Nvq tahap 3: bekerja dalam persekitaran perniagaan

Bekerja dalam Persekitaran Perniagaan adalah Kumpulan A, unit wajib tiga kredit untuk diploma Kelayakan Vokasional Nasional Tahap 3 dalam Perniagaan dan Pentadbiran, yang ditawarkan di England, Wales, dan Ireland Utara. Modul ini membantu calon mencapai pemahaman menyeluruh mengenai dinamika interpersonal, keselamatan, kecekapan, kelestarian dan keselamatan tempat kerja.

Artikel ini akan membahas setiap hasil modul, menerangkan maksudnya, dan bagaimana mencapainya. Ini akan membantu anda memahami mengenai calon yang biasanya ditulis. Bergantung pada pekerjaan khusus anda, anda harus mengubahsuai apa yang ditulis di sini untuk kerja dan organisasi anda sendiri semasa menyediakan portfolio anda sendiri.

Cara Menggunakan Halaman Ini

Artikel ini merangkumi Unit 303 untuk diploma Tahap 3 NVQ dalam Perniagaan dan Pentadbiran, yang merangkumi elemen komunikasi dalam persekitaran tempat kerja.

Panduan ini bermaklumat dan bertujuan untuk memandu anda melalui proses penyusunan portfolio anda sendiri. Jangan langsung menyalin apa-apa di sini untuk fail anda, kerana fail anda perlu disesuaikan dengan spesifik pekerjaan dan organisasi anda. Menyalin bahasa dari artikel ini secara langsung bukan sahaja tidak jujur, tetapi akan melemahkan fail anda.

Hasil 1: Memahami Tujuan dan Faedah Menghormati dan Menyokong Orang Lain di Tempat Kerja

1.1 Menjelaskan Tujuan Menyokong Orang Lain di Tempat Kerja

Kerja berpasukan menyumbang kepada kejayaan keseluruhan organisasi. Sebagai individu, anda harus mempertimbangkan bagaimana tindakan anda membantu atau menghalang objektif pasukan anda. Begitu juga, pasukan anda berperanan sebagai sebahagian daripada objektif keseluruhan jabatan atau syarikat. Individu dalam satu pasukan perlu saling menyokong dan melihat kerja masing-masing sebagai kerja masing-masing.

Kerja berpasukan mempunyai banyak kelebihan:

Ini boleh lebih bermanfaat daripada kerja individu, kerana kejayaan dikongsi dan diperkuat di antara satu kumpulan.
Apabila ahli pasukan saling menyokong, perkara dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
Sekiranya anda bergelut dengan tugas individu, anda boleh meminta bantuan rakan sekerja, dan sebaliknya.
Rasa tanggungjawab bersama akan mendorong orang untuk memandang serius tugas mereka, agar tidak mengecewakan rakan sekerja mereka.

1.2 Menjelaskan Tujuan Membantu Orang Lain Bekerja Dengan Berkesan dan Berkesan

Membantu orang lain di tempat kerja meningkatkan produktiviti, hubungan intra-pejabat dan semangat. Lebih-lebih lagi, tempat kerja yang menyokong dan kolaboratif lebih cekap, kerana bekerjasama mempercepat penyelesaian masalah dan memastikan tarikh akhir dipenuhi.

Bekerja dengan individu lain membantu anda:

Berkomunikasi dengan lebih berkesan dan belajar menghormati orang lain.
Berkongsi tujuan, objektif, keutamaan dan tanggungjawab kerja.
Bekerja dengan cara yang paling sesuai menggunakan kebolehan tertentu anda, membolehkan ahli pasukan mengkhususkan diri dalam kekuatan peribadi mereka.
Selesaikan masalah dengan lebih cepat dan berkesan.
Menyampaikan kerja tepat pada waktunya dan mengikut anggaran.
Terima dan berikan maklum balas, membantu semua orang dalam pasukan bertambah baik.

