Diploma Nvq: perisian pemprosesan perkataan dalam perniagaan dan pentadbiran atau sebagainya

deli-stationery.org

Setelah anda mengenal pasti maklumat yang diperlukan untuk dokumen, menerapkan semua gaya dan format, dan sampai pada gaya dan susun atur yang diinginkan, anda perlu menyelesaikan dokumen untuk persembahan atau untuk dicetak dan diedarkan. Anda perlu mengetahui bagaimana menggunakan pelbagai teknik dan alat yang ada untuk menyelesaikan dokumen untuk pembentangan

Persediaan untuk Diploma Tahap 2 atau Tahap 3

Maklumat di sini ditulis berdasarkan unit perisian pemprosesan Word untuk calon yang berusaha menuju Diploma Tahap 2 atau Tahap 3 dalam Perniagaan dan Pentadbiran atau IT. Calon diharapkan mempunyai kemahiran memproses kata pada tahap pertengahan, jika mereka pengguna IT.

Penilaian untuk sebahagian besar unit ini ( merangkumi semua bahagian ) dilakukan dengan memberikan tugas, pemerhatian dan penyoal jawab dan dengan melihat dokumen yang dibuat sebelumnya oleh calon.

Di bahagian ini, kita akan melihat bagaimana menggunakan aplikasi pemprosesan kata atau program perisian untuk memformat dokumen untuk pembentangan atau percetakan atau pengedaran. Anda perlu memastikan bahawa dokumen itu kelihatan bermakna, mempunyai isi yang bermakna dan mematuhi standard yang ditetapkan oleh organisasi. Periksa juga format, pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tatabahasa dan susun atur lain sebelum menyelesaikannya.

Gunakan Alat Perisian Pemprosesan Kata untuk Memformat dan Mempersembahkan Dokumen Berkesan untuk Memenuhi Keperluan

Saya telah menambah tangkapan skrin dan arahan sebanyak mungkin untuk kemudahan memahami. Tangkapan skrin adalah dari Microsoft Word 2003.

3.1 Mengenal pasti bagaimana dokumen itu harus diformat untuk membantu makna

Dokumen harus dibaca dan kelihatan bermakna dengan susun atur, format, struktur dan gaya yang kemas. Untuk mencapai ini, seseorang perlu memformat dokumen dengan cara yang sesuai dan kelihatan bermakna dan memformat adalah salah satu perkara asas yang diperlukan oleh dokumen. Pemformatan yang baik memberikan garis besar yang jelas kepada sesiapa sahaja yang melihat dokumen tersebut.

Format, Perenggan, Peluru, Penyediaan Halaman, Cetakan, Pratonton Cetakan: Word 2003

Amalan Terbaik untuk Pemformatan

Semasa memformat, pastikan anda menetapkan margin ke standard yang diinginkan, gunakan kedudukan tab yang betul, gunakan header dan footer dan nota kaki jika perlu. Terapkan gaya sedapat mungkin, seperti gaya tajuk, gaya perenggan, gaya karakter, dan periksa apakah jarak antara baris dan perenggan dapat diterima. Teks tersebut perlu dibenarkan mengikut keperluan dan standard dokumen.

Pilih fon, saiz dan warna fon yang sesuai. Contohnya, jangan gunakan fon yang bergaya dan funky dalam dokumen profesional. Gunakan fon tebal, huruf miring, garis bawah ( jika perlu ) sebaik mungkin. Anda boleh menyerlahkan teks penting, menggunakan peluru dan penomboran untuk menyenaraikan titik dengan jelas untuk kemudahan membaca.

Gunakan jadual, grafik dan carta berserta grafik sedapat mungkin untuk menerangkan konsep, membandingkan angka dan untuk menunjukkan maklumat tertentu dengan tepat. Sempadan, bayangan dan latar belakang bukanlah suatu keharusan, tetapi ini dapat meningkatkan penampilan dokumen dan membuat seseorang ingin membaca.

Sejajarkan teks bergantung pada jenis dokumen. Contohnya, artikel surat khabar masuk dalam ruangan dan bukan perenggan.

Faktor penting lain yang perlu dipertimbangkan adalah, sama ada anda menggunakan templat, atau telah membuat templat anda sendiri atau membuat dokumen dari awal, anda perlu merancang dokumen tersebut untuk tujuan.

