6 prosedur wajib di bawah iso 9001: 2008

Prosedur Standard dan Kualiti ISO 9001

ISO 9001: 2008 adalah piawaian antarabangsa yang menentukan syarat untuk sistem pengurusan kualiti: sistem di mana syarikat anda menjamin bahawa semua proses anda dikendalikan dan diulang untuk memastikan kualiti produk dan perkhidmatan anda.

Proses anda biasanya dikendalikan melalui kehadiran dan audit prosedur ISO 9001 kualiti bertulis yang menentukan apa yang harus dilakukan. ISO 9001: 2008 menentukan amalan terbaik untuk setiap proses dalam organisasi anda untuk memastikan kawalan. Walau bagaimanapun, standard ini menetapkan hanya 6 prosedur wajib yang mesti anda miliki;

6 Prosedur Wajib untuk ISO 9001: 2008

1. Kawalan Dokumen (4.2.3)
2. Kawalan Rekod (4.2.4)
3. Audit Dalaman (8.2.2)
4. Kawalan Produk yang Tidak Sesuai (8.3)
5. Tindakan Pembetulan (8.5.2)
6. Tindakan Pencegahan (8.5.3)

Carta Alir Prosedur ISO 9001

LeanMan

Carta Alir Prosedur ISO 9001

LeanMan

Apakah Prosedur Berkualiti?

Prosedur adalah pernyataan tentang apa yang akan dilakukan, kapan ia akan dilakukan, dan oleh siapa. Ini adalah sekumpulan arahan dan niat yang dapat diikuti oleh siapa saja di syarikat (Bukan dokumen syarikat rahsia untuk tatapan pengurusan hanya seperti yang pernah diberitahu oleh seorang pengurus kualiti!) Ini adalah cara khusus untuk menjalankan proses, satu set arahan yang boleh dirujuk oleh kakitangan untuk membantu mereka memahami dan menjalankan kerja harian mereka dengan cekap dan berulang.

ISO 9001 mengatakan bahawa hanya keperluan tertentu dalam sistem pengurusan kualiti anda yang harus mempunyai prosedur yang didokumentasikan. Keperluan prosedur lain bergantung pada ukuran dan kerumitan proses dan keseluruhan sistem serta kecekapan staf.

Prosedur ISO 9001 yang mudah

LeanMan

Carta alir: Prosedur ISO 9001 vs Dokumen Word

LeanMan

Menulis Prosedur ISO 9001

Prosedur ISO 9001 tidak semestinya berupa dokumen beratus halaman yang memberitahu individu bagaimana dan kapan mengambil pen, periksa bahawa terdapat dakwat rona yang betul sebelum membentuk huruf di kotak yang disorot secara khusus pada borang no.XYZ. Terlalu banyak orang dan organisasi menyulitkan prosedur ISO 9001 mereka.

Sekiranya anda membezakan prosedur dan arahan kerja anda, maka prosedur itu sendiri sangat mudah, ingat bahawa mereka hanya perlu mengandungi jumlah maklumat yang tepat agar orang yang melakukan pekerjaan itu dapat melakukannya dengan cekap dan dengan cara yang terbaik. Sekiranya orang anda berkualiti tinggi, terlatih, berpengalaman, atau prosesnya sangat mudah dan jelas maka mungkin tidak memerlukan prosedur sama sekali.

Saya lebih suka menggunakan carta alir sederhana untuk membuat prosedur, menggunakan perisian seperti Visio di rangkaian program pejabat. Mereka perlu menjadi petunjuk langkah demi langkah sederhana yang mengatakan apa yang harus dilakukan, kemudian langkah seterusnya dalam urutan. Mereka tidak perlu terlalu kompleks.

Untuk tahap arahan kerja, ada juga kesempatan untuk memperjelas proses menggunakan hal-hal seperti gambar untuk menyoroti dan menjelaskan perkara-perkara tertentu.

Terlalu banyak organisasi yang mengatasi prosedur ISO 9001 mereka, memikirkan bahawa berat manual prosedur mereka adalah cerminan keberkesanan sistem mereka. Terlalu banyak, prosedur yang terlalu rumit hanya menyebabkan kekeliruan dan kemungkinan sistem tidak akan dapat dibaca dan diikuti.

Video Prosedur ISO 9001

Prosedur Wajib ISO 9001

Dalam ISO 9001 hanya ada enam prosedur yang wajib dilakukan. Anda mesti mendokumentasikan enam ini. Ini tidak bermaksud bahawa anda boleh melepaskan hanya enam ini; prosedur yang anda perlukan sangat bergantung pada ukuran dan kerumitan organisasi anda. Walau bagaimanapun, enam ini adalah yang mesti anda miliki.

4.2.3 Kawalan Dokumen

Prosedur bertulis untuk mengawal kelulusan dan kelulusan semula prosedur sebelum dikeluarkan serta memastikan bahawa status semakan semasa dipaparkan. Untuk memastikan bahawa dokumen dapat dibaca dan versi terkini tersedia di tempat penggunaan. Pastikan juga dokumen usang dikawal dan dokumen dari pihak luar seperti pelanggan anda.

4.2.4 Kawalan Rekod

Prosedur untuk mengawal pengenalan, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, penyimpanan dan pelupusan rekod.

8.2.2 Audit Dalaman

Prosedur untuk menentukan program audit yang dirancang untuk memastikan bahawa proses anda memenuhi syarat ISO 9001 dan juga keperluan anda sendiri. Juga untuk pelaporan, tindak lanjut dan rekod audit ini.

