Cara mengautomasikan sistem telefon perniagaan dengan betul

Penyambut tetamu telefon

Gambar ihsan FreeDigitalPhotos.net

Panduan ini digunakan untuk semua jenis sistem telefon perniagaan automatik. Anda memerlukannya setelah sistem anda sudah dipasang dengan semua pendawaian dan sambungan telefon selesai.

Saya akan memberikan maklumat yang anda perlukan untuk memprogram atendan automatik anda untuk menangani pemanggil anda dengan cekap.

Konfigurasi yang betul sangat penting untuk memberikan kesan pertama perniagaan anda.

Terdapat tiga bahagian sistem telefon perniagaan:

Komponen utama adalah PBX, yang bermaksud " P rivate B ranch E x change ." Orang hidup diminta untuk menjawab dan merutekan panggilan masuk melainkan sistem tersebut merangkumi item "2" di bawah.
Petugas automatik menyediakan menu pilihan yang dapat digunakan pemanggil untuk merutekan panggilan tanpa memerlukan penyambut tetamu langsung.
Akhirnya, komponen mel suara akan membolehkan pemanggil meninggalkan pesanan untuk kakitangan.

Kelebihan Sistem Telefon Automatik

Panggilan perniagaan boleh mengganggu tumpuan pekerja dan memberi mereka tanggungjawab tambahan untuk mengambil pesanan untuk pekerja lain. Sistem telefon automatik membolehkan personel menjadi lebih produktif, tetapi hanya jika diprogramkan untuk mengarahkan pemanggil dengan betul.

Pemanggil dapat diarahkan ke telefon tertentu di pejabat secara automatik. Dalam banyak kes, pegawai bahkan dapat meneruskan sambungannya ke lokasi luar, atau telefon bimbit.

Dengan mel suara disertakan, sistem akan menerima pesanan untuk kakitangan yang sibuk. Setiap individu dapat merakam ucapannya yang dimainkan kepada pemanggil jika mereka tidak menjawab.

Pengawal automatik juga boleh membenarkan pemanggil untuk mendengar maklumat yang dirakam tanpa menunggu orang yang hidup menjawab soalan rutin. Itu bagus untuk menyediakan waktu perniagaan, arahan ke pejabat anda, menyenaraikan tawaran pekerjaan, dan jawapan untuk pertanyaan lain yang sering diajukan.

Bagaimana Pelbagai Pemanggil Menerima Satu Nombor?

Sekiranya anda hanya mempunyai satu talian telefon, hanya satu pemanggil yang akan melalui. Pemanggil kedua akan mendapat isyarat sibuk kerana syarikat telefon anda tidak dapat menyampaikan panggilan kedua.

Sekiranya anda tidak mahu pemanggil anda mendapat isyarat sibuk, anda memerlukan talian telefon yang berasingan untuk setiap pemanggil serentak.

Anda memerlukan bilangan saluran telefon yang sesuai untuk menyokong jumlah panggilan yang anda harapkan, dan sistem telefon anda perlu menyokong saluran tambahan.

Sebagai contoh, jika anda mempunyai sepuluh sambungan, dan lima orang biasanya melakukan panggilan telefon luar sekaligus, anda memerlukan lima talian telefon dari syarikat telefon anda. Sekiranya kelima-lima talian digunakan, maka pemanggil seterusnya akan mendapat isyarat sibuk.

Kaedah sebenar untuk menyampaikan panggilan masuk adalah fungsi syarikat telefon. Setiap pemanggil memanggil nombor yang sama, nombor syarikat utama anda. Syarikat telefon menyediakan ciri yang disebut perkhidmatan rollover . Sekiranya talian pertama sibuk, pemanggil seterusnya beralih ke talian tersedia seterusnya.

Isyarat sibuk dapat dielakkan dengan mempunyai saluran telefon yang mencukupi untuk menghantar semua pemanggil serentak yang mungkin.