Contohnya, invois harus seperti invois dengan susun atur, piawaian dan maklumat yang betul, surat harus kelihatan seperti surat dengan maklumat yang diletakkan dalam format dan standard yang betul, artikel atau jurnal bertulis harus mematuhi standard jurnal dan sebagainya.

3.2 Memilih dan menggunakan teknik yang sesuai untuk memformat watak dan perenggan

Kami baru saja melihat mengapa pemformatan penting dan faktor apa yang perlu dipertimbangkan atau diingat semasa memformat dokumen. Sebaik sahaja anda mengetahui tujuan dokumen, susun atur dan strukturnya, imajinasi visual dari rupa akhir dokumen dan jenis format yang diperlukan oleh dokumen, anda kemudian perlu menggunakan teknik yang sesuai yang tersedia untuk memformat watak dan perenggan dokumen.

Teks petua alat untuk jarak garis

Untuk menukar tetapan fon, Pilih teks yang ingin anda ubah tetapannya, Klik Format - Font

1/5

Memformat Watak

Karakter dapat diformat dengan mengubah ukuran watak ( ukuran font ), mengubah jenis watak ( gaya font ), menambahkan warna pada watak untuk meningkatkan dokumen, menggunakan alat mudah seperti tebal, miring dan garis bawah untuk menyoroti bahagian penting atau bidang dokumen ( untuk memudahkan pembacaan ringkasan ), ada juga pilihan sorotan untuk menonjolkan kawasan atau kata-kata tertentu atau bahagian-bahagian dokumen yang memerlukan perhatian lebih, dll.

Selain daripada ini, apabila anda menggunakan subskrip dan superskrip, ( lebih sering digunakan di kawasan di mana terdapat formula atau pengiraan matematik lain ), anda perlu menggunakan alat langganan dan superskrip pada bar alat pemformatan. Terdapat juga simbol yang boleh anda gunakan di kawasan di mana anda memerlukan simbol dimasukkan.

Pergi ke Sisip -> Simbol -> Pilih simbol yang ingin anda paparkan.

Kekunci Pintasan

Mempelajari kunci jalan pintas untuk alat mudah ini sangat berguna. Anda tidak perlu terus mengklik pada bar alat untuk menerapkan pemformatan, tetapi anda dapat menerapkannya lebih cepat dengan menekan butang pada papan kekunci anda.

Sebagai contoh, anda mempunyai kawasan teks atau watak yang dipilih yang mesti kelihatan tebal. Yang perlu anda buat hanyalah, pilih teks yang diperlukan dan tekan Ctrl + B. Ctrl + B adalah kekunci pintasan untuk tebal.

Begitu juga, Ctrl + I untuk huruf miring, Ctrl + U untuk garis bawah, dll.

Ini juga senang diingat. Sebagai contoh, Ctrl + huruf pertama tindakan, misalnya Ctrl + B untuk Bold, di mana B bermaksud Bold, Ctrl + I untuk huruf miring di mana saya bermaksud huruf miring, dll. Juga terdapat menu Format, yang mempunyai lebih banyak pilihan untuk menerapkan pemformatan pada fon dan perenggan.

Memformat Perenggan

Aspek pemformatan seterusnya setelah memformat watak adalah memformat perenggan. Teks dalam perenggan perlu diselaraskan dan anda mempunyai tiga pilihan untuk itu; selaraskan ke kiri, sejajar kanan dan tengah.

Sebilangan besar dokumen dibiarkan selaras kerana itu membantu membaca dengan mudah. Di mana sahaja terdapat senarai item, format dengan peluru atau penomboran kerana ini akan memberikan paparan dokumen yang kemas dan standard. Sekiranya terdapat dokumen dalam talian, pemberontakan dan penomboran akan membantu perisian teknologi bantu untuk mengenalinya sebagai senarai.

Perenggan dan Jarak Garis: Word 2003

Jarak baris

Pemformatan seterusnya adalah jarak garis yang sangat penting. Terdapat standard untuk dokumen yang berbeza. Secara lalai, di Word 2003, jarak garis berada di antara 1 dan 1.5. Sekiranya anda perlu mengubah jarak garis, anda boleh melakukannya, dengan menggunakan alat Jarak jarak pada bar alat pemformatan.

