Mengapa penting untuk mengemas kini perihal pekerjaan

Penting untuk memastikan perihal pekerjaan diperbaharui secara berkala untuk memberi gambaran sebenar mengenai pekerjaan yang sedang dilakukan.

Pengarang

Huraian pekerjaan adalah alat yang berkesan untuk dimiliki oleh majikan di tempat kerja. Sebagai ringkasan tugas dan tugas yang diberikan pada suatu posisi, deskripsi pekerjaan dapat berguna kepada majikan dengan pelbagai alasan: untuk merekrut pekerja baru, dalam menyelesaikan penilaian prestasi, untuk menyiasat aduan di tempat kerja, dan untuk memahami perkara penting fungsi pekerjaan kerana ia berkaitan dengan ADA.

Penerangan kerja yang dikemas kini dan tepat secara berkala boleh menjadi sangat penting bagi penugasan tugas kerana berkaitan dengan memenuhi tujuan dan objektif organisasi. Mereka adalah alat yang sangat berguna untuk membantu penyelia dan pekerja yang menjalankan tugas.

Untuk membuat penerangan pekerjaan dengan betul, seseorang mesti memasukkan beberapa elemen pekerjaan.

Pengarang

Apakah Penerangan Pekerjaan?

Adalah berguna untuk mengetahui definisi penerangan pekerjaan untuk memahami peranan mereka di tempat kerja. Penerangan pekerjaan dibuat setelah analisis pekerjaan dilakukan. Analisis itu melihat fungsi penting pekerjaan dan keperluan minimum apa yang diperlukan untuk berjaya melaksanakan fungsi yang diberikan. Penyenaraian spesifikasi atau "keterangan" adalah yang menjadi penerangan tugas. Sistem Pembelajaran SHRM (Modul 2, Perancangan Tenaga Kerja dan Pekerjaan 2006) mendefinisikan perihal pekerjaan sebagai meringkaskan ciri penting pekerjaan, termasuk:

Orang-orang dari Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) menyedari pentingnya penggambaran pekerjaan yang tepat melalui penerangan pekerjaan yang berkesan di tempat kerja. Untuk maklumat lebih lanjut mengenai deskripsi pekerjaan dan masalah sumber manusia lain, seseorang boleh melayari laman web SHRM, www.shrm.org

Semua pekerjaan, termasuk sementara, harus mempunyai keterangan pekerjaan yang dikemas kini untuk memberikan gambaran pekerjaan yang tepat.

Pengarang

Mengapa Pengurus Perlu Mengemas kini Perihal Pekerjaan secara berkala?

Pengurus sering ditugaskan untuk menyemak dan mengubah deskripsi pekerjaan untuk memastikan mereka menerangkan pekerjaan dengan betul. Terdapat beberapa sebab untuk mengemas kini deskripsi pekerjaan. Pertimbangkan perkara berikut:

1. Pengambilan dan Pengambilan pekerja

Apabila kekosongan berlaku di tempat kerja, penyelia mesti mengambil langkah mencari pengganti untuk mengisi kekosongan. Salah satu langkah pertama dalam proses perekrutan adalah dengan mengeluarkan keterangan pekerjaan terkini untuk mengkaji keperluan minimum dan fungsi penting pekerjaan yang akan diisi.

Oleh kerana tujuan dan objektif dipengaruhi oleh perubahan dalam rancangan strategi keseluruhan organisasi, penyelia akan mengetahui bahawa keterangan pekerjaan kadang-kadang tidak lagi benar-benar menggambarkan pekerjaan yang akan diisi. Peralihan keutamaan kerana perubahan kakitangan dan / atau tempat kerja yang terhad dalam struktur organisasi akan sering menyebabkan perubahan kepada apa yang benar-benar perlu dicapai oleh pekerjaan. Setelah keterangan kerja dikemas kini untuk mencerminkan pekerjaan yang akan dilakukan, majikan akan bersedia untuk mengemukakan kekosongan jawatan untuk dipohon.

Di samping itu, beberapa majikan menyiarkan perihal pekerjaan di laman web mereka untuk disemak oleh pemohon sebelum mengisi permohonan pekerjaan dalam talian. Apabila pencari kerja mempunyai akses ke keterangan pekerjaan, mereka dapat memahami dengan lebih baik sama ada kemahiran mereka sesuai dengan kedudukan yang diposkan. Banyak masa yang terbuang dapat dielakkan oleh majikan dan pekerja ketika perihal pekerjaan diposkan atau disediakan untuk pencari kerja yang berminat dengan pekerjaan yang diposkan.

2. Orientasi Pekerja Baru

Pekerja baru harus menerima salinan keterangan pekerjaan mereka pada hari pertama mereka bekerja. Semasa orientasi pekerja baru, misalnya, pekerja baru menerima banyak dokumen mengenai polisi majikan, maklumat gaji, faedah kesihatan, dan / atau faedah lain yang diberikan kepada pekerja sepenuh masa. Pada masa yang sama mereka menerima maklumat tersebut, mereka juga dapat memperoleh salinan keterangan pekerjaan mereka.

Sekali lagi, perihal pekerjaan ini harus dikemas kini untuk memberi gambaran yang tepat kepada pekerja baru mengenai pekerjaan yang telah mereka lakukan. Seorang pekerja baru akan mudah merasa tidak senang dengan pekerjaan baru ketika pekerjaan yang menurutnya dilamarnya sangat berbeza dengan pekerjaan yang dipaparkan di laman web. Majikan mungkin kehilangan pekerja baik yang memilih untuk tidak tinggal bersama majikan barunya kerana alasan ini.

