Mengintegrasikan data luaran dengan syarikat anda

Mengintegrasikan Data Luaran ke dalam HRIS

Artikel ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai pengintegrasian data luaran ke dalam inti HRIS, peluang dan cabaran integrasi ini, dan memberikan amalan terbaik yang perlu diingat semasa merancang integrasi. Walaupun topik ini berlaku untuk semua bidang data HR dan HR, fokus utama artikel ini meneliti integrasi tinjauan gaji dan data pasaran.

Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) didefinisikan sebagai sistem rekod untuk semua data sumber manusia. HRIS yang berkesan memberi keupayaan kepada organisasi untuk menguruskan aliran kerja aktiviti HR yang biasa seperti merekrut, onboarding, penjejakan faedah, dan pelaporan (Celergo.com, 2017). Bukan perkara biasa bahawa pelbagai fungsi SDM menggunakan sistem khusus untuk menguruskan kerja sehari-hari fungsi tersebut. Secara tradisinya, organisasi membeli HRIS teras yang berfungsi sebagai sistem operasi asas dan menempatkan data HR seperti pekerja:

nama
alamat
nombor keselamatan sosial
jawatan
Status FLSA, dll.

Setelah sistem teras dibentuk, organisasi biasanya memerlukan keperluan untuk menggunakan sistem tambahan untuk menampung keperluan perniagaan yang semakin meningkat. Dalam dunia yang sempurna, keperluan tambahan fungsi HR dapat dipenuhi dengan membeli dan melaksanakan modul sistem inti. Dalam beberapa keadaan, alat tambah sistem teras tidak menyokong proses perniagaan dengan secukupnya. Dalam kes ini, keputusan harus dibuat untuk mengubah proses organisasi, membeli perisian lain yang akan menyokong proses perniagaan semasa, atau untuk mengembangkan sistem buatan sendiri yang disesuaikan sepenuhnya. Semakin lama, para ahli HRIS diminta untuk mengintegrasikan pelbagai sistem HR (Kavanagh dan Johnson, 2018). Selain integrasi sistem, pakar HRIS juga mungkin diminta untuk mengintegrasikan elemen data ke dalam sistem yang membantu pemimpin organisasi dalam membuat keputusan.

Sistem Maklumat Bersepadu

Kavanagh dan Johnson (2015) mendefinisikan sistem maklumat bersepadu sebagai "sistem yang dibangun di atas platform umum yang memungkinkan satu contoh data digunakan dalam beberapa aplikasi dan pemindahan data antara sistem dengan lancar" (hlm. 165). Secara minimum, integrasi data melibatkan menghubungkan maklumat dalam dua sistem tetapi keperluan perniagaan mungkin memerlukan lebih dari dua hubungan. Integrasi sering kali melibatkan penghubung operasi transaksional dalam satu sistem yang memulakan beberapa tindakan dalam sistem berikutnya. Contohnya ialah sistem pelacakan pemohon (ATS) dihubungkan dengan pelbagai sistem. Sebagai contoh, apabila calon dipilih dan disahkan,ATS mencetuskan kemasukan ke sistem pembayaran gaji yang mencetuskan kemasukan ke sistem waktu dan kehadiran dan memberi amaran kepada jabatan lencana bahawa pekerja baru sedang memulakan dan bahawa lencana harus dibuat supaya pekerja dapat meleret masuk dan keluar pada jam waktu. Dalam contoh ini, data dipindahkan dengan lancar tanpa memerlukan campur tangan manusia tambahan di luar pencetus awal di ATS. Sokongan aliran kerja jenis ini melegakan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan pentadbiran yang secara tradisinya merupakan bagian dari fungsi HR dan menyediakan kemampuan HR untuk menjadi rakan perniagaan strategik dan menyokong pengambilan keputusan organisasi.data dipindahkan dengan lancar tanpa memerlukan campur tangan manusia tambahan di luar pencetus awal di ATS. Sokongan aliran kerja jenis ini melegakan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan pentadbiran yang secara tradisinya merupakan bagian dari fungsi HR dan menyediakan kemampuan HR untuk menjadi rakan perniagaan strategik dan menyokong pengambilan keputusan organisasi.data dipindahkan dengan lancar tanpa memerlukan campur tangan manusia tambahan di luar pencetus awal di ATS. Sokongan aliran kerja jenis ini melegakan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan pentadbiran yang secara tradisinya merupakan bagian dari fungsi HR dan menyediakan kemampuan HR untuk menjadi rakan perniagaan strategik dan menyokong pengambilan keputusan organisasi.

