Petua menyimpan rekod untuk musim cukai

Petua ini akan membantu anda melalui musim cukai tanpa rasa sakit yang biasa.

Olga DeLawrence

Hujung tahun sibuk dan sering menimbulkan tekanan. Lagipun, kami mempunyai dua percutian berulang-ulang yang memerlukan masa, wang dan persiapan. Selain itu, dengan 31 Dis ^st, ia keluar dengan yang lama dan dengan yang baru. Oh, saya tidak bercakap tentang membersihkan almari atau gudang anda. Tidak, saya bercakap mengenai rekod kewangan, fail, resit, dan mendapatkan itik anda berturut-turut untuk disampaikan kepada Paman Sam.

Menakutkan, bukan?

Tidak semestinya. Ikuti petua ini dan pembersihan akhir tahun adalah mudah. Begitu juga mengumpulkan rekod anda sebagai persediaan untuk mengemukakan penyata cukai tahunan anda.

Petua ini bertujuan untuk menjadikan hidup lebih mudah bagi kita yang bekerja dari rumah sebagai usahawan atau solopreneur. Tuhan tahu kita cukup sibuk seperti sekarang, jadi mengapa tidak menyusun rekod anda? Ia akan menjimatkan masa dan banyak tekanan. Percayalah!

Simpan fail tahun semasa

Foto oleh Shauna L Bowling

Susun Fail Fizikal Anda

Ramai di antara kita masih memilih untuk menerima bil melalui pos dan membayar dengan cek. Dedikasikan laci di meja anda atau sistem fail mudah alih untuk menyimpan resit tahun semasa. Buat folder untuk setiap pemiutang dan label dengan tahun semasa pada tab. Ada baiknya anda mempunyai folder untuk perbelanjaan perubatan, kerana anda akan diminta mendapatkan maklumat mengenai penyata cukai anda.

Juga, buat folder tahun semasa untuk perbelanjaan perniagaan anda, jika ada. Masukkan semua resit anda ke dalam folder setelah mencatat perbelanjaan. Sekiranya resit anda sesuai dengan penyata bank atau kad kredit, buat salinan untuk dimasukkan ke dalam folder perniagaan anda. (Lebih banyak mengenai mencatat perbelanjaan berkaitan perniagaan kemudian dalam catatan ini).

Sekiranya anda mempunyai sistem pemfailan kertas seperti sijil perkahwinan, polisi insurans, jaminan, hak milik kenderaan, penyata cukai, dan lain-lain, (dan anda semestinya!) Akhir tahun adalah masa untuk membersihkannya. Teliti setiap folder dan buang apa sahaja yang telah luput atau tidak lagi berlaku untuk isi rumah anda.

Anda mesti menyimpan penyata bank, membayar bil dan seumpamanya selama tiga tahun. Simpan di kabinet dengan fail yang anda simpan untuk jangka masa panjang. IRS hanya mempunyai tiga tahun untuk mengaudit pengembalian, jadi apa-apa yang lebih tua dari itu, anda boleh menghantar ke tiga belas fail, termasuk semua cadangan.

Cincang semua dokumen yang boleh dibuang dan tambahkannya ke timbunan kompos anda atau gunakannya untuk menyalakan perapian.

Sekarang setelah anda menyusun fail fizikal anda, inilah masanya untuk membuat sistem penyimpanan rekod yang akan anda jaga secara berkala. Di sinilah menjaga kewarasan anda.

Spreadsheets Adalah Rakan Anda

Sekarang, jangan biarkan semua orang gila. Walaupun saya tidak mempunyai latar belakang perakaunan, saya tetap menggunakannya. Mereka adalah kaedah termudah untuk menyimpan rekod dan maklumat yang tersedia untuk anda sekilas. Belajar memasukkan formula dalam Excel tidak sukar. Dan tidak perlu menjalankan pita (pada kalkulator) datang waktu cukai adalah penjimatan masa yang besar.

Bagi anda yang tidak biasa dengan Excel, berikut adalah tutorial asas yang memandu anda bagaimana cara mengatur spreadsheet dan format formula:

Cara Salin dan Tampal di Excel

Sentiasa ingat untuk membersihkan semua data, kecuali formula. Dengan cara itu pengiraan akan dilakukan secara automatik semasa anda menambahkan data baru.

Seperti yang anda lihat pada gambar di bawah, saya telah membersihkan semua data tetapi formula masih ada untuk menunggu saya bekerja!

Spreadsheets yang disyorkan untuk Menjejaki Kegiatan Perniagaan

Saya mempunyai beberapa hamparan yang saya jaga untuk perniagaan saya dan masih mengekalkan penyata cukai peribadi saya. Berikut adalah cadangan saya untuk mempermudah pekerjaan anda pada masa cukai. Jenis pencatatan ini juga dapat membantu anda setiap kali anda perlu memberikan maklumat kewangan kepada entiti yang memintanya. Dengan menekan butang, anda boleh melampirkan spreadsheet ini atau menukarnya menjadi PDF dan menghantar e-mel kepada entiti yang meminta

Jejaki pendapatan anda mengikut pelanggan

Foto oleh Shauna L Bowling

Pendapatan Bebas

Buka buku kerja baru dan beri nama Pendapatan Bebas atau apa sahaja yang melayari kapal anda. Pastikan itu sesuatu yang anda akan ingat ketika anda perlu mencarinya.