Cara Membuat Sistem Telefon Perniagaan Mengendalikan Pemanggil Anda Dengan Betul

Semasa memprogram pilihan menu, penting untuk mempertimbangkan penempatan logik jabatan dan kakitangan di syarikat anda. Menu telefon yang teratur akan menolong pemanggil cepat menyelesaikannya.

Anda pasti ingin menunjuk pemanggil anda ke arah yang betul tanpa pilihan yang membingungkan. Menu yang mudah diikuti sangat penting, dengan pilihan untuk jabatan, kakitangan, atau maklumat lain.

Bagaimana anda merancang struktur yang betul untuk menu anda? Fikirkan tentang apa yang dihubungi oleh kebanyakan pemanggil anda dan apa yang mereka perlukan dari anda. Juga, pertimbangkan sejauh mana pelanggan anda mengetahui syarikat anda.

Adakah mereka secara berkala menghubungi pegawai tertentu?
Adakah mereka tahu nombor peluasannya?
Adakah mereka tahu nama belakang kakitangan anda?
Atau adakah mereka hanya mempunyai idea samar-samar mengenai jabatan mana yang perlu mereka capai?

Dengan mengetahui perkara ini, anda boleh merancang menu telefon anda untuk memenuhi keperluan pelanggan anda.

Sekiranya anda mempunyai banyak orang yang menelepon dengan pertanyaan umum atau memerlukan maklumat mengenai produk anda, sertakan pilihan seperti " Tekan 5 untuk maklumat mengenai widget kami. "

Sekiranya pelanggan anda mengenali personel anda dengan nama, maka adalah berguna untuk menawarkan direktori dail-by-name. Pemanggil diarahkan untuk memanggil nama belakang pada papan kekunci telefon.

Ingat bahawa jika seseorang meninggalkan syarikat anda, atau anda mengupah orang lain, anda perlu sentiasa memperbaharui direktori telefon anda.

Sebagai langkah keselamatan, untuk memastikan anda tidak kehilangan pemanggil, ada baiknya selalu memberi pilihan kepada pemanggil untuk menghubungi operator dengan menekan sifar. Operator anda boleh menjadi penyambut tetamu anda atau sesiapa sahaja yang dapat menolong pemanggil yang memerlukan bimbingan.

Pilihan menu menekan pemanggil telefon

Gambar oleh Pete Linforth dari Pixabay

Etika Sistem Telefon Perniagaan Automatik

Ini adalah amalan perniagaan yang baik untuk menjadikannya semudah mungkin bagi pemanggil anda untuk menghubungi orang yang sesuai untuk menolong mereka. Perkara berikut sangat penting.

Berikan Pilihan Menu Berguna

Sudah menjadi kebiasaan untuk meletakkan jabatan dalam menu dan memberikan peluasan untuk kakitangan. Dalam beberapa kes, anda mungkin ingin memasukkan orang ke dalam menu, sehingga pemanggil anda akan mendengar, "Untuk Sally Jones, tekan 1, untuk John Smith, tekan 2, dll."

Perhatikan bahawa anda memberi idea kepada pemanggil anda mengenai ukuran syarikat anda dalam kes ini. Anda boleh menghindarinya dengan ciri Dial-By-Name dan menjadikannya salah satu pilihan menu.

Berikan Pemanggil Orang Langsung Dengan Pilihan Sifar

Banyak orang terburu-buru, dan ada yang tidak sabar untuk mendengar keseluruhan menu. Anda tidak mahu kehilangan calon pelanggan itu, dan anda pasti tidak mahu mengecewakan mereka. Seringkali pemanggil ini mahu menekan sifar untuk mendapatkan perhatian segera oleh orang yang sebenar. Oleh itu, disarankan untuk membuat pilihan menu tanpa deringan kepada petugas yang dapat menolong mereka atau mengarahkan panggilan.

