Berurusan dengan pelanggan secara bertulis atau elektronik - bahagian 2

Pengenalan:

Komunikasi melalui penulisan dan secara elektronik sering memerlukan penggunaan peralatan. Untuk berjaya berkomunikasi, calon harus tahu mengendalikan peralatan yang terlibat dengan cekap. Apabila terdapat jangkaan kelewatan dalam menanggapi komunikasi, pelanggan perlu terus mengetahui keadaan dan kemajuannya.

Komunikasi elektronik dan bertulis boleh menjadi berisiko sekiranya dokumen tidak sampai ke tangan orang yang tepat. Penjagaan perlu diambil untuk memastikan penyampaian alat komunikasi di atas dengan selamat.

Ini adalah unit tahap 3 dengan nilai kredit 6. Unit ini telah dibahagikan kepada dua bahagian untuk memudahkan pemahaman dan tidak memasukkan terlalu banyak maklumat ke dalam satu hab.

Untuk membaca bahagian pertama unit ini, ikuti pautan di bawah:

Berurusan dengan Pelanggan secara bertulis atau secara elektronik - Bahagian 1

123rf.com

4.6 Menerangkan cara mengendalikan peralatan yang digunakan untuk menghasilkan dan menghantar komunikasi bertulis atau elektronik.

Komunikasi bertulis dan elektronik dapat dilakukan dengan cara yang berbeza dan peralatan yang berbeza digunakan untuk pelbagai jenis komunikasi. Untuk menghantar dan menerima komunikasi ini dengan berkesan, seseorang perlu tahu untuk mengendalikan peralatan ini.

Untuk komunikasi bertulis, seseorang perlu mempunyai kemahiran menulis dan juga menggunakan pen, kertas dan pensil yang sesuai untuk komunikasi itu. Sekiranya komunikasi akan dicetak dan dihantar, seseorang perlu mengetahui cara menggunakan pencetak. Dalam komunikasi elektronik, kita menggunakan komputer atau mesin faks. Oleh itu, orang yang berkomunikasi perlu mengetahui cara mengendalikan komputer atau komputer riba dan mesin faks. Bahan faks mungkin ditulis tangan atau dicetak, dan mungkin memerlukan seseorang mengetahui cara mengendalikan mesin faks, komputer dan pencetak.

Untuk menghasilkan dokumen, kita perlu

• Komputer dengan papan kekunci, tetikus dan monitor atau komputer riba atau pen dan kertas
• Pencetak

Untuk menghantar dokumen yang kami perlukan

• Mesin faks
• Komputer dengan papan kekunci, tetikus dan monitor atau komputer riba
• Sampul surat dan setem

Mengendalikan komputer:

• Seseorang memerlukan komputer atau CPU dengan papan kekunci, monitor dan tetikus dan pencetak terpasang.
• Komputer perlu mempunyai sistem operasi, iaitu Windows XP dalam organisasi kita.
• Sebelum menghidupkan komputer, seseorang perlu memastikan kabel kuasa terpasang dengan sempurna di panel belakang CPU, kabel video di monitor dan kabel ke soket kuasa, dan juga tetikus dan papan kekunci disambungkan di tempat yang sesuai. pelabuhan.
• Selepas pemeriksaan ini, butang kuasa dihidupkan dalam CPU.
• Mesin akan meminta nama pengguna dan kata laluan untuk masuk ke sistem. Ini akan berbeza bagi setiap organisasi bergantung pada bagaimana komputer diatur.
• Mungkin ada log masuk tambahan untuk sistem atau perisian khusus syarikat untuk menggunakan sumber dan perisian, mengakses cakera keras, dll.
• Seseorang harus tahu menggunakan perisian pemprosesan kata, aplikasi Microsoft dan aplikasi lain yang digunakan organisasi untuk menghasilkan dokumen.

Setelah menyiapkan dokumen tersebut, seseorang harus mengetahui cara melampirkannya ke e-mel dan mengirimnya menggunakan perkhidmatan e-mel yang disediakan oleh organisasi, misalnya Microsoft Outlook atau mencetak jika perlu dikirim melalui pos, bergantung pada metode yang akan digunakan untuk hantar komunikasi.