Batas dan bayangan untuk halaman dan jadual dapat diterapkan menggunakan pilihan batas dan bayangan di menu Format.

Kawalan janda / Anak Yatim

Livingsta

Janda dan Kawalan Anak Yatim untuk Perenggan

Seterusnya adalah kawalan janda dan anak yatim yang perlu ditetapkan kepada perenggan. Sebagai contoh, jika kita mempunyai perenggan dengan hanya tiga baris, jika baris terakhir perenggan itu dibahagi ke halaman berikutnya ( janda ), itu tidak akan kelihatan baik dan ini juga menyukarkan membaca. Memiliki hanya satu perkataan pada baris terakhir perenggan ( anak yatim ) dapat menjadikan dokumen itu kelihatan ganjil. Untuk mengelakkannya, anda boleh menggunakan kawalan janda / anak yatim di kawasan pemformatan perenggan.

Tab dan Inden

Tab dan inden adalah sekumpulan alat lain yang digunakan untuk memformat perenggan.

Terdapat empat jenis inden; Indent kiri, indent Kanan, indent Baris Pertama, dan inden Gantung. Inden kiri dan kanan menentukan ruang untuk perenggan di antara margin ruang. Inden baris pertama digunakan untuk memberi indentasi pada baris pertama perenggan dan indentasi gantung membantu menorehkan garis yang mengikuti baris pertama perenggan, terutama digunakan ketika melontar atau bernombor.

Tab digunakan untuk mengawal bagaimana teks diletakkan dalam dokumen. Mereka menyelaraskan teks di sepanjang lokasi tab yang berbeza. Anda boleh menetapkan tab di kotak dialog Tab.

Selain daripada ini, pastikan anda mempunyai ejaan, tatabahasa dan tanda baca yang betul sepanjang dokumen. Periksa walaupun kesalahan kecil, misalnya, periksa untuk melihat bahawa semua ayat bermula dengan huruf besar dan diakhiri dengan titik noktah. Kesalahan dapat mencerminkan standard organisasi dan memberi kesan serius.

Kekunci Pintasan untuk Simbol Biasa

Adalah baik untuk mengetahui kekunci pintasan untuk simbol yang anda kerap gunakan. Sebagai contoh

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Pemformatan yang sederhana dapat memberikan perbezaan yang besar pada keseluruhan persembahan dan nuansa dokumen.

3.3 Pilih dan gunakan susunan halaman dan bahagian yang sesuai untuk membentangkan dan mencetak dokumen

Setelah dokumen siap dengan semua format dan gaya yang diperlukan dan sesuai, anda perlu mengetahui cara memilih halaman dan bahagian untuk persembahan atau percetakan. Bergantung pada jenis dokumen, anda perlu menambahkan lajur, ke semua atau sebahagian dokumen. Anda mungkin perlu memasukkan jeda halaman dan jeda lajur di lokasi tertentu dalam dokumen. Anda perlu memerhatikan ukuran margin, nombor halaman dan yang paling penting juga merangkumi tajuk, footer dan nota kaki bergantung pada dokumen dan keperluannya.

Untuk menetapkan margin dan orientasi halaman, klik Fail - Penyediaan halaman

1/11

Margin

Terdapat ukuran margin standard untuk semua dokumen dan perkataan itu sendiri dilengkapi dengan tetapan lalai. Sekiranya anda perlu mengubah tetapan, anda mesti pergi ke

Fail -> Penyediaan Halaman -> Margin -> Di sini anda perlu menetapkan ukuran margin untuk dokumen anda. Anda juga dapat mengubah orientasi untuk halaman yang berbeda, seperti dalam beberapa kes, jadual atau carta atau representasi statistik lain harus didokumentasikan dalam tata letak lanskap.

Lajur

Untuk menambahkan lajur ke dokumen, Klik

Format -> Lajur -> Pilih bilangan lajur dan juga pilih sama ada keseluruhan dokumen atau dari saat itu dan klik ok.

Anda juga boleh menetapkan lebar lajur secara manual. Untuk menerapkan lajur ke bahagian tertentu dalam dokumen, pilih bahagian itu dan kemudian lampirkan lajur. Jeda lajur dapat ditambahkan untuk memecahkan lajur pada titik tertentu dan membawa teks ke lajur berikutnya.

