Nvq tahap 3: menggunakan sistem buku harian (tujuan, jenis dan banyak lagi)

Mengkaji penggunaan sistem buku harian dalam pentadbiran perniagaan, termasuk jenis buku harian yang tersedia, maklumat yang harus disertakan, dan cara menyimpan entri dengan selamat.

Foto oleh Viktor Talashuk di Unsplash

Pengenalan kepada Unit Ini

Ini adalah unit pilihan Kumpulan B di Tahap 2 dengan jumlah 3 kredit. Setelah menyelesaikan unit ini, calon akan mempunyai pengetahuan yang baik mengenai tujuan sistem buku harian, bagaimana menggunakannya dan mengapa menggunakannya. Mereka akan mengetahui maklumat apa yang diperlukan untuk mengekalkan buku harian dan mengapa, dan mereka akan tahu bagaimana membuat catatan harian dengan jelas dan tepat dan mengapa.

Calon akan mengetahui tujuan perubahan dan cara memprioritaskan dan menyampaikannya, bersama dengan memahami keperluan untuk menyampaikannya. Calon juga akan mengetahui cara melaporkan dan menyelesaikan sebarang masalah dalam entri buku harian dan cara menyimpannya dengan selamat, kerana mereka boleh mengandungi maklumat sensitif dan sulit. Berkongsi buku harian juga diliputi, termasuk tahap perkongsian, hak apa yang dimiliki setiap orang untuk buku harian itu dan bagaimana menjaga janji temu rahsia dan peribadi dari semua pengguna.

Saya juga telah memasukkan pernyataan peribadi.

1.1 Apakah tujuan menggunakan sistem buku harian?

Masa sangat penting dan dapat dimanfaatkan dengan cara yang sangat efisien dengan mengekalkan sistem buku harian. Oleh itu, perancangan dan organisasi yang cekap pada masa anda dan orang lain adalah salah satu aktiviti terpenting yang boleh anda lakukan.

Buku harian itu adalah salah satu sumber utama di pejabat, tanpanya, tidak seorang pun dari kita yang tahu di mana kita seharusnya atau apa yang harus kita lakukan pada waktu tertentu.

Buku harian boleh disimpan secara manual atau elektronik.

1.2 Memerihalkan pelbagai jenis sistem buku harian.

Sistem buku harian pada dasarnya boleh dibahagikan kepada dua jenis:

Sistem Manual

Jenis sistem buku harian manual yang paling biasa digunakan di pejabat

adalah buku terikat di mana janji temu direkodkan.

Ini mungkin:

Satu hari setiap halaman
Dua hari setiap halaman
Satu minggu untuk melihat
Dua minggu untuk melihat

Semasa memilih jenis buku harian manual yang paling sesuai untuk digunakan, anda perlu mempertimbangkan berapa banyak entri yang mungkin anda buat dalam satu hari.

Alternatif untuk buku terikat adalah sistem daun longgar, yang sering dikenali sebagai pengurus masa. Ini mempunyai kelebihan bahawa bahagian buku harian berterusan. Halaman baru ditambahkan seiring berjalannya tahun, jadi tidak perlu mendapatkan buku harian baru menjelang akhir setiap tahun.

Sistem manual lain yang sama sekali berbeza adalah perancang dinding. Ini biasanya merupakan carta berlapis yang mempunyai ruang setiap hari yang meliputi sepanjang tahun.

Sistem Elektronik

Buku harian elektronik boleh disimpan di komputer peribadi, komputer riba, tapak tangan atau penganjur elektronik. Mereka mempunyai beberapa kelebihan berbanding sistem manual:

Menyoroti potensi konflik antara janji
Kemasukan acara biasa sekali sahaja
Kurang kertas digunakan.
Perlindungan kata laluan.
Terdapat pelbagai akses.
Di skrin peringatan janji temu.
Keserasian pangkalan data.
Hubungan elektronik.

Penting untuk memeriksa kesan perubahan yang dibuat pada entri.

123rf.com

1.3 Mengapa anda mesti mendapatkan maklumat yang relevan mengenai catatan dan perubahan buku harian yang diminta?

Permintaan untuk perubahan nampaknya agak kecil, tetapi mungkin memberi kesan yang boleh membawa implikasi besar. Menunda temu janji boleh menyebabkan orang yang menghadiri mesyuarat itu terlambat, atau bahkan tidak dapat menghadiri, mesyuarat lain yang diatur pada kemudian hari. Oleh itu, penting untuk memeriksa kesan perubahan yang diminta sebelum menyetujuinya.

