Etika e-mel pejabat untuk pengurus

Menghantar e-mel kepada pekerja dari rumah, larut malam hanya boleh dilakukan dalam keadaan kecemasan yang sangat teruk. Sebilangan besar masa anda lebih baik tidur di dalamnya dan menyusun e-mel anda di tempat kerja pada keesokan harinya, apabila anda fikiran jelas.

Apa yang Lebih Baik: E-mel atau Komunikasi Bersemuka?

Pengurus sering bergantung pada e-mel untuk menyampaikan maklumat penting kepada kakitangan mereka dengan cepat. Tetapi jika tidak digunakan secara berhemah, pengurus yang terlalu bergantung pada e-mel ketika mereka harus melakukan perbincangan secara bersemuka dengan pekerjanya dapat melakukan lebih banyak keburukan daripada kebaikan. Ikuti petua mudah ini untuk mengelakkan perangkap e-mel biasa yang melemahkan kewibawaan anda dan mengasingkan kakitangan anda.

7 Kesalahan E-mel yang biasa dilakukan oleh Pengurus

Di kebanyakan pejabat, e-mel adalah kaedah yang dominan untuk komunikasi antara pejabat apabila pertemuan tatap muka tidak mungkin dilakukan. Yang mengatakan, ada beberapa situasi di mana penggunaan komunikasi e-mel antara pengurus dan bawahan tidak sesuai.

Berikut adalah beberapa kesilapan e-mel biasa yang harus dielakkan sekiranya anda ingin mengekalkan hubungan baik dengan pekerja anda.

Adakah anda bersembunyi di belakang komputer anda untuk mengelakkan konflik di tempat kerja?

Microsoft Office

1. Jangan gunakan e-mel sebagai cara untuk mengelakkan seseorang.

Jangan sekali-kali menggunakan e-mel untuk tindakan tatatertib, tinjauan prestasi, atau masalah sensitif lain. Menyampaikan berita buruk melalui e-mel merosakkan kredibiliti anda sebagai pemimpin. Anda mahu kakitangan tahu bahawa anda boleh dipercayai untuk menangani masalah sukar secara langsung. Beri penghormatan kepada pekerja anda, walaupun anda mendisiplinkan mereka, dan mengadakan pertemuan secara bersemuka.

Sebagai pengurus, jika anda menerima mesej e-mel yang membingungkan dari bawahan anda, dan bukannya bertindak balas dengan menghantar e-mel lain, angkat telefon atau interkom dan minta bawahan anda menjelaskan e-mel mereka sendiri. Sekiranya pemesejan e-mel tidak memenuhi objektif komunikasi anda, sebagai pengurus, adalah tanggungjawab anda untuk menghentikan pusingan e-mel pekeliling dan mula berkomunikasi dengan jelas.

Sebelum anda menghantar e-mel kepada rakan sekerja yang berjarak dua meja, tanyakan pada diri anda apakah perbualan tatap muka akan lebih sesuai.

2. Jangan memandang rendah kekekalan e-mel.

Jangan lupa bahawa apa sahaja yang anda tulis dalam e-mel menjadi catatan tetap komunikasi anda, lengkap dengan cap tarikh dan waktu. Apa sahaja yang anda tulis dalam e-mel boleh digunakan di mahkamah untuk tuntutan pemecatan yang salah. E-mel jauh lebih mudah untuk digali, dicetak dan / atau dihantar ke luar pejabat daripada memo kertas tradisional.

Sekiranya anda kecewa, berehat sebentar dan bertenang sebelum anda menghantar e-mel kepada kakitangan. Setelah e-mel yang marah dihantar, ia tidak dapat diambil kembali, jadi pilih kata-kata anda dengan teliti.

3. Jangan gunakan bahasa agresif pasif dalam e-mel.

Sekiranya anda merasa diri anda bertindak balas dengan kuat terhadap e-mel atau panggilan telefon atau perbincangan dalam mesyuarat baru-baru ini, duduklah dengan perasaan anda selama beberapa minit. Kemudian tentukan sama ada menulis dan menghantar e-mel adalah tindak balas yang paling tepat. (Apabila emosi dikenakan, biasanya tidak.)

Apabila anda mesti menghadapi situasi sukar melalui e-mel, perhatikan nada yang anda gunakan. Layan komunikasi e-mel anda seperti memo. Elakkan bahasa yang menyala, pasif-agresif dan sindiran, kecuali jika anda ingin merosakkan kakitangan anda dengan teruk dan mewujudkan halangan komunikasi yang tidak dapat diatasi di jalan.