Elemen ini juga meminta anda memahami tujuan bekerjasama dengan organisasi lain, seperti syarikat lain atau jabatan lain di syarikat anda. Bekerja dengan organisasi lain membantu anda:

Fahami etika dan nilai kerja yang berbeza dan bagaimana menyesuaikan diri dengan harapan yang berbeza.
Ketahui strategi baru untuk masalah yang serupa dengan masalah anda sendiri.
Terkena dengan perkhidmatan atau teknologi baru.
Berkongsi maklumat dan dapatkan nasihat.

1.3 Menerangkan Apa Yang Dimaksud oleh Kepelbagaian dan Mengapa Harus Dinilai

Menilai kepelbagaian dalam persekitaran perniagaan bermaksud menghormati rakan sekerja tanpa mengira bangsa, jantina, warisan, adat istiadat, kepercayaan, seksualiti, penampilan fizikal, kemampuan mental atau fizikal, dan sebagainya.

Dalam dunia pekerjaan hari ini, kita semua harus bekerjasama dengan orang-orang yang berbeza dari diri kita sama ada dalam latar belakang atau kepercayaan. Anda bukan sahaja harus bertolak ansur dengan perbezaan tersebut, tetapi anda juga harus memahami cara mereka memperkayakan organisasi.

Tempat kerja yang pelbagai:

Mendedahkan orang kepada sistem nilai yang berbeza, etika kerja dan jenis keperibadian dan pelajari cara baru untuk mendekati masalah.
Mengandungi pelbagai pandangan dan pendapat, memaksa setiap orang untuk memperbaiki dan mengubah pendirian mereka sendiri sambil mengambil kira pandangan orang lain.
Cari penyelesaian kreatif untuk masalah, dengan mengambil input dari pelbagai sudut.

1.4 Gariskan Manfaat Kepelbagaian kepada Organisasi

Kejayaan sesebuah organisasi bergantung pada kemampuannya merangkul kepelbagaian dan merealisasikan faedahnya.

Faedah kepelbagaian tempat kerja:

Anda mendapat pelbagai penyelesaian untuk masalah dalam perkhidmatan, sumber dan peruntukan sumber.
Pekerja dari pelbagai latar belakang membawa pelbagai bakat, pengalaman dan pandangan.

Penyelidikan menunjukkan bahawa kepelbagaian bukan hanya baik dari perspektif hubungan sesama manusia, tetapi dapat menambah nilai sebenar kepada perniagaan dan menyumbang kepada garis bawah.

1.5 Menjelaskan Cara Melayan Orang Lain dengan Cara Peka terhadap Keperluan Mereka

Yang ini cukup mudah: perlakukan orang lain seperti yang anda mahukan jika anda berada dalam keadaan mereka. Melayan rakan sekerja dengan kebaikan bermaksud:

Bersikap empati dan berkaitan dengan perasaan seseorang.
Mendengar dengan teliti dan teliti.
Menanyakan apa yang orang perlukan dan berusaha memenuhi keperluan tersebut.

Cuba bayangkan diri anda dengan kasut orang lain dan bayangkan bagaimana perasaan anda jika anda adalah mereka. Dengan berbuat demikian, anda biasanya dapat mengetahui bagaimana orang itu ingin diperlakukan. Sekiranya ragu-ragu, bersikap baik dan sopan mungkin.

Walau apa pun yang anda lakukan, sesetengah orang akan menjengkelkan, kecewa atau jahat, dan anda harus belajar menangani mereka. Pertimbangkan perkara berikut:

Sebelum anda menilai seseorang, cubalah beri mereka keraguan. Anda mungkin salah, atau mereka mungkin mengalami sesuatu dalam kehidupan peribadi mereka yang menyebabkan mereka bertindak di tempat kerja.
Cuba bercakap dengan mereka lebih kerap dan lihat bagaimana mereka bertindak balas. Anda mungkin perlu saling mengenali dengan lebih baik.
Sekiranya semuanya gagal, ikuti sikap toleransi yang tersendiri dan terus menunjukkan kepada orang itu jenis penghormatan yang ingin anda terima.

