6 Petua pengurusan masa yang berkesan untuk pekerja dan pemilik perniagaan

Adakah anda mendapati bahawa anda mempunyai terlalu banyak perkara untuk dikendalikan sekaligus?

Foto oleh Robert Bye di Unsplash

1. Menganalisis Situasi

Mengisi jadual anda dengan aktiviti dan sibuk sepanjang masa tidak semestinya anda menguruskan masa dengan berkesan. Terus bergerak dengan kelajuan tinggi mempunyai kelemahan tersendiri, tidak kurang juga tekanan.

Kenyataannya adalah bahawa kita tidak dapat benar-benar mengawal atau mengurus masa sendirian. Yang boleh kita uruskan adalah diri kita sendiri. Melambatkan diperlukan untuk mengambil keseluruhan gambar.

Tanyakan kepada diri anda soalan: Adakah ini penggunaan paling produktif pada masa saya? Adakah cara yang lebih bijak untuk mencapai apa yang perlu saya lakukan hari ini tanpa menghabiskan banyak masa?

Kesibukan itu sendiri boleh menjadi masalah. Ada kalanya sibuk menjadi pendekatan mengelak - cara untuk mengelakkan masalah penting lain dalam hidup seseorang.

Oleh itu, menarik diri untuk berfikir dan bukannya terus menerus masuk ke dalam aktiviti dapat menjimatkan masa dan menjadikan usaha itu lebih cekap dan menguntungkan.

Mempunyai penglihatan yang jelas sangat penting

Foto oleh You X Ventures di Unsplash

2. Jelaskan Apa Peranan Anda

Walaupun di tempat kerja biasa, masalah yang berkaitan dengan pengurusan masa yang buruk dapat mengakibatkan situasi pengurusan krisis di mana peranan dan tanggungjawab asal pekerja dibayangi dan dia mendapati dirinya menghabiskan seluruh waktunya untuk perkara yang tidak terdapat dalam deskripsi pekerjaan asal.

Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menetapkan dengan visi yang jelas tentang apa yang perlu dicapai dan apa peranan dan tanggungjawab anda. Sekiranya anda tidak tahu ke mana anda pergi, jalan mana pun akan membawa anda ke sana. Anda perlu mempunyai standard yang boleh anda gunakan secara berterusan sebagai penanda aras kemajuan anda.

Sekiranya anda bekerja, anda mungkin perlu mengadakan pertemuan dengan pengurus lini anda agar dapat mengetahui di mana keutamaan anda berada. Membuka perbincangan ini juga bermanfaat dengan cara lain. Ini dapat membantu menyusun semula jadual anda untuk mengelakkan keletihan dan memudahkan menyerahkan tugas tambahan kepada ahli pasukan lain.

Ketahuilah bahawa disebabkan perubahan sifat dunia perniagaan, keutamaan dapat berubah dan tanggungjawab bersama dengan mereka. Ini terutama bagi mereka yang bekerja sendiri. Atur pengurusan masa anda sehingga mengambil kira perubahan tersebut.

Lindungi masa anda

3. Jaga Jadual Anda

Masa adalah aset paling berharga yang anda ada. Sebilangan besar perkara lain dalam hidup boleh diganti, tetapi masa tidak. Anda tidak akan dapat mengembalikan tahun-tahun hidup anda yang telah habis. Perkara yang sama berlaku untuk setiap saat yang berdetak sekarang.

Oleh itu, bukan hanya perlu tetapi sangat mustahak untuk menjaga masa anda dengan berhati-hati. Simpan senarai tindakan dan setelah anda mengenal pasti tugas keutamaan anda dan meluangkan masa yang tidak terganggu untuk menyelesaikannya, bersusah payah untuk memastikan tidak ada gangguan.

Ini termasuk langkah-langkah seperti mengaktifkan mel suara anda, menonaktifkan pemberitahuan e-mel, mengehadkan panggilan masuk, memanfaatkan perjumpaan maya dan bukannya secara langsung, memerlukan janji kalendar, menggunakan tanda 'Jangan Ganggu'.