Periksa untuk melihat apakah gambar dan grafik lain diselaraskan di lokasi yang tepat, dan juga pastikan gambar tersebut sejajar dengan teks dalam dokumen.

Pecahan Halaman, Header dan Footer

Jeda halaman dapat ditambahkan ke kawasan di mana anda ingin teks atau isi dokumen tersebut pecah dan beralih ke halaman berikutnya.

Masukkan header dan footer untuk teks yang perlu muncul di bahagian atas dan bawah semua halaman dalam dokumen. Beberapa dokumen mungkin memerlukan nota kaki untuk rujukan. Dalam kes ini, masukkan nota kaki ke dokumen. Nombor halaman adalah bahagian penting dari dokumen yang mempunyai banyak halaman.

Bagaimana Penggunaan Dokumen Membimbing Tata Letak

Semasa menyusun susun atur dokumen, seseorang harus memutuskan format dan tata letaknya, bergantung pada bagaimana dokumen tersebut akan digunakan.

Contohnya, jika dokumen tersebut akan dicetak, ia harus diformat untuk dicetak pada kertas ukuran standard. Sekiranya dokumen itu akan diterbitkan dalam makalah, maka susun atur dan formatnya harus sesuai dengan itu. Dokumen yang akan diterbitkan di laman web harus diformat sesuai dengan paparan yang berbeza, akan mengubah ukuran dan resolusi dokumen dan oleh itu format dan susun atur yang sederhana disarankan untuk penerbitan web.

Juga perlu dipertimbangkan, ukuran dokumen dan gambar dalam dokumen, kerana jika ukurannya terlalu besar, halaman web akan memakan waktu untuk dimuat. Oleh itu, penjagaan perlu dilakukan untuk mengubah ukuran gambar tanpa banyak kehilangan kualiti.

Percetakan

Sekiranya anda perlu mencetak dokumen, terdapat pelbagai cara untuk mencetak dokumen. Sesuai dengan kebutuhan, Anda dapat mencetak pilihan halaman, atau bagian halaman, hanya teks yang dipilih, atau keseluruhan dokumen. Anda boleh mencetak dokumen satu sisi atau dua sisi. Kotak dialog cetak mempunyai semua pilihan dan tetapan yang perlu dilakukan atau boleh dilakukan sebelum mencetak dokumen. Dokumen yang perlu dicetak tidak boleh mempunyai teks animasi atau kerlipan, kerana dokumen ini tidak akan dicetak dengan betul.

Senarai Semak Pantas

Beberapa perkara yang perlu diingat:

• Periksa bahawa sorotan, tebal, miring, garis bawah, peluru dan penomboran digunakan jika perlu
• Periksa bahawa komen dan dedahkan format telah dimatikan
• Gunakan gaya untuk memformat
• Periksa bahawa gambar diberi keterangan dan ditandakan.
• Periksa bahawa jadual diselaraskan dengan betul dan diformat dan dilabel dengan betul
• Periksa bahawa pautan atau URL ada yang berfungsi.
• Lihat dokumen dalam pratonton cetakan untuk melihat apakah dokumen itu kelihatan memuaskan.
• Simpan dokumen dengan nama fail yang bermakna dan nama fail tidak mempunyai ruang atau watak khas.
• Periksa sifat dokumen seperti pengarang, tajuk, bahasa, dan lain-lain dan juga periksa senarai kandungannya.

Seseorang perlu memastikan sebelum mencetak, jika perlu dilakukan pencetakan, kerana menyimpan kertas dapat menyelamatkan alam sekitar.

Percetakan, Daftar dan Pemformatan Asas: Word 2003

3.4 Menerangkan masalah kualiti dengan dokumen

Sebilangan besar masalah yang berlaku berkaitan dengan masalah kualiti adalah seperti berikut:

• Pemformatan dokumen tidak tersedia semasa mencetak - apabila anda memformat dokumen anda dan tidak menerapkan pemformatan atau gaya yang diperlukan dengan cara yang betul, dokumen tersebut kemudian dapat terlihat buruk dengan data yang salah dan berkualiti rendah dengan teks, gambar, objek dan watak tempat.
• Masalah dengan penjajaran dan penempatan jadual, grafik dan grafik - Semasa meletakkan jadual dan menetapkan sifat, anda perlu memastikan bahawa anda melakukan tetapan yang diperlukan mengenai bagaimana jadual anda kelihatan dan bagaimana anda mahu pemformatan kandungan dalam jadual. Jika tidak, output atau dokumen yang dihasilkan tidak akan berkualiti. Perkara yang sama berlaku untuk grafik dan grafik yang anda letakkan pada dokumen
• Pautan atau URL tidak berfungsi - Apabila anda memasukkan atau menambah pautan atau URL ke dokumen, pastikan anda memasukkannya dalam format yang betul dan pautan tersebut dalam keadaan berfungsi. Pautan itu mungkin untuk rujukan atau bantuan dan jika tidak berfungsi, dokumen tersebut kelihatan tidak lengkap dan boleh membuat pengguna kecewa

• Kesalahan ejaan, tanda baca dan tatabahasa, format dan penggunaan gaya yang buruk - Kesalahan ini jika tidak diperbaiki dapat mencerminkan kualiti organisasi dan pekerjanya.
• Kandungan dokumen tidak mencukupi atau tidak mematuhi piawaian - Sentiasa pastikan bahawa anda menggunakan maklumat berkualiti tinggi dan standard dalam dokumen sehingga pembaca berpuas hati dengan apa yang mereka harapkan.
• Maklumat dalam dokumen salah dan kualiti kandungan kurang baik - Data dalam dokumen perlu bebas ralat dan semua maklumat perlu terkini dan dikemas kini. Kualiti yang buruk dan maklumat yang salah dalam dokumen tidak akan menarik perhatian pembaca dan juga akan menjadikan jenama itu tidak berharga.
• Terlalu banyak tebal dan sorotan, menjadikan dokumen kelihatan tidak profesional - Gunakan huruf tebal dan sorotan dalam teks hanya jika sesuai dan perlu. Terlalu banyak penekanan dan teks tebal sukar dibaca dan boleh menjadikan dokumen kelihatan berantakan

• Warna tidak sama pada dokumen asal dan bercetak - Ini adalah masalah yang sering dihadapi oleh kebanyakan kita semasa mencetak dokumen. Sekiranya warnanya tidak bagus, seseorang perlu memeriksa tetapan pencetak, dan menggunakan tinta berkualiti dan dakwat serasi yang direka untuk pencetak dan kertas tertentu. Kualiti kertas juga boleh mempengaruhi warna.
• Imej menjadi kabur atau terdistorsi, kualiti gambar rendah, ukuran gambar menjadi berbeza, penyelarasan diputarbelitkan - Kesalahan ini disebabkan oleh format dan tetapan gaya dan tetapan penjajaran dalam dokumen. Sekiranya semua tetapan bebas ralat dan prosedur yang betul diikuti semasa membuat dan memformat dokumen, jenis kesalahan ini dapat dielakkan.
• Masa - Kesalahan dalam dokumen semasa membuat dokumen akan membuat seseorang melalui semua tetapan, pemformatan dan masalah lain dalam dokumen, sehingga memakan banyak waktu. Oleh itu, untuk menjimatkan masa, seseorang perlu melakukan yang terbaik dan membuat dokumen berkualiti yang mengkaji setiap bahagian dan langkah sambil membuat dokumen itu sendiri.

3.5 Memeriksa dokumen memenuhi keperluan, menggunakan alat IT dan membuat pembetulan jika perlu

Sebelum mencetak atau menyebarkan dokumen, seseorang perlu memeriksa dokumen tersebut dengan teliti untuk melihat apakah memenuhi keperluan audiens dan organisasi atau untuk tujuan apa pun ia dibuat. Kami telah melihat langkah-langkah apa yang harus diambil dan apa yang perlu dielakkan agar dokumen kelihatan baik dengan kandungan berkualiti tinggi. Anda perlu menggunakan alat yang ada dalam perisian pemproses kata yang anda gunakan untuk memastikan bahawa dokumen tersebut memenuhi kehendak dan keperluan.

Pemeriksaan ejaan dan tatabahasa

Livingsta

Pemeriksaan ejaan dan tatabahasa - Ini adalah alat yang sangat berguna, namun, pengolah kata mungkin tidak selalu menyoroti semua kesalahan dan oleh itu disarankan pemeriksaan ejaan manual dan pemeriksaan tatabahasa.

