Cara menggunakan perisian pemprosesan perkataan (diploma nvq dalam perniagaan dan pentadbiran & itu)

Di bahagian ini, iaitu Bahagian 1, kita akan melihat bagaimana memasukkan dan menggabungkan teks dan maklumat lain dengan tepat dalam dokumen pemprosesan kata.

Masukkan dan gabungkan teks dan maklumat lain dengan tepat dalam dokumen pemprosesan perkataan

Catatan: Sepanjang perjalanan unit ini, di ketiga-tiga bahagian, saya telah menambah tangkapan skrin sebanyak mungkin. Anda tidak akan memberikan tangkapan skrin jika anda menuliskan jawapan untuk unit ini, tetapi anda akan diminta untuk melakukan beberapa tugas untuk menguji pengetahuan dan pemahaman anda tentang penggunaan pemproses kata, dan tangkapan layar mungkin berguna!

1.1 Mengenal pasti jenis maklumat yang diperlukan dalam dokumen

Dokumen adalah rekod di mana peristiwa atau maklumat diambil dan direkodkan sebagai bukti supaya maklumat itu tidak hilang.

Contoh dokumen

syncfusion.com

Ia boleh menjadi dokumen bertulis atau elektronik dan berfungsi sebagai rekod rasmi. Format, struktur dan isi dokumen berbeza-beza bergantung pada maklumat yang direkodkan dan tujuannya direkodkan. Beberapa contoh dokumen adalah invois, surat khabar, pesanan pembelian, spesifikasi produk, surat, jurnal, spreadsheet, lesen, dll.

Setiap dokumen akan mempunyai format yang berbeza dan standard yang dapat dipatuhi dan dokumen standard ini dapat dibuat berdasarkan templat, atau jika anda akan membuat dokumen tertentu berulang kali, anda dapat menyimpan format tersebut sebagai templat untuk kegunaan masa depan.

Dokumen yang disimpan dalam format elektronik disimpan dalam komputer dan terdapat banyak aplikasi untuk membuat dokumen. Aplikasi yang paling umum digunakan di kebanyakan organisasi adalah perisian Pemprosesan Kata yang disebut Microsoft Word yang hadir sebagai sebahagian daripada pakej pejabat Microsoft. Untuk membuat dokumen, seseorang perlu mengenal pasti jenis maklumat yang diperlukan untuk membuat dokumen. Sekali lagi, pelbagai jenis maklumat berbeza bergantung pada jenis dokumen. Pertama, seseorang harus mempunyai idea yang jelas mengenai dokumen apa yang akan mereka buat dan untuk tujuan apa mereka akan membuatnya. Mereka kemudian perlu mengenal pasti jenis maklumat yang diperlukan untuk dokumen tersebut.

Semua dokumen mempunyai sejumlah teks dan kebanyakannya beberapa nombor. Untuk membuat pemahaman jelas, seseorang dapat menambahkan seni klip, gambar, grafik, carta, jadual dan lain-lain ke dalam dokumen. Dokumen elektronik mungkin juga mempunyai animasi dan klip video dan audio kecil. Akhirnya untuk meningkatkan penampilan dokumen, seseorang dapat menambahkan garis, sempadan, latar belakang dan lain-lain ke dalam dokumen.

Contoh invois

Oleh JRW78130 (Karya sendiri), melalui Wikimedia

Sebagai contoh, mari kita pertimbangkan bahawa anda membuat invois. Invois akan mempunyai teks, nombor, logo syarikat ( ini akan menjadi gambar), alamat syarikat, alamat penerima, nombor faks dan telefon, nombor pendaftaran PPN, nombor Invois, tarikh invois, rujukan pelanggan, keterangan barang dan perkhidmatan, kadar perkhidmatan, kaedah pembayaran, nasihat pengiriman wang, perincian cara pembayaran Oleh itu, semua maklumat ini perlu dikumpulkan dan disatukan dalam format standard yang mematuhi piawaian dan garis panduan organisasi. Maklumat yang dikumpulkan, struktur dan format maklumat disajikan, semuanya bergantung pada jenis dokumen yang dibuat. Maklumat boleh dikumpulkan dari data yang ada di organisasi, atau jika data tidak tersedia, mereka perlu dikumpulkan dari internet atau dengan menghubungi orang atau organisasi / jabatan yang berkaitan.

Semasa menggunakan gambar dan data lain dari internet dan sumber lain, seseorang harus memastikan bahawa mereka bebas untuk digunakan dengan memeriksa maklumat lesen dan hak cipta. Seseorang perlu mempunyai kemampuan dan kemahiran untuk mengenal pasti maklumat yang berbeza dari kumpulan maklumat atau senarai maklumat yang disediakan sehingga mereka dapat memilih maklumat yang tepat yang diperlukan untuk membuat dokumen.

