Isi kandungan:
Julie DeNeen 2012
Di zaman Internet, nampaknya memo penulisan sudah lama. Siapa yang perlu menghantar memo apabila anda boleh menghantar teks atau menghantar e-mel? Tetapi hakikatnya masih banyak alasan untuk menghantarnya, dan jika anda ingin tampil profesional, ada peraturan yang harus diikuti. Inilah cara untuk melakukannya dengan betul.
Situasi yang Memerlukan Memo Hardcopy
- Memfaks dokumen ke organisasi yang memerlukan salinan cetak dan bukannya e-mel (amalan perubatan, pejabat kerajaan, dll.)
- Menghantar pakej, buku, atau dokumen yang memerlukan nota yang menerangkan item tindakan untuk penerima
- Mesej peribadi yang tidak sesuai untuk dihantar melalui e-mel
- Penyampaian maklumat secara besar-besaran kepada pekerja yang diedarkan di peti mel mereka (jika sistem e-mel seluruh pekerjaan belum ada)
Perlu diingat bahawa walaupun anda dapat menghantar maklumat melalui e-mel, menggunakan format memo tidak rasmi dalam e-mel adalah cara profesional untuk berkomunikasi.
Tajuk
Semua memo bermula dengan perkataan "memo" atau "memorandum." Sekiranya anda menggunakan Microsoft Word, cari templat yang sesuai dengan gaya perniagaan atau organisasi anda. Banyak pejabat menggunakan fail header yang disesuaikan untuk perniagaan mereka. Kemudian anda ingin memasukkan maklumat yang paling penting di bahagian atas supaya mudah bagi pembaca.
- Untuk siapa
- Dari mana asalnya
- Tarikh
- Siapa lagi yang mungkin menerima memo itu
- Garis subjek
Julie DeNeen 2012
Badan
Menulis badan memo agak mudah. Sebutkan apa yang perlu anda katakan dengan seberapa sedikit perkataan yang mungkin. Sekiranya anda dapat menggunakan tajuk dan senarai tebal, teruskan dan lakukanlah, kerana ini akan memudahkan pembaca anda mengumpulkan maklumat penting dengan cepat. Gunakan peraturan dan tatabahasa yang sama seperti yang anda lakukan sekiranya anda menulis artikel dalam talian. Jangan gunakan perkataan slanga seperti "akan" atau "mahu." Elakkan akronim seperti "LOL" atau "TTL." Ini terlalu tidak rasmi bahkan untuk memo tidak rasmi.
Gunakan pemeriksaan ejaan dalam program Word anda dan pastikan anda bebas daripada kesalahan ketik dan ungkapan yang canggung. Huruf besar semua dan semua nama dan tempat, tetapi jangan menggunakan huruf besar dalam tajuk (kecuali perkataan pertama).
Di akhir dokumen anda, log keluar seperti surat. Walaupun anda meletakkan maklumat "dari" di tajuk, ada baiknya untuk menandatanganinya. Oleh kerana kebanyakan memo sukar disalin, tinggalkan ruang untuk menandatanganinya. Sekiranya anda menghantarnya melalui e-mel, itu tidak perlu.
Julie DeNeen 2012
Jenis Memo yang berbeza
- Arahan: Jenis ini memberi arahan kepada rakan sekerja anda mengenai tindakan baru yang anda mahu mereka ikuti.
- Jawapan: Jenis ini biasanya ditulis sebagai akibat daripada perubahan item tindakan. Sekiranya memo arahan anda mengumumkan perubahan dalam waktu mesyuarat mingguan, maka memo respons mungkin dari rakan sekerja yang mengalami konflik.
- Laporan Perjalanan: Jenis ini memberikan maklumat ringkasan mengenai perjumpaan, perjalanan perniagaan, atau usaha lain yang memerlukan anggota staf melaporkan kembali kepada penyelia atau kumpulan yang lebih besar.
- Laporan Lapangan: Jenis ini biasanya sebagai tindak balas terhadap pemeriksaan.
- Memo Kredit: Jenis ini adalah format yang sangat berbeza kerana biasanya menerangkan maklumat kewangan mengenai perkhidmatan atau barang. Lihat templat Microsoft Word untuk memo kredit untuk melihat formatnya.
Memo Keliru!
Seperti biasa…
Perlu diingat bahawa segala maklumat yang ditulis tidak dapat ditarik balik. Pastikan anda berhati-hati dalam kata-kata anda agar terdengar profesional dan faktual, walaupun itu adalah memo tidak rasmi. Dengan latihan, anda juga akan menjadi ahli penulisan memo!