Dengan mengintegrasikan sistem dan data lain, pakar HRIS berpotensi untuk membuat dan menghasilkan metrik yang bermakna dan memberikan sokongan keputusan yang komprehensif. Dengan mengintegrasikan pampasan, pasar tenaga kerja, dan waktu untuk mengisi data untuk kegiatan perekrutan, HR mungkin dapat mengenal pasti item yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan administrasi perekrutan dan / atau pampasan. Untuk membantu menggambarkan perkara ini, contoh berikut diberikan mengenai pengambilan jururawat:

Contoh Pengambilan Jururawat

Purata masa keseluruhan untuk mengisi kekosongan jawatan di Pusat Perubatan ABC adalah 40 hari. Walau bagaimanapun, purata masa untuk mengisi jawatan kejururawatan adalah 70 hari. Ada yang berpendapat bahawa terdapat kekurangan jururawat yang menyebabkan masa yang lebih lama untuk mengisi angka. Dengan menggabungkan data, seorang profesional HRIS yang mahir mendapati, bagaimanapun, bahawa apabila perekrut mengiklankan kekosongan menggunakan persentil 75 gaji rujukan pasaran, masa untuk mengisi menurun menjadi 50 hari…

… berbanding dengan masa di mana falsafah standard pampasan syarikat digunakan dan masa untuk mengisi rata-rata 80 hari. Dengan maklumat ini, pihak pengurusan boleh membuat keputusan untuk mengubah falsafah pampasan Pusat Perubatan ABC kerana berkaitan dengan jururawat. Dalam contoh sederhana ini, data diambil dari inti HRIS, ATS, dan pasar buruh dan digunakan untuk membuat keputusan yang mempengaruhi anggaran organisasi. Integrasi data memberi organisasi kemampuan untuk memahami keadaan yang berubah dan menyedari kesannya dari masa ke masa - atau segera - untuk mempengaruhi perubahan.

Faedah Integrasi Data

Terdapat beberapa sebab mengapa organisasi memilih untuk menggabungkan data luar dengan inti HRIS. Seperti yang dijelaskan dalam contoh di atas, data bersepadu membolehkan pemimpin memperoleh analisis tepat pada waktunya serta pelaporan ad hoc. Dengan mengintegrasikan kumpulan data, HRIS menghasilkan nilai dalam menyediakan kemampuan pelaporan one-stop shop. Dalam kes perancangan pampasan, sistem bersepadu dapat merangkumi panduan prestasi berdasarkan lokasi dan dalam julat gaji yang sesuai berdasarkan penilaian prestasi. Dengan cara ini, penyatuan data menghilangkan keperluan pengurus untuk menafsirkan matriks kompleks dan mengurangkan kemungkinan kesilapan berdasarkan pengiraan manual dan penafsiran dasar. Selain itu, perancangan pampasan yang tidak dilakukan menggunakan sistem bersepadu, masa nyata, memakan masa dan mahal.Dalam tinjauan layan diri HR 2002, Kumpulan Cedar menganggarkan bahawa di Amerika Utara, syarikat mengalami penjimatan sebanyak $ 5.29 per transaksi purata dengan sistem perancangan pampasan automatik (Wright, 2004). Sekiranya angka ini benar, malah syarikat kecil dan pertengahan akan memperoleh keuntungan daripada mengintegrasikan data dan mengautomasikan perancangan pampasan untuk membuat aplikasi layan diri pengurus seperti ini.

HRIS bersepadu juga menyediakan pematuhan pelaporan persekutuan yang bebas dari kebimbangan. Bagi organisasi yang diminta melaporkan data setiap tahun, usaha pengumpulan data dapat membosankan dan memakan waktu. Sistem bersepadu yang melacak latihan yang diperlukan, misalnya, dapat dengan mudah dimanipulasi untuk membuat laporan Komisi Bersama standard. Perkara yang sama berlaku untuk pelaporan EEO-1 dan Vets-100. Sebagai tambahan kepada kepatuhan yang dirancang, sistem bersepadu membolehkan organisasi memberikan respons tepat pada masanya kepada juruaudit dan menghasilkan data untuk melakukan audit diri. Mengintegrasikan data dari platform berasaskan Web layan diri pekerja juga meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kesilapan dengan meminta pekerja menyerahkan data mereka sendiri ke dalam HRIS.

