Kaedah terbaik untuk mengatur penerimaan

Langkah mudah ini dapat membantu anda mengatur penerimaan anda.

VirginiaLynne CC-BY melalui Hubpages

Sistem Menyusun Resit Pantas dan Mudah

Adakah anda menghabiskan terlalu banyak masa untuk mencari resit untuk mengembalikan item? Adakah anda bersedia untuk waktu cukai, atau adakah perebutan untuk membuatnya tepat pada waktunya pada 15 April? Sekiranya anda seperti saya, anda mungkin tergoda untuk membiarkan penerimaan terus bertambah sehingga kekacauan tidak dapat diselesaikan. Itulah sebabnya cara terbaik untuk mengatur penerimaan adalah dengan menjaga sistem anda:

• Mudah dikenang.
• Cepat memfailkan kertas.
• Mudah dijumpai apa yang anda perlukan.

Mengingat ketiga-tiga matlamat ini akan membantu anda menggunakan empat langkah mudah berikut untuk membuat sistem yang sesuai untuk anda.

1. Pilih Sistem

Tiada sistem pemfailan yang sempurna. Anda selalu perlu menimbang kos untuk memiliki sistem terperinci yang memudahkan penerimaan penerimaan dengan masa yang diperlukan untuk mengemukakan resit tersebut. Berikut adalah empat sistem yang berbeza dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Sistem Pengikat untuk Penerimaan adalah lebih banyak kerja tetapi membantu anda mencari barang dengan cepat. Gunakan Pocket Index Dividers untuk memfailkan resit yang lebih kecil.

VirginiaLynne CC-BY melalui HubPages

Pengikat

Dengan pengikat yang mempunyai kad indeks untuk memisahkan jenis resit, anda dapat dengan mudah mencari apa yang anda perlukan. Sistem ini berfungsi paling baik untuk orang yang sering berulang-alik dan melihat resit kerana anda dapat dengan mudah pergi dan balik ke bahagian yang berlainan dan kerana pengikat membuat kertas tetap teratur. Sekiranya anda selalu memfailkan kertas baru sama ada di bahagian depan atau di bahagian belakang, anda boleh melihat resit secara kronologi dengan cepat.

Saya menggunakan sistem ini untuk mengatur penerimaan ibu bapa suami saya ketika dia menjaga mereka kerana kami diminta untuk membuat laporan berkala mengenai pendapatan dan perbelanjaan mereka, dan saya perlu dapat mencari resit dengan mudah.

Kebaikan dan Keburukan Menggunakan Pengikat

• Memerlukan masa paling banyak untuk membuat fail
• Paling mudah menyimpan fail mengikut urutan bulan.
• Paling sesuai untuk resit yang perlu anda kerap rujuk
• Rapi dan senang disimpan di rak buku.
• Dibatasi oleh ukuran buku nota, atau anda boleh menggunakan lebih dari satu.

Folder Fail cepat, mudah dan boleh dikembangkan.

VirginiaLynne, CC-BY, melalui HubPages

Folder Fail

Sistem folder fail adalah sistem yang paling mudah dan terpantas untuk digunakan, jadi anda mempunyai peluang yang lebih baik untuk memastikan semuanya teratur. Setelah 6 bulan ketinggalan dalam mengemukakan sistem buku nota saya untuk resit keluarga kami, saya akhirnya memutuskan untuk kembali ke folder fail. Saya meletakkan kertas yang belum diisi di depan dan biasanya meletakkannya di tempat ketika kawasan depan itu diisi atau kira-kira sebulan sekali.

Petunjuk: simpan kertas yang anda tahu akan anda perlukan kemudian dalam fail bersama. Saya memasukkan semua maklumat cukai saya, termasuk sumbangan amal, dalam satu fail.

Kebaikan dan Keburukan Menggunakan Folder Fail

• Murah dan sederhana.
• Hanya perlu folder fail dan kabinet fail atau kotak.
• Cepat difailkan.
• Boleh dikembangkan ke saiz dan bilangan fail.
• Lebih sukar untuk mencari kertas daripada Sistem Notebook.

VirginiaLynne, CC-BY melalui HubPages

Memperluas Fail

Untuk projek pengorganisasian yang lebih kecil, ambil fail pengembangan yang mempunyai bahagian dan tab. Sekiranya anda seorang pelajar dengan hanya beberapa jenis resit, atau jika anda ingin menyusun resit dari projek seperti projek pengubahsuaian rumah, ini adalah kaedah yang baik untuk melakukannya. Saya juga menggunakan sistem ini untuk semua dokumen untuk penggunaan kami dan saya sering menggunakan fail kecil untuk rancangan percutian.

Kebaikan dan Keburukan Menggunakan Memperluas Fail

• Menyimpan semuanya dalam fail mudah alih yang kemas.
• Bagus untuk mengatur resit yang ingin anda simpan secara kekal.
• Baik untuk kumpulan kecil kertas.
• Mudah alih.
• Tidak berfungsi dengan banyak kertas.

Fail Digital

Saya mula tidak mempunyai kertas, dan anda mungkin juga. Banyak syarikat menginginkan anda "tanpa kertas" dan mungkin memberi anda bonus untuk melakukannya. Kini, beberapa kedai seperti Home Depot membolehkan anda mendapatkan resit e-mel dan bukan surat kabar. Selain itu, anda boleh mengimbas untuk mengambil gambar resit yang tidak digital. Walau bagaimanapun, anda masih perlu ingat:

• Atur Fail Digital: jangan hanya membuang semua resit anda ke dalam satu fail, luangkan masa untuk membuat kumpulan fail anda dan pastikan untuk melabelkan setiap resit anda semasa anda membuatnya atau anda akan sakit kepala kerana harus membuka setiap fail apabila anda cuba mencari sesuatu.
• Sandaran: virus komputer atau kehancuran komputer boleh mengganggu sistem anda, jadi pastikan anda mempunyai resit di komputer yang mempunyai cadangan awan seperti Carbonite.

Resit digital dapat menghilangkan banyak sakit kepala dalam memfailkan kertas, tetapi hanya jika anda berhati-hati. Anda harus benar-benar memuat turun resit penyata penting yang mungkin anda perlukan kemudian kerana banyak syarikat hanya menyimpan rekod penerimaan penyata anda selama 12 bulan. Sebagai contoh, semasa saya mengemukakan tuntutan Jaminan Lanjutan Kad Kredit pada mesin cuci pinggan yang rosak, mereka memerlukan penyata asal kami dari 15 bulan sebelumnya. Ia tidak tersedia