1.2 Menggunakan teknik yang sesuai untuk memasukkan teks dan maklumat lain dengan tepat dan berkesan

Setelah semua maklumat yang diperlukan untuk membuat dokumen tersedia atau dikumpulkan, seseorang perlu menggunakan kaedah dan teknik terbaik untuk memasukkan maklumat ini ke dalam dokumen, memastikannya dimasukkan dengan tepat dan berkesan.

Masukkan / Padam teks, Simpan fail - Word 2003

Untuk memasukkan teks dalam dokumen, seseorang perlu mahir dalam kemahiran papan kekunci. Kemahiran papan kekunci bukan hanya bermaksud mengetik huruf dan nombor, tetapi penggunaan semua kunci dan fungsi papan kekunci dengan cekap. Adalah baik untuk mempelajari jalan pintas yang paling biasa dan paling kerap digunakan pada papan kekunci untuk memasukkan dan memformat maklumat dalam dokumen dengan mudah dan pantas. Sekiranya anda memasukkan sejumlah besar teks dan nombor, kelajuan menaip akan menjadi penting bersama dengan ketepatan dan kecekapan.

Selain kemahiran papan kekunci, kemahiran lain mungkin diperlukan bergantung pada peranti yang anda gunakan untuk membuat dan memformat dokumen. Penggunaan peranti layar sentuh dan sistem pengecaman pertuturan terkini memerlukan seseorang untuk mengetahui semua teknik yang diperlukan untuk beroperasi, memasukkan data dan memformat data pada peranti yang mereka gunakan.

Semasa menaip dokumen, untuk menaip atau membuat dokumen dengan tepat dan cekap, anda perlu menggunakan kedua tangan semasa menaip, menggunakan kekunci yang sesuai pada papan kekunci. Postur anda mestilah baik dengan punggung lurus dan kedua tangan di papan kekunci.

Banyak masa, saya telah melihat orang yang menggunakan Caps lock untuk menaip huruf besar, yang agak satu perkara yang membosankan untuk dilakukan kerana anda perlu menukar antara huruf besar " dan mematikan ", sebelum dan selepas menaip huruf modal. Kaedah terbaik dan senang untuk menaip huruf besar adalah dengan menggunakan kekunci Shift. Kekunci Shift + abjad apa pun akan membolehkan anda mengetik huruf besar abjad tertentu.

Catatan: Berlatihlah ini, huruf Shift +, percayalah itu mudah dan anda akan merasakan perbezaannya!

Beberapa jalan pintas yang sering digunakan adalah Ctrl + S untuk simpan, Ctrl + C untuk salinan, Ctrl + V untuk tampalan, Ctrl + X untuk dipotong, Ctrl + Z untuk undo, Ctrl + A untuk pilih semua, dll. Backspace dan kekunci padam biasanya digunakan semasa memformat dan menaip teks. Spacebar digunakan untuk mewujudkan ruang antara perkataan.

Selain dari kemahiran papan kekunci, seseorang juga perlu menggunakan pelbagai pilihan pemformatan yang terdapat pada perisian pemproses kata itu sendiri. Terdapat pelbagai pilihan seperti orientasi halaman, tabel, butir dan penomboran, berbilang lajur, memasukkan simbol, seni, kotak teks, dan lain-lain, dan seseorang perlu memanfaatkan menu yang ada dengan sebaik-baiknya untuk membuat yang menarik dan mudah diikuti / difahami dokumen. Anda juga boleh menggunakan pelbagai fon dan jarak untuk menjadikan maklumat kelihatan kemas dan jelas.

Setelah berjaya dibuat, bahagian yang paling penting dalam dokumen adalah tatabahasa dan ejaan. Pemproses kata tidak selalu mencari dan memperbaiki semua kesalahan dalam dokumen. Contohnya, jika anda menaip "topi" dan bukannya "itu" pemproses kata tidak akan selalu menandakan kesalahan ini untuk anda. Oleh itu, adalah yang terbaik untuk membaca semula dokumen anda secara manual dua kali atau tiga kali dan jika boleh, anda boleh meminta orang ketiga membacanya untuk anda kerana ini akan memastikan ketepatan dan kecekapan.

