Di sebalik tanda semak: apa yang boleh dilakukan oleh audit dalaman untuk anda?

Ketahui cara membuat audit dalaman benar-benar berguna untuk syarikat anda — bukan sekadar kotak yang dicentang.

Canva

Audit Dalaman untuk Sebab yang Salah

Dengan audit dalaman sekarang menjadi syarat, perniagaan kadang-kadang menggaji staf audit semata-mata untuk dapat mencentang kotak itu, tanpa tahu lebih lanjut apa yang harus dilakukan dengan mereka.

Banyak juruaudit mendapati mereka hanya memperbanyak audit luaran, dan sementara itu mungkin dapat membantu ketika juruaudit luar datang berkunjung, itu tidak banyak memberikan maklumat berharga bagi perniagaan.

Suatu audit dalaman haruslah dilakukan secara konstruktif yang dirancang untuk menentukan sejauh mana sistem pengurusan mematuhi prosedur dan praktiknya sendiri. Audit dalaman juga dapat mengenal pasti penambahbaikan proses perniagaan dan membantu komunikasi dalaman.

Apa itu Audit Dalaman?

Walaupun audit dalaman biasanya dilakukan oleh pekerja syarikat, terdapat peningkatan pakar luaran yang diambil untuk tujuan audit semata-mata. Sama seperti anda menyumber keluar peranan undang-undang atau kewangan anda, anda juga dapat mengalihkan peranan audit.

Audit dalaman anda adalah yang paling penting dari semua audit. Ini membolehkan perniagaan melihat sistem, prosedur dan aktivitinya sendiri untuk memutuskan apakah mereka sesuai untuk perniagaan dan sama ada kakitangan benar-benar mengikutinya.

Ini memberikan maklumat kepada pihak pengurusan mengenai apakah standar mutu mereka dipenuhi, apakah sistem ini seefisien dan efektif sebagaimana mestinya dan apakah penambahbaikan diperlukan.

Mereka juga dapat menyediakan saluran komunikasi di seluruh syarikat dan menjadi motivator yang hebat.

Untuk Apa Audit Dalaman Digunakan?

Kriteria audit dalaman biasanya adalah polisi, prosedur dan arahan kerja perniagaan sendiri.

Anda tidak mahu mengaudit secara langsung terhadap standard luaran tertentu semasa audit dalaman, yang pada dasarnya meniru apa yang akan dilakukan oleh juruaudit pihak ketiga; sebaliknya anda memastikan bahawa polisi dan prosedur anda sendiri digunakan dengan betul dalam tugas sehari-hari.

Dengan syarat dokumen dalaman syarikat telah dikembangkan sejajar dengan semua keperluan pematuhan luaran dan merujuk standard yang sesuai, keperluan luaran anda harus dilindungi. Walau bagaimanapun, pemahaman mengenai standard dan keperluan membantu memberikan asas mengenai apa yang harus disertakan dalam dokumentasi.

Audit Tidak Perlu Takut

Sebilangan besar standard dan kod memerlukan audit. Audit harus dilihat sebagai keuntungan bagi syarikat, bukannya tugas atau pemaksaan.

Audit digunakan untuk mengumpulkan maklumat yang kemudian dikaji dan dilaporkan pada. Laporan ini akan sering membincangkan perlunya tindakan penambahbaikan atau pembetulan.

Tetapi audit bukanlah perburuan untuk menyalahkan individu kakitangan atau bidang perniagaan tertentu. Pengauditan harus dijalankan secara positif dan telus. Juruaudit anda harus membuat anda dan kakitangan anda merasa selesa dan yakin dengan audit, dan bukannya takut.

Juruaudit anda perlu bekerjasama dengan anda untuk memastikan audit anda berfungsi untuk anda, sambil tetap berdikari dan objektif mengenai sebarang maklumat yang mereka dapati.

Apa Audit Yang Boleh Dilakukan

Sahkan jika prosedur yang didokumentasikan diikuti
Berikan maklumat yang tepat mengenai keberkesanan prosedur semasa
Membantu penyusunan rancangan penambahbaikan berterusan
Kenali di mana perubahan prosedur diperlukan
Meningkatkan kesedaran dan pemahaman mengenai keperluan proses
Bantu mengurangkan risiko
Meningkatkan keselamatan di tempat kerja
Meningkatkan komunikasi dalaman
Sahkan amalan kerja positif
Berikan maklumat untuk membantu meningkatkan penjualan produk atau perkhidmatan anda
Biarkan anda membuat keputusan yang lebih tepat untuk membantu perniagaan anda berkembang

Jadual dan Skop Audit Dalaman

Oleh kerana kami telah membuktikan bahawa anda tidak mahu hanya mencentang kotak dan anda benar-benar ingin menggunakan audit dalaman anda dengan baik, jadual audit anda harus berdasarkan penilaian risiko yang anda lengkapkan.

Kawasan perniagaan mana yang menunjukkan mereka memerlukan perhatian tambahan pada masa ini?
Kawasan mana yang anda mahukan lebih banyak maklumat mengenai keadaannya?

Mengkaji Sumber Anda

Anda juga perlu menyemak sumber daya yang ada semasa menetapkan jadual audit anda.

Berapa banyak audit yang dapat anda selesaikan secara realistik dalam setahun?
Berapa banyak yang harus anda lakukan?
Adakah anda dapat menyelesaikan audit yang cukup untuk membuat anda merasa selesa kerana memenuhi keperluan luaran anda serta mencari maklumat yang sebenarnya anda perlukan?

Skop Audit

Sama seperti anda perlu memberi keutamaan ketika membuat jadual audit tahunan, ini juga merupakan peranan besar dalam mengembangkan skop audit. Skop ini menetapkan apa yang sebenarnya akan dilihat dalam audit individu. Memandangkan potensi ukuran kawasan dan proses yang akan diaudit, sangat penting untuk mengetahui di mana perhatian anda sangat diperlukan.

Semasa membuat jadual audit dan skop audit anda, anda perlu melihat perkara berikut:

Penilaian risiko yang baru selesai
Maklumat berkaitan dengan kemungkinan kesan kewangan, produk dan bekalan
Kualiti kawalan dalaman: Adakah mereka sekuat yang anda percayai seharusnya? Adakah mereka digunakan?
Segala aduan pelanggan diterima
Tahap perubahan atau kestabilan: Adakah terdapat pertukaran kakitangan yang besar? Adakah kakitangan yang sama berada di jabatan itu sejak ia bermula?
Hasil penglibatan audit terakhir dan tindakan pembetulan yang disenaraikan: Adakah semuanya telah dilaksanakan?
Perbincangan dengan kakitangan di semua peringkat mengenai bidang yang mereka rasa perlu diberi perhatian
Adakah kemahiran atau pengetahuan khas diperlukan untuk menyelesaikan audit?

Ini adalah Audit Anda

Pada akhirnya - tanpa mengira siapa yang menjalankan audit dalaman, kakitangan dalaman atau kontraktor luaran - itu adalah audit anda, dan anda perlu mengetahui maklumat apa yang ingin anda perhatikan.

Audit boleh sesederhana atau sesulit yang anda mahukan. Dan ingat, anda adalah satu-satunya yang benar-benar mengetahui maklumat apa yang berharga bagi anda.

Sekiranya anda ingin mengetahui mengapa satu bidang perniagaan anda selalu kelihatan lebih baik daripada yang lain, atau hari paling popular untuk kakitangan anda mendapat cuti, audit dalaman dapat membantu anda mengetahuinya.