Cara menulis polisi dan prosedur untuk perniagaan anda

Ini adalah panduan bagaimana menulis polisi dan prosedur di tempat kerja anda.

David Livermore

Apa itu Dasar dan Prosedur?

Jadi apa itu polisi dan prosedur? Ringkasnya, ini adalah petunjuk langkah demi langkah mengenai cara melakukan sesuatu di organisasi anda. Ini boleh menjadi sesuatu yang umum seperti apa yang diharapkan dari semua pekerja atau mungkin bagaimana menyelesaikan tugas pekerjaan tertentu. Walau apa pun cara, satu polisi dan prosedur dapat membuat pemikiran-pemikiran tersebut di atas kertas untuk dilihat dan diikuti oleh semua orang.

Artikel ini akan merangkumi perkara berikut:

• Apa yang perlu disertakan dalam polisi dan prosedur
• Cara memformat polisi dan prosedur.
• Contohnya
• Petua
• Kelebihan dan kekurangan penggunaan polisi dan prosedur.

Apa yang perlu disertakan dalam Polisi dan Prosedur

Berikut adalah apa yang diperlukan dalam setiap polisi dan prosedur.

• Header - Ini mesti merangkumi nama organisasi anda, jabatan, dll. Ini akan mengenal pasti prosedur yang dimaksudkan.
• Tajuk - Tajuk prosedur. Cuba jangan membuat ini terlalu lama. Permudahkan untuk diingat dan dirujuk.
• Nombor Prosedur - Ini juga untuk rujukan mudah. Ini membolehkan prosedur berada dalam urutan tertentu dalam buku, pengikat, pangkalan data dalam talian, dll. Bukan hanya prosedur dalam urutan berangka, harus ada jarak yang sama antara nombor prosedur (iaitu 100, 105, 110, dll.).
• Tarikh Berkuatkuasa - Tarikh prosedur ini mula berkuatkuasa. Boleh menjadi penting dalam usaha menetapkan garis masa untuk tugas pekerjaan tertentu.
• Tarikh Semakan - Sekiranya perubahan dilakukan pada prosedur pada satu ketika, maka tarikh ini perlu diubah menjadi tarikh prosedur tersebut disemak. Ini menjadikan semua orang sentiasa terkini mengenai perubahan semasa.
• Tarikh Disemak - Sekiranya prosedur tersebut disemak untuk melihat apakah ada perubahan yang perlu dilakukan, maka tarikh ini perlu diubah. Tidak masalah jika tidak ada perubahan yang dibuat, tarikh ini harus diubah menjadi ditunjukkan ketika terakhir ditinjau.
• Dikehendaki Oleh - Nama orang yang membenarkan pembebasan polisi dan prosedur. Ini akan menjadi ketua jabatan atau penyelia.
• Dasar - Perkara ini harus merangkumi siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Walau bagaimanapun, bahagian ini mestilah ringkas. Paling banyak ia harus menjadi gambaran umum mengapa dasar ini berkuatkuasa.
• Arahan - Sekiranya ada sesuatu yang harus dilakukan atau jika ada arahan keseluruhan yang mesti dipatuhi oleh orang itu, ini harus ada dalam arahan tersebut. Jangan sertakan ini melainkan ada perkara kritikal yang harus diperhatikan dengan segera.
• Prosedur - Ini akan menjadi sebahagian besar dasar dan prosedur anda. Ini memberikan langkah-langkah terperinci mengenai bagaimana mencapai apa yang ditentukan oleh polisi.
• Nombor Halaman - Harus ada nombor halaman di setiap halaman.
• Page Tajuk - pengepala halaman perlu memasukkan nombor tajuk dan prosedur dasar dan prosedur.
• Permulaan - Ini harus merupakan inisial dari orang terakhir yang mengkaji polisi dan prosedur. Ia juga harus merangkumi tarikh kapan terakhir dikaji.
• Contoh - Ini akan berada di halaman berasingan yang tidak akan mempunyai tajuk, nombor halaman, dan lain-lain. Ini adalah contoh dari apa yang dijelaskan pada langkah-langkah penting dalam prosedur.