Jangan Campurkan Salam Perniagaan dan Peribadi

Perkara penting lain adalah tidak mencampurkan ucapan perniagaan dan peribadi. Apabila pekerja anda meneruskan sambungan ke telefon bimbit atau telefon rumah mereka, mereka mungkin tidak mahu pemanggil mereka mendengar pesanan ucapan keluar mereka jika mereka tidak menjawab panggilan yang dipindahkan.

Pemeriksaan panggilan dapat digunakan untuk menghalangi ucapan pribadi tujuan, jadi pemanggil hanya mendengar ucapan profesional yang diberikan di bawah sambungan. Sekiranya surat suara telefon bimbit menjawab, pemanggil tidak akan dihubungkan. Sebaliknya, pemanggil akan dibawa kembali dan dimasukkan ke dalam surat suara sistem perniagaan dengan ucapan yang berkaitan dengan perniagaan.

Pemeriksaan Panggilan

Daripada menyambung apabila dijawab, ia terlebih dahulu memainkan nama pemanggil kepada penerima. Kemudian mereka dapat menekan kekunci untuk menerima panggilan. Sekiranya surat suara menjawab, ia tidak akan mengembalikan nada utama, jadi sistem telefon akan memanggil pemanggil kembali, seperti yang saya jelaskan di atas.

Pemprosesan Panggilan Apabila Personel Tidak Ada

Kakitangan anda mungkin tidak selalu bersedia untuk membuat panggilan. Tetapi perlu menjaga pelanggan anda semasa mereka menelefon.

Oleh itu, apabila panggilan tidak dijawab, dengan cepat mengarahkan pemanggil ke peti mel suara yang sesuai dengan arahan dalam ucapan, akan membantu memastikan pemanggil anda bahawa dia akan dijaga dengan segera.

Apabila kakitangan anda memerlukan privasi untuk menyelesaikan tugas yang terlibat, sambungannya dapat disetel ke mod "Jangan Ganggu" sehingga pemanggil penting tidak hanya mendengar deringan atau jatuh ke " Penjara Surat Suara ."

Sebaliknya, apabila pelanjutan ditetapkan sebagai Do-Not-Disturb, ia akan memainkan ucapan alternatif yang telah disiapkan oleh pengguna peti mel untuk menangani pemanggil ketika mereka tidak tersedia. Ucapan ini dikenal sebagai "Ucapan Tidak Tersedia." Ini memberi arahan kepada pemanggil anda, seperti sambungan apa yang perlu dihubungi untuk mendapatkan perkhidmatan segera oleh pekerja lain.

Fakta bahawa pengguna peti mel dapat merakam ucapan biasa dan ucapan tidak tersedia menjadikannya mudah untuk beralih ke mode Jangan Ganggu (atau mod tidak tersedia) dan kembali lagi tanpa perlu merakam ucapan baru.

Ingat, anda perlu menindaklanjuti semua mesej. Oleh itu kakitangan anda mesti memeriksa peti mel suara mereka secara rutin atau mengaktifkan kaedah pemberitahuan mesej.

Cara Menghubungkan Pekerja Jauh Melalui Sistem Telefon Anda

Sekiranya anda mempunyai tenaga kerja bergerak, menggunakan Personel Work-at-Home, atau mempunyai pejabat satelit, anda mesti mengikat semua pekerja anda dalam sistem telefon bersatu, sehingga mereka dapat diakses oleh pemanggil anda.

Sebilangan sistem telefon membenarkan peluasan pengaturcaraan untuk membuat panggilan ke nombor luar. Sekiranya anda mempunyai ciri tersebut, buat sambungan untuk semua kakitangan terpencil yang perlu diakses.

Penggunaan Telefon Peluang yang Betul

Sekiranya kakitangan jauh anda tidak berada di lokasi tertentu, anda dapat memprogram sambungan sistem telefon untuk merutekan panggilan ke telefon bimbit mereka. Seorang pemanggil yang memanggil sambungan mereka akan dihubungkan melalui telefon bimbit tanpa mengetahui bahawa mereka tidak berada di pejabat secara fizikal.

