Perisian pemprosesan perkataan: diploma nvq dalam perniagaan dan pentadbiran dan ia: bahagian ii

Buat dan ubah susun atur dan struktur untuk memproses dokumen

Dokumen, tidak boleh ditulis hanya dengan beberapa teks dan gambar yang tersebar di sana sini. Semua dokumen memerlukan persembahan yang rapi dengan struktur dan susun atur standard. Untuk mencapai ini, seseorang perlu mengetahui bagaimana menyusun dokumen, teknik dan alat apa yang diperlukan untuk ini dan di mana mencarinya.

2.1 Mengenal pasti keperluan dokumen untuk struktur dan gaya

Sebarang dokumen yang telah dibuat perlu mematuhi piawaian tertentu untuk kemudahan membaca dan menjaga profesionalisme. Sekiranya kita melihat secara umum struktur standard dokumen apa pun, dokumen tersebut akan mempunyai halaman judul, daftar isi, pengenalan, isi dokumen, dan sebagainya.

Contoh halaman tajuk untuk dokumen

nsf.gov

Setiap bahagian dokumen mempunyai gaya dan struktur tersendiri.

Sebagai contoh, halaman judul dokumen akan mempunyai tajuk laporan, tarikh, status dokumen, dan lain-lain, jadual kandungan akan mempunyai semua bahagian dan sub-bahagian dokumen, dengan nombor halaman yang berkaitan dan sebagainya.

Bergantung pada jenis dokumen, anda perlu menyediakan susun atur halaman standard untuk halaman pada pemproses kata. Beberapa tetapan asas merangkumi ukuran kertas, jenis kertas, orientasi kertas, font asas, bahasa, tetapan tarikh, justifikasi kandungan dalam dokumen, margin, jarak garis, lajur, tajuk, footer, nombor halaman, judul perenggan, tabel, dan banyak lagi yang lain bergantung pada tujuan.

Selain daripada ini, kita perlu melihat bahagian grafik dalam dokumen. Grafik yang anda gunakan dalam dokumen juga harus sesuai dengan standard tertentu. Mereka harus sederhana dan mengikut isi dokumen (bermakna) , diberi keterangan yang sesuai, dilabelkan jika perlu dengan legenda jika ada.

Aspek penting seterusnya yang perlu dipertimbangkan dalam dokumen adalah tatabahasa, kebolehbacaan dan gaya dokumen. Pemeriksaan ejaan dan periksa sebarang kesalahan tatabahasa Beberapa standard asas adalah untuk mengelakkan menggarisbawahi teks, menggunakan tanda petik tunggal dan bukan tanda petik ganda, meninggalkan ruang antara ayat dan perenggan, memeriksa tanda baca, dll. Selain itu, lebih baik menggunakan suara aktif semasa menulis dokumen, daripada suara pasif.

Setelah semua gaya dan struktur dokumen diurus, susunan halaman perlu disesuaikan agar dokumen tersebut kelihatan kemas dan rapi untuk dicetak dan dibaca.

2.2 Mengenal pasti templat dan gaya apa yang ada dan kapan menggunakannya

Kumpulan spesifikasi seperti ukuran halaman, orientasi halaman, margin, fon, jarak garis, dll., Disebut templat. Setiap dokumen yang dibuat di Word didasarkan pada templat.

Contohnya, apabila anda membuka dokumen baru di Word, kata menggunakan templat lalai dengan beberapa tetapan biasa atau lalai dan ini disebut templat Normal.

Templat juga dilengkapi dengan gaya untuk dokumen.

Sebagai contoh, untuk templat biasa, gaya lalai adalah gaya biasa. Ia akan mempunyai fon lalai, ukuran fon, jarak baris, margin dan sebagainya. Terdapat pelbagai gaya lain yang tersedia dalam kata itu sendiri ( Format -> Gaya dan Pemformatan ) dari mana anda dapat memilih satu, atau anda dapat mengubah gaya yang ada, atau membuat gaya anda sendiri.

Bergantung pada setiap organisasi dan jabatan tempat anda bekerja, anda mungkin sudah mempunyai templat yang berbeza yang sebelumnya telah dirancang untuk tujuan tertentu dengan mengambil kira keperluan dan kehendak organisasi dan standardnya. Templat mungkin mempunyai format yang berbeza untuk halaman, gaya yang berbeza dan beberapa teks standard, semuanya bergantung pada keperluan dan piawaian organisasi.

