hotel dan mungkin juga menyediakan WiFi percuma yang membolehkan pekerja perniagaan mengikuti perkembangan tugas mereka semasa berada di dalam bilik dan membolehkan mereka berkomunikasi dengan rakan sekerja.
Tempat Tidur dan Sarapan Pagi selalu menyediakan sarapan pagi pada waktu pagi yang termasuk dalam kos penginapan seseorang. Kemudahan di beberapa tempat tidur dan sarapan pagi adalah terhad, yang seharusnya tidak terlalu memprihatinkan kerana ketika dalam perjalanan perniagaan, kemungkinan pekerja tidak akan sering berada di bilik mereka yang diperuntukkan.

Perjalanan Tempahan

Semasa membuat tempahan perjalanan, perlu dilakukan kajian tambahan. Sekiranya hotel / tempat tidur dan sarapan mempunyai waktu malam untuk membuat tempahan, adalah mustahak pekerja perniagaan itu tiba di sana sebelum ini. Dalam beberapa kes, lebih mudah melakukan perjalanan sehari sebelumnya untuk menetap di bilik dan berehat sehingga kerja bermula. Perbelanjaan perlu diperiksa dengan teliti sehingga kosnya sesuai dengan anggaran.

Tiket untuk perjalanan dan bilik hotel / penginapan dan sarapan harus ditempah terlebih dahulu untuk mengelakkan kekecewaan dan tekanan. Dalam beberapa kes, pelancong perniagaan mungkin diberi sejumlah wang untuk membeli makanan, perjalanan dengan bas atau teksi dan untuk memenuhi keperluan lain.

Apabila perancangan selesai, semua kakitangan untuk mengambil bahagian dalam perjalanan perniagaan harus diberi perincian mengenai perjalanan dan penginapan sehingga mereka dapat menyiapkan dan mengetahui perincian yang tepat tentang apa yang mereka lakukan.

Penting untuk menyimpan catatan perjalanan perniagaan dan penginapan untuk mengawasi aliran tunai dan keuntungan syarikat kerana wang yang digunakan untuk perjalanan perniagaan sering ditetapkan pada anggaran. Sekiranya perincian disimpan mengenai perjalanan dan penginapan, misalnya berapa banyak wang yang mereka harapkan dan kesesuaiannya, rekod tersebut dapat dirujuk kembali pada masa akan datang untuk menjimatkan wang dan / atau mencari tempat tinggal yang lebih baik.

Ia juga berguna untuk menyimpan rekod kerana membolehkan komunikasi kepada pekerja mengenai kemungkinan perubahan semasa perjalanan mereka.

Jenis Peralatan Pejabat

Alat Tulis: Alat tulis banyak digunakan di dalam pejabat. Contoh alat tulis: Pena, pensil, stapler, klip kertas, nota pasca, pembaris.

Sistem Keselamatan: Di tempat kerja saya, semua pintu pejabat ditutup dan mempunyai kunci berkod. Ini untuk memastikan bahawa orang awam dan orang yang tidak dibenarkan tidak dapat mengakses fail pesakit dan juga wang tunai kecil. Terdapat juga kamera CCTV di penerimaan dan di luar bangunan untuk memastikan keselamatan pelanggan dalaman dan luaran. Semua komputer kakitangan mempunyai butang 'panik' khas yang apabila ditekan, muncul sebagai amaran pada komputer kakitangan lain. Ini memberi amaran kepada mereka bahawa anda berada dalam kesusahan dan adalah kebijakan kami bahawa jika ini berlaku semasa kami tidak berurusan dengan pesakit, kami harus pergi ke anggota kakitangan yang mengaktifkan butang panik untuk melihat apa yang salah.

Komputer: Komputer adalah salah satu peralatan utama yang digunakan di pejabat. Mereka mengandungi perisian yang berbeza, seperti kata Microsoft, yang membolehkan anggota staf membuat surat dan lain-lain. Komputer biasanya dihubungkan ke internet yang memungkinkan komunikasi dan penyelidikan dalam talian. Perisian anti-virus khas harus dipasang di semua komputer untuk penggunaan yang selamat semasa menggunakan internet. Juga penting bahawa semua kerja disandarkan untuk mengelakkan kehilangan kerja. Sebilangan besar perisian di komputer boleh dienkripsi kata laluan untuk hanya membenarkan akses yang dibenarkan dan untuk melindungi kerahsiaan.

Pencetak / Mesin Fotokopi: Mesin fotokopi digunakan untuk membuat salinan dokumen yang ada di atas kertas. Selalu berguna untuk memiliki salinan maklumat terutamanya jika menyangkut pelanggan.

Pengimbas: Pengimbas disambungkan ke komputer dan digunakan untuk memindahkan sesuatu dari kertas ke komputer. Tugas saya di tempat kerja saya adalah menggunakan pengimbas untuk meletakkan nota pesakit dan surat hospital ke sistem untuk diperuntukkan.