Cara Memformat Dasar dan Prosedur

Terdapat beberapa peraturan asas ketika menulis polisi dan prosedur:

• Font - Font haruslah fon yang biasa digunakan dan dikenali, tetapi tidak dianggap tidak profesional. Comic Sans, misalnya, adalah fon yang tidak profesional.
• Saiz Font - Maksimum anda tidak boleh menggunakan saiz fon yang besar sepanjang prosedur. Ia harus selalu konsisten dari prosedur ke prosedur.
• Warna - Warna tidak semestinya diperlukan. Prosedurnya mestilah pada latar belakang putih dengan fon hitam. Walau bagaimanapun, warna boleh digunakan dalam contoh.
• Jarak - Bahagian prosedur harus dijarakkan dengan betul agar mudah dibaca. Sekiranya tidak ada jarak antara langkah-langkah, teks akan disatukan ketika seseorang membaca polisi.
• Margin - Ini harus dibuat mengikut apa jua standard dalam organisasi anda untuk dokumen lain. Ini menjadikan pengguna lebih cenderung membaca dan menggunakan prosedur.

Berikut adalah syarat gaya yang disyorkan untuk setiap kategori yang saya senaraikan di atas.

• Header - Header harus selalu berada di tengah, tebal, dalam semua huruf besar, dan di bahagian paling atas dasar. Fon ini juga harus mempunyai font ukuran terbesar jika dibandingkan dengan kebijakan dan prosedur yang lain.
• Tajuk dan Nombor Prosedur - Kedua-duanya harus berada pada baris yang sama kerana keduanya digunakan untuk rujukan dalam polisi dan prosedur. Ukurannya sama atau sedikit lebih kecil daripada tajuk tetapi harus tebal dan juga dalam huruf besar. Tajuknya mestilah paling kiri, dengan nombor prosedur di paling kanan.
• Tarikh Berkuatkuasa, Disemak, dan Disemak - Saya telah melihatnya dilakukan dengan pelbagai cara. Kadang-kadang mereka berada di lajur mereka sendiri, sementara di waktu lain saya melihat mereka di barisan mereka sendiri. Ini adalah pilihan peribadi, tetapi mereka harus selalu berada di bawah tajuk dan mempunyai fon bersaiz kecil. Sama seperti kategori sebelumnya, ini mesti ditulis dengan huruf besar dan besar.
• Dibolehkan Oleh - Ini boleh menjadi baris terakhir di bahagian atas dasar dan prosedur. Ini mesti ditulis dengan huruf besar, huruf besar, dan paling kiri dokumen.
• Polisi - Harus ada sesuatu yang menunjukkan bahawa polisi bermula pada ketika ini. Biasanya, anda boleh membuat perkataan "polisi" dalam semua huruf besar dan tebal, sementara polisi itu sendiri dijelaskan bukan dengan huruf tebal atau huruf besar. Anda juga mahu membenarkan teks pada dokumen itu.
• Arahan - Ini adalah sesuatu yang biasanya anda ingin menonjolkannya, jadi akan ditulis dengan huruf tebal dan huruf besar. Jelaskan perenggan tersebut agar kelihatan baik pada polisi dan prosedur.
• Prosedur - Ini adalah bahagian paling sukar untuk dijelaskan kerana berorientasikan begitu terperinci. Pada asasnya, anda ingin memisahkan langkah anda sebanyak mungkin. Anda tidak mahu perenggan maklumat, anda mahu teks yang mudah diikuti. Oleh itu, putuskan sebanyak mungkin dengan menggunakan pelbagai jenis senarai di lekukan yang berbeza. Contohnya, A.1.ia, masing-masing pada lekukan yang berbeza daripada yang sebelumnya. Namun, ketika beralih ke "B", ia harus menjadi lekukan yang sama dengan "A" sebelum itu. Contoh di bawah akan menunjukkan contoh sebenar ini.
• Nombor Halaman - Hendaklah berpusat di bahagian bawah dokumen. Buat nombor untuk setiap halaman, atau tunjukkan halaman semasa dan jumlah halaman (iaitu Halaman 1 dari 2). Halaman pertama tidak perlu mempunyai nombor halaman di atasnya.
• Halaman Header - Header halaman pada setiap halaman berikutnya selepas yang pertama harus kelihatan sama seperti tajuk dan nombor prosedur di halaman pertama.
• Permulaan - Pada akhir akhir setiap prosedur orang yang menyemak / menyemak prosedur harus memasukkan inisialnya dan tarikh terakhir mereka menyemak / menyemaknya.
• Contoh - Ini terpisah dari prosedur yang sedang ditulis. Mereka boleh merangkumi tangkapan layar dari program, jadual untuk dikaji, dll. Pada titik yang relevan dalam prosedur, contohnya harus dirujuk (contoh A). Kemudian di sudut kanan atas setiap contoh harus ada rujukan untuk contoh apa itu.