Juga disarankan agar pekerja menandatangani keterangan pekerjaan sehingga salinan yang ditandatangani dapat diletakkan di dalam fail personel. Salinan yang ditandatangani hanya akan menunjukkan bahawa orang tersebut telah menerima salinan keterangan pekerjaan yang menggambarkan pekerjaan yang telah diupah untuk dilaksanakan.

3. Penginapan ADA

Untuk menentukan sama ada penginapan yang berpatutan dapat dibuat untuk pekerja atau pemohon pekerjaan yang mempunyai kecacatan, organisasi mesti menyemak perihal pekerjaan mengenai pekerjaan tersebut. Mahkamah kemungkinan akan memandang buruk majikan yang membuat perihal pekerjaan setelah pekerja membuat permintaan untuk penginapan. Membuat penginapan hanya dapat dilakukan apabila ada keterangan pekerjaan yang dikemas kini untuk pekerjaan itu.

4. Aduan Pekerja

Pekerja yang datang ke Sumber Manusia atau ke penyelia langsung mereka untuk mengadu aspek pekerjaan mereka, akan sering mendapat manfaat daripada melihat keterangan pekerjaan mereka. Perihal pekerjaan menyenaraikan fungsi penting pekerjaan yang sering menjadi pertikaian bagi pekerja yang merasakan mereka diminta untuk menjalankan tugas yang berada di luar keterangan pekerjaan mereka.

Walaupun banyak majikan mempunyai garis yang disenaraikan dalam perihal pekerjaan untuk "semua tugas lain seperti yang ditetapkan," penyelia tidak boleh menugaskan pekerja dengan pekerjaan yang jauh di luar keterangan pekerjaan mereka. Bahasa tersebut disertakan untuk memberi sedikit kelonggaran kepada majikan apabila mungkin ada pekerjaan yang bersifat sementara atau di luar tanggungjawab biasa. Apabila pekerja diberi tugas ini secara berkala, akhirnya akan ada pekerja yang tidak berpuas hati atau tidak berpuas hati yang merasa mereka tidak dilayan dengan adil.

5. Isu Pampasan

Profesional pampasan menilai deskripsi pekerjaan untuk menentukan upah yang harus dibayar untuk prestasi kerja. Menentukan upah untuk pekerjaan adalah sebab penting lain bahawa keterangan pekerjaan tepat dan terkini. Oleh kerana tidak biasa berlaku perubahan ketara di tempat kerja, pihak pengurusan harus menyemak dan / atau mengemas kini deskripsi pekerjaan setiap tahun atau sesuai keperluan.

Di samping itu, pekerja boleh mencabar majikan sekiranya mereka merasa kekurangan gaji untuk pekerjaan yang di luar keterangan pekerjaan mereka yang selalu mereka lakukan. Masalah ini boleh menjadi sangat menyusahkan sekiranya terdapat dasar-dasar bahasa kontrak kesatuan yang menentukan bagaimana pekerja harus dibayar untuk pekerjaan tambahan yang dilakukan.

6. Bayaran EEOC

Apabila majikan menerima Tuduhan Diskriminasi dari pekerja atau bekas pekerja melalui sistem aduan Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Sama (EEOC), pihak pengurusan ditugaskan untuk menyiasat tuntutan tersebut, dan memberikan respons bertulis mengenai butir-butir mengenai Caj tersebut. Selalunya, dokumentasi yang disediakan akan merangkumi keterangan pekerjaan. Keterangan pekerjaan yang diambil dari fail pekerja atau pengeposan akan memberikan penerangan yang baik mengenai tugas dan keperluan pekerjaan itu kepada penyiasat EEOC.

7. Penilaian Prestasi

Semasa penyelia bersiap untuk melengkapkan penilaian prestasi untuk pekerja, adalah berguna untuk menyemak deskripsi kerja mengenai kedudukan untuk menyelesaikan pelbagai faktor penilaian pada borang penilaian. Ini akan memberikan struktur untuk mengkaji prestasi kerana berkaitan dengan pelbagai tugas dan tanggungjawab pekerjaan.

Huraian Kerja Yang Tepat Adalah Penting

Huraian pekerjaan mestilah tepat untuk memenuhi keperluan tanggungjawab tempat kerja yang disenaraikan di atas. Walaupun mereka tidak dimaksudkan untuk begitu terperinci dalam jumlah tugas yang tepat yang dilakukan atau setiap senario yang mungkin dihadapi oleh pekerja dalam pekerjaan mereka, mereka harus memasukkan ruang lingkup umum dan tingkat pekerjaan yang akan dilakukan.

Pengawas harus selalu mengkaji perihal pekerjaan untuk memastikan bahawa mereka memberikan gambaran yang baik mengenai tanggungjawab pekerjaan. Kegiatan pekerjaan seperti perolehan, aduan pekerja, dan masalah pekerja lain sering kali membawa perkara ini ke barisan hadapan untuk pengurusan.

Jadikan Huraian Pekerjaan sebagai Keutamaan Tempat Kerja

Keterangan pekerjaan adalah dokumen penting untuk disimpan di tempat kerja. Seperti yang disebutkan di atas, deskripsi pekerjaan dapat digunakan dalam banyak pekerjaan sumber daya manusia yang berlaku baik secara berkala atau dalam kegiatan yang lebih jarang (Caj EEOC, penilaian prestasi tahunan, dll.). Maklumat yang disertakan dalam fail digunakan sebagai alat penyimpanan rekod.

Seperti dokumen lain, keterangan pekerjaan harus disimpan dalam fail untuk saat-saat yang mesti digunakan untuk tujuan tertentu di tempat kerja. Apabila kepentingannya tidak diakui dan mereka tidak digunakan dengan berkesan untuk mencerminkan pekerjaan yang mereka gambarkan, majikan ditugaskan dengan pelbagai masalah yang tidak perlu.