Meja dan Kerusi: Sebilangan besar pekerja dalam organisasi pejabat ditugaskan ke meja mereka sendiri. Di beberapa organisasi, 'hot desk' pekerja. Ini bermaksud bahawa mereka tidak mempunyai kawasan mereka sendiri, mereka hanya dibawa ke mana sahaja ada.

Mesin Faks: Mesin faks digunakan untuk menyalin dokumen ke perniagaan luar. Setiap mesin faks mempunyai nombor individu, seperti nombor telefon, yang menjadikannya perniagaan lain untuk menyampaikan maklumat anda dengan segera.

Mesin Franking: Mesin Franking digunakan untuk menimbang dan 'mencetak' pada sampul surat (surat / bungkusan) sehingga boleh diposkan. Kredit dibeli dan dimasukkan ke dalam mesin untuk membayar kos setem yang boleh ditukar kepada kelas 1 atau 2. (rujuk unit 12 untuk maklumat lebih lanjut mengenai mesin franking)

Laminator: Kertas atau kad dimasukkan ke dalam laminator yang kemudian 'dilekatkan' di dalam penutup plastik untuk melindungi mereka dari kerosakan dan kerosakan air. Dokumen sering dilaminasi jika hendak dipamerkan misalnya poster atau arahan.

Telefon Talian: Telefon hampir selalu digunakan di pejabat. Mereka dapat digunakan untuk memberi / menerima panggilan luaran dan juga dalaman. Di tempat kerja saya telefon digunakan untuk berkomunikasi dengan pekerja lain dan digunakan untuk menghubungi perniagaan kesihatan dan pesakit lain. Kami juga menerima panggilan masuk dari pesakit yang mungkin mempunyai pertanyaan atau yang ingin membuat janji temu. Setiap telefon juga mempunyai 'kotak surat' di mana orang yang memanggil dapat meninggalkan mesej jika anda tidak dapat menjawabnya. Mereka juga dapat dimasukkan ke dalam pengaturan 'jangan ganggu'.

Kabinet Pemfailan: Kabinet pemfailan digunakan untuk mengatur dan menyimpan dokumen. Mereka sering mempunyai banyak laci dan bahagian yang boleh dilabel untuk membantu organisasi. Di tempat kerja saya, kami mempunyai kabinet pengarsipan terutama untuk data peribadi pesakit yang disusun mengikut abjad mengikut nama keluarga dan dapat dikunci. Kelebihan banyak dari mereka adalah bahawa mereka tahan api sehingga maklumat penting tidak akan musnah sekiranya kebakaran berlaku.

Shredder: Shredders boleh digunakan di pejabat untuk membuang maklumat peribadi dan sulit mengenai anggota kakitangan lain atau pelanggan / pesakit. Ini untuk memastikan bahawa tidak ada orang yang tidak sah dapat memperoleh maklumat tersebut. Akta Perlindungan Data menyatakan bahawa maklumat peribadi harus 'disimpan tidak lebih lama daripada yang benar-benar diperlukan'. Di tempat kerja saya, kami membuang maklumat sulit yang tidak diperlukan lagi.

Selamat: Peti keselamatan adalah sekeping 'peralatan' penting untuk pejabat sekiranya simpanan wang berlaku. Orang yang selamat akan menyimpan wang dengan selamat dan hanya orang yang diberi kuasa sahaja yang tahu cara mengaksesnya dengan menggunakan kunci atau kod. Kunci peti keselamatan juga harus disimpan di tempat yang selamat untuk mengelakkan kehilangan atau kecurian.

Menggunakan Peralatan Pejabat

Semasa memilih peralatan pejabat untuk menyelesaikan tugas, perlu dipertimbangkan tugas yang memerlukan anda lakukan. Sekiranya anda harus menulis surat, anda boleh memilih untuk menggunakan Microsoft Word di komputer dan kemudian menggunakan pencetak. (Pertimbangkan sumber yang ada: mungkin tidak cukup kertas untuk dicetak.)

Juga penting untuk mempertimbangkan jumlah masa yang anda miliki untuk menyelesaikan sesuatu tugas. Contohnya jika anda dikehendaki membuat carta, memerlukan lebih banyak masa untuk melukisnya secara bebas daripada jika anda menggunakan perisian di komputer.

Sekiranya tugas itu melibatkan penyediaan maklumat kepada orang lain, adakah ini perlu dilakukan dengan cepat atau kecepatan tidak begitu penting? Faks dan penggunaan komunikasi telefon hampir seketika sedangkan e-mel bergantung pada berapa lama seseorang dapat mengakses dan membacanya.

Perbelanjaan dan kualiti juga perlu dipertimbangkan ketika menjalankan tugas. Sebilangan peralatan pejabat dapat menghasilkan dokumen berkualiti tinggi tetapi dengan perbelanjaan yang tinggi, ini perlu dirancang dengan teliti.