Tambahkan nama, nama perniagaan, nama buku kerja anda, dan tahun yang berkaitan dengannya. (Lihat gambar).

Dalam buku kerja Pendapatan Bebas, saya telah menambah lembaran kerja yang berkaitan dengan perniagaan saya. Ia adalah seperti berikut:

1. Pendapatan 2015
2. Perbelanjaan 2015
3. Perbatuan 2015
4. Perbelanjaan Overhed 2015

Catatan: Saya menutup perniagaan freelance pada tahun 2015, tetapi maklumat yang saya berikan dalam artikel ini bersifat hijau.

Di bawah tab Pendapatan, saya telah menamakan lajur dengan betul:

• Lajur A — Nama Projek
• Lajur B — Tarikh diinvois
• Lajur C — Nombor invois
• Lajur D hingga M — masing-masing diberikan kepada sumber pendapatan (pelanggan)
• Lajur N — Subtotal (jumlah semua nombor dalam baris)
• Lajur O — Jumlah (ini sebenarnya berlebihan)
• Lajur P — Tarikh dibayar
• Lajur Q — Bayaran lebih sedikit (kadangkala PayPal menilai bayaran untuk pembayar yang tidak disahkan)
• Lajur R — Amaun Dibayar (bersih yang dibayar kepada saya)
• Lajur S — Baki (baki belum dibayar)
• Lajur T — Jumlah bulanan (ini memerlukan formula tersendiri yang berbeza-beza bergantung pada berapa baris entri yang saya ada dalam sebulan)

Di bahagian bawah hamparan saya mempunyai formula untuk setiap lajur. Ini memberitahu saya sekilas besar berapa banyak yang saya hasilkan dari setiap pelanggan. Ini sangat berguna apabila anda menilai semula asas pelanggan anda. Ia juga berguna pada akhir tahun; anda tahu dari mana pelanggan mengharapkan 1099 (lebih dari $ 600).

Kemudian ada formula yang digunakan untuk memberi saya jumlah yang besar. Ia harus setuju dengan jumlah keseluruhan pada lajur Q, R, S, dan T. Ini disebut sebagai 'bukti'. Sekiranya jumlahnya tidak disemak semula, anda mendapat ralat di suatu tempat.

Pada ketika ini saya ingin mencelah. Sekiranya ada pembaca saya merasa terbeban dengan penyediaan hamparan, saya dengan senang hati akan melakukannya untuk anda. Maka yang perlu anda lakukan ialah memasukkan maklumat semasa ia berlaku. Tembak saya e-mel melalui halaman profil Bravewarrior (lihat di bawah "surat peminat.")

Jejaki perbelanjaan perniagaan anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Perbelanjaan

Seterusnya, kita akan beralih ke lembaran kerja Perbelanjaan. Di sinilah anda akan mengesan semua perbelanjaan berkaitan perniagaan anda. Saya telah menetapkan yang ini sedikit berbeza. Tiga lajur pertama adalah Tarikh, Penerima dan Jumlah. Lajur keempat dibiarkan kosong untuk melihat jumlahnya tanpa perlu pergi ke lajur terakhir. Anda akan melihat mengapa saya menyiapkannya dengan cara ini apabila anda melihat lajur yang saya namakan. Ingatlah untuk memasukkan semua perbelanjaan operasi yang boleh dikurangkan cukai, atau dikenali sebagai kos menjalankan perniagaan (di luar overhead - kami akan mengatasinya kemudian).

Inilah Perkara Yang Harus Anda Sertakan dalam Spreadsheet Anda

• Bekalan pejabat - kertas, dakwat, toner, pen, pensil, dll.
• Perisian
• Perkakasan —CRT, monitor, komputer riba, pembesar suara, pencetak, dll.
• Latihan — setiap seminar yang anda hadiri atau latihan dalam talian yang anda bayar yurannya
• Peralatan Pembaikan & Penyelenggaraan (R&M) —pembaikan komputer, dll.
• Iklan / Pemasaran — ini tidak termasuk jarak tempuh tetapi kos sebenar untuk mendapatkan nama anda di luar sana. Ini boleh menjadi pelekat kenderaan anda, kad nama, cetakan percetakan, dll.
• Lesen / Cukai — lesen pekerjaan dan yuran anda untuk pendaftaran nama perniagaan anda layak di sini. Saya juga menyenaraikan nama domain tahunan dan yuran laman web saya di ruangan ini.
• Insurans — sekiranya anda mempunyai insurans berasingan untuk perniagaan anda sahaja, seperti Liabiliti Profesional
• Bayaran Peraduan
• Bayaran (lain-lain) - ini adalah caj bank, caj PayPal dan apa-apa bayaran lain yang anda sertai untuk dibayar.
• Penghantaran
• Hiburan — sekiranya anda membawa pelanggan makan tengah hari atau makan malam, pastikan untuk menuliskan nama pelanggan dan apa yang dibincangkan pada resit, jika tidak, anda tidak boleh menuliskannya.
• Perjalanan — sekali lagi, ini tidak termasuk jarak tempuh; itu adalah pengiraan yang berasingan. Ini termasuk tambang penerbangan, penginapan hotel, penyewaan kereta, dan lain-lain dengan syarat ia berkaitan dengan perniagaan.