Cabaran yang perlu dipertimbangkan

Mengintegrasikan data luar tidak semuanya positif dan tentunya membawa serangkaian cabaran yang perlu dipertimbangkan oleh organisasi. Mengintegrasikan data dan sistem adalah mahal dan sering kali memerlukan penyelesaian atau tampalan untuk menyediakan data yang berguna untuk sokongan keputusan. Sekiranya organisasi ingin mengintegrasikan sistem homegrown dengan sistem vendor atau mengintegrasikan dua atau lebih sistem vendor, dan pakar HRIS dengan pengetahuan teknikal mengenai protokol dan bahasa pengaturcaraan untuk berkongsi data antara sistem akan diperlukan (Kavanagh dan Johnson, 2018). Sekiranya pengaturcara ini bukan sebahagian daripada kakitangan organisasi pada masa ini, pemimpin HRIS harus membuat anggaran untuk jawatan tambahan. Walaupun HRIS yang sangat integratif dapat memberikan kecekapan yang lebih besar melalui penggunaan Perkhidmatan Diri Pemohon, Pekerja dan Pengurus,ada yang berpendapat bahawa sistem ini boleh memindahkan kerja dari HR kepada pengurus dan pekerja, sehingga membebani pengurus lini dan pekerja lini. Ini dikatakan mempunyai kesan jangka panjang terhadap penurunan keseluruhan produktiviti dalam organisasi. Sistem faedah mungkin tidak diterima dengan baik oleh pekerja yang merasakan bahawa mereka memerlukan sokongan tambahan dalam membuat keputusan (Stone, et al. 2015). Selain itu, sebilangan pekerja mungkin tidak selesa menggunakan teknologi dan mungkin lebih suka borang kertas daripada kemasukan komputer.sebilangan pekerja mungkin tidak selesa menggunakan teknologi dan mungkin lebih suka borang kertas daripada kemasukan komputer.sebilangan pekerja mungkin tidak selesa menggunakan teknologi dan mungkin lebih suka borang kertas daripada kemasukan komputer.

Cabaran utama lain yang harus dipertimbangkan adalah fleksibiliti sistem - yang sangat penting untuk kejayaan integrasi data. Dalam contoh automasi pampasan, rancangan pampasan berubah dari masa ke masa dan HRIS mesti dapat mengikuti perubahan tersebut. Perubahan dapat meliputi kelayakan, peraturan bisnis (mis: jumlah kenaikan minimum dan maksimum), anggaran, panduan, tanggal akses, pengiraan, dan bahkan presentasi layar. Penambahan atau penghapusan komponen gaji pokok, rancangan bonus, atau rancangan saham diperlukan untuk memberikan fleksibiliti untuk perubahan program khas (Wright, 2004). Sistem juga mesti memberikan fleksibiliti yang diperlukan untuk menampung perubahan keperluan pematuhan. Perancangan pampasan untuk pekerja yang dikecualikan dan pekerja yang tidak dikecualikan, misalnya, mungkin mengikuti garis panduan yang berbeza.Penyatuan data pampasan juga dapat memberi pengurus bendera untuk menunjukkan kemungkinan masalah pematuhan - contohnya, petunjuk untuk wanita dan pekerja minoriti apabila gaji mereka turun di bawah pekerja lelaki dan majoriti yang berkelayakan. Jenis bendera ini boleh menjadi rumit untuk dilaksanakan kerana memerlukan sistem untuk menarik data dari beberapa sistem yang berbeza (inti HRIS, ATS, data pasaran gaji), menerapkan pengiraan (nisbah kompa berdasarkan kadar setiap jam atau gaji tahunan bergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan petunjuk atau bendera kepada pengurus berdasarkan definisi perniagaan mengenai apa yang merupakan item yang memerlukan kajian semula (Wright 2004).Jenis bendera ini boleh menjadi rumit untuk dilaksanakan kerana memerlukan sistem menarik data dari beberapa sistem yang berbeza (HRIS teras, ATS, data pasaran gaji), menerapkan pengiraan (nisbah kompa berdasarkan kadar setiap jam atau gaji tahunan bergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan petunjuk atau bendera kepada pengurus berdasarkan definisi perniagaan mengenai apa yang merupakan item yang memerlukan kajian semula (Wright 2004).Jenis bendera ini boleh menjadi rumit untuk dilaksanakan kerana memerlukan sistem untuk menarik data dari beberapa sistem yang berbeza (inti HRIS, ATS, data pasaran gaji), menerapkan pengiraan (nisbah kompa berdasarkan kadar setiap jam atau gaji tahunan bergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan petunjuk atau bendera kepada pengurus berdasarkan definisi perniagaan mengenai apa yang merupakan item yang memerlukan kajian semula (Wright 2004).