8.3 Kawalan Produk Tidak Mematuhi

Prosedur untuk memastikan bahawa produk yang tidak sesuai tidak digunakan dan tindakan diambil.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

Prosedur bertulis untuk memastikan bahawa punca masalah dikenal pasti dan tindakan yang diambil untuk membetulkannya, tindakan mesti disahkan untuk memastikan keberkesanannya

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Prosedur bertulis yang serupa dengan tindakan pembetulan, tetapi organisasi harus mengambil langkah untuk mengenal pasti POTENSI masalah dan menghapusnya sebelum masalah berlaku.

Melaksanakan Prosedur ISO 9001

Struktur Prosedur Kualiti

Prosedur boleh datang dalam pelbagai bentuk. Ini boleh menjadi gambaran keseluruhan proses yang menyatakan secara murni apa yang harus dilakukan, oleh siapa dan kapan atau boleh menjadi petunjuk terperinci khusus. Sebilangan besar syarikat cuba memisahkan dua tahap dokumentasi demi kejelasan, mempunyai prosedur dan kemudian arahan operasi standard, arahan kerja, atau dokumen terperinci lain pada tahap "tempatan" yang lebih rendah dalam sistem dengan petunjuk terperinci "bagaimana".

Prosedur harus memperincikan beberapa bahagian sederhana sebelum perincian sebenar prosedur sebenarnya, supaya anda dapat mengawal prosedur tertentu.

• Skop: Apakah area yang diliputi oleh prosedur, seperti pengiriman barang habis pakai, tidak termasuk barang antara syarikat. "
• Tanggungjawab: Siapakah pemilik dan orang yang bertanggungjawab untuk prosedur ini, bagaimanapun, ini adalah dokumen proses khusus sehingga pengurus kualiti tidak bertanggungjawab untuk meluluskan dan membuat prosedur pembelian misalnya, itu akan menjadi tempat ketua pembelian!
• Kawalan atau Isu: Apakah tarikh terbitan, persetujuan, dan lain-lain. Anda harus terus mengawal prosedur anda, mereka perlu disetujui, orang mesti dapat memastikan bahawa ini adalah semakan semasa dll.
• Rujukan atau Dokumen Berkaitan: Senaraikan dokumen dan borang lain yang mungkin berkaitan dan relevan dengan prosedur ini.

Selepas bahagian-bahagian ini akan muncul bahagian sebenar prosedur.

Prosedur Generik, Luar Ruangan

Sekiranya anda ingin mengembangkan prosedur sistem pengurusan kualiti ISO 9001, anda mungkin ingin mempertimbangkan alternatif untuk menghasilkan semuanya dari awal. Terdapat banyak sistem yang boleh anda beli yang mempunyai prosedur dan bentuk generik yang telah dirancang dan diformat. Dengan memasukkan nama syarikat anda dan maklumat lain, mereka dapat membuat dokumen asas yang memenuhi syarat ISO 9001.

Sistem ini baik-baik saja sebagai titik permulaan untuk menjimatkan usaha anda untuk merancang dari apa-apa, mereka juga akan memastikan bahawa anda merangkumi semua syarat prosedur ISO 9001 termasuk prosedur wajib. Sebilangan besar perunding yang berpengalaman memasang sistem ISO 9001 akan menggunakan sesuatu seperti ini, sama ada pakej yang dibeli atau barang buatan rumah.

Berhati-hatilah dengan syarikat yang mengiklankan untuk membuat semua prosedur anda dan memberi anda sijil yang mengatakan bahawa anda memenuhi syarat ISO 9001, banyak syarikat ini adalah penipuan dan sijil tidak bernilai. Kecuali mereka berdaftar dengan UKAS (pautan di bawah) maka mereka bukan badan bertauliah yang dapat mengeluarkan sijil ISO 9001.

Bantuan Tambahan Dengan Prosedur Anda

Berikut adalah beberapa pautan berguna yang akan membantu anda mendapatkan maklumat tambahan mengenai standard ISO 9000;

Organisasi Antarabangsa untuk Penyeragaman; Laman web ISO di mana anda boleh mengetahui tentang piawaian antarabangsa yang lain dan memantau perubahan dan perkembangan piawaian tersebut.

Institut Piawaian British; Institut Piawaian British adalah satu lagi badan pensijilan mapan yang beroperasi di seluruh dunia, mereka juga dapat menawarkan audit dan latihan pensijilan untuk membantu anda melaksanakan prosedur ISO 9001: 2008 anda.

Organisasi Piawaian Amerika; (ANSI) Organisasi Piawaian Amerika dapat membantu anda melaksanakan prosedur ISO 9001 anda dengan cara yang sama seperti Lloyds dan BSI di atas.

Daftar Juruaudit Bertauliah Antarabangsa (IRCA); Daftar Antarabangsa Juruaudit Bertauliah adalah tempat anda pergi untuk memeriksa kelayakan pelatih atau juruaudit individu.

UKAS; Perkhidmatan Akreditasi United Kingdom bertanggungjawab untuk mengakreditasi badan pensijilan untuk dapat melakukan audit ISO 9001. Mereka mempunyai senarai semua badan bertauliah yang dapat memberikan sijil ISO 9001 yang sah mengenai prosedur ISO 9001 anda.

Institut Kualiti Berkanun (CQI); The Chartered Quality Institute (Dahulu Institut Jaminan Kualiti.) Mereka dapat memberikan banyak sokongan di semua bidang yang berkaitan dengan kualiti, jika anda seorang profesional yang berkualiti saya akan mengesyorkan keahlian.

Persatuan Amerika untuk Kualiti (ASQ); Masyarakat Amerika yang berkualiti dapat menolong anda dengan cara yang sama seperti CQI dapat menolong anda di UK.

Pautan di atas dapat membantu dengan Piawaian ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, Pensijilan, pengauditan, Latihan, sistem pengurusan kualiti, prosedur, peningkatan kualiti berterusan, dll.