Cara menulis laporan dan persembahan perniagaan yang lebih baik

Anggaplah laporan dan persembahan sebagai perjalanan — untuk anda dan khalayak anda.

Pixabay (diubah suai oleh Catherine Giordano)

Dalam perniagaan, kita sering diminta untuk menulis laporan atau memo atau memberi persembahan. Berikut adalah beberapa petua untuk membantu anda menjadi komunikator yang lebih berkesan.

Mari kita fikirkan tugas ini sebagai perjalanan. Ada perkara yang harus dilakukan pada awal perjalanan, perkara yang perlu dilakukan untuk menjadikan perjalanan lebih mudah dan menyeronokkan, dan perkara yang harus dilakukan pada akhir perjalanan.

Petua untuk Pembentangan Dari Mula Hingga Selesai

1. Mulakan Dengan Garis Besar
2. Mengutamakan Perkara Pertama
3. Pergi Dari Gambar Besar ke Butiran
4. Ikuti Kesimpulan Dengan Sokongan
5. Tidak apa-apa untuk Bermula di Tengah
6. Gunakan Bahasa Inggeris Plain
7. Bersikap ringkas dan lurus
8. Jangan Menyalahgunakan Power Point
9. Pastikan Pemformatan Anda Berfungsi Dengan Baik
10. Jadikan Ruang Putih sebagai Rakan Anda
11. Tulis untuk khalayak anda
12. Ikat Semuanya Bersama Ringkasan
13. Lengkapkan Objektif Anda

Mulakan permulaan yang baik dengan perancangan dan organisasi.

Pixabay (diubah suai oleh Catherine Giordano)

Memulakan Perjalanan

Sebelum memulai perjalanan, Anda mungkin ingin mengumpulkan informasi — misalnya, meneliti pilihan transportasi dan penginapan dan mendapatkan brosur untuk tujuan. Begitu juga, peringkat pertama untuk menyediakan laporan perniagaan atau persembahan adalah mengumpulkan dan menyusun maklumat mengenai fakta dan data yang ingin anda sertakan.

Berikut adalah beberapa petua untuk membantu anda memulakan.

1. Mulakan Dengan Garis Besar

Senaraikan semua perkara yang ingin anda buat dalam laporan, memo, atau pembentangan anda. Kumpulkan mereka ke dalam bidang topik. Tentukan poin mana yang menjadi kesimpulan anda dan mana bukti sokongan anda.

Ini adalah peta jalan anda. Petakan laluan anda — bagaimana anda akan sampai dari awal hingga akhir. Anda mungkin mencari jalan yang lebih baik semasa anda pergi, jadi jangan ragu untuk membuat perubahan semasa anda maju.

2. Mengutamakan Perkara Pertama

Sekiranya anda merancang perjalanan, ada perkara tertentu yang harus anda ketahui terlebih dahulu sebelum dapat meneruskannya. Contohnya, anda tidak akan memutuskan pakaian apa yang harus dibungkus sebelum anda memutuskan destinasi anda.

Demikian juga, dalam laporan, poin anda mesti dinyatakan mengikut urutan yang betul. Jangan mula membincangkan satu perkara sebelum anda memperkenalkan semua maklumat yang diperlukan oleh khalayak anda untuk memahami perkara itu.

Sekiranya anda menggunakan istilah teknikal yang mungkin tidak diketahui oleh khalayak anda, anda harus menentukan istilah tersebut sebelum anda memasukkannya ke dalam laporan atau pembentangan.

3. Pergi Dari Gambar Besar ke Perincian

Sekiranya anda dalam perjalanan darat, anda akan bermula dengan jalan raya antara negeri, kemudian bergerak ke jalan raya negeri, dan akhirnya tiba di jalan-jalan kota atau jalan tanah.

Semasa menulis laporan, anda ingin memulakan dengan gambaran besar - masalah utama, perkara yang paling penting. Dari sana, anda akan beralih ke butiran dan perkara yang kurang penting.

4. Ikuti Kesimpulan Dengan Sokongan

Di sinilah garis besar anda akan berguna.

Setiap perenggan harus dimulakan dengan kesimpulan. Seterusnya, anda akan memberikan bukti yang menyokong kesimpulan itu. Setiap kesimpulan harus mempunyai dua atau tiga penyataan yang menyokong.