Fon Terbaik untuk Digunakan untuk Polisi dan Prosedur

Terdapat empat fon yang saya cadangkan:

1. Arial - Fon ini dianggap standard industri untuk kebanyakan dokumen. Banyak komputer lalai dengan fon ini dan senang dibaca. Anda tidak boleh salah dengan fon ini.
2. Times New Roman - Satu lagi standard industri. Ini juga digunakan sebagai font lalai untuk beberapa program komputer. Sebilangan orang menganggap ini gaya lama yang dikenali oleh generasi pertama pengguna komputer.
3. Calibri - Untuk pendekatan yang lebih lembut, anda boleh menggunakan fon ini. Ia mudah dilihat dan melicinkan rupa dokumen. Oleh kerana polisi dan prosedur boleh membosankan untuk membaca dan menulis, ini mungkin salah satu fon yang lebih baik untuk digunakan.
4. Georgia - Ini adalah fon yang tidak biasa digunakan, tetapi fon yang boleh digunakan untuk anda. Saya menganggapnya sebagai persilangan antara Arial dan Times New Roman.

Saya tidak akan menggunakan bahagian depan yang terlalu sukar untuk dibaca atau kelihatan tidak profesional. Tidak ada yang akan memandang serius polisi dan prosedur jika fon tidak profesional digunakan.

Gambar di bawah menunjukkan keempat-empat fon beraksi.

Contoh fon yang disebutkan di atas.

David Livermore

Contoh dasar dan prosedur.

David Livermore

Pemformatan yang Digunakan dalam Contoh Dasar dan Prosedur Di Atas

Jadual ini merangkumi pemformatan yang saya gunakan dalam contoh di atas. Fon yang digunakan adalah Arial dan teksnya lalai di sebelah kiri kecuali dinyatakan sebaliknya.

Kategori	Format
Kepala	14 pt., Bold, Pusat
Tajuk	14 pt., Berani
Nombor Prosedur	14 pt., Berani
Tarikh	12 pt., Bold, Pusat
Disahkan Oleh	12 pt., Bold, Pusat
Dasar	12 mata pelajaran, "Dasar" berani, dibenarkan
Arahan	12 pt., Berani, dibenarkan
Prosedur	12 pt., Dibenarkan
Mukasurat	10 pt., Pusat
Pengepala Halaman	12 mata, berani
Permulaan	12 pt.

Petua Mengenai Dasar dan Prosedur

Berikut adalah beberapa petua umum yang harus diikuti berkaitan dengan polisi dan prosedur.

