Apa yang perlu disertakan dalam laporan status projek mingguan

Pengenalan

Menulis kemas kini status projek mingguan terasa seperti tugas, tetapi ia adalah alat kritikal yang membantu pengurus projek memastikan projek berada di landasan yang betul. Laporan status projek mingguan memastikan kepemimpinan kanan dan pasukan projek sentiasa mengetahui status projek ini, memberi anda forum untuk meletakkan risiko dan masalah di hadapan semua orang, dan memberi anda jalan lain untuk terus mendorong tarikh pencapaian di hadapan semua orang untuk memastikan orang tetap fokus pada mereka. Artikel ini membahas elemen penting yang harus anda sertakan dalam setiap laporan status projek mingguan.

Petunjuk lampu isyarat hijau, kuning, atau merah yang sederhana dapat menyampaikan banyak maklumat mengenai status projek dengan cepat.

Jabatan Negara AS

Status Lampu Henti

Status lampu isyarat adalah penunjuk hijau, kuning, atau merah. Hijau menunjukkan bahawa projek itu mengikut jadual dan tidak ada masalah. Kuning menunjukkan bahawa terdapat risiko yang muncul, jika tidak ditangani, akan memberi kesan yang pasti pada jadual projek atau anggaran projek. Merah menunjukkan bahawa projek tersebut mengalami masalah yang besar dan kesan terhadap skop, garis masa atau anggaran tidak dapat dielakkan. Setelah menangani projek yang berstatus merah, anda perlu membuat asas projek semula, dan pada masa itu anda boleh memindahkannya dari status lampu merah.

Kemas kini Status

Bahagian kemas kini status adalah ringkasan ringkas dan tidak lengkap yang menunjukkan di mana projek ini sedang dijalankan. Sebaik-baiknya, ini harus terhad kepada beberapa ayat yang mendapat nota tinggi. Secara amnya, ini akan menunjukkan di mana pasukan berada untuk mencapai tonggak projek seterusnya. Sebagai alternatif, jika projek ini sedang mengalami kemunduran besar, ini adalah tempat yang baik untuk memanggilnya sehingga ia akan mendapat radar kepemimpinan kanan. Selain itu, jika projek anda mempunyai beberapa fasa, sertakan kemas kini status ringkas yang berkaitan dengan status setiap fasa atau bahagian penting projek.

Termasuk tonggak projek dan tarikhnya yang berkaitan memberi setiap orang kotak aras tinggi untuk memeriksa untuk memastikan projek berada di landasan yang betul.

Berita Pemecut Projek

Jadual Pencapaian

Tonggak pencapaian adalah tarikh penting yang perlu dilalui oleh pasukan projek semasa pembangunan projek. Sebagai contoh, tonggak pencapaian mungkin merupakan demo mengenai apa yang sedang anda usahakan untuk pelabur atau pihak berkepentingan utama atau jangkaan tarikh penyelesaian. Anda perlu menyatakan tarikh pencapaian pada laporan status projek mingguan anda untuk memastikan bahawa kedua-dua pihak berkepentingan utama projek dan pasukan projek tidak melupakannya.

Kerja Dalam Penerbangan dan Akan Datang

Sertakan bahagian dalam kemas kini status projek mingguan anda yang merangkum apa yang sedang diusahakan oleh ahli pasukan projek dan kerja apa yang akan mereka kerjakan selepas itu. Anda seharusnya dapat mengumpulkan maklumat ini dari gabungan jadual projek dan struktur pemecahan kerja. Ini juga membantu pengurus projek tetap dalam pengawasan, kerana memaksa mereka untuk bersentuhan dengan semua orang untuk mengesahkan apa yang sedang mereka kerjakan dan tugas apa yang akan mereka lalui seterusnya. Ini juga memberi peluang kepada ahli pasukan projek untuk mengemukakan masalah yang mereka hadapi atau risiko yang berada di cakrawala.

Risiko dan Isu

Bahagian terakhir, tetapi masih kritikal, yang perlu anda sertakan dalam laporan status projek mingguan adalah untuk risiko dan masalah. Bahagian yang memanggil risiko perlu menyebut dengan jelas semua risiko yang berpotensi untuk projek yang anda lihat di cakrawala dan rancangan anda harus mengurangkan risiko tersebut sekiranya ia menjadi masalah. Ini bukan sains yang tepat, dan tidak ada cara untuk dipersiapkan untuk semuanya, tetapi anda ingin memastikan bahawa anda telah mengenal pasti semua yang anda boleh dan bahawa anda mempunyai idea kasar tentang bagaimana anda akan mengatasinya sekiranya ia menjadi isu. Bahagian masalah harus menyenaraikan semua masalah yang sedang dialami pada projek dan tindakan yang sedang diambil untuk mengatasinya.