Sebagai contoh, jika anda telah menjadualkan perjumpaan berlangsung selama 15 minit, pastikan semua peserta mematuhi had masa dan berpegang pada topik yang sedang dihadapi. Pengaturan yang terpisah dapat dibuat untuk setiap masalah luar yang tidak dapat ditangani dalam jangka waktu yang telah Anda tetapkan.

Selain dari perkara di atas, terus mencari cara membebaskan masa anda. Ini akan menjadikan anda lebih cekap. Selang beberapa minit yang dijimatkan dari setiap aktiviti apabila digabungkan bersama pada akhir hari dapat membuat perbezaan yang ketara.

4. Manfaatkan Peraturan 80/20

Semakin besar perniagaan berkembang, semakin banyak tanggungjawab yang ada dan semakin besar keperluan untuk mempunyai pengurusan masa yang berkesan.

Apa yang mungkin dimulakan sebagai operasi satu orang dengan cepat dapat menjadi sangat besar, dengan tuntutan yang luar biasa, sehingga keadaan tidak terkawal jika pengurusan yang tepat tidak dilaksanakan.

Tugas biasa yang anda perlukan untuk mempersiapkan diri terlebih dahulu termasuk membuat dan menguruskan strategi perniagaan, mengawasi pekerja, menyulap akaun, mendapatkan lebih banyak peluang perniagaan.

Oleh itu, adalah penting untuk mencari cara yang berkesan untuk mengurus semua tugas dan masih mempunyai kehidupan. Sebagai ahli perniagaan, anda boleh bekerja keras dalam memenuhi tarikh akhir sehingga anda gagal mengenal pasti apa keutamaannya dan apa yang sebenarnya mencuri masa anda, dari semasa ke semasa.

Menurut peraturan 80/20, 80% hasil diperoleh dari 20% masa dan usaha yang dilaburkan. Peraturan ini menegaskan pentingnya mengutamakan masa pada perkara yang paling produktif. Kenal pasti tugas-tugas tertentu yang mempunyai kesan terbesar pada perniagaan anda dan luangkan masa untuk bekerja setiap hari.

Sekiranya 80% hasil perniagaan anda adalah hasil 20% masa dan usaha yang anda lakukan, maka inilah peratusan yang harus anda fokuskan sebahagian besar perhatian anda.

Sebilangan besar pemilik perniagaan ragu-ragu ketika melakukan tugas penyumberan luar dan mendelegasikan, kerana mereka merasa bahawa melakukannya hanya dapat meningkatkan asas kos mereka.

Tetapi apabila perniagaan berkembang dan sudah tiba masanya anda mengupah orang untuk bekerja untuk anda, latih mereka 20% dan berikan tugas ini kepada mereka. Dengan cara ini, perniagaan akan dapat menjana cukup untuk menampung kos pengambilan pekerja baru. Menggandakan diri dengan cara ini akan menjadikan operasi lebih berkesan dan menguntungkan.

Jejaki bagaimana anda menghabiskan masa anda

5. Periksa Diri Anda

Luangkan masa selama satu minggu di mana anda akan menyimpan catatan terperinci mengenai aktiviti anda dan jumlah masa yang dihabiskan untuk setiap aktiviti. Semakin terperinci anda, semakin tepat analisisnya.

Cara terbaik untuk mendekati ini adalah dengan memecah hari menjadi potongan 15- atau 30 minit dan kemudian mencatat apa yang anda lakukan selama slot waktu tersebut. Latihan ini akan membantu anda mengira setiap detik.

Lembaran masa tidak hanya diperlukan untuk syarikat. Mereka berguna untuk perniagaan di semua peringkat, termasuk pekerja bebas dan pemilik tunggal. Anda boleh memilih untuk menyimpan lembaran waktu berasaskan komputer harian atau lembaran waktu kertas.

