Cara membuat jangka masa dan anggaran kos projek yang tepat

Ketahui cara membuat anggaran projek yang lebih baik — dan buat lebih cepat.

Canva

Mengapa Ketepatan Penting

Sebagai pengurus projek, kita sering ditekan untuk membuat anggaran dengan cepat dan dengan maklumat yang terlalu sedikit. Lebih buruk lagi, kami ditekan untuk mengatakan apa yang ingin didengar oleh penaja eksekutif: "Saya hanya mempunyai $ 15,000 untuk peningkatan pangkalan data ini. Anda boleh melakukannya, bukan? Dan itu juga harus dilakukan dalam dua bulan!"

Namun, jika kita mengatakan ya, dan itu tidak mungkin, itu akan memburukkan lagi keadaan. Kami tidak kelihatan hebat dua bulan dan lima belas ribu dolar kemudian ketika kami kembali dan meminta sepuluh ribu dolar lagi, dan sebulan lagi. Namun, 3 bulan dan $ 25,000 adalah yang terbaik yang dapat dilakukan oleh sesiapa sahaja, dan kami mungkin sudah mengetahui perkara itu di muka.

Dunia Profesional menjangkakan Anggaran Buruk

Sayangnya, banyak organisasi telah terbiasa menerima anggaran yang rendah dan menganggap bahawa kebanyakan projek akan melebihi anggaran dan akan terlambat. Menurut Institut Pengurusan Projek, 55% daripada semua projek tidak memberikan hasil yang memuaskan. Peratusan projek yang memberikan hasil yang memuaskan tepat pada waktunya dan di bawah anggaran jauh lebih rendah daripada itu.

Pengurus projek juga percaya bahawa kami tidak dapat membuat anggaran yang realistik, atau, walaupun kami dapat, kami tidak dapat melakukannya dalam waktu yang tersedia untuk kami. Dan, jika kita boleh, bos tidak mahu mendengarnya.

Secara sederhana, dunia profesional telah menjangkakan anggaran yang buruk.

Mengapa Kita Perlu Anggaran yang Baik

Itu bermakna kita akan kelihatan sangat bagus jika kita dapat membuat anggaran yang baik. Sekarang, saya akan jujur, menyampaikannya tidak mudah. Meyakinkan bos kita bahawa kita memerlukan maklumat yang baik dan masa yang cukup untuk mengira dengan baik akan menjadi cabaran. Menyampaikan anggaran yang realistik akan bermaksud, pada mulanya, membentangkan anggaran projek yang lebih tinggi dan jadual yang lebih panjang — lebih banyak argumen. Tetapi lihatlah apa yang berlaku di sisi lain: Kami mula menyerahkan projek kami tepat pada waktunya dan sesuai dengan anggaran - atau terkutuk. Dan hanya kita yang melakukannya.

Beratnya emas.

Buta terhadap keadilan wanita adalah tanda kebutaannya terhadap agenda peribadi, status, rasuah, dan unsur-unsur lain yang memisahkan kita dari kebenaran.

Dengan karya sendiri (Retouched), melalui Wikimedia Commons

Menghilangkan Bias

Dalam perkiraan, bias adalah tekanan yang mendorong kita untuk menghasilkan perkiraan yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Oleh itu, perkara pertama yang harus kita lakukan ialah ingin membuat anggaran yang tepat. Ingatlah bahawa, pada akhir projek, anda ingin melihat ke belakang dan mengatakan: Anggaran saya tepat; pengurusan saya baik, dan saya berjaya sampai tepat pada sasaran.

Sebenarnya, salah satu cara untuk memahami berat sebelah adalah dengan berfikir bahawa ia adalah sesuatu yang membuat anda secara konsisten berada di luar sasaran. Dalam memanah, arah angin akan melesakkan anak panah ke arah arah angin. Itu berat sebelah. Kami mengimbangi bias dengan menyedari tekanan dan enggan membiarkan kami membuang kami.

Berikut adalah beberapa perkara yang boleh membuang kita, dan apa yang harus dilakukan mengenai setiap perkara:

Anggaran yang diperlukan atau dikenakan, dan penyata dana yang ada. Anggaran yang diperlukan atau dikenakan adalah pernyataan tentang apa yang sanggup dibelanjakan oleh penaja projek, atau pelanggan. Penyataan dana yang ada menyatakan berapa banyak wang yang ada dalam anggaran. Jelas bahawa tidak ada yang berkaitan dengan anggaran. Entah tidak tahu jumlahnya sebelum anda mengira (seperti keadilan wanita buta dalam Gambar # 2) atau, jika anda mengetahuinya, ketepikan. Setelah membuat anggaran yang realistik, anda dapat mengemukakan perbandingan anggaran anggaran dan anggaran yang diperlukan.
Berfikir suka atau benci. Sekiranya kita menyukai bos kita, kita akan mahu memasukkan pekerjaan itu ke dalam apa yang dia katakan yang dia mampu. Sekiranya kita menganggap bos kita tidak realistik, kita akan mahu menuntut dua kali lebih banyak. Ini adalah tindak balas semula jadi atau kemarahan manusia. Tolong ketepikan mereka. Fokus pada kebanggaan profesional yang ada dengan membuat anggaran kerja dan kerja yang realistik dan tepat yang harus dilakukan serta kos dan masa.
Mahu hanya menggunakan salinan anggaran projek lama. Jangan hanya menyalin anggaran dari projek lain. Akan ada dua kesalahan jika anda melakukannya. Pertama, anggaran itu mungkin tidak tepat. Sentiasa gunakan penyata dan jadual kos sebenar yang tepat, bukan anggaran yang lalu. Kedua, tidak ada dua projek yang serupa. Walaupun projek anda sangat serupa dengan projek masa lalu, fokus pada perbezaan, bukan persamaan.
Menganggarkan keseluruhan projek hanya satu perkara. Ini tidak berjaya. Anggaran tepat dibina berdasarkan perincian. Fikirkan berapa kos setiap projek dan berapa lama masa yang diperlukan. Anda akan mendapat gambaran yang lebih tepat. Juga, jika satu item tinggi, dan yang lain rendah, semuanya akan seimbang.

Sekarang anda tahu bagaimana untuk mengelakkan tekanan yang menimbulkan berat sebelah. Mari lihat beberapa petua untuk membuat anggaran yang baik.

Terlalu kerap, orang di tempat kerja berdebat tanpa mendengar. Membawa anggaran yang realistik kepada bos kami mungkin menjadi cabaran dalam budaya korporat anda.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), melalui flickr

Petua Membuat Anggaran Hebat

Berikut adalah beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membuat anggaran yang besar:

Pastikan anda mengetahui apa yang sepatutnya dilaksanakan oleh projek tersebut. Tanpa skop yang ditentukan dengan jelas, anggaran yang tepat adalah mustahil.
Beri diri anda seberapa banyak masa yang anda boleh. Beberapa anggaran pertama anda dengan kaedah baru akan berjalan perlahan. Selepas itu, anda akan tahu berapa lama yang anda perlukan.
Dapatkan maklumat yang baik. Jangan hanya mengeluarkan beberapa e-mel. Luangkan masa untuk bercakap dengan orang lain, untuk menjelaskan apa yang anda lakukan, untuk memastikan mereka faham, dan untuk memastikan mereka memikirkan apa yang anda minta dan memberi anda maklumat yang baik.
Fokus pada kepingan unik terlebih dahulu. Setiap projek mempunyai beberapa elemen unik. Anggarkan terlebih dahulu dengan teliti. Kemudian anda boleh menyalin dari anggaran dan jadual projek yang lalu untuk bahagian-bahagian yang lebih rutin.
Jangan tinggalkan apa-apa. Setelah berat sebelah dihapuskan, kesalahan anggaran terbesar timbul kerana melupakan sekeping rancangan projek.

Proses dan Teknik Anggaran

Dalam projek bersaiz sederhana atau besar, kami mungkin membuat dua anggaran. Anggaran pertama, atau awal, dilakukan setelah kita mempunyai pernyataan skop yang jelas, tetapi sebelum disusun tepat di Struktur Pecahan Kerja Anggaran awal dapat dibuat melalui perbandingan dengan projek awal, dengan Kaedah Bucket, atau dengan teknik canggih (dan mahal) yang disebut Modified Wide-Band Delphi.

Setelah senarai aktiviti dan WBS lengkap, anggaran yang tepat dibuat menggunakan PERT, Teknik Penilaian dan Kajian Projek. Hubungan antara proses perancangan projek dan anggaran awal dan akhir dijelaskan dengan lebih lengkap dalam Teknik Pengurusan Masa & Kos Pengiraan Projek: Gambaran keseluruhan.

Di mana sahaja anda berada dalam proses perancangan projek, dan teknik penaksiran mana pun yang anda gunakan, semua kaedah dalam artikel ini untuk mencegah bias dan membuat anggaran mudah berlaku.

Membuat Anggaran yang Baik — Cepat

Semasa membuat beberapa anggaran pertama, anda akan mahu mengaturnya agar dapat dilakukan dengan lebih pantas pada waktu berikutnya. Ini caranya:

Susun dan simpan data anda. Anda akan sering menggunakan data sebenar dari projek masa lalu (jadual dan anggaran). Pastikan ia tersedia, disusun dengan baik, dan, jika boleh, dalam format standard dan boleh dicari. Sebaiknya, dalam format yang mudah disalin, seperti pangkalan data, spreadsheet, atau dokumen yang dapat diedit, dan bukannya dokumen yang siap dicetak seperti fail PDF.
Buat senarai kenalan. Anda akan dapati orang tertentu sangat membantu. Mereka memahami jenis data yang anda mahukan. Sebilangan akan menjadi pengurus projek lain. Ada yang akan menjadi akauntan. Beberapa akan menjadi vendor yang senang membuat anggaran cepat, dengan harapan anda akan membeli dari mereka. Buat senarai kenalan orang yang sangat pandai memberi anda maklumat mengenai anggaran, dan perhatikan bidang kepakaran mereka.
Bina templat. Bina templat, borang, dan hamparan anggaran anda sendiri. Ini akan menjadikan keadaan menjadi cepat pada masa berikutnya. Pastikan anda mengosongkan semua data dari anggaran semasa dari templat anda - anda tidak mahu kesilapan merayap. Memiliki templat ini juga sangat memudahkan melatih orang lain untuk membantu anda membuat anggaran anda lebih cepat.
Bina pasukan. Cara terpantas untuk memeriksa nombor adalah dengan meminta seseorang membaca sumbernya, sementara yang lain memeriksa dokumen akhir. Anda juga boleh membahagi bahagian projek, dan meminta pekerja menganggarkan masa dan kos mereka sendiri. Ini jauh lebih tepat, dan juga mendorong untuk memiliki anggaran, sehingga mereka berusaha memenuhi apa yang mereka katakan dapat mereka lakukan.

Terakhir, apabila projek itu selesai, bandingkan apa yang sebenarnya berlaku pada projek itu dengan anggaran anda. Sekiranya anggaran anda tepat, anda akan mendapat proses yang baik. Sekiranya anggaran anda dimatikan - dan tidak mengapa, kadang-kadang akan menjadi - kemudian cari dan cari sebabnya, dan kemas kini templat anda untuk meningkatkan proses anda.

Anda akan menjadi penganggar yang cepat dan tepat dalam masa yang singkat. Tidak, itu tidak tepat. Itu hype berat sebelah. Anda akan menjadi penganggar yang cepat dan tepat dalam masa terdekat, dan lebih cepat jika anda berusaha sedaya upaya!