• Kaji prosedur dengan kerap. Hanya kerana anda menulis prosedur tidak bermaksud sudah selesai. Secara berkala anda perlu kembali dan menyemak prosedur anda untuk sebarang perubahan. Ada yang mengesyorkan untuk memeriksanya setiap beberapa tahun, tetapi saya suka mengulang kaji setiap tahun, jika boleh. Selanjutnya, apabila sesuatu perubahan dalam organisasi yang mempengaruhi prosedur, polisi dan prosedur harus segera diubah.
• Adakah prosedur itu disemak sebelum dibuat. Mintalah sebilangan orang menyemak prosedur untuk mengesahkannya masuk akal. Sertakan pekerja baru dan juga yang berpengalaman dalam proses ini. Mereka boleh memberikan maklumat yang mungkin tidak anda fikirkan. Sekiranya anda mempunyai jawatankuasa biasa yang mengkaji prosedur, itu lebih baik.
• Adakah semua orang mengesahkan bahawa mereka telah menyemak prosedur setelah dilancarkan. Sebaik sahaja saya selesai menulis atau menyemak prosedur, saya menghantar semuanya kepada semua kakitangan saya. Mereka menandatangani dan tarikh ketika mereka menyemaknya. Saya juga menghantar e-mel kepada kakitangan untuk memberi tahu perubahan yang dibuat pada polisi dan prosedur. Dengan cara ini saya mempunyai dokumentasi yang saya maklumkan kepada semua orang. Dalam organisasi besar, ini harus ditangani oleh penyelia di peringkat pasukan atau bahagian.
• Kembangkan senarai isi. Sekiranya anda akhirnya membuat banyak polisi dan prosedur, kembangkan daftar isi untuk memudahkan mencari polisi tertentu.
• Biarkan sebilangan bilik bergoyang dalam prosedur. Kakitangan tidak boleh diharapkan untuk mengikuti kebijakan dan prosedur surat tersebut. Ia harus menjadi panduan untuk menyelesaikan tugas. Selagi tidak ada kesalahan yang dilakukan dan tidak ada hukum yang dilanggar, maka beberapa kelonggaran dapat diizinkan ketika mengikuti prosedur.
• Teruskan prosedur sesingkat mungkin. Jangan sertakan setiap senario atau situasi yang mungkin timbul. Sekiranya sesuatu berlaku setahun sekali, mengapa perlu membuat prosedur di atasnya? Yang terbaik dapat disampaikan dalam memo atau e-mel.
• Sahkan bahawa anda tidak melanggar peraturan atau undang-undang dalam prosedur. Dalam organisasi besar, anda mungkin perlu mengesahkan bahawa anda tidak membahayakan majikan atau pekerja semasa membuat prosedur. Sekiranya perlu, sertakan dasar hukum mengapa kebijakan dan prosedur dikembangkan di bahagian kebijakan prosedur.
• Google itu. Sebelum anda mula menulis polisi, cari dalam talian untuk melihat sama ada organisasi lain telah menulis polisi yang serupa. Jangan memalsukan prosedur. Sebaliknya, baca sahaja dan buat idea anda berdasarkan idea yang anda dapati.

Kelebihan Menggunakan Dasar dan Prosedur

Berikut adalah kebaikan dalam mengembangkan dasar dan prosedur:

• Membolehkan cara yang seragam untuk melakukan sesuatu. Tanpa mempunyai polisi dan prosedur yang berlaku, orang boleh melakukan sesuatu dengan cara yang mereka mahukan. Mereka boleh melakukan kesalahan langkah atau menyebabkan kesalahan dalam prosesnya. Dasar dan prosedur menyelesaikan masalah itu.
• Ini menghilangkan pertanyaan berterusan dari kakitangan. Sebagai penyelia saya selalu menerima pertanyaan daripada kakitangan saya. Setelah dasar dan prosedur kami diperbaharui sepenuhnya, saya hanya boleh menunjukkan prosedur untuk menjawab soalan mereka. Walau bagaimanapun, kadang-kadang penjelasan mengenai prosedur diperlukan.
• Dasar dan prosedur membuat pekerja bertanggungjawab. Sekiranya dilakukan dengan betul, penggunaan polisi dan prosedur dapat menahan staf anda dengan standard tertentu. Seseorang tidak boleh mengatakan bahawa mereka tidak menyedari sesuatu atau tidak ada yang dapat mereka rujuk. Dengan polisi dan prosedur, kakitangan dapat mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
• Hebat untuk melatih pekerja baru. Apabila saya menerima pekerja baru, saya menghabiskan satu atau dua hari pertama bekerja rapat dengan mereka. Saya menunjukkan kepada mereka sebahagian besar pekerjaan, tetapi kemudian saya pergi. Satu perkara yang saya tinggalkan adalah polisi dan prosedur. Oleh kerana mereka mempunyai soalan, saya mengarahkan mereka ke prosedur itu. Mereka belajar tentang pekerjaan dan ke mana harus pergi jika mereka mempunyai pertanyaan. Tambahan ini membebaskan saya untuk melakukan tugas saya.
• Ia dapat menetapkan matlamat. Perkara yang baik kerana mempunyai tugas pekerjaan secara bertulis adalah bahawa ia dapat menetapkan matlamat untuk kakitangan anda. Prosedur ini dapat menggariskan apa yang harus dilakukan dan kapan harus tidur satu persatu. Kakitangan boleh menganggapnya sebagai tujuan untuk diri mereka sendiri dalam usaha untuk mempromosikan, memperoleh kenaikan gaji, dll.

Kekurangan Menggunakan Dasar dan Prosedur

Berikut adalah keburukan dalam menyusun polisi dan prosedur:

• Ia menyekat kreativiti. Kakitangan merasa seolah-olah tidak mempunyai kebebasan dalam membuat keputusan. Mereka tidak akan berfikir di luar kotak atau mencari penyelesaian kreatif baru untuk masalah jika mereka merasakan mereka harus selalu mengikuti prosedur yang ditetapkan. Saya selalu memberitahu kakitangan saya bahawa prosedur yang dimaksudkan adalah panduan, bukan peraturan yang sukar dan cepat. Selagi anda berjaya mencapai matlamat, bagaimana tidak menjadi masalah.
• Memerlukan pengemaskinian berterusan yang boleh memakan masa. Setiap kali sesuatu berubah seseorang harus kembali ke dasar untuk menyemaknya. Apabila tugas pekerjaan baru muncul, seseorang harus menuliskan prosedur bagaimana melakukannya. Ini adalah proses yang sangat memakan masa. Setiap minggu saya berurusan dengan mengemas kini, mengkaji, atau merancang cara mengemas kini dasar dan prosedur.
• Ia dapat membantutkan pertumbuhan organisasi. Sebilangan besar pekerja kembali kepada ungkapan bahawa sesuatu "selalu dilakukan dengan cara ini jadi mengapa mengubahnya?". Ini tidak sama dengan menghentikan seseorang daripada kreatif. Sebaliknya, dasar dan prosedur dapat menahan perubahan dalam organisasi jika seseorang mempunyai dokumen yang menyatakan sesuatu selalu dilakukan dengan cara tertentu.
• Pekerja dapat mentafsirkan langkah dalam prosedur dengan pelbagai cara. Seseorang boleh membaca selangkah satu arah, sementara yang lain dapat membaca selangkah dengan cara yang berbeda, ketika penulis prosedur dapat berarti sesuatu yang sama sekali berbeda. Kata-kata pada sehelai kertas terbuka untuk ditafsirkan. Oleh itu, apabila prosedur dikembangkan, terutama yang panjang, pasti ada komunikasi lisan mengenainya.
• Mereka membosankan untuk menulis. Saya kadang-kadang menghabiskan beberapa hari berturut-turut untuk menulis dan menyemak prosedur. Ini boleh menjadi proses yang sangat panjang dan terperinci, jadi ini bukan perkara paling menggembirakan dalam pekerjaan saya. Masalahnya dengan membosankan adalah bahawa anda lebih cenderung melakukan kesilapan, itulah sebabnya meminta banyak orang memeriksa polisi setelah semakan penting.

© 2014 David Livermore