Amalan Terbaik untuk Mengintegrasikan Data

Wright (2004) menawarkan lapan cadangan untuk diperhatikan semasa mengintegrasikan data dan menggunakannya untuk mengautomasikan perancangan pampasan. Cadangan tersebut dapat dilaksanakan di seluruh fungsi SDM dan pakar HRIS harus memperhatikan cadangannya.

Rancang dengan teliti. Penyatuan data tidak boleh menjadi keputusan atau pertimbangan terakhir. Data dari semua sistem yang terlibat dalam hubungan mesti dipetakan untuk memastikan bahawa set data serasi untuk dipindahkan.
Kefungsian harus dilakukan secara berperingkat mengikut masa. Adalah dinasihatkan agar organisasi tidak berusaha melakukan terlalu cepat. Dengan melaksanakan secara bertahap, organisasi memberi peluang kepada dirinya sendiri untuk menanggapi cabaran dan mengarahkan sumber jika diperlukan.
Penting untuk meneliti dan mematuhi amalan terbaik yang khusus untuk industri. Keperluan kemudahan perubatan mungkin jauh berbeza dengan keperluan pengilang. Tidak ada satu solusi untuk semua keperluan integrasi data dan pakar HRIS harus menyedari hal ini semasa memulakan projek.
HR harus memeriksa kekerapan pengecualian terhadap peraturan perniagaan untuk menentukan apakah sistem yang baru disatukan harus dikonfigurasi untuk mengakomodasi pengecualian.
Organisasi harus mempertimbangkan implikasi pengiraan yang berdasarkan pembundaran. Petua ini khusus untuk data pampasan tetapi penting untuk dipertimbangkan. Sekiranya angka dibundarkan, ia dapat mempengaruhi anggaran dengan cara yang tidak dijangka dan mengganggu unjuran anggaran. Ini sepertinya perkara kecil, namun seiring berjalannya waktu, ia boleh menjadi mahal.
Mengesahkan data yang diperlukan dalam HRIS teras dan merancang masa untuk melaksanakan pembersihan data berjadual jika perlu.
Wright menekankan keperluan untuk menguji sebarang pengubahsuaian sistem sebelum disiarkan. Adalah penting bahawa semua senario yang mungkin diuji dalam sistem untuk memastikan keselamatannya utuh dan sistem bersepadu berfungsi seperti yang dijangkakan.
Dan akhirnya, cadangan kelapan adalah merancang komunikasi pengurusan perubahan. Pelaksanaan HRIS dikatakan gagal bukan kerana masalah perkakasan atau perisian, tetapi kerana pemimpin perubahan, dan masalah masyarakat dan organisasi yang berkaitan dengan perubahan tersebut (Kavanagh dan Johnson, 2015).

Kesimpulannya, penyatuan data luar mempunyai beberapa kebaikan. Penyepaduan data memungkinkan sokongan dan metrik keputusan yang lebih baik. Walaupun kecekapan akhirnya direalisasikan, ada kos awal yang berkaitan dengan integrasi data yang mesti dipertanggungjawabkan oleh pakar HRIS. Selain itu, sebilangan pekerja dan pengurus mungkin tidak tahan menggunakan fungsi layan diri yang bergantung pada data bersepadu. Sekiranya pemimpin menerapkan kaedah pengurusan perubahan yang berkesan dan merancang sumber daya dengan sewajarnya, penyatuan data kemungkinan akan memberi kesan positif terhadap fungsi SDM dan perniagaan secara keseluruhan.

Sumber:

Integrasi HRIS dengan Gaji Global - Empat Kunci Kejayaan. (2017, 06 Oktober). Diakses pada 24 Februari 2018, dari

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Sistem Maklumat Sumber Manusia (edisi ke-4). Los Angeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Pengaruh teknologi terhadap masa depan pengurusan sumber manusia. Tinjauan Pengurusan Sumber Manusia, 25 (Pengurusan Sumber Manusia: Masa Lalu, Sekarang dan Masa Depan - Jilid 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Jangan Selesaikan dengan Kurang: Program Pampasan Global Memerlukan Alat Pampasan Global. Ulasan Pelan Manfaat Pekerja, 58 (9), 14.