Semua maklumat yang relevan mesti diperoleh kerana anda harus memastikan bahawa semua orang yang menghadiri mesyuarat atau janji temu mempunyai kemudahan dan diberi semua perinciannya, sehingga tidak ada kesalahan pada setiap saat.

2.1 Maklumat apa yang diperlukan untuk membuat catatan harian?

Maklumat seperti masa, tempoh, tarikh, tempat, peserta, ketua, pengunjung diminta untuk membuat catatan harian.

2.2 / 3 Mengapa anda harus mengutamakan permintaan dan bagaimana anda melakukannya?

Anda perlu memprioritaskan tindakan yang perlu anda lakukan sekiranya menerima sejumlah permintaan atau perubahan pada pengaturan pada masa yang sama. Jelas bahawa perubahan mungkin paling baik ditangani mengikut urutan kronologi. Juga semua orang yang terlibat dalam perjumpaan harus dihubungi dan memastikan ia sesuai untuk semua orang sebelum permintaan atau perubahan disahkan. Perubahan yang mempengaruhi janji temu pada hari anda menerima perubahan tersebut, perlu ditangani sebelum perubahan janji temu atau mesyuarat pada masa akan datang.

Contoh perisian diari.

2.4 Mengapa anda mesti berusaha mengimbangkan keperluan semua yang terlibat?

Setiap orang yang terlibat dalam temu janji atau perjumpaan harus diberi masa yang cukup untuk merancang, melakukan perjalanan dan untuk keperluan lain agar perjumpaan berjalan lancar tanpa masalah bagi sesiapa pun. Agar mesyuarat berjaya, semua yang terlibat harus hadir dan diberi masa persiapan yang mencukupi.

2.5 Mengapa anda mesti menyampaikan perubahan kepada mereka yang terjejas?

Perubahan harus disampaikan tepat pada waktunya, dan jika anda bertanggung jawab atas buku harian orang lain, adalah mustahak anda menyampaikan apa-apa perubahan pada mereka pada waktunya untuk membolehkan mereka bersiap sedia untuk sebarang pertemuan atau perjalanan yang terlibat. Penting juga untuk meluangkan masa yang cukup dalam sehari untuk mereka menangani masalah rutin dan masa perjalanan yang mencukupi antara janji sekiranya perlu.

Orang lain yang dipengaruhi oleh perubahan juga akan mempunyai janji temu lain dalam buku harian mereka. Penting agar anda tidak memberi mereka kesan bahawa perubahan sedang dilakukan secara ringan atau sebaliknya, kerana sesuatu yang lebih penting telah muncul.

Sistem buku harian elektronik secara automatik dapat menyampaikan perubahan kepada mereka yang terlibat yang sistemnya dihubungkan dengan sistem anda, tetapi anda perlu menghubungi orang lain yang terjejas. Bergantung pada skala masa yang terlibat, ini boleh dilakukan melalui telefon, e-mel, faks, surat atau secara lisan.

Contoh buku harian manual.

getentrepreneurial.com

2.6 Mengapa anda mesti mengemas kini sistem buku harian?

Mengemas kini buku harian apabila perubahan telah dipersetujui adalah sangat penting. Anda harus memastikan bahawa anda telah menghapus janji temu yang dibatalkan. Adalah menjengkelkan dan memalukan untuk tiba untuk janji temu hanya untuk diberitahu bahawa ia telah dibatalkan, dan juga membuang masa.

Buku harian yang tidak dikemas kini sepenuhnya akan menimbulkan pelbagai kekeliruan. Ini akan membuatkan orang hilang keyakinan dan membuang masa.

Mungkin ada persoalan keselamatan dan kerahsiaan yang terlibat ketika menyampaikan pindaan terhadap pengaturan. Mungkin terdapat rundingan yang boleh mempengaruhi masa depan organisasi. Sekiranya anda mengetahui perkara ini sebagai hasil daripada mengatur perjumpaan, adalah penting agar anda tidak menyediakan maklumat ini.

Kecekapan seluruh organisasi boleh dikatakan bergantung pada pemeliharaan sistem buku harian yang betul. Walaupun nampaknya, di muka, peranan yang sangat kecil, akan sangat sukar jika setiap anggota staf harus mengingat janji apa yang mereka ada dan di mana mereka seharusnya berada pada waktu tertentu.

2.7 Huraikan pelbagai jenis masalah yang mungkin berlaku semasa permintaan baru dibuat dan penyelesaian untuk masalah ini.