Sekiranya anda mempunyai senarai kenyataan yang panjang, anda perlu memikirkan semula garis besar anda. Mungkin anda cuba memasukkan dua atau tiga kesimpulan yang berbeza menjadi satu kesimpulan. Cuba kumpulkan semula poin anda menjadi dua atau bahkan tiga tajuk dan bukannya meletakkan semuanya di bawah satu tajuk.

5. Tidak apa-apa untuk Bermula di Tengah

Semasa anda dalam perjalanan, anda tidak boleh memulakan di tengah perjalanan. Nasib baik, semasa anda menulis, tidak mengapa bermula di tengah.

Kadang-kadang kita mempunyai blok penulis. Kami tidak dapat mencari jalan yang betul untuk memulakan. Apabila itu berlaku, lihat garis besar anda. Cari bahagian yang paling anda selesa. Tulis bahagian itu. Setelah selesai, selebihnya akan mudah mengalir.

Anda boleh menyusun semula bahagian laporan atau pembentangan kemudian untuk mendapatkan aliran yang betul.

Pergi kelas pertama. Sentiasa menulis dengan gaya.

Pixabay (diubah suai oleh Catherine Giordano)

Melancong dengan Gaya

Dalam perjalanan, senang perjalanan dengan gaya — jika anda mampu.

Nasib baik, tidak memerlukan kos tambahan untuk menulis dengan gaya. Anda harus selalu menulis dengan gaya kerana cara anda menulis atau bercakap boleh sama pentingnya dengan apa yang anda katakan.

Berikut adalah beberapa petua untuk menulis dan mempersembahkan dengan gaya.

6. Gunakan Bahasa Inggeris Plain

Lupakan kata-kata buzz dan jargon. Anda mungkin terdengar seperti orang dalam atau cuba menarik perhatian khalayak anda, tetapi anda mungkin terdengar sombong.

Gunakan bahasa biasa yang dapat difahami oleh semua orang. Ikut nada perbualan sebanyak mungkin. Nasihat ini bukan hanya untuk persembahan, tetapi juga untuk laporan dan memo bertulis.

7. Bersikap ringkas dan lurus

Pastikan ia sederhana. Berikan kesimpulan dan pernyataan sokongan dan kemudian teruskan. Jangan berulang-ulang. Jangan buat persembahan. Jangan membebankannya dengan tipu muslihat.

Sekiranya anda menggunakan carta atau jadual, hadkan jumlah maklumat pada setiap maklumat yang penting.

• Cubalah untuk mempunyai satu hingga tiga lajur dalam carta - lima mestilah maksimum. Anda sentiasa dapat memberikan baki data dalam carta atau jadual lain.
• Pembaca atau penonton seharusnya dapat melihat sekilas carta atau jadual. Anda boleh memberikan jadual terperinci di lampiran laporan anda atau dalam selebaran yang berasingan.

8. Jangan Menyalahgunakan Power Point

Hanya kerana perisian Power Point dilengkapi dengan banyak loceng dan wisel, tidak bermaksud anda harus menggunakan semuanya dalam satu persembahan. Anda tidak mahu mempesonakan penonton anda; anda ingin memberitahu mereka.

Pastikan slaid minimum. Kadang-kadang satu perkataan atau ayat ringkas sudah cukup. Tujuan slaid adalah untuk memberi petunjuk mengenai perkara yang ingin anda sampaikan dan memusatkan perhatian penonton terhadap topik tersebut.

• Anda tidak mahu orang membaca slaid anda semasa anda bercakap.
• Selain itu, apabila terdapat banyak teks pada slaid, teks menjadi terlalu kecil untuk dilihat oleh mereka yang berada di belakang ruangan.

Sekiranya memerlukan dua atau tiga slaid untuk menyelesaikan titik yang ingin anda buat, ulangi tajuk anda pada setiap slaid. Mengulangi tajuk membolehkan penonton mengetahui bahawa anda masih membuat titik yang sama. Sebagai contoh, katakan saya ingin melaporkan senarai angka penjualan untuk dua belas pasaran utama. Tajuk saya adalah "Angka Penjualan", dan saya akan mengulangi tajuk itu untuk setiap slaid dengan hanya tiga atau empat pasaran yang disenaraikan pada setiap slaid.

9. Pastikan Pemformatan Anda Berfungsi Dengan Baik

Jangan biarkan slaid akhirnya kelihatan "terlalu sibuk." Sekiranya anda ingin menggunakan gambar atau kesan khas, minimumkannya.

Tentukan skema pemformatan, dan konsisten sepanjang laporan atau pembentangan anda. Ulasan akhir anda harus merangkumi pemeriksaan format.