1.6 Menerangkan Cara Melayan Orang Lain dengan Cara yang Menghormati Keupayaan, Latar Belakang, Nilai, Adat dan Kepercayaan Mereka

Untuk berfungsi di tempat kerja dan kehidupan peribadi anda, anda perlu sentiasa mempertimbangkan pendapat dan perasaan orang.

Untuk mencapai ini, anda perlu:

Fahami pandangan orang lain dan dari mana asalnya. Tanyakan kepada mereka soalan mengapa mereka melihat perkara yang mereka lakukan.
Peka dan diplomatik. Fikirkan sebelum anda bercakap dan tanyakan pada diri anda jika apa yang anda katakan akan menyinggung perasaan seseorang.
Layan semua orang dengan maruah dan rasa hormat.
Pertimbangkan latar sosial dan budaya orang lain, baik sebagai cara untuk memahaminya dengan lebih baik dan lebih bijaksana.
Dengarkan orang lain semasa tidak bersetuju.

Orang yang berbeza akan mempunyai nilai dan keutamaan yang berbeza, dan anda perlu memikirkan bagaimana bahasa dan sikap anda di tempat kerja menghormati kepelbagaian itu.

1.7 Huraikan Cara-Cara Di Mana Mungkin Belajar Dari Orang Lain di Tempat Kerja

Belajar dari orang lain sangat penting dalam perniagaan. Setiap orang mempunyai kekuatan dan kelemahan, kemahiran dan bakat masing-masing. Orang yang berbeza mengikuti strategi yang berbeza untuk menyelesaikan masalah yang sukar. Anda harus memanfaatkan setiap peluang untuk belajar dari rakan sekerja untuk mempertajam kemahiran anda dan belajar yang baru.

Berikut adalah beberapa cara yang boleh anda pelajari dari orang lain di tempat kerja:

Perhatikan bagaimana rakan sekerja anda bertindak dan bertindak balas dalam situasi sukar.
Minta demonstrasi semasa anda ingin belajar bagaimana melakukan sesuatu.
Minta panduan ketika anda sedang berjuang atau tidak pasti bagaimana untuk terus maju.
Cuba berjumpa dengan orang baru di tempat kerja yang boleh anda ajarkan kemahiran baru kepada anda.
Mintalah pendapat rakan sekerja anda mengenai pekerjaan anda dan minta nasihat kerjaya.
Rangkaian di dalam dan di luar pejabat.
Membina hubungan positif dengan rakan sekerja dan atasan.
Gunakan orang yang berprestasi tinggi sebagai sumber inspirasi.

Hasil 2: Memahami Cara Menjaga Keselamatan dan Kerahsiaan di Tempat Kerja dan Menangani Masalah

2.1 Gariskan Tujuan dan Faedah Menjaga Keselamatan dan Kerahsiaan di Tempat Kerja

Keselamatan maklumat dan data bermaksud melindungi bahan digital dan kertas sensitif dari akses yang tidak dibenarkan. Sistem komputer di mana data disimpan harus dilindungi. Keselamatan maklumat merangkumi keperluan privasi undang-undang dan standard khusus perniagaan.
Rangkaian dilindungi oleh teknologi dan orang yang menggunakannya. Ketahui maklumat apa di tempat kerja anda yang dirahsiakan, dan siapa yang boleh mengaksesnya. Jangan sekali-kali memberikan maklumat kepada seseorang yang seharusnya tidak mempunyai akses.

Data yang berkaitan dengan pengambilan, pampasan dan pengurusan pekerja sangat sensitif dan sulit. Di tangan yang salah, maklumat tersebut dapat digunakan untuk melakukan penipuan atau pencurian identiti.
Kerahsiaan adalah ciri profesionalisme. Pekerja tidak boleh mendedahkan maklumat mengenai organisasi atau rakan pekerja tanpa kebenaran.

2.2 Garis Besar Keperluan untuk Keselamatan dan Kerahsiaan dalam Organisasi

Kerahsiaan dan keselamatan maklumat adalah fungsi penting dari mana-mana organisasi. Kebocoran maklumat boleh menyebabkan masalah undang-undang atau kehilangan pendapatan.