Periksa penyalahgunaan huruf besar, tanda baca, tatabahasa dan kesalahan lain yang berkaitan. Periksa kesilapan beberapa kali dan minta orang lain untuk membuat pembacaan, kerana banyak kesalahan sukar dilihat oleh orang yang membuat dokumen tersebut. Anda boleh mengetepikan dokumen itu selama beberapa hari dan kemudian memeriksa kesilapan ketika anda berada dalam kerangka pemikiran yang berbeza. Ini akan membantu anda mengenal pasti kesalahan dengan mudah.

Juga terdapat banyak perkataan yang mirip, tetapi mempunyai ejaan dan makna yang berbeza. Anda perlu berhati-hati, kerana pembaca tidak akan memahami maksud anda. Sentiasa gunakan ejaan yang betul. Kesalahan boleh menyebabkan salah komunikasi dan memberi kesan besar kepada organisasi dan perniagaannya. Membaca dokumen dengan kuat juga akan mendedahkan kesalahan yang tidak anda kenali semasa membaca hanya secara visual.

Nombor dan pengiraan - Periksa untuk melihat bahawa nombor yang digunakan dalam dokumen mempunyai bilangan titik perpuluhan yang betul dan angka itu tepat. Periksa bahawa pengiraan betul dan bebas ralat, kerana angka yang salah boleh menyesatkan dan mempunyai hasil yang buruk. Dokumen yang anda buat boleh menjadi salah satu dokumen terpenting yang berkaitan dengan maklumat perniagaan utama syarikat, jadi seseorang harus selalu berhati-hati

Bahasa dan kamus - Bahasa yang digunakan haruslah bahasa profesional. Slanga dan bahasa santai harus dielakkan. Beberapa perkataan dieja berbeza dalam bahasa Inggeris AS dan UK dan dengan itu menetapkan tetapan bahasa dan kamus akan sangat membantu.

Ketepatan dan ketekalan - Anda perlu membaca dokumen untuk melihat apakah maklumat yang diberikan mencukupi, jika jelas dan jika perlu diperbaiki. Ini akan membantu pembaca memahami mesej yang ingin anda sampaikan.

Saiz fon dan fon - Fon yang digunakan dan saiz fon mestilah standard. Pastikan anda tidak menggunakan fon bergaya atau funky untuk dokumen profesional. Ukurannya tidak boleh terlalu kecil, tidak terlalu besar, tetapi menjadi standard. Warna fon juga mestilah standard.

Kata Sambungan - Sentiasa gunakan peluru dan nombor untuk senarai daripada menggunakan tanda hubung. Ini akan memformat dokumen dengan kemas dengan lekapan dan tab yang sesuai. Menggunakan peluru dan angka juga memberitahu perisian teknologi bantu, bahawa itu adalah senarai.

Susun atur halaman dan margin - Ikuti nilai dan orientasi standard untuk margin dan susun atur. Periksa bahawa tajuk, footer dan nota kaki bebas ralat dan sejajar dengan betul.

Jeda baris, jeda halaman, jeda lajur dan jeda perenggan - Ini adalah alat yang berguna untuk memformat dokumen dengan rupa yang kemas. Gunakan alat ini di mana sahaja perlu untuk mengelakkan janda dan anak yatim.

Jadual, gambar, grafik lain - Pastikan semua tetapan untuk objek ini betul dan selaras dengan betul dengan watak dan teks lain dalam dokumen. Semasa menambahkan gambar dan grafik dalam dokumen, anda perlu memeriksa tetapan teks di dalam dan sekitar gambar dan objek.

Susun atur cetakan - Setelah semuanya diperiksa dan diperbaiki, lihat dokumen dalam bentuk susun atur cetakan. Ini akan menunjukkan kepada anda bagaimana rupa dokumen tersebut semasa dicetak. Anda juga dapat membuat pengaturan ke tata letak cetak dan kertas cetak, dll., Di kotak dialog cetak. Sekiranya dokumen tidak kelihatan memuaskan, anda harus kembali dan menukar tetapan sehingga dokumen menjadi bebas ralat dan diformat dengan betul.