Kadang kala dokumen perlu dihantar disulitkan pada pemacu kilat, CD atau DVD. Dalam situasi seperti itu, seseorang perlu mengetahui cara menyalin fail ke pemacu denyar dan menyulitkannya, dan jika membakarnya pada CD atau DVD, seseorang perlu mengetahui cara menggunakan perisian pembakar atau penulisan.

wikihow.com

Mengendalikan mesin faks:

Mesin faks kebanyakan digunakan ketika tidak ada kemudahan untuk mengirim dokumen melalui e-mel, atau ketika organisasi merasa komunikasi e-mel tidak selamat untuk jenis dokumen atau dokumen tertentu mungkin memerlukan waktu beberapa hari untuk sampai melalui pos. Untuk menghantar dokumen melalui faks, seseorang perlu mengetahui cara mengendalikan mesin faks. Untuk mengendalikan mesin faks, anda memerlukan nombor faks, nombor faks penerima, kartrij atau pita atau toner bergantung pada model mesin faks, dokumen yang diperlukan yang perlu dihantar bersama dengan sampul surat dan kertas putih kosong jika menerima faks.

Anda perlu mengatur dan mengkonfigurasi mesin faks sebelum boleh digunakan. Pada mulanya kuasa dan talian telefon perlu dipasang dan kuasa dihidupkan. Talian telefon perlu masuk ke soket kanan, mengikuti manual arahan. Pastikan ada nada dail. Sebilangan besar organisasi mempunyai nombor telefon khusus untuk talian faks dan oleh itu mesin faks boleh ditetapkan untuk menjawab secara automatik. Pastikan toner / kartrij / pita dimuat dan selalu ada jumlah kertas yang diperlukan di dalam dulang kertas untuk menerima faks.

Untuk tujuan rakaman, ada baiknya membuat halaman pengesahan untuk faks, yang akan memberitahu anda jika pengiriman berjaya atau jika ada kesalahan. Ini membantu semasa menghantar dokumen sulit dan penting atau sah. Tetapi jika anda hanya menggunakan faks untuk perkara mudah, anda boleh mematikan ciri ini untuk menjimatkan kertas.

Tetapan lain yang berguna adalah pilihan tajuk yang akan merangkumi garis di atas dokumen untuk menyatakan dari mana faksnya, ditambah tarikh, waktu dan nombor faks. Ini akan sangat berguna untuk mengenal pasti maklumat pengirim dan juga untuk berkomunikasi dengan pengirim melalui faks jika perlu.

Semasa menghantar faks, pastikan kuasa dihidupkan, dan selalu kirimkan kertas sampul untuk faks yang menyebutkan perincian dokumen yang dihantar, siapa yang mengirimnya dan untuk tujuan apa ia dihantar. Ini akan menjadikan semuanya sangat jelas dan mudah. Letakkan dokumen di dulang yang betul di kedudukan yang betul dan tekan nombor yang ingin anda hantar faks. Tekan butang kirim dan tunggu semua kertas diimbas dan faks dihantar. Apabila proses selesai, mesin faks akan mencetak laporan pengesahan, bergantung pada tetapannya.

Sekiranya mesin dipasang dengan betul, dulang kertas dimuat dan kartrij atau toner sudah siap, penerimaan faks adalah proses yang sangat mudah. Sekiranya mesin faks diatur untuk menerima faks secara automatik, ketika talian faks berdering, mesin akan secara automatik menerima faks dan mencetaknya. Menetapkan faks untuk menjawab secara automatik sangat berguna, supaya anda tidak terlepas dokumen penting yang masuk pada bila-bila masa sepanjang hari.

Mengendalikan pencetak:

Agar anda dapat menghantar dokumen yang diketik melalui perkhidmatan mel atau faks, anda perlu mencetaknya terlebih dahulu. Untuk mencetak dokumen, anda memerlukan pencetak yang terpasang pada komputer atau rangkaian yang disambungkan oleh komputer anda. Sangat serupa dengan mesin faks, anda perlu memastikan bahawa pencetak dipasang dan kuasa dihidupkan. Bergantung pada jenis pencetak, sama ada inkjet atau laser jet, pencetak akan mempunyai kartrij dakwat atau toner. Pastikan petak kartrij dipenuhi dengan dakwat atau toner. Bergantung pada jenis pencetak, anda mungkin mempunyai dulang yang berlainan untuk pelbagai jenis kertas dan pelbagai jenis kertas. Pastikan dulang kertas dimasukkan. Buat beberapa tetapan awal pada pencetak untuk kualiti cetak, pencetakan dupleks dll.

