Gelembung dan silo dalam proses syarikat

Meletupkan Gelembung

Lain kali anda bekerja, lihat-lihat. Sejauh manakah jabatan masing-masing bekerjasama?

Adakah anda mengatakan bahawa anda mempunyai pemahaman yang baik tentang bagaimana setiap jabatan berfungsi? Atau bagaimana peranan mereka sesuai dengan peranan anda sendiri?

Setiap orang suka berfikir bahawa peranan mereka sendiri adalah yang paling penting, bahawa perniagaan tidak dapat berfungsi tanpa jabatan mereka.

Keliru!

Satu perkara yang sering kita lihat dalam audit dalaman adalah bahawa setiap jabatan bekerja dalam silo, tinggal di dalam gelembung kerja mereka sendiri tidak menyedari apa lagi yang berlaku di sekitar mereka dalam perniagaan.

Walaupun memfokus pada perincian apa sahaja yang anda lakukan adalah perkara yang baik, ia tidak boleh mengorbankan gambaran besar.

Tidak kira industri, tidak ada perniagaan yang dapat beroperasi hanya dengan satu jabatan. Malah perniagaan pengendali tunggal kecil memerlukan anda memakai topi yang pelbagai kerana anda mengambil peranan yang berbeza dalam perniagaan anda.

Proses Pelbagai Jabatan Syarikat

Mari kita lihat contoh ringkas mengenai langkah-langkah pembuatan produk yang ada dan menjualnya kepada pelanggan kita. Sebelum anda mempertimbangkan untuk membuat lebih banyak, anda perlu menentukan:

berapa banyak stok yang anda ada sekarang
adakah ia mempunyai tarikh luput
adakah produk bermusim hanya diperlukan pada waktu-waktu tertentu dalam setahun
adakah terdapat keperluan semasa untuk membuat tambahan
adakah perniagaan mempunyai sumber untuk membuat lebih banyak keuntungan buat masa ini

Soalan di atas biasanya dikaji oleh seseorang di jabatan perancangan. Mereka juga akan menentukan berapa banyak produk yang akan dibuat dan jumlah bahan mentah yang perlu dibeli.

Maklumat tersebut biasanya diserahkan kepada pihak pengurusan untuk menyetujui pengeluaran, pembelian bahan mentah dan jumlah masa dan kakitangan yang diperlukan untuk menyelesaikan pembuatan produk. Perbincangan dengan jabatan kewangan biasanya disertakan pada waktu ini untuk memastikan perniagaan mempunyai dana yang ada untuk menyelesaikan semua tugas.

Setelah proses perancangan selesai dan diluluskan, perincian keperluan bahan mentah diserahkan ke bahagian pembelian. Di sini mereka akan mempunyai senarai pembekal yang diluluskan yang mereka gunakan untuk menyusun pesanan pembelian untuk membeli bahan mentah yang diperlukan. Sekali lagi, ini perlu disetujui, secara amnya oleh pihak pengurusan, sebelum dihantar ke pembekal.

Setelah bahan mentah dipesan, jabatan kewangan perlu melepaskan pembayaran untuk memastikan barang dihantar tepat pada waktunya. Rekod kewangan perlu dikemas kini untuk menggambarkan berapa banyak wang yang dibelanjakan perniagaan dan untuk apa. Nanti mereka juga perlu menggandingkan pembayaran ini dengan invois yang diterima sebagai sebahagian dari proses pendamaian mereka.

Oleh itu, kami telah memesan bahan mentah kami; selebihnya mesti mudah, bukan?

Pembekal telah mula menghantar bahan mentah kami jadi sekarang seseorang perlu memeriksanya untuk memastikan pesanannya betul dan barang dalam keadaan dapat digunakan. Kaedah terbaik untuk melakukan ini adalah membandingkan pesanan pembelian dan invois dengan barang yang diterima.

Bergantung pada ukuran perniagaan dan jenis bahan yang diterima, ini adalah siapa pun dari penyambut tetamu hingga kakitangan gudang atau mandor lokasi. Dalam perniagaan yang lebih besar, dan sekali lagi bergantung pada jenis barang, anda mungkin meminta satu orang keluar untuk mengesahkan barang diterima di lokasi dan yang lain memeriksa kualiti bahan mentah.

Sebarang kertas kerja yang berkaitan dengan bahan mentah perlu disimpan dan salinannya mungkin perlu dihantar ke jabatan yang berlainan untuk memastikan rekodnya tepat. Apabila terdapat kertas kerja yang terlibat, di sinilah keadaan menjadi tidak kemas sekiranya terdapat kekurangan komunikasi atau jika anda tidak faham mengapa jabatan lain memerlukannya dan jangka masa yang mereka perlukan.

Anda tidak dapat membayar invois jika anda tidak tahu apa yang anda bayar. Anda juga tidak boleh menerima barang di lokasi jika anda tidak mengetahui produk dan kuantiti yang sepatutnya ada.

Sekarang kita mempunyai bahan, kita boleh membuat produk kita.

Sekali lagi, bergantung pada ukuran dan susunan perniagaan, bagaimana bahan mentah disimpan, direkodkan dan diedarkan untuk digunakan sangat berbeza. Satu titik yang harus tetap sama adalah harus dicatat ketika setiap bahan digunakan, oleh siapa dan berapa banyak. Tanpa maklumat ini, anda tidak akan mengetahui apa yang anda perlukan semasa anda memulakan proses perancangan lain kali anda ingin membuat produk tersebut.

Kami mula membuat produk kami menggunakan arahan kerja yang telah dibangunkan sebelum mula-mula mula membuat produk ini di tempat pertama. Arahan kerja digunakan untuk memastikan bahawa setiap produk dibuat dengan cara yang sama dan mempunyai kualiti yang konsisten.