Untuk mengelakkan penggunaan bahasa agresif pasif dalam e-mel anda dan meningkatkan daya terima setelah mesej anda dihantar, nyatakan perasaan anda dengan jelas, dengan cara yang paling positif, tepat di awal mesej. Pengurus yang berkesan tahu bahawa peneguhan positif sama pentingnya dengan kritikan yang membina. Tetapi jika peneguhan positif itu terlalu kabur, atau tersembunyi di bahagian bawah mesej e-mel, pekerja anda mungkin tidak 'mendengarnya'.

4. Jangan sertakan (CC) terlalu banyak orang.

Jangan membawa orang lain ke perbualan e-mel tanpa meminta kebenaran daripada peserta asal terlebih dahulu. Sekiranya anda mengadakan perbualan e-mel dengan ahli kakitangan yang lain tetapi di suatu tempat yang berterusan, anda fikir orang lain mungkin perlu terlibat, sebelum hanya menghubungi mereka, beritahu orang yang pernah anda hubungi sebelumnya anda menghantar mesej. Pastikan anda menjelaskan mengapa anda ingin menjemput orang yang dibawa ke dalam perbincangan dan jelaskan apa yang anda ingin sampaikan. Sebagai contoh, anda boleh menulis sesuatu seperti: "Saya benar-benar berfikir bahawa Jane mungkin dapat membantu kami mencari beberapa penyelesaian untuk masalah X. Dia telah bekerja di jabatan XYZ selama 10 tahun sekarang dan saya ingin mendapatkan pandangannya.Bolehkah saya mengemukakan salinan utas e-mel ini kepadanya dan meminta ABC kepadanya ? "

5. Gunakan BCC dengan berhati-hati.

Fungsi BCC (butiran karbon buta) harus digunakan untuk merahsiakan alamat e-mel orang lain dalam e-mel kumpulan. Ia tidak boleh digunakan untuk secara diam-diam mengirim perbualan e-mel peribadi kepada orang lain tanpa pengetahuan pihak lain. Kecuali jika anda mempunyai alasan yang dapat dibenarkan (iaitu keselamatan seseorang berisiko jika anda tidak menghantar mesej BCC) kerana tidak bersikap telus mengenai tempat anda menghantar mesej, menggunakan fungsi BCC seperti berbisik di belakang seseorang di tempat kerja. Ia tidak sopan dan tidak profesional. Dan dalam beberapa kes, meneruskan atau menyalin mesej kepada penerima yang tidak disengajakan dapat membuat anda terganggu.

6. Jangan lupa bersikap adil.

Pengurus yang berkesan selalu berusaha untuk bersikap adil: Sekiranya anda seorang pengurus yang peduli untuk menangani pekerja anda dengan cara yang adil, empati, namun tegas, anda akan melihat bahawa pesanan e-mel tidak selalu merupakan kaedah terbaik untuk menghubungi pekerja anda.

Lee Iacocca mempunyai nasihat ini untuk memberi maklum balas kepada orang lain:

Ini adalah nasihat tepat dan tepat pada masanya apabila digunakan untuk berkomunikasi dengan pekerja melalui e-mel.

7. Perhatikan bahasa anda.

Sekiranya anda ingin menjadi pemimpin dan komunikator yang berkesan, perhatikan bahasa yang anda gunakan semasa menghantar e-mel kepada kakitangan anda. Terdapat beberapa frasa yang boleh merosakkan mesej anda dan membuang masa pembaca anda. Ungkapan-ungkapan itu dipaparkan dalam infografik berguna yang disiarkan di Inc.com: 21 Kalimat yang Tidak Pernah Anda Sertakan dalam E-mel Pernah.

"Boleh saya tanya satu soalan?" Teruskan sahaja dan kemukakan soalannya. Jangan kata pengantarnya dengan meminta izin untuk membuat pertanyaan anda. Sekiranya anda menggunakan frasa "Bolehkah saya mengajukan soalan kepada anda?" sebagai cara untuk memunculkan topik yang halus, maka itu adalah tanda bahawa soalan anda terlalu peribadi untuk e-mel. Sekiranya anda mesti mengemukakan soalan peribadi, lakukan secara bersemuka; bukan melalui e-mel apabila penerima anda mungkin mempunyai masalah apa yang mungkin berlaku terhadap tindak balas mereka yang dikongsi melalui e-mel.
"Ini mungkin tidak berlaku untuk Anda?" Mengapa anda menghantarnya kepada saya, pembaca mungkin tertanya-tanya.
"Adakah itu masuk akal?" Sekiranya anda tidak pasti bahawa apa yang anda tulis dalam e-mel kepada kakitangan akan difahami, itu adalah petanda bahawa anda perlu menulis semula e-mel anda sehingga anda yakin bahawa apa yang anda katakan adalah jelas dan langsung.