Nvq tahap 3: berkomunikasi dalam persekitaran perniagaan

Unit ini merangkumi komunikasi yang sesuai dalam persekitaran perniagaan.

Foto oleh Antena di Unsplash

Berkomunikasi dalam Persekitaran Perniagaan adalah Kumpulan A, unit mandatori tiga kredit untuk Diploma Kelayakan Vokasional Nasional Tahap 3 dalam Perniagaan dan Pentadbiran, yang ditawarkan di England, Wales dan Ireland Utara. Modul ini membantu calon mencapai pemahaman menyeluruh mengenai tujuan komunikasi. Calon juga belajar bagaimana berkomunikasi secara lisan dan bertulis, bagaimana mencari dan menggunakan maklum balas (dan kepentingannya) dan bagaimana mengembangkan kemahiran komunikasi untuk tahap seterusnya.

Artikel ini akan membahas setiap hasil modul, menjelaskan maksudnya, dan membincangkan cara mencapainya. Ini akan membantu anda memperoleh pemahaman tentang calon yang biasanya ditulis oleh calon. Bergantung pada pekerjaan khusus anda, anda perlu mengubah apa yang ditulis di sini untuk kerja dan organisasi anda sendiri semasa menyediakan portfolio anda sendiri.

Cara Menggunakan Artikel Ini

Artikel ini merangkumi Hasil 1 dan 2 dari Unit 304 untuk Diploma Perniagaan dan Pentadbiran Tahap 3 NVQ, yang merangkumi elemen komunikasi dalam persekitaran tempat kerja.

Ini hanya maklumat dan bertujuan untuk membimbing anda melalui proses penyusunan portfolio anda sendiri. Jangan langsung menyalin apa-apa di sini untuk fail anda, kerana fail anda perlu disesuaikan dengan spesifik pekerjaan dan organisasi anda. Menyalin bahasa dari artikel ini secara langsung bukan sahaja tidak jujur tetapi juga akan melemahkan fail anda.

Hasil 1: Memahami Tujuan Merancang Komunikasi

1.1 Menerangkan Faedah Mengetahui Tujuan Komunikasi

Komunikasi merujuk kepada penyebaran idea atau kandungan antara individu, kumpulan, atau individu dan kumpulan. Komunikasi terdiri daripada:

Sumber: orang atau orang yang membuat mesej.
Mesej: kandungan komunikasi.
Medium: bagaimana komunikasi dihantar (e-mel, telefon, orang lain, dll.).
Penerima : khalayak atau orang yang dihubungi. Kemahiran menerima merangkumi mendengar dan membaca dengan berkesan.

Dalam persekitaran perniagaan, kami berkomunikasi dengan mendengarkan masalah masing-masing dan dengan menyelesaikan masalah sehari-hari bersama-sama.

1.2 Menjelaskan Sebab-Sebab Mengetahui Penonton kepada Siapa Komunikasi Dikemukakan

Sekiranya anda memahami khalayak anda, anda dapat berkomunikasi dan memujuk mereka dengan lebih berkesan.

Untuk memastikan mesej anda diterima dengan baik, anda perlu mengetahui apa yang diharapkan oleh khalayak anda, suasana hati mereka, dan pertanyaan apa yang mungkin mereka mahu anda jawab.

1.3 Menjelaskan Tujuan Mengetahui Hasil Komunikasi yang Dimaksudkan

Memahami "hasil yang diharapkan" komunikasi bermaksud memahami kedua-dua mesej anda sendiri dan bagaimana penonton dapat menerimanya.

Penonton boleh:

Seorang rakan sekerja tunggal
Sebilangan orang dalam mesyuarat
Bilik yang penuh dengan orang

Semasa anda berkomunikasi, anda harus tahu sama ada anda cuba:

Sampaikan maklumat
Pujuk
Hiburkan

Keberkesanan komunikasi anda bergantung pada seberapa baik anda memahami bagaimana tujuan anda bergaul dengan kedudukan dan harapan khalayak anda.