Untuk mencetak dokumen, gunakan menu file pada dokumen yang telah anda buat dan pilih pilihan cetak. Kotak yang muncul akan mempunyai pilihan atau butang sifat untuk menetapkan tetapan cetak. Cetakan warna boleh dilakukan jika perlu pada pencetak warna. Pencetakan dua sisi boleh dilakukan untuk menjimatkan kertas.

Walaupun semua peralatan ini digunakan setiap hari di persekitaran pejabat, pastikan anda mematikan komputer dan pencetak setiap hari untuk menjimatkan tenaga. Ia juga membantu jangka hayat peralatan yang panjang.

4.7 Jelaskan pentingnya memberi maklumat kepada pelanggan anda sekiranya terdapat kemungkinan kelewatan dalam menanggapi komunikasi.

Penjagaan pelanggan adalah elemen yang sangat penting dalam setiap organisasi. Hubungan dan hubungan dengan pelanggan sangat penting dan harus dijaga secara berterusan agar organisasi dapat berjalan dengan lancar. Memberi maklumat kepada pelanggan adalah tugas yang sangat penting dan merupakan sebahagian daripada perkhidmatan pelanggan. Ini akan membantu mengelakkan banyak masalah, salah faham dan kekecewaan dan akan membantu mengeratkan hubungan dengan pelanggan sepanjang masa. Pelanggan akan senang mendengar tentang masalah dari syarikat atau organisasi, dan bukannya mengetahuinya sendiri. Jadi pendekatan proaktif jauh lebih baik daripada pendekatan reaktif.

Sebagai contoh (dari sudut pandang tugas saya), jika anda mengetahui bahawa masalah telah berlaku dan terdapat senarai menunggu pada rujukan yang diterima, anda boleh menghubungi pelanggan untuk memberitahu mereka mengenai kelewatan dan sebab mengapa penundaan itu berlaku dan juga memberi mereka jangka waktu di mana masalah akan diselesaikan. Anda juga boleh menghantar surat yang menyatakan sebab-sebab kelewatan dan kapan ia akan diambil tindakan. Sekiranya ini tidak dilakukan, pelanggan akan berdering lagi, dan apabila mereka mendapat reaksi negatif, akan menjadi kecewa atau mencari organisasi atau syarikat lain.

Berkongsi maklumat dengan pelanggan mengenai kelewatan perkhidmatan atau kelewatan dalam menanggapi komunikasi atau perkhidmatan akan memberitahu pelanggan bahawa syarikat itu menjaga mereka. Ini juga akan menghentikan pelanggan daripada menelefon pelanggan dan merasa risau atau kecewa. Ini akan membantu mengeratkan hubungan pelanggan. Sentiasa meletakkan diri anda pada kedudukan pelanggan, dan fikirkan apa yang anda harapkan. Perkara yang sama dan seterusnya perlu disediakan untuk pelanggan.

Apabila anda menerima permintaan dari pelanggan, pelanggan menunggu untuk melihat apakah permintaan mereka akan dipenuhi atau tidak. Mereka mungkin tertanya-tanya adakah permintaan mereka sampai kepada anda. Oleh itu, sebagai langkah awal, adalah baik untuk mengetahui penerimaan dan memberitahu pelanggan bahawa anda telah menerima permintaan tersebut dan akan menanganinya atau mengusahakannya. Sekiranya ini adalah permintaan yang memerlukan sedikit masa untuk diselesaikan, teruskan maklumat pelanggan mengenai kemajuannya. Itu akan membantu pelanggan tetap tenang, mengetahui bahawa kerja sedang dijalankan dan mereka dijaga.

Apabila masalah diselesaikan, pastikan anda menghubungi pelanggan dan memberitahu, dan bukannya menunggu pelanggan menghubungi anda untuk mendapatkan maklumat. Ini akan membantu pelanggan tetap tenteram dan menjadi produktif, jika tidak, menurut pelanggan, masalahnya masih belum dapat diselesaikan.

Memberi maklumat kepada pelanggan akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sama ada berita baik atau buruk, mereka perlu diberitahu, supaya mereka tahu bahawa mereka diingati dan tidak diabaikan.

viseven.com

4.8 Menjelaskan risiko yang berkaitan dengan kerahsiaan komunikasi bertulis atau elektronik.

Semua bentuk komunikasi tidak sepenuhnya selamat. Terdapat kelemahan dan kekurangan dalam semua bentuk komunikasi.