Contohnya, kepala surat yang dimiliki oleh setiap organisasi adalah contoh templat. Ia mungkin mempunyai maklumat asas dan maklumat hubungan mengenai syarikat di atasnya. Templat ini dapat diubah suai, atau anda dapat membuat templat anda dan menyimpannya di lokasi yang mudah diakses di cakera keras anda. Penampilan dokumen ditentukan oleh gaya dan spesifikasi dokumen.

Templat boleh menjadi templat lalai biasa atau templat dengan makro. Sekiranya anda perlu membuat templat untuk dokumen yang sering anda buat, maka yang harus anda lakukan adalah: Buat templat dengan gaya dan spesifikasi yang diperlukan dan tambahkan teks yang akan muncul setiap kali dokumen baru dibuat, kemudian simpan templat dengan nama yang bermakna. Sekiranya anda ingin mengubah suai templat yang sudah ada sesuai dengan keperluan anda, kemudian buka templat yang sudah ada, buat pengubahsuaian yang diperlukan dan simpan dengan nama yang lain.

Tutorial Word 2003 Menggunakan Templat

Terdapat dua jenis templat: templat bawaan dan templat khusus.

Templat terbina dalam dilengkapi dengan struktur pra-set yang telah dirancang untuk pelbagai jenis dokumen.

Contohnya, faks, memo, surat, resume, laporan, dll.

Templat khusus adalah templat yang dibuat oleh pengguna, apabila templat bawaan untuk tujuan dan keperluannya tidak tersedia atau templat yang tersedia tidak memuaskan. Pengguna membuat templat menggunakan format dan gaya mereka sendiri dan menyimpannya bersama dengan templat lain sehingga mereka tersedia untuk digunakan di masa depan.

Fail - Templat - Periksa 'Kemas kini Gaya Dokumen Secara Automatik "

michaelgoerz.net

Sekiranya anda ingin memformat semula gaya dokumen yang ada ke gaya yang telah anda buat dalam templat baru, anda dapat mencapainya dengan melampirkan templat yang baru dibuat ke dokumen yang memerlukan pemformatan semula.

Untuk melampirkan templat ke dokumen, Fail -> Templat -> Periksa pilihan 'Kemas kini Gaya Dokumen Secara Automatik' -> Klik Ok

Word akan menimpa gaya yang mempunyai nama yang sepadan dalam dokumen lama dan templat baru dan gaya baru ditambahkan ke senarai gaya. Dalam proses ini, hanya gaya yang berubah dan spesifikasi lain seperti margin, header, footer, dan lain-lain tidak berubah kerana ia adalah tetapan tahap dokumen. Tetapan tahap dokumen selalu menggantikan tetapan tahap templat.

Untuk melihat format dan gaya yang ada, klik Format - Gaya dan Pemformatan

Memasukkan jadual

Jadual digunakan dalam pelbagai jenis dokumen untuk pelbagai tujuan dan terdapat pelbagai jenis jadual. Kami akan melihat pelbagai tetapan dan ciri yang tersedia untuk mengubah jadual dan menyusun maklumat di dalamnya.

Buat atau masukkan meja - Jadual -> Sisipkan -> Jadual -> Tetapkan jumlah baris dan lajur -> Anda dapat menggunakan Autofit ke isi yang akan menyesuaikan jadual sesuai dengan isi atau memilih pemasangan otomatis ke tingkap, yang akan meregangkan meja sehingga margin halaman.

Menambah dan meminda struktur jadual - Anda sentiasa boleh klik kanan pada jadual dan masuk ke sifat jadual dan membuat begitu banyak perubahan pada sifat jadual. Anda juga boleh menambah dan menghapus baris dan lajur, mengubah lebar, sempadan, bayangan dan banyak sifat lain untuk jadual.