Syarat keselamatan dan kerahsiaan adalah:

Semua maklumat mestilah dalam bentuk yang benar dan asli dan tidak diubahsuai secara doktoral atau tidak jujur dengan cara apa pun.
Sebuah organisasi harus bersedia untuk memberi akses ke sistem yang menyimpan, memproses dan menyampaikan maklumat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Semua syarikat harus mempunyai polisi dan prosedur mereka sendiri mengenai keselamatan dan kerahsiaan, dan semua pekerja harus mematuhi polisi dan prosedur ini. Akta Perlindungan Data, Akta Hak Asasi Manusia dan Akta Hak Pengguna merangkumi isu kerahsiaan dan maklumat tempat kerja.

2.3 Gariskan Keperluan Undang-Undang untuk Keselamatan dan Kerahsiaan seperti yang Dikehendaki

Setiap organisasi harus berhati-hati tentang bagaimana mereka mengendalikan data mereka.

Maklumat data yang masuk dan keluar dari syarikat boleh dalam bentuk berikut:

E-mel
Surat dan pos
Fail kertas
Dokumentasi kursus
Perbualan lisan
Tongkat memori dan cakera
Fail komputer
Tolak dan sampah

Perkara berikut boleh dianggap sebagai bahan sensitif kerana mengandungi maklumat peribadi seseorang:

Riwayat hidup dan disambung semula
Maklumat kewangan pelanggan dan kakitangan
Maklumat kesihatan
Maklumat peribadi yang diperoleh melalui perbualan lisan
Penamaan pengguna perkhidmatan semasa latihan

Anda harus mengetahui protokol organisasi anda untuk mengendalikan bahan sensitif. Beberapa garis panduan umum:

Dengan kakitangan pejabat sementara, pelanggan dan pelawat, apa yang penting untuk perniagaan mereka, dan pastikan kakitangan sementara mengetahui dasar syarikat mengenai kerahsiaan.
Berfikir sebelum mengambil maklumat di luar pejabat, termasuk komputer, memory stick dan dokumen kertas.
Sekiranya maklumat harus dikeluarkan, hanya nyatakan apa yang benar-benar diperlukan, dan tidak lebih dari itu.
Pastikan pelupusan data dan dokumen dengan selamat.
Maklumkan kepada kakitangan kanan sekiranya anda mempunyai kebimbangan mengenai keselamatan atau kerahsiaan

Undang-undang berikut berkenaan dengan perlindungan dan kerahsiaan data:

Akta Perlindungan Data 1998
Akta Hak Asasi Manusia 1998
Undang-undang Kerahsiaan Umum

2.4 Menghuraikan Prosedur untuk Berurusan Dengan Keprihatinan Tentang Keselamatan dan Kerahsiaan dalam Organisasi

Setiap pekerja harus diberi tahu tentang peraturan dan undang-undang organisasi mereka. Sekiranya anda mendapati ada sesuatu yang berlaku di pejabat anda yang boleh menjadi risiko atau pelanggaran, anda perlu melaporkan kepada jabatan atau atasan yang betul.

Prosedur untuk menangani kebimbangan mengenai keselamatan dan kerahsiaan dalam organisasi adalah:

Kenal pasti masalah yang berpotensi.
Kenal pasti potensi kerugian kerana masalah.
Tentukan kemungkinan langkah pencegahan.

Hasil 3: Memahami Cara Menilai, Mengurus dan Memantau Risiko di Tempat Kerja

3.1 Huraikan Sumber Risiko dalam Organisasi, Termasuk Kesihatan dan Keselamatan

Punca risiko termasuk:

Kemalangan
Tergelincir dan jatuh
Kebakaran, termasuk masalah elektrik
Angkat berat
Pencurian dan kecurian
Mendedahkan data komputer peribadi dan terhad
Penggunaan Internet tanpa kebenaran

Ketahui risiko ini dan ketahui kepada siapa di organisasi anda yang harus dilaporkan.