Risiko yang berkaitan dengan kerahsiaan komunikasi bertulis:

Segala bentuk komunikasi bertulis akan disimpan sebagai salinan cetak atau dihantar melalui perkhidmatan mel. Komunikasi boleh mempunyai maklumat sulit bahawa orang yang tidak dibenarkan tidak dibenarkan membaca atau melihatnya.

Risiko yang berkaitan dengan kerahsiaan komunikasi elektronik:

Bentuk komunikasi elektronik merangkumi telefon, telefon bimbit, mesin faks dan e-mel.

• Telefon: Komunikasi yang berlaku melalui telefon darat tidak sepenuhnya selamat kerana terdapat kes di mana saluran telefon telah diketuk. Sebagai bagian dari proses dan prosedur, perusahaan telepon dapat memantau panggilan telepon, menjadikannya lagi masalah serius mengenai kerahsiaan. Juga terdapat garis yang boleh mempunyai banyak sambungan, di mana perbualan seseorang dapat didengar oleh orang lain, sehingga melanggar kerahsiaan.

• Telefon bimbit: Komunikasi telefon bimbit menggunakan gelombang radio, yang dapat dipintas dengan mudah. Segala mesej yang diterima oleh telefon bimbit, jika telefon tidak dikunci dengan kata laluan, dapat dilihat oleh siapa pun jika mereka masuk ke tangan orang yang salah. Telefon pintar juga mempunyai pilihan yang lebih mudah untuk mengatur e-mel dan fungsi lain. Sekiranya tidak diamankan dengan kata laluan, fungsi telefon pintar ini boleh menyebabkan masalah kerahsiaan serius jika mereka menghantar maklumat ke tangan orang yang tidak dibenarkan mengakses maklumat tersebut.

• Mesin faks: Walaupun mesin faks adalah cara selamat untuk menghantar dan menerima maklumat, seseorang perlu sangat berhati-hati semasa menghantar maklumat melalui faks. Sekiranya anda memasukkan nombor yang salah semasa menghantar faks, walaupun satu digit salah, data sulit boleh masuk ke tangan orang yang salah, bahkan kepada pihak lawan dalam masalah undang-undang. Oleh itu, seseorang perlu memeriksa semula nombor yang mereka kirimkan faks sebelum menekan butang hantar atau hantar. Terdapat juga akses tanpa izin ke mesin faks di hujung penerima. Oleh itu, selalu baik untuk menghubungi dengan penerima jika ia adalah masa yang tepat untuk menghantar faks dan jika penerima telah menerima dokumen di tangan. Walaupun di pejabat anda sendiri, mesin faks harus disimpan di mana mereka hanya dapat diakses oleh pegawai yang sah kerana jika tidak, dokumen sulit yang diterima dapat disita oleh orang yang salah.

• E-mel: Seperti penghantaran faks, seseorang perlu sangat berhati-hati ketika berkomunikasi melalui e-mel. Seseorang perlu memastikan memasukkan alamat e-mel dengan betul dan periksa betul bahawa betul, jika tidak, e-mel boleh masuk ke peti masuk penerima yang salah. Terdapat ancaman lain yang terlibat dalam komunikasi melalui e-mel. E-mel dan lampirannya dapat dibaca dan dilihat oleh pentadbir sistem dan penggodam. Oleh itu, semasa menghantar maklumat sulit dan sensitif, anda harus mengelakkan menggunakan rangkaian awam dan menggunakan kaedah yang disulitkan.

Secara umum, selalu baik untuk memberitahu pelanggan atau penerima komunikasi bahawa ada risiko yang terlibat dalam komunikasi bertulis dan elektronik dan bahawa perjumpaan peribadi adalah kaedah terbaik.

Organisasi kami telah menggunakan langkah-langkah untuk menjaga keamanan data dalam penggunaan teknologi komputer.

E-mel

Untuk membaca bahagian pertama unit ini, ikuti pautan di bawah:

Berurusan dengan pelanggan secara bertulis atau elektronik - Bahagian 1

Saya harap maklumat di hub ini berguna. Ini hanya untuk tujuan rujukan sahaja. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau ingin berkongsi pengalaman anda, sila lakukan di bahagian komen di bawah.

Semua yang terbaik!