Mengurangkan Sisa

Penting untuk menjaga pembaziran minimum di lingkungan kerja kerana prestasi akan lebih efisien dan pelanggan / pesakit akan merasa lebih nyaman. Latihan yang betul harus diberikan kepada semua pekerja termasuk cara mengenal pasti dan meminimumkan pembaziran.

Penggunaan e-mel membantu mengurangkan pembaziran kertas kerana minit mesyuarat, buletin dll boleh dihantar ke e-mel kakitangan dan bukannya diberikan kepada mereka di atas kertas.
Sekiranya pekerja menggunakan pencetak, mereka hanya perlu mencetak jumlah halaman yang mereka perlukan dan jika boleh, duplekskannya. Ini juga boleh berlaku semasa menggunakan mesin fotokopi.
'Sisa elektrik' juga sangat penting untuk dikurangkan: bil akan lebih rendah dan bangunan dan persekitaran akan lebih ekonomi. Apabila hari bekerja telah berakhir, semua lampu harus dimatikan serta komputer dan komponennya (pengimbas, pencetak, mesin fotokopi). Pemanasan pusat atau penghawa dingin hanya boleh digunakan sekiranya perlu.

Sistem Diari

Salinan cetak, atau sistem buku harian manual, biasanya dalam bentuk buku terikat atau cincin. Mereka datang dalam pelbagai format hari / bulan sehingga perlu dipertimbangkan berapa banyak entri yang akan dimasukkan ke dalam buku harian sebelum memilih. Kelemahan sistem ini adalah kemungkinan kehilangan dan penggunaan kertas. Ruang mungkin terhad dalam buku harian terikat yang dapat menyebabkan entri tidak jelas. Ini boleh menyebabkan entri salah dibaca. Di dalam organisasi saya terdapat satu atau lebih perancang dinding di setiap bilik kakitangan yang dikemas kini secara berkala. Ini berguna kerana selalu berada dalam pandangan. Ini adalah keputusan peribadi sama ada kita menggunakan buku harian 'gaya buku' atau tidak.

Sistem buku harian elektronik boleh dibuat di komputer, telefon atau penganjur elektrik. Di komputer terdapat banyak program yang boleh anda gunakan untuk membuat sistem buku harian, jadi ini adalah pilihan peribadi. Sekiranya sistem buku harian bersifat elektronik, selalu ada kemungkinan kata sandi menyulitkannya untuk memastikan hanya orang yang mempunyai akses yang sah dapat melihat dan menyuntingnya.

Kelebihan Sistem Diari

Menggunakan sistem buku harian membolehkan anda merancang dan mengatur masa anda dengan cekap seperti yang lain. Sekiranya sistem buku harian dapat diakses oleh anggota kakitangan yang lain, ini akan memberi tahu mereka tentang ketersediaan umum anda untuk mesyuarat, hari latihan dan di tempat kerja saya ketika hari pentadbir mereka. Sistem buku harian membantu ketika merancang perjumpaan dan acara kerana anda dapat memastikan bahawa tidak ada yang bertindih dengan mereka.

Semasa memesan sumber, selalunya idea yang baik adalah menyimpan buku harian mengenai apa yang dipesan, kapan dan kuantiti apa yang dipesan. Ini membantu pengurus dan kepala wang kecil untuk mengetahui berapa kerap sumber daya digunakan dan mungkin dapat membantu menyelesaikan masalah untuk mengurangkan pembaziran sumber.

Sangat penting untuk memasukkan tarikh dan masa dalam sistem buku harian. Perkara-perkara ini harus diikuti dengan nama-nama jika perlu dan maklumat mengenai janji temu atau acara yang dicatat. Sistem buku harian harus selalu tepat dan betul dan harus mengandungi setiap perincian yang diperlukan.

Contoh Sistem yang Digunakan

Mendapatkan maklumat yang betul semasa membuat catatan harian sangat penting. Di tempat kerja saya, kami menggunakan perisian bernama 'SystmOne'. Ini mengandungi sejenis sistem buku harian elektronik untuk membuat tempahan janji temu dan konsultasi telefon. Adalah penting bahawa maklumat mengenai perkara ini betul untuk mengelakkan janji temu, untuk membantu menjaga keselamatan pesakit, untuk memastikan pesakit yang betul dimasukkan dan supaya doktor atau petugas resep mengetahui ringkasan kecil mengenai gejala / keperluan pesakit.

Kami juga mempunyai pilihan untuk menyimpan sistem buku harian kami sendiri untuk memasukkan tarikh perjumpaan pasukan dan hari latihan. Menjejaki tarikh-tarikh ini membantu kita untuk menyediakan masa lapang. Menghadiri perjumpaan dan hari latihan membolehkan kita berkomunikasi dengan rakan sekerja yang lain, memperbaiki segala masalah yang mungkin kita hadapi semasa pembedahan dan membantu kita mengembangkan pengetahuan kita.