Untuk menukar teks ke jadual, taip pertama data yang dipisahkan oleh tab atau koma, di sini saya telah memisahkan data dengan tab

Untuk menggabungkan sel dalam jadual, pilih sel yang ingin anda gabungkan - klik kanan pada sel yang dipilih - pilih "gabungkan sel"

Gabungkan dan bahagikan sel dalam satu jadual - untuk menggabungkan sel, pilih sel yang anda perlukan untuk bergabung -> klik kanan padanya -> klik pada gabungan sel.

Untuk membelah sel -> klik kanan pada sel yang anda perlukan untuk berpisah -> klik sel split -> tetapkan bilangan baris atau lajur yang anda mahukan sel dibahagikan kepada

Sejajarkan teks secara mendatar atau menegak dalam jadual - Pilih sel di mana anda mahu menyelaraskan teks. Klik kanan pada mereka -> klik "Teks arah" -> kemudian pilih penjajaran yang anda perlukan

Margin sel, Border dan bayangan dalam jadual - Klik kanan pada meja -> klik pada Border and shading -> ubah tetapan untuk margin, border dan shading

Bagaimana membuat borang?

Kami juga akan melihat bagaimana membuat dan mengubah bentuk. Borang adalah dokumen teks yang mempunyai medan borang yang anda isi bila perlu. Bentuk-bentuk ini boleh digunakan di komputer atau dicetak dan diisi. Sama seperti dokumen lain, borang juga boleh disimpan sebagai templat. Untuk membuat borang, MS Word -> Baru -> Dokumen kosong -> Anda boleh memasukkan tajuk dan butiran lain yang diperlukan. Anda juga boleh menggunakan jadual untuk memberikan bentuk susun atur profesional.

Lihat - Bar Alat - Bentuk, akan menunjukkan bar alat

Untuk menambah peluru dan gaya senarai - Format - Peluru dan penomboran

Gaya bawaan menjadikan kerja lebih mudah apabila anda menggayakan tajuk, perenggan dan jadual kandungan. Contohnya apabila anda memilih tajuk secara manual, menukar fon, ukuran font, warna font, anda melakukan tindakan dalam tiga langkah untuk mencapai hasilnya dan anda harus mengulanginya untuk setiap tajuk. Tetapi apabila anda menukar gaya dengan gaya bawaan atau yang sudah dibuat, anda menyelesaikan tugas dengan satu klik.

Gaya yang dihubungkan mengubah gaya watak dan perenggan bersama-sama dan mereka ditandai dengan ' ¶a' pada akhirnya. Gaya ini bersikap seperti perenggan atau gaya karakter dan dapat diterapkan dengan mengklik di mana saja di dalam perenggan untuk menerapkan keseluruhan perenggan, atau Anda dapat memilih bagian tertentu dari perenggan dan menerapkan gaya jika Anda memerlukan gaya yang diterapkan pada bagian perenggan.

Gaya senarai digunakan untuk mengubah rupa senarai. Ia mempunyai tahap hierarki dengan lekukan dan gaya penomboran.

Gaya meja digunakan untuk mengubah rupa jadual. Mereka hadir dengan rupa yang berbeza pada batas, bayangan, penjajaran dan fon dalam jadual.

Sila maklum balas:

Saya harap anda semua mempunyai pengetahuan mengenai

• Mengkaji struktur dan susun atur yang diperlukan untuk dokumen
• Gaya dan templat yang ada
• Menggunakan jadual dan maklumat lain yang diperlukan untuk dokumen
• Menerapkan teknik di atas pada dokumen

Saya telah berusaha sedaya upaya untuk melampirkan tangkapan skrin pada sebahagian besar tindakan yang dijelaskan di sini. Beberapa tangkapan skrin adalah dari Microsoft word 2010 dan saya akan menggantikannya dengan perkataan 2003 secepat mungkin.

Saya harap anda dapati maklumat ini berguna. Jangan ragu untuk memberi maklum balas dan bertanya jika ada. Bahagian pertama unit ini boleh didapati di pautan di bawah

Bahagian 1 - Masukkan dan gabungkan teks dan maklumat lain dengan tepat dalam dokumen pemprosesan kata (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 1.1 hingga 1.7)

Bahagian seterusnya unit ini terdapat pada pautan di bawah

Bahagian 3 - Gunakan alat perisian pemproses kata untuk memformat dan mengemukakan dokumen dengan berkesan untuk memenuhi keperluan (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 3.1 hingga 3.6)