1.3 Pilih dan gunakan templat yang sesuai untuk tujuan yang berbeza

Templat adalah dokumen pra-reka yang mempunyai corak yang tersimpan di dalamnya dan tersedia untuk digunakan. Mereka mempunyai beberapa butiran yang boleh disesuaikan atau diedit mengikut keperluan seseorang. Anda juga boleh merancang dan menyimpan templat anda sendiri bergantung pada keperluan anda dan keperluan dokumen yang akan anda buat. Ini akan membantu anda untuk menumpukan perhatian pada kandungan dokumen pada masa akan datang, dan bukannya membuang masa untuk merancang dokumen.

Buat dokumen baru berdasarkan templat Microsoft Word 2003

Untuk mengumpulkan semua maklumat menggunakan kemahiran yang dimiliki seseorang, seseorang perlu memilih templat yang sesuai untuk dokumen yang akan anda buat.

Sebagai contoh, pemproses kata mungkin mempunyai templat yang ada untuk dokumen seperti faks, surat atau halaman web. Oleh itu, jika anda akan membuat dokumen yang sesuai dengan templat yang ada, maka anda boleh terus menggunakan templat yang telah dirancang sebelumnya. Dalam kes lain, anda perlu membuat templat anda sendiri untuk jenis dokumen yang akan anda buat.

Sebilangan besar templat juga dilengkapi dengan fon yang dirancang sebelumnya, skema warna, format, dan lain-lain tetapi anda sentiasa boleh mengubahnya sesuai dengan keperluan dan tujuan anda.

Sekiranya anda membuat beberapa dokumen dengan jenis dan format yang sama, atau, jika anda akan membuat dokumen tertentu berulang kali pada masa akan datang, anda harus menyimpan format sebagai templat, supaya anda dapat mengekalkan standard ini semasa membuat dokumen pada masa akan datang dan menjimatkan masa juga.

Beberapa contoh untuk menerapkan format dan pilihan templat dengan berkesan pada dokumen adalah, menggunakan multi-kolom untuk artikel berita, menggunakan potret A4 untuk kepala surat dan untuk huruf, mod lanskap untuk tabel, dll. Anda perlu membuat dokumen yang jelas dan akan menimbulkan kesan kepada pembaca. Oleh itu, selalu gunakan ciri terbaik yang ada pada pemproses Word untuk membuat dokumen yang mengagumkan.

Tujuan menggunakan templat adalah untuk membuat reka bentuk dokumen yang berkesan. Reka bentuk dokumen bukan hanya mengenai penampilan tetapi juga cara penyampaian maklumat. Maklumat penting dalam dokumen perlu menonjol. Oleh itu, pemilihan kandungan, susun atur, warna, tema, fon, gaya, jadual, nota kaki, gambar, carta dan lain-lain adalah penting.

Segala maklumat seperti tarikh, alamat dan maklumat hubungan anda, nombor halaman dapat disimpan dalam templat untuk digunakan di masa depan dan untuk mengelakkannya menaipnya lagi.

1.4 Mengenal pasti bila dan bagaimana menggabungkan dan menggabungkan maklumat dari perisian lain atau dokumen lain

Membuat dokumen tidak selalu bermaksud membuat yang baru dan memasukkan maklumat baru yang anda ada. Kadang kala anda perlu menggabungkan dan menggabungkan maklumat dari dokumen dan perisian lain. Contohnya, anda mungkin perlu mendapatkan maklumat dari lembaran penyebaran excel, atau memautkan dokumen dengan dokumen PDF dan kadangkala anda akan membuat beberapa dokumen individu dalam pemproses kata dan anda mungkin perlu memautkan atau menggabungkan semuanya menjadi satu dokumen tunggal.

Sebagai contoh, untuk menggabungkan beberapa dokumen perkataan menjadi satu dokumen, anda perlu membuat dokumen kosong terlebih dahulu dan menetapkan susun atur halaman yang serupa dengan dokumen yang akan digabungkan. Anda juga boleh membuka salah satu dokumen yang akan digabungkan, klik simpan sebagai dan simpan sebagai dokumen baru dengan nama yang berbeza dan kemudian padamkan kandungannya sehingga mengekalkan susun aturnya.

Klik Masukkan - Fail

Untuk memasukkan jadual, klik Jadual - Masukkan - Jadual

Semasa mengumpulkan maklumat, calon harus menganalisis dan memutuskan maklumat apa yang diperlukan dan adakah maklumat yang dikumpulkan boleh dipercayai dan tepat.

Jadual adalah pilihan yang baik untuk memecah maklumat ke ruang yang ditentukan. Ia memberikan penampilan visual yang rapi dan memudahkan pengimbasan dan perbandingan data di seluruh dokumen. Untuk memasukkan jadual ke dalam dokumen kata, anda perlu masuk ke menu meja, klik sisipkan dan klik pada jadual. Anda boleh mengedit jadual dengan jumlah baris dan lajur, mengisi warna, sempadan dan bayangan dan ciri lain mengikut keperluan anda.