3.2 Menjelaskan Cara Menilai dan Memantau Risiko dalam Organisasi

Kenal pasti dan menilai potensi risiko dengan memastikan bahawa polisi dan prosedur yang diuji ada untuk mengurusnya dengan berkesan.
Memandangkan kemalangan boleh dan akan berlaku, mempunyai rancangan yang siap untuk menanganinya, sehingga mengelakkannya menjadi masalah yang lebih besar.

3.3 Huraikan Kaedah Meminimumkan Risiko dalam Organisasi

Kemalangan dan masalah lain boleh dan akan berlaku. Dengan adanya struktur dan kawalan yang fleksibel, anda dapat mengurangkan risiko malapetaka yang lebih besar. Juga, ikuti prosedur keselamatan dan penyelenggaraan pejabat, yang dapat meminimumkan risiko kemalangan yang berlaku di tempat kerja.

Hasil 4: Memahami Tujuan Menjaga Pembaziran ke Minimum dalam Persekitaran Perniagaan, dan Prosedur yang Perlu Dipatuhi

4.1 Huraikan Tujuan dan Faedah Memastikan Sisa Tempat Kerja di Minimum

Pastikan sampah minimum di tempat kerja.

Gunakan masa dengan cekap.
Sebarkan barang keperluan pejabat dengan bijak dan elakkan pencurian.
Jimat tenaga dengan mematikan lampu, komputer dan peralatan lain apabila tidak digunakan.
Kitar semula kertas dan sisa lain yang boleh dikitar semula.

Mengambil langkah-langkah ini akan memastikan tempat kerja sentiasa rapi dan menjimatkan wang organisasi.

4.2 Huraikan Punca Utama Pembaziran Yang Boleh Berlaku dalam Persekitaran Perniagaan

Semasa meninggalkan bilik atau pejabat, pastikan lampu padam.
Meminimumkan pembaziran kertas dan penggunaan bekalan pejabat yang berlebihan. Cetak dokumen hanya jika perlu dan cuba beralih ke karya digital tanpa kertas.

4.3 Huraikan Cara-cara Meminimumkan Sisa, Termasuk Menggunakan Teknologi dan Prosedur Lain

Pastikan faks, pencetak dan mesin fotokopi berfungsi dengan baik, supaya kertas dan masa tidak terbuang sekiranya ia pecah. Pesan kertas berkualiti baik yang merupakan berat yang disyorkan untuk mesin pejabat.
Tukar tetapan faks dan mesin fotokopi sehingga mereka tidak mencetak halaman pengesahan atau kertas lain.
Minta pekerja menyapu meja mereka secara berkala untuk pena berlebihan, label melekit dan bekalan lain.
Pesan hanya sejumlah bekalan untuk jangka masa pendek.
Menasihati pekerja agar tidak membawa pulang barang.
Jangan membuat salinan berlebihan.
Susun bekalan dan buang barang yang sudah lapuk.

4.4 Menerangkan Tujuan dan Faedah Kitar Semula

Kitar semula adalah proses di mana bahan buangan diubah menjadi barang yang boleh digunakan.

Pejabat harus mempunyai program kitar semula, dimana kertas, plastik, kaca dan logam dapat dikitar semula dan bukan dibuang, dan pekerja harus didorong untuk mengitar semula sampah sebanyak mungkin.
Sekiranya boleh, pejabat harus membeli barang keperluan pejabat - seperti barang kertas - yang terbuat dari bahan kitar semula pasca pengguna.
Gunakan semula atau gunakan semula keperluan pejabat apabila mungkin, misalnya dengan menggunakan kembali dokumen bercetak sebagai kertas calar.

Kitar semula:

Mengurangkan sisa pepejal, dengan itu dapat menjimatkan sumber semula jadi seperti pokok.
Membantu mengurangkan pemanasan global dan pencemaran.
Mengurangkan saiz tapak pelupusan.
Membantu menjimatkan wang.