• Gunakan satu fon sahaja. Sekiranya anda mengubah saiz fon, konsisten. Contohnya, header mungkin menggunakan fon yang lebih besar. Jika ya, periksa untuk mengetahui bahawa anda telah menggunakan fon ukuran yang sama untuk setiap tajuk.
• Adakah anda menggunakan lekukan atau titik peluru? Sekiranya demikian, periksa untuk melihat bahawa format ini digunakan dengan cara yang seragam dan bahawa bilangan ruang yang diikat adalah sama.
• Adakah anda menggunakan kesan khas di PowerPoint? Sekiranya ada, pilih hanya satu kesan khas dan gunakannya secara konsisten. Contohnya, pernyataan sokongan mungkin akan berlaku, tetapi bukan tajuk atau kesimpulan.

Sekiranya anda menggunakan format garis besar, jangan melewati dua tingkat. Sekiranya anda melakukannya, teks anda akan berada di sebelah kanan sehingga kelihatan seperti akan jatuh dari halaman.

10. Jadikan Ruang Putih sebagai Rakan Anda

Halaman teks yang padat tidak mesra pembaca. Ruang putih seperti kawasan rehat kecil di tepi jalan raya.

Pastikan perenggan anda pendek. Pastikan carta anda pendek. Gunakan inden untuk menyusun pernyataan sokongan dari kesimpulan.

Anda mesti membimbing khalayak anda ke destinasi.

Pixabay (diubah suai oleh Catherine Giordano)

Mendapat ke Destinasi

Anda hampir sampai - Hanya beberapa hentian lagi dan perjalanan anda selesai.

Berikut adalah beberapa petua untuk "selamat mendarat."

11. Tulis untuk khalayak anda

Adakah anda menulis untuk khalayak anda? Adakah anda mempertimbangkan apa yang sudah mereka ketahui dan apa yang ingin mereka ketahui? Adakah anda menangani salah tanggapan yang mungkin mereka alami? Adakah anda memberitahu mereka maklumat bahawa mereka akan senang mendengarnya atau mereka mahu membantah anda?

Kaji teks anda dengan mempertimbangkan soalan-soalan ini dan buat perubahan yang diperlukan. Anda ingin menjangkakan soalan dan bantahan dan menjawabnya semasa laporan atau semasa pembentangan.

12. Ikat Semuanya Bersama Ringkasan

Ringkasan eksekutif bukanlah tempat untuk mengulangi data yang ditunjukkan di bahagian utama laporan atau pembentangan. Ia adalah tempat untuk menceritakan semula kisahnya. Ia adalah tempat untuk mengikat semuanya.

Dalam persembahan bertulis, ringkasan biasanya akan mendahului teks. Dalam pembentangan, ia akan sampai di penghujungnya. Ini adalah penjumlahan.

Elakkan menggunakan nombor dalam ringkasan. Sebaliknya laporkan maksud di sebalik nombor. Tekan sorotan dan bincangkan implikasi maklumat yang anda berikan.

Anda tidak perlu mengemukakan fakta dalam urutan yang sama dengan yang anda gunakan untuk laporan tersebut. Itu adalah pemulihan, bukan penjumlahan. Sebutkan fakta mengikut urutan yang paling baik menceritakan kisahnya. Hapuskan maklumat tangen atau tidak penting.

Gunakan ringkasan untuk menjelaskan sebarang percanggahan dalam data. Sekiranya anda tidak dapat menjelaskan kontradiksi dalam data, anda tidak bersedia menyerahkan laporan anda atau memberikan pembentangan. Bekerja dengan data sehingga anda menemui jawapannya.

13. Lengkapkan Objektif Anda

Di mana anda mahu pembaca dan pendengar anda pergi? Adakah matlamat anda untuk menyokong tindakan? Adakah anda mahu penonton anda mencapai kesimpulan tertentu?

Anda mungkin telah menetapkan objektif anda sebelum mula menulis, tetapi kadangkala objektifnya tidak jelas sehingga anda berjaya menggunakan data tersebut. Apabila anda telah menyelesaikan draf pertama anda, tinjau karya anda dan edit untuk memastikan bahawa anda mencapai objektif anda.

Anggaplah diri anda sebagai pendengar anda dan pimpin mereka selangkah demi selangkah ke tempat yang ingin anda tuju. Apabila anda sampai pada kesimpulan atau cadangan akhir, anda mahu penonton mengangguk ya, ya, ya. Anda telah membawa mereka tepat di mana anda mahu mereka berada.