3.6 Memberi respons dengan betul terhadap masalah kualiti dan dokumen sehingga hasilnya memenuhi keperluan

Setelah semua pemeriksaan selesai dan seseorang merasa bahawa dokumen itu siap dicetak atau diedarkan atau diterbitkan, anda boleh terus melakukannya. Kadang kala, ada situasi di mana penonton atau pengguna merasakan gaya atau struktur atau susun atur yang berbeza akan lebih baik. Dalam situasi tersebut, anda mungkin menerima pertanyaan dan maklum balas yang menanyakan apakah ini dapat diperbaiki atau diubah.

Belajar Dari Maklum Balas

Sentiasa ambil maklum balas dengan cara yang positif dan pelajari daripadanya. Seseorang perlu ingat bahawa mereka membuat dokumen untuk khalayak dan mesti menyenangkan penonton dan bukan anda dan oleh itu semua faktor ini perlu diambil kira semasa membuat dokumen.

Apabila masalah kualiti ditimbulkan, dengarkan mereka dan bertindaklah dengan sewajarnya. Anda perlu bertindak dengan betul dan bertindak balas dengan betul terhadap masalah. Pengguna atau penonton mungkin menginginkan struktur atau gaya yang berbeza, hanya kerana mereka senang digunakan atau dibaca. Mereka mungkin memerlukan ukuran gambar agar berbeza, kerana kadangkala gambar yang besar atau orientasinya boleh mengganggu.

Untuk angka, demi ketepatan, beberapa pengguna mungkin meminta lebih dari dua titik perpuluhan. Kadang kala terdapat sedikit kesalahan dalam pengiraan. Oleh itu, anda mengetahui tentang khalayak anda apabila anda menerima maklum balas dan anda tahu bagaimana untuk mengelakkan kesilapan ini di masa hadapan bagi khalayak ini, atau anda tahu susun atur apa yang akan digunakan untuk khalayak yang berbeza.

Apabila Dokumen Gagal Dibuka

Masalah lain yang sering kita temui dalam aktiviti perniagaan kita sehari-hari adalah, dokumen gagal dibuka. Ini berkaitan dengan masalah keserasian atau konflik dengan perisian di mana dokumen itu dibuat atau dokumen sedang dibuka. Dalam situasi seperti ini, sebaiknya hubungi penerima, dapatkan perisian yang mereka gunakan, tanyakan apa kesalahan yang muncul dan selesaikan masalahnya.

Anda boleh menukar dokumen ke format lain yang serasi dan menghantarnya semula, atau jika penerima dapat melakukannya, anda boleh membimbing mereka melalui proses tersebut. Saya mengulangi perkara ini di sini; cuba simpan dokumen dalam format sesederhana mungkin.

Terangkan Daripada Hujah

Tetap tenang dan bertindak mengikut pertanyaan. Mungkin ada kalanya anda menggunakan gaya atau struktur atau format atau orientasi tertentu untuk alasan atau tujuan tertentu. Anda boleh menerangkan perkara ini kepada pengguna ( tidak membantah ) dan melihat apakah mereka memahami hakikat tersebut dan bersedia menerima. Semua ini akhirnya akan membuat dokumen yang mematuhi standard dan akan memenuhi semua syarat kualiti untuk tujuan tertentu.

Sentiasa ingat, Kualiti itu penting, kerana memastikan kemampuan perniagaan!

Ringkasan Unit Ini

Saya harap anda mempunyai pengetahuan dan pemahaman yang baik

• Cara menggunakan aplikasi atau perisian pemprosesan kata untuk memformat dokumen untuk persembahan atau percetakan atau pengedaran.
• Cara memastikan dokumen tersebut kelihatan bermakna, mempunyai isi yang bermakna dan mematuhi standard yang ditetapkan oleh organisasi.
• Memeriksa format, pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tatabahasa dan susun atur lain sebelum menyelesaikannya.

Saya harap ini berguna bagi anda. Sekiranya anda ingin melalui bahagian sebelumnya unit ini, ikuti pautan di bawah:

Bahagian 1 - Masukkan dan gabungkan teks dan maklumat lain dengan tepat dalam dokumen pemprosesan kata (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 1.1 hingga 1.7)

Bahagian 2 - Membuat dan mengubah susun atur dan struktur untuk dokumen pemprosesan kata (Perisian Pemprosesan Kata, Soalan 2.1 hingga 2.4)

Jangan ragu untuk meninggalkan komen dan maklum balas anda. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya. Semua yang terbaik!

Sila Kongsi Maklum Balas Anda