4.5 Huraikan Prosedur Organisasi untuk Kitar Semula Bahan, dan Tujuannya

Penting bagi organisasi anda untuk mengitar semula kedua-duanya untuk mengurangkan kesan persekitarannya dan memberi contoh yang baik untuk pekerja. Setiap pejabat akan mempunyai prosedur dan polisi sendiri untuk mengitar semula, yang semestinya tersedia melalui pengurus pejabat anda, buku panduan pekerja atau papan tanda di sekitar pejabat.

4.6 Huraikan Cara Pembaziran Mana Yang Mungkin Dikecilkan Dengan Menyelenggara Peralatan Secara Berkala

Semua mesin mempunyai jangka masa di mana ia mesti diservis dan diperakui untuk digunakan. Apabila pemeriksaan ini dilakukan secara berkala, mesin bertahan lebih lama, menjimatkan wang untuk organisasi.
Mesin yang dijaga dengan baik juga menggunakan tenaga yang lebih sedikit.

Hasil 5: Memahami Prosedur Pembuangan Bahan Berbahaya

5.1 Menerangkan Tujuan Prosedur Kitar Semula dan Pembuangan Bahan Berbahaya

Sekiranya anda bekerja di kemudahan perubatan atau sains atau di persekitaran industri, anda mungkin sering bersentuhan dengan sisa berbahaya.
Sekiranya anda tidak bekerja di tempat seperti itu, anda mungkin masih perlu menangani bahan yang boleh mencederakan atau menjangkiti anda atau rakan sekerja anda. Contohnya, prosedur pertolongan cemas harus merangkumi protokol untuk menangani darah atau muntah dengan selamat.

Prosedur yang tepat akan berbeza-beza dari pejabat ke pejabat, dan bergantung pada jenis risiko apa yang paling mungkin anda hadapi.

5.2 Huraikan Prosedur Kitar Semula dan Pembuangan Bahan Berbahaya bagi Organisasi

Ketahui bekas yang betul untuk sebarang jenis sisa berbahaya, seperti jarum, pembalut atau sisa kimia.
Dalam beberapa keadaan, anda mungkin perlu melaporkan keadaan darurat kepada orang yang ditunjuk, atau menghubungi perkhidmatan kecemasan.

Hasil 6: Memahami Cara Mendukung Kelestarian dalam Organisasi

6.1 Menerangkan Faedah kepada Organisasi Meningkatkan Kecekapan dan Meminimumkan Pembaziran Sepanjang Masa

Amalan persekitaran yang baik dapat mengurangkan kos syarikat dengan mengurangkan penggunaan bahan, tenaga, air dan pembungkusan baru.

Untuk menjimatkan tenaga, matikan mesin dan lampu pada waktu malam.
Tukar ke peralatan dan lampu yang cekap tenaga jika boleh. Cari mesin dengan label Energy Star.
Jimat air dengan melabur dalam paip elektrik yang cekap air, memperbaiki kebocoran dan mendorong pekerja menjimatkan air.
Sekiranya anda mengemas produk, kurangkan jumlah kertas dan styrofoam yang digunakan.

6.2 Huraikan Cara Peningkatan Kaedah Kerja dan Penggunaan Teknologi secara berterusan untuk Mencapai Kecekapan Maksimum dan Sisa Minimum

Sekiranya boleh, beralih dari kertas ke komunikasi digital, seperti e-mel atau menghantar teks.
Untuk dokumen, pertimbangkan untuk menggunakan penyimpanan awan dan bukannya mencetak item untuk fail. Ini bergantung pada dasar pejabat anda mengenai penyimpanan awan dan keselamatan digital (tidak semua dokumen sulit dapat disimpan di mana-mana platform penyimpanan awan).
Cetak hanya versi akhir dokumen, dan edit penulisan pada pemproses kata.

6.3 Garis Besar Cara Memilih Sumber Bahan dan Peralatan yang Memberi Nilai Terbaik untuk Wang

Kecekapan dan ketahanan membantu mengurangkan penggunaan tenaga, perbelanjaan untuk alat ganti dan pembaikan, sehingga menjimatkan wang untuk organisasi.