Permintaan baru pada sistem buku harian boleh dibuat untuk pertemuan atau janji temu atau untuk tempahan bilik atau untuk perubahan pada tempahan yang ada. Permintaan bergantung pada peranan di mana pemegang buku harian terlibat. Semasa permintaan dibuat, pemohon mungkin atau mungkin tidak melihat melalui sistem buku harian untuk slot atau masa lapang yang tersedia, dan ini mungkin kerana mereka tidak mempunyai akses ke maklumat yang diperlukan. Apabila permintaan baru dibuat, masalah berikut dapat terjadi

Implikasi untuk permintaan yang ada - ini boleh berdasarkan faktor berikut seperti pertindihan dan pendua
Pertindihan beberapa permintaan - penjagaan perlu diambil agar permintaan tidak bertindih kerana boleh menimbulkan kekacauan dan mencegah orang menghadiri mesyuarat atau janji temu.
Tempahan pendua atau berganda - ralat yang sering berlaku apabila buku harian dikendalikan oleh banyak orang dan komunikasi kurang baik
Tidak menyampaikan permintaan atau perubahan permintaan - komunikasi yang buruk gagal seluruh sistem
Tidak mengesahkan permintaan - permintaan perlu disahkan, jika tidak, seseorang tidak akan pasti sama ada permintaan tersebut akan diteruskan. Kadang kala ini menyebabkan slot masih kosong, membuatkan orang yang memerlukan menunggu
Tidak merakam permintaan - ini akan kelihatan kosong apabila sebenarnya ada permintaan
Mengutamakan permintaan - meminta penjadwalan ulang permintaan ketika beberapa permintaan prioritas tinggi / darurat / mendesak masuk
Mengemas kini permintaan - untuk mengelakkan miskomunikasi dan salah maklumat
Perlindungan Data
Keselamatan

Penyelesaian

Penyelesaian untuk masalah ini adalah:

Mempunyai pengetahuan menyeluruh mengenai sistem buku harian, cara menggunakannya, bagaimana merancang dan menyelaraskan permintaan agar tidak berlaku pertindihan dan pertindihan
Pengetahuan tentang mendapatkan maklumat yang relevan mengenai permintaan dan jenis maklumat yang diperlukan
Mengutamakan permintaan mengikut keperluan dan desakan serta merekodkannya dalam format yang betul dan juga memberi akses kepada staf yang diperlukan
Komunikasi adalah aspek penting yang lain, yang jika tidak digunakan akan gagal menjalankan organisasi
Mengemas kini mengelakkan kekecewaan dan kesilapan dalam banyak cara
Mengikuti polisi dan prosedur organisasi yang berkaitan dengan perlindungan dan keselamatan data.
Menggunakan sistem fail yang dicatat, sehingga tidak ada yang dapat mengakses fail tanpa masuk ke sistem

Berkongsi Kalendar Anda

2.8 Menjelaskan tujuan mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan semasa menggunakan sistem buku harian.

Buku harian boleh digunakan untuk pelbagai tujuan. Satu buku janji temu peribadi, janji temu untuk perjumpaan, perbincangan dan maklumat lain dalam buku harian mereka. Terdapat juga catatan yang berkaitan dengan maklumat sulit orang lain yang sensitif dan peribadi. Oleh itu, setiap entri diari mesti mempunyai tetapan seperti "peribadi" untuk maklumat peribadi, dan memastikan bahawa hanya orang yang sesuai melihat penyertaan yang dibuat, jika tidak, akan berlaku kerahsiaan. Kami tidak mahu seseorang melihat maklumat sulit kami atau orang lain. Contohnya adalah temu janji kesihatan pekerjaan, tinjauan rasmi, mesyuarat tatatertib, mesyuarat pemulihan atau perlindungan dll… Oleh itu, akses kepada maklumat oleh orang ramai harus dijaga dan dipantau.

Mengenai masalah keselamatan, jika kalendar atau buku harian tidak dilindungi, siapa pun akan mendapat akses ke maklumat dalam buku harian itu, dan mereka bahkan dapat menyunting atau menghapus maklumat penting. Apabila orang diberi akses ke kalendar, mereka diberi tahap kebenaran tertentu ketika mempertimbangkan hak akses dan hak penyuntingan. Buku harian juga boleh dibuka hanya untuk orang yang memerlukan maklumat tertentu dan ditutup dari orang lain.

Oleh itu, agar organisasi atau jabatan berfungsi dan beroperasi dengan baik, prosedur kerahsiaan dan prosedur keselamatan perlu dipatuhi.

Semoga Berjaya Dengan Pengajian Anda

Saya harap ini berguna bagi anda. Jangan ragu untuk meninggalkan komen atau maklum balas anda. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau memerlukan bantuan dan nasihat, jangan ragu untuk menghubungi saya. Terima kasih.