Setiap kali seseorang menemui kaedah untuk menjadikan proses pembuatannya lebih baik, arahan kerja dan dokumen lain untuk proses tersebut perlu dikemas kini agar mereka terus mengetahui. Jabatan audit dalaman anda juga dapat mengkaji proses untuk memastikan arahan kerja benar-benar dipatuhi.

Sekiranya anda menggunakan peralatan untuk membuat produk anda, anda perlu memastikan bahawa peralatan berada dalam keadaan baik. Jabatan penyelenggaraan memerlukan jadual untuk menguji, memperbaiki dan mengganti peralatan yang diperlukan. Perbincangan dengan pengurusan risiko dan / atau kakitangan audit dalaman dapat membantu semasa membuat jadual ini.

Setiap kejadian yang berlaku semasa proses pembuatan, seperti kerosakan peralatan, proses pengeluaran tidak diselesaikan dengan betul atau kecederaan kakitangan, perlu direkodkan, disiasat dan diselesaikan.

Sebelum produk tersebut dapat dijual, ia perlu diperiksa kualiti anda tidak mahu menjual produk rendah atau rosak.

Kami sekarang mempunyai produk jadi yang duduk di ruang stor kami menunggu untuk dijual, tetapi kepada siapa kami menjualnya dan berapa?

Dan Ia Berlanjutan

"Berapa banyak" yang sebelumnya telah dikerjakan oleh pihak pengurusan, sekali lagi jabatan kewangan akan terlibat untuk mengesahkan berapa kos anda untuk membuat produk dan berapa banyak keuntungan yang anda ingin hasilkan.

Penyelidikan pasaran yang dilakukan oleh seseorang yang terlibat dalam penyelidikan dan pengembangan akan diperlukan pada awalnya untuk melihat apa produk serupa lainnya yang dijual dan apa yang orang sanggup bayar.

Mengenai siapa yang harus dijual, penyelidikan pasaran anda sudah dapat melihatnya pada awalnya sehingga anda sudah mengetahui siapa pelanggan anda. Bahagian pemasaran akan mengumpulkan kampanye untuk menargetkan pelanggan yang tepat menyerahkannya ke departemen penjualan untuk mendapatkan produk tersebut kepada pelanggan.

Itu sudah cukup proses yang terlibat, tetapi kita belum selesai tenang.

Sama seperti membuat pesanan dan membeli bahan mentah, kita sekarang harus membalikkan proses tersebut untuk mengeluarkan produk dari kawasan simpanan kita dan kepada pelanggan.

Bahagian pembungkusan kami perlu mengemas jumlah produk yang tepat untuk setiap pelanggan. Kami perlu membuat invois yang perlu dibayar oleh pelanggan. Gudang perlu mengesahkan bahawa produk yang tepat diberikan kepada pelanggan yang tepat. Dan jabatan kewangan kami perlu memastikan pelanggan membayar dan pembayaran dicatat dan diselaraskan dengan betul.

Juga, kerana kami mempunyai kakitangan yang membuat produk tersebut, jabatan gaji kami perlu mengetahui siapa yang bekerja dan jam berapa mereka bekerja sehingga mereka dapat dibayar untuk masa mereka.

Walaupun semua perkara di atas berlaku masih terdapat beberapa jabatan yang bekerja di latar belakang. Dua perkara utama yang perlu dipertimbangkan adalah jabatan IT yang memastikan kakitangan mempunyai akses ke sistem dan maklumat yang mereka perlukan.

Yang lain adalah pembersih kami. Tidak kira jika anda memilih untuk menggunakan kakitangan dalaman atau syarikat pembersih luaran, seseorang harus memastikan ruang kerja tetap bersih, rapi dan bebas dari potensi bahaya.

Jadi Siapa yang Terlibat?

Melihat contoh di atas, proses pengeluaran dan penjualan kami yang sederhana telah melibatkan jabatan berikut:

Pengurusan
Perancangan
Membeli
Kewangan
Gudang
Kawalan kualiti
Pengurusan dokumen
Pengeluaran
Penyelenggaraan
Pemasaran
ITU
Pembungkusan
Jualan
R&D
Pengurusan Risiko
Audit dalaman
Siasatan Kejadian
Penggajian
Pembersihan

Seperti yang anda lihat setiap jabatan terlibat. Sekiranya anda mengambil salah satu daripada bahagian-bahagian tersebut, maka semuanya akan menjadi tidak kemas! Pemeriksaan kawalan boleh dilewatkan, anda mungkin tidak mempunyai sumber daya yang anda perlukan untuk menyelesaikan pengeluaran atau membayar kakitangan, anda mungkin kehilangan peluang penjualan, atau yang lebih penting lagi anda boleh menjual produk yang tidak sesuai digunakan dan boleh membahayakan.

Bagaimana Kita Mengeluarkan Silo?

Selalunya semasa Audit Dalaman sekiranya saya melihat terdapat gangguan komunikasi atau sekiranya kakitangan tidak yakin dengan peranan dari pelbagai bidang, saya akan mengesyorkan agar kakitangan dari satu jabatan pergi dan bayangkan staf di jabatan lain untuk masa yang singkat. Saya meminta mereka pergi dan duduk untuk melihat apa yang sebenarnya dilakukan oleh kakitangan lain. Mereka mendapat peluang untuk mengemukakan soalan dan mendapat pemahaman yang lebih baik mengenai bagaimana jabatan-jabatan tersebut bekerjasama.

Pada asasnya mereka mula melihat perniagaan sebagai teka-teki dengan semua kepingannya bersatu untuk membuat keseluruhan dan bukannya koleksi silo individu.