1.7 Simpan dan dapatkan fail dokumen dan templat dengan berkesan, sesuai dengan garis panduan dan konvensyen tempatan jika ada

Setelah dokumen dibuat, calon harus dapat menyimpannya di lokasi dari mana ia dapat diambil dengan mudah untuk penggunaan dan rujukan di masa depan. Sekarang dokumen yang dibuat menggunakan pemproses kata apa pun, dapat disimpan dalam salah satu dari banyak format yang tersedia, tetapi tidak semua pemproses kata akan menyokong semua jenis fail. Sebagai contoh, apabila anda mengklik Fail -> Simpan Sebagai -> Anda akan mendapat kotak dialog yang meminta anda lokasi untuk menyimpan dokumen dan juga format untuk menyimpan dokumen.

Untuk menyimpan fail dalam format yang diperlukan, Fail - Simpan Sebagai

Sekiranya dokumen itu akan diedarkan kepada orang atau organisasi yang tidak akan menggunakan kata Microsoft, lebih baik menyimpan dokumen tersebut dalam format.rtf (Format Teks Kaya). Sebaiknya simpan dokumen dalam format sesederhana mungkin untuk mengelakkan kesilapan semasa cuba membuka dokumen tersebut di pemproses kata lain. Idea dan pemahaman yang baik mengenai masalah keserasian fail akan sangat membantu. Terdapat berbagai format seperti, dokumen Word, templat dokumen Word, format teks biasa, format teks kaya, format halaman web, dll. Jika setiap orang yang akan mengakses dokumen tersebut akan menggunakan kata Microsoft, maka yang terbaik adalah menyimpan dokumen tersebut di format.doc

Menamakan dokumen adalah aspek lain yang sangat penting. Sentiasa gunakan nama yang bermakna agar lebih mudah bagi anda untuk mengenal pasti dokumen ini untuk diambil pada masa akan datang. Calon juga harus mempunyai idea yang baik untuk menyimpan dokumen dalam pelbagai format lain, iaitu mengubah format dokumen menjadi HTML atau RTF dll jika diperlukan, menggunakan pilihan simpan sebagai dalam menu Fail. Anda juga perlu mengetahui di mana menyimpan dokumen untuk mendapatkan lebih mudah. Pastikan nama dokumen tidak mempunyai ruang watak khas di dalamnya. Sebaiknya dapatkan sandaran semua dokumen sekiranya berlaku masalah pelayan atau masalah penyimpanan atau kegagalan perkakasan.

Seseorang perlu ingat, sama ada mereka telah mengikuti semua peraturan dan garis panduan organisasi semasa membuat dokumen. Pastikan untuk memeriksa sama ada terdapat gaya atau format dalaman atau templat dan jika ya, ikutilah. Setiap organisasi mempunyai peraturan dan panduan untuk menyiapkan, menyusun, menamakan dan menyimpan dokumen. Ada peraturan yang harus dipatuhi ketika mengambil atau berkongsi dokumen juga. Sentiasa perhatikan apa yang anda simpan dan di mana anda menyimpan. Sebaiknya simpan dokumen yang berkaitan bersama-sama, dan ikuti kaedah yang konsisten untuk menamakan fail dan folder.

Terdapat juga pilihan "Cari" untuk mencari dokumen sekiranya anda terlupa di mana anda menyimpan atau menyimpan dokumen tersebut. Word juga memaparkan senarai dokumen terkini dari mana anda boleh mengambil dokumen sekiranya anda menyimpannya baru-baru ini.

Sila maklum balas:

Saya harap anda mempunyai pengetahuan dan pemahaman tentang

• Pelbagai jenis maklumat yang kita perlukan untuk membuat dokumen
• Teknik yang perlu digunakan seseorang untuk memasukkan maklumat
• Penggunaan gaya dan templat
• Cara menggabungkan atau menggabungkan dokumen
• Alat penyuntingan yang berbeza
• Cara menyimpan dan mengambil dokumen dengan berkesan.

Saya harap bahagian ini dapat membantu anda. Sila ikuti pautan di bawah untuk bahagian 2 dan 3.

Bahagian 2 - Membuat dan mengubah susun atur dan struktur untuk dokumen pemprosesan kata (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 2.1 hingga 2.4)

Bahagian 3 - Gunakan alat perisian pemproses kata untuk memformat dan mengemukakan dokumen dengan berkesan untuk memenuhi keperluan (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 3.1 hingga 3.6)