Anda pasti mempunyai jumlah larian setiap lajur (menegak) yang akan 'bukti' ke jumlah baris (mendatar).

Tab Mileage agak lurus ke hadapan. Pada dasarnya, ia kelihatan seperti ini:

Log jarak tempuh anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Apabila anda memandu ke acara rangkaian, pejabat pos, kedai bekalan pejabat, untuk bertemu dengan pelanggan, atau menghiburkan pelanggan secara tempatan, jarak tempuh anda dapat dikurangkan. IRS mencatatkan kadar yang berbeza setiap tahun. Perisian cukai atau akauntan anda akan membuat pengiraan yang tepat setelah anda memberikan jumlah jarak tempuh. Bayaran dan tol parkir juga boleh dikurangkan, jadi pastikan anda menyimpan resit dan mencatatnya. Saya biasanya menyimpan ruangan yang terpisah di hamparan jarak tempuh untuk mengesan tempat letak kenderaan dan tol (lihat lembaran Perbelanjaan Perubatan kemudian dalam catatan ini).

Catatan: Sekiranya anda menggunakan kenderaan untuk tujuan kerja sahaja, anda boleh memilih untuk memasukkan gas dan minyak, pembaikan dan penyelenggaraan kenderaan di kawasan perbelanjaan operasi. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh menghapuskan jarak tempuh jika ini adalah cara yang anda jalani. Anda juga mesti melunaskan kenderaan (bergantung pada usianya) jika benar, memang kenderaan syarikat.

Perbelanjaan Overhed

Beralih ke Perbelanjaan Overhed:

Sekiranya anda bekerja dari rumah dan mempunyai pejabat yang berdedikasi (saya menukar bilik tidur ketiga saya menjadi pejabat), anda boleh memotong sebahagian daripada perbelanjaan anda. Pengiraan dibuat berdasarkan rakaman persegi pejabat anda dibahagikan dengan jumlah rakaman persegi rumah anda. Perisian cukai anda akan menggunakan matematik berdasarkan rakaman persegi yang anda berikan.

Ini adalah Item yang Perlu Anda Catatkan Berdasarkan Asas Bulanan

• Pembayaran gadai janji — sekiranya cukai dan insurans anda termasuk dalam pembayaran, anda harus melanggar prinsip semasa anda memfailkan cukai anda. Cukup tolak nombor insurans dan harta tanah anda dari jumlah pembayaran tahun ini untuk mendapatkan pecahan yang betul.
• Elektrik
• Gas - untuk menyejukkan dan memanaskan rumah / air anda
• Air
• Pembaikan Rumah - ini hanya berlaku untuk pembaikan yang mempengaruhi seluruh rumah, seperti memasang kembali struktur, pemasangan semula kabel, dll.
• Telefon bimbit - jika anda menggunakannya untuk perniagaan.
• Telefon — jika anda mempunyai talian telefon khusus, sertakan ini di lembaran kerja perbelanjaan, dan bukannya di sini.
• Internet - ini terutama berlaku untuk penulis. Mana-mana profesional yang bekerja sendiri yang bergantung pada Internet untuk menjalankan perniagaan harus memasukkan kos ini.

Jejaki perbelanjaan overhed anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Hamparan Mudah untuk Semua Pembayar Cukai

Untuk semua pembayar cukai yang membuat potongan, ada baiknya mengekalkan hamparan untuk perbelanjaan Perubatan / Pergigian anda, dan Sumbangan Amal. Jejaki jarak tempuh anda untuk kedua-dua kategori juga, kerana ia dikira sebagai perbelanjaan di luar poket dan boleh ditolak.

Hamparan Perubatan / Pergigian anda adalah susun atur yang sangat mudah, seperti yang akan anda lihat di bawah:

Jejaki perbelanjaan perubatan anda, termasuk jarak tempuh

Foto oleh Shauna L Bowling

Premium anda boleh dikurangkan, seperti preskripsi, lawatan doktor, penginapan di hospital, kerja makmal, rawatan pesakit luar, dan lain-lain. Sekiranya doktor anda telah menetapkan pelan penurunan berat badan atau keahlian gim untuk merawat penyakit tertentu, termasuk kegemukan, mereka boleh dikurangkan sebagai dengan baik. Perhatikan kata kunci di sini ditetapkan. Doktor anda yang menyatakan bahawa anda harus menurunkan berat badan tidak melayakkan anda mengambil potongan ini.

Untuk