Anda bercerita, tidak memuntahkan banyak data. Penonton harus dapat melihat bagaimana semua bahagian cerita itu sesuai. Seperti plot cerita, setiap maklumat menuju ke akhir.

Semasa anda mengemukakan setiap fakta baru, tunjukkan bagaimana ia sesuai dengan fakta lain yang diberikan sebelumnya.

Masa untuk meraikan pekerjaan yang hebat.

Pixabay (diubah suai oleh Catherine Giordano)

Nikmati Perjalanan

Sekiranya anda mengikuti nasihat di atas, anda akan merasa yakin ketika anda menghantar laporan atau memo anda atau semasa anda menyampaikan pembentangan anda. Sama pentingnya, penonton anda akan gembira.

Jadi sekarang anda boleh mendapatkan mai-tai itu di pantai. Anda telah memperolehnya.

© 2016 Catherine Giordano

Saya mengalu-alukan soalan dan komen anda.

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 12 September 2016:

Terima kasih Larry Rankin. Saya gembira anda menyukainya.

Larry Rankin dari Oklahoma pada 12 September 2016:

Analisis proses yang indah.

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 25 Ogos 2016:

teahes12345 Sangat senang apabila seorang guru memberitahu saya bahawa karangan saya tentang menulis laporan dan persembahan yang lebih baik (terutamanya Power Point) berguna. Bahagian yang paling saya sukai adalah bahagian melihat laporan atau pembentangan sebagai perjalanan dan penulis / penyampai sebagai panduan yang membawa penonton membuat kesimpulan.

Dianna Mendez pada 25 Ogos 2016:

Saya dapati petua anda mengenai Powerpoint sangat baik. Ini adalah maklumat yang saya berikan kepada pelajar untuk membuat pembentangan dan membantu menunjukkan sorotan. Artikel anda memberi pembaca maklumat berharga yang akan membawa kepada kejayaan.

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 21 Ogos 2016:

AudreyHowitt: Terima kasih kerana memberitahu saya bahawa anda menyukai kemahiran yang saya ajar dalam artikel ini.

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 21 Ogos 2016:

heidithorne: Terima kasih banyak kerana menunjukkan penghargaan anda. Saya gembira anda mendapati salah satu petua saya berguna.

Audrey Howitt dari California pada 21 Ogos 2016:

Apa artikel yang bermaklumat - ada kemahiran yang hebat dalam persembahan perniagaan yang berkesan -

Heidi Thorne dari Chicago Area pada 21 Ogos 2016:

Beberapa petua hebat mengenai slaid PowerPoint dan ruang kosong. Berkongsi di sini di HP!

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 21 Ogos 2016:

ChitrangadaSharan: Terima kasih atas komen anda. Nampaknya anda sudah mengetahui sebahagian besar perkara ini, tetapi saya harap anda mendapat satu atau dua petua. Seperti yang anda katakan, menulis laporan dan persembahan yang baik adalah kemahiran perniagaan yang penting.

Chitrangada Sharan dari New Delhi, India pada 21 Ogos 2016:

Penyampaian perniagaan adalah kemahiran yang dimiliki oleh banyak profesional sementara yang lain mempelajarinya melalui pengalaman.

Anda telah menjelaskan secara terperinci cara menulis laporan dan persembahan yang lebih baik. Sungguh mengagumkan.

Saya yakin ia akan membantu banyak profesional yang prihatin.

Terima kasih kerana berkongsi!

Catherine Giordano (pengarang) dari Orlando Florida pada 21 Ogos 2016:

Flourish Bagaimanapun: Saya setuju. Pembentangan PowerPoint yang terlalu sibuk lebih menjengkelkan daripada maklumat. Tugas pembesar suara adalah untuk mengisi butirannya. Teks dalam PowerPoint hanya untuk memusatkan perhatian penonton pada topik tersebut. Gambar harus digunakan hanya jika ia menambahkan sesuatu pada persembahan, bukan hanya untuk mempunyai gambar. Terima kasih atas komen anda.

FlourishAwayway dari USA pada 21 Ogos 2016:

Petua hebat di sini untuk laporan perniagaan dan persembahan. Salah satu pet pet saya adalah slaid PowerPoint yang penuh sesak dan begitu sibuk sehingga perhatian penonton dialihkan ke membaca daripada mendengar. Tiada alasan untuk pembesar suara benar-benar.