Sebagai alternatif, anda hanya boleh mempunyai buku nota atau buku harian yang anda bawa ke mana sahaja dan menyediakan peringatan untuk membantu memastikan anda terus menyimpan catatan penggunaan masa anda dengan betul.

Setelah anda mengaudit diri anda dengan cara ini, anda memerlukan disiplin untuk memeliharanya. Tujuan latihan ini adalah mempunyai rekod yang dapat dianalisis. Menyimpan log aktiviti anda yang berterusan dan masa yang dihabiskan akan membantu anda mengenal pasti ke mana masa anda berjalan dan menyingkirkan pembaziran masa.

Pembaziran masa seperti itu merangkumi perjumpaan yang tidak perlu, melakukan kerja yang seharusnya dilakukan oleh orang lain, gangguan telefon atau e-mel, pendua tugas, aktiviti keutamaan rendah, memadamkan kebakaran, salah merancang dan tidak teratur.

Anda akan dapat menentukan apa yang tidak produktif, mengganggu dan tidak perlu pada hari biasa anda. Apa sahaja yang tidak secara langsung menyumbang atau menyokong pemenuhan peranan dan tanggungjawab anda adalah bendera merah.

Proses ini juga membolehkan anda mengenal pasti aktiviti produktif sehingga anda dapat menentukan sama ada masa yang diperuntukkan untuk mereka benar-benar sesuai. Anda akan dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang berapa banyak yang dilaburkan dalam 20% aktiviti yang menghasilkan 80% hasil dalam kehidupan dan perniagaan anda.

6. Ambil Langkah Sokongan

Rancang terlebih dahulu

Rancang hari, minggu dan bulan anda lebih awal. Perancangan anda harus mengambil kira objektif jangka pendek, sederhana dan panjang. Kurangnya kaedah tersusun untuk menguruskan masa membawa kepada kesukaran termasuk tarikh akhir yang hilang, komitmen perniagaan dan peribadi yang tidak seimbang dan tekanan dari penglibatan orang lain.

Ini mengakibatkan kemerosotan. Prestasi dipengaruhi secara negatif dan bukannya menguntungkan, aktiviti menjadi membebankan. Sebaliknya, merancang lebih awal dan menerapkan prinsip pengurusan masa yang tepat secara konsisten menjadikannya kebiasaan. Mereka mula mengalir secara semula jadi sebagai sebahagian daripada kehidupan seharian anda.

Berkomunikasi

Libatkan pihak berkepentingan dalam keputusan yang anda ambil. Berkomunikasi dengan rakan sekerja, pengurus, pembekal, pasukan dan pelanggan lain yang mempunyai kepentingan peribadi dan akan dipengaruhi oleh perubahan yang anda buat.

Kongsi maklumat ini dengan ahli keluarga anda agar mereka dapat menyokong dan memberi anda ruang yang anda perlukan untuk meneruskannya.

Susun Tugas Anda

Mulakan dengan tugas keluar sebelum anda menyelesaikan tugas masuk. Hantarkan komunikasi penting yang diperlukan untuk hari pertama. Setelah menghindarinya, selesaikanlah surat masuk.

Kembangkan kebiasaan untuk memulakan dengan menunggu tanggungjawab sebelum mengusahakan yang baru. Kosongkan tunggakan sebelum memulakan tugas baru.

Automatik Mana Mungkin

Automatikkan tugas harian anda sebanyak mungkin. Contohnya, jika karya anda memerlukan banyak membaca dan menaip, anda boleh menggunakan aplikasi Teks-ke-Ucapan dan Ucapan-ke-Teks percuma untuk menjimatkan masa.

Rehat Dengan Cukup

Jangan lupa berehat sebentar di antara tugas. Ini akan mengelakkan pengumpulan tekanan pada minda dan badan anda. Mempunyai masa yang cukup untuk berehat dan menyegarkan diri akan menjadikan anda lebih produktif dan minda anda lebih peka.