1.4 Memerihalkan Kaedah Komunikasi yang Berbeza dan Kapan Menggunakannya

Komunikasi boleh dikelaskan sebagai: verbal atau non-verbal, formal atau tidak formal.

Lisan

Komunikasi lisan adalah jenis komunikasi yang paling penting, umum, dan berkesan. Bercakap secara langsung dan mendengar membantu kita memahami keperluan emosi antara satu sama lain.
Komunikasi lisan yang berkesan mempunyai kaitan dengan seberapa baik anda mendengar orang lain dan juga bagaimana anda bercakap dengan mereka.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal bermaksud menulis, tetapi juga merujuk pada bahasa isyarat, ekspresi wajah, dan gerak isyarat. Komunikasi nonverbal kurang berkesan daripada komunikasi verbal - selalu lebih baik untuk menjadi langsung - tetapi masih penting bagi anda untuk menggunakan isyarat bukan lisan.
Komunikasi nonverbal dapat meningkatkan komunikasi lisan. Bahasa badan dan ekspresi wajah biasanya jujur, dan dapat membantu menyampaikan ketulusan.
Sebilangan orang - termasuk tetapi tidak terhad kepada mereka yang sukar mendengar - terutamanya menggunakan komunikasi nonverbal dalam bentuk bahasa isyarat, gerak isyarat dan ekspresi wajah.

Komunikasi tidak formal adalah interaksi tatap muka yang berlaku secara tidak sengaja sepanjang hari. Mereka boleh berkaitan dengan pekerjaan atau tidak, lisan atau nonverbal.
Beberapa contohnya ialah: perbincangan mengenai sesuatu yang tidak berkaitan dengan pekerjaan di ruang makan, e-mel cepat yang menanyakan mengenai status projek, atau nota melekat yang meminta pertemuan tidak cepat, untuk menamakan beberapa.

Komunikasi Formal

Beberapa jenis komunikasi sesuai dengan harapan atau protokol rasmi, dicatat dalam beberapa cara, atau dirancang dan dilatih lebih awal.
Contoh komunikasi lisan formal adalah persembahan skrip. Komunikasi formal nonverbal merangkumi item bertulis seperti laporan tahunan, syarat pekerjaan, dan kontrak.

Hasil 2: Memahami Cara Berkomunikasi dalam Penulisan

2.1 Mengenal pasti Sumber Maklumat Yang Berkaitan Yang Boleh Digunakan Semasa Menyiapkan Komunikasi Bertulis

Sumber maklumat boleh dikelaskan sebagai primer atau sekunder.

Sumber utama

Sumber utama dihasilkan semasa acara berlangsung. Jenis maklumat ini dikumpulkan oleh seseorang yang bersentuhan langsung dengan kejadian atau kejadian.
Sumber-sumber ini boleh terdiri daripada buku harian, surat, surat khabar, catatan mahkamah, wawancara, tinjauan, dll.
Sumber utama biasanya tidak diubah, dan paling dekat dengan peristiwa itu sendiri.

Sumber Sekunder

Jenis maklumat ini disaring melalui seseorang yang dikeluarkan dari acara utama.
Sumber-sumber ini dapat ditafsirkan atau dianalisis literatur sumber utama, dan termasuk buku, dokumen interpretif, atau kisah orang luar mengenai suatu peristiwa.
Biasanya, sumber sekunder mentafsirkan suatu peristiwa dan mungkin dihasilkan selepasnya.

2.2 Huraikan Prinsip Komunikasi untuk Menggunakan Bentuk Elektronik Komunikasi Bertulis dalam Persekitaran Perniagaan

Komunikasi elektronik merujuk kepada e-mel, faks, atau komunikasi bertulis yang dihantar dan disimpan secara elektronik.

Komunikasi elektronik yang berkesan melibatkan tahap penguasaan teknikal. Anda harus cukup mahir untuk menghantar maklumat melalui teknologi telekomunikasi dan mengetahui cara menggunakan perisian yang diperlukan.
Semasa memilih komunikasi elektronik untuk pertukaran maklumat, anda harus berfikir dengan teliti dan memutuskan kaedah komunikasi yang terbaik dan paling berkesan.
Dalam persekitaran pejabat, anda seharusnya dapat mentafsirkan maklumat dari sumber elektronik dan mempunyai kemahiran mengucapkan huruf yang baik.

2.3 Menerangkan Gaya dan Nada Bahasa dan Situasi yang Berbeza Ketika Mereka Boleh Digunakan untuk Komunikasi Bertulis

Penulisan kolokial, santai, dan formal adalah gaya yang berbeza dengan harapan dan hasilnya sendiri. Gaya penulisan yang anda gunakan bergantung pada niat, medium anda, dan khalayak anda.

Bahasa santai adalah tidak formal dan percakapan. Ini adalah cara anda menulis dalam mesej teks atau sembang mesra. Kemungkinan, anda hanya menggunakan bahasa santai dengan sopan di tempat kerja, terutama dengan pegawai atasan anda. Bahasa santai adalah cara anda bercakap dengan rakan sebaya.
Bahasa percakapan serupa, dan merujuk kepada bahasa yang kita gunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga dan rakan rapat. Bahasa percakapan merangkumi slanga dan dialek.
Bahasa formal digunakan dalam komunikasi perniagaan, dan digunakan ketika anda ingin tampil sebagai profesional dan berwibawa. Ia juga bergantung pada kata-kata dan nada yang anda gunakan. Dalam penulisan formal, bahasa anda harus mempunyai sintaksis, kosa kata dan tatabahasa yang betul.

2.4 Menjelaskan Sebab Memilih dan Menggunakan Bahasa yang Sesuai dengan Tujuan Komunikasi Bertulis

Komunikasi adalah proses pertukaran maklumat, idea, fikiran, perasaan dan emosi melalui ucapan, isyarat, penulisan, atau tingkah laku. Bahasa yang kita gunakan harus mudah difahami, tepat dan bijaksana.

Setiap jenis mesej - aduan, minit dan rungutan, untuk menyebutkan beberapa - menuntut tahap yang berbeza.

Terutama semasa menulis sesuatu yang kritikal, selalu cuba menangani organisasi atau kumpulan secara umum daripada menjadikannya peribadi.
Mulakan dengan titik positif sebelum yang negatif, supaya penerima tidak segera bertahan.
Jelaskan fakta secara langsung, daripada menggunakan bahasa yang tidak jelas atau tidak langsung.
Semasa menulis, elakkan menggunakan huruf besar atau huruf besar. Ini kelihatan seperti bermusuhan dalam komunikasi bertulis.

2.5 Menghuraikan Cara-cara Menyusun, Menyusun dan Mempersembahkan Maklumat Bertulis Sehingga Memenuhi Keperluan Penonton yang Berbeza

Semasa mengatur, menyusun dan menyampaikan maklumat bertulis, ingatlah perkara berikut:

Semasa membuat persembahan, sediakan semua dokumen yang diperlukan lebih awal. Ini mungkin termasuk persembahan PowerPoint (atau perisian tayangan slaid yang serupa), selebaran atau skrip untuk diri anda sendiri.
Simpan dokumen dalam urutan yang betul, sehingga komunikasi mengalir tanpa kekeliruan atau kesalahan. Semak semula pesanan terlebih dahulu.
Semasa menyampaikan, jelaskan objektif anda. Berikan pengenalan tentang apa yang akan anda sampaikan, motif anda dalam membentangkan, mengapa para hadirin ada dan mengapa topik itu penting.
Bentangkan kerja anda selangkah demi selangkah, dengan jelas menggunakan rujukan yang betul jika diperlukan.
Pada akhirnya, akhiri dengan menjelaskan bagaimana semua objektif anda tercapai.
Luangkan masa untuk menjawab soalan.

2.6 Huraikan Cara Memeriksa Ketepatan Kandungan dalam Maklumat Bertulis

Sebarang komunikasi bertulis perlu tepat, diformat secara profesional dan bebas daripada kesalahan ejaan atau tatabahasa. Periksa yang berikut sebelum dokumen diselesaikan untuk dihantar kepada penerima.

Periksa Titik Ketepatan

Ketidaktepatan boleh merosakkan reputasi dan reputasi organisasi anda. Bergantung pada masalahnya, kesannya boleh terdiri dari memalukan hingga bencana.
Perincian yang perlu diperiksa merangkumi: tarikh, nama, statistik, peristiwa dan sebut harga.
Sekiranya anda tidak pasti apa-apa, pastikan anda berjumpa dengan seseorang yang berpengetahuan atau berpengalaman.

Periksa Ejaan dan Tatabahasa

Kebanyakan pemproses kata dan sistem e-mel mempunyai pemeriksa ejaan terbina dalam. Namun, gunakan pertimbangan anda, kerana keputusan tersebut tidak selalu tepat, terutama dalam hal nama orang atau istilah khusus industri.
Selalu baca sendiri dua kali dokumen sebelum menyelesaikannya.
Minta orang lain membaca dan menyunting dokumen untuk anda. Sepasang mata yang segar akan melihat kesilapan yang anda terlepas.

Gunakan Templat

Banyak organisasi mempunyai gaya dalaman untuk dokumen yang berbeza. Semuanya akan tersedia sebagai templat di mana anda dapat memasukkan maklumat dengan mudah.
Sekiranya komunikasi tidak mempunyai templat yang ditentukan, anda harus meneliti gaya yang betul bergantung pada keperluan organisasi atau jabatan anda. Tanya rakan sekerja anda atau cari dokumen yang serupa untuk mengetahui gaya yang betul.

2.7 Menjelaskan Tujuan Penggunaan Tatabahasa, Tanda Baca dan Ejaan yang Tepat

Tatabahasa, tanda baca dan ejaan yang betul memastikan pembaca anda akan senang membaca komunikasi anda, menjadikan komunikasi lebih efisien.
Apabila dokumen mempunyai kesilapan fakta, pembaca cenderung tidak mempercayai keseluruhan perkara. Ketidakpercayaan yang dirasakan boleh memberi kesan negatif terhadap reputasi anda, dan dengan demikian kedudukan anda dalam organisasi anda.

2.8 Terangkan Apa Yang Dimaksudkan dengan Bahasa Inggeris Plain, dan Mengapa Digunakan

Bahasa Inggeris Plain adalah bahasa yang menekankan kejelasan dan mengelakkan bahasa teknikal atau jargon. Perkara ini sangat penting ketika bercakap dengan orang di luar profesion anda, yang memerlukan bahasa teknikal yang diterjemahkan ke dalam sesuatu yang lebih mudah difahami.

Bahasa Inggeris biasa:

Boleh digunakan untuk berkomunikasi dengan sesiapa sahaja, tanpa mengira kemahiran membaca atau pengetahuan mereka.
Jelas dan langsung, tanpa apa-apa yang tersembunyi, bebas dari kata-kata atau idea yang tidak perlu.
Bebas dari jargon teknikal atau slanga.

2.9 Menerangkan Tujuan Proofreading dan Memeriksa Karya Bertulis

Anda harus membaca semula semua karya bertulis. Terdapat beberapa sebab untuk ini:

Tulisan yang betul secara gramatis mencerminkan profesionalisme dan ketekunan anda, dan juga organisasi anda. Orang lain akan menilai anda berdasarkan bagaimana karya tulisan anda digilap.
Prosa yang ditulis dengan baik lebih memakan masa untuk pembaca anda daripada teks yang tersilap kesalahan, menjadikan komunikasi bertulis lebih berkesan.

Semua karya bertulis, dari e-mel hingga minit mesyuarat hingga laporan rasmi, harus disusun semula untuk kesalahan.

2.10 Menjelaskan Tujuan Mengenali Pekerjaan Yang Penting dan Kerja Yang Mendesak

Dalam kerja seharian kita, kita mempunyai gabungan tugas, beberapa yang penting, ada yang mendesak dan yang mempunyai keutamaan yang rendah. Semua tugas mempunyai tarikh akhir yang perlu dipenuhi. Walau bagaimanapun, kepentingan dan urgensi adalah dua perkara yang berbeza. Beberapa tugas mungkin kedua-duanya, tetapi menyedari tugas mana