Walau bagaimanapun, anda mungkin ingin mempertimbangkan bahawa panggilan tidak dijawab yang tersisa dalam mel suara mungkin tidak akan diambil dan dikembalikan tepat pada masanya. Penyelesaiannya adalah dengan mematikan pemeriksaan panggilan dan membiarkan semua panggilan masuk ke mel suara telefon bimbit mereka jika tidak ada jawapan.

Manfaatnya ialah mereka tidak perlu memeriksa mesej di dua tempat. Mereka hanya perlu memeriksa telefon bimbit, yang mungkin mempunyai isyarat menunggu mesej untuk menunjukkan panggilan tidak dijawab.

Perhatikan bahawa pemanggil akan mendengar ucapan peribadi di telefon bimbit jika tidak ada jawapan. Jadi ucapan itu harus berkaitan dengan perniagaan jika kaedah ini digunakan kecuali sistem anda dapat melewati ucapan itu, seperti yang saya bincangkan sebelumnya.

Perancangan yang betul akan memberi kesan yang baik kepada pemanggil anda apabila mereka mudah menghubungi pegawai yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ini memberi manfaat kepada anda dan pelanggan anda.

Pekerja jarak jauh menjawab telefon

Gambar oleh Gref_exe dari Pixabay

Membuat Sistem Telefon Mengendalikan Keperluan Anda

Anda ingin mempertimbangkan fleksibiliti penggunaan dan bagaimana pemanggil anda dapat memperoleh manfaat yang terbaik dari menu pramugari automatik anda.

Anda harus memutuskan ciri mana yang akan digunakan dan bagaimana menerapkannya dengan betul. Anda tidak mahu menggunakan ciri dari syarikat telefon anda yang mengganggu sistem telefon.

Berikut adalah ikhtisar ringkas beberapa ciri umum dan cara menggabungkannya:

Mel suara

Sekiranya ada kakitangan anda yang sibuk di telefon, mel suara mereka akan mengambil mesej. Setiap sambungan telefon harus mempunyai peti suara sendiri dengan ucapan peribadinya.

Sangat penting untuk melumpuhkan perkhidmatan mel suara dari syarikat telefon anda apabila anda menggunakan ciri mel suara dengan sistem telefon anda.

Memindahkan Panggilan

Sekiranya anda mempunyai personel di lokasi terpencil, anda mungkin ingin membenarkan pemanggil yang memanggil sambungan mereka dipindahkan ke telefon bimbit mereka.

Sistem telefon yang baik harus dapat menangani pelbagai jenis ciri pemindahan yang disediakan oleh syarikat telefon anda, seperti panggilan tiga arah atau pemindahan dan pelepasan, yang merupakan ciri yang dikenali sebagai Centrex.

Sekiranya anda tidak mempunyai kemampuan pemindahan dengan syarikat telefon anda, maka sistem telefon yang layak masih dapat memindahkan pemanggil ke nombor lain dengan menambal panggilan melalui dua talian telefon.

Terakhir, Sahkan Sistem Telefon Anda Membuat Kesan Pertama yang Baik

Akhirnya, apabila anda telah mengatur sistem automatik anda, dan anda selesai memprogramkan, hubungi nombor telefon anda dan dengarkan ucapan syarikat anda. Uji setiap pilihan pada menu untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang anda inginkan.

Anda tidak mahu pemanggil anda mengalami sesuatu yang pelik. Anda boleh menangkapnya dan membetulkannya sebelum pemanggil anda menemui sesuatu yang salah yang mengganggu mereka.

Ingat, sistem telefon anda adalah perkara pertama yang dialami pelanggan dan pelanggan semasa mereka menghubungi anda. Oleh